در چشم انداز پیچیده تجارت مدرن ، کلاهبرداری فاکتورها ( فاکتور جعلی ) به عنوان یک تهدید بزرگ برای سازمان ها در هر اندازه ظاهر شده است . اگرچه این کلاهبرداری ها ممکن است پیچیده به نظر برسند اما شناسایی و متوقف کردن آنها در واقع کاملاً ساده است.

در این مقاله ، همه چیز را در مورد کلاهبرداری فاکتورها از کشف و نحوه شناسایی فاکتورهای جعلی گرفته تا نکاتی برای جلوگیری از تقلب در فاکتورها پوشش خواهیم داد تا در پایان مقاله ، دانش و ابزار لازم برای محافظت از سازمان خود در برابر تقلب در صورتحساب را داشته باشید .

تقلب در فاکتور چیست؟

کلاهبرداری در فاکتور ، یک عمل فریبنده است که شامل تغییر یا ایجاد فاکتورهای جعلی برای نفع شخصی می باشد که اغلب به هزینه طرف های غیرمجاز انجام می شود . به عنوان مثال ، ممکن است کلاهبرداران با ادعای تغییرات در جزئیات پرداخت تأمین‌کننده ،  مقدار وجوه منتقل شده به حساب‌هایشان را تغییر بدهند یا در برخی موارد ، کلاهبرداران فاکتورهای واقعی را رهگیری می کنند و فقط اطلاعات حساب بانکی را تغییر می دهند و بقیه فاکتور را بدون تغییر می گذارند.

تقلب در فاکتور چگونه اتفاق می افتد؟

کلاهبرداری در فاکتور اغلب با دستیابی کلاهبرداران به رابطه فروشنده و سازمان شروع می شود . آنها با جزئیات کلیدی مانند زمان بندی معمول فاکتورهای فروشنده و برنامه پرداختی سازمان آشنا می شوند . هنگامی که کلاهبرداران این چنین دانشی را دارند ، از تاکتیک های حیله گرانه برای نقض سیستم ایمیل یا پایگاه داده یک شرکت استفاده می کنند ، جایی که آنها اطلاعات حساس پرداخت و سایر داده های محرمانه را کشف می کنند. معمولا تمرکز کلاهبرداران بر روی عناصر خاصی از فاکتورها ، مانند شماره فاکتور ، جزئیات بانکی یا مقصد پرداخت تعیین شده ، محدود می شود که کشف تقلب آنها را بسیار چالش برانگیز می کند ، تخصص آنها در ایجاد تغییرات ظریف است که به سختی قابل ردیابی و تشخیص باشند .

علاوه بر این فریب ، کلاهبرداران اغلب فاکتورهای فروشندگان معروف و مورد اعتماد شرکت را هدف قرار می دهند . فاکتورها دارای مهلت پرداخت هستند که اغلب بین 7 تا 90 روز است . کلاهبرداران از این بازه زمانی برای ایجاد احساس فوریت سوء استفاده می کنند و نمایی ایجاد می‌ کنند که مستلزم یک ضرورت پرداخت فوری است، و باعث می ‌شود که فردی که مسئول تسویه صورت‌ حساب است ، در این فرآیند عجله کند و احتمالاً جزئیات مهم را از دست بدهد.

پیچیدگی کلاهبرداری فاکتورها در توانایی آن در شکل‌ های مختلف است که کلاهبرداران دائماً تاکتیک ‌های جدیدی را برای فریب دادن مشاغل ابداع می‌ کنند . به همین دلیل است که هوشیاری در تشخیص هر گونه نشانه تقلب در فاکتور ، صرف نظر از ظاهر آن ، بسیار مهم است.

نحوه شناسایی فاکتورهای جعلی : ( 5 نشانه کلیدی کلاهبرداری در فاکتور )

تشخیص تقلب در فاکتور یا شناسایی فاکتورهای جعلی می تواند یک چالش واقعی باشد ، به خصوص زمانی که شرکت شما با حجم بالایی از فاکتورها سر و کار دارد و به فرآیندهای دستی متکی است . در چنین مواردی ، بررسی دقیق هر صورتحساب برای مشاهده این علائم هشدار دهنده یک کار طاقت فرسا می باشد . با این وجود ، در اینجا پنج شاخص اصلی وجود دارد که می تواند به شما در تعیین صحت یک فاکتور کمک کند :

اطلاعات تماس فروشنده یا آدرس پرداخت با فاکتورهای قبلی آنها متفاوت است .

جزئیات پرداخت یا حساب بانکی فروشنده با فاکتورها یا سوابق قبلی آنها در سیستم شما مطابقت ندارد .

بین تصویر فاکتور (یا سایر جزئیات فاکتور) و داده های ثبت شده در سیستم سازمان شما اختلاف وجود دارد .

فاکتور مربوط به خدماتی است که هنوز ارائه نشده است .

وقتی متوجه تعداد غیر عادی اعداد می شوید ، این یک علامت هشدار دهنده است که ممکن است فاکتور مشکوک باشد.

موثرترین راه برای مقابله با کلاهبرداری حساب های پرداختی ، اجرای پرداختی ها با چک های معتبر است . اما با توجه به غیر عملی بودن چک ‌های دستی ، استفاده از یک نرم ‌افزار صورت‌ حساب و پرداخت الکترونیکی ( برنامه حسابداری ) را برای ساده ‌سازی چرخه‌ های پردازش فاکتور ، کاهش زمان صرف شده برای پردازش ، تأیید و پیگیری صورت‌ حساب‌ ها در نظر بگیرید.

این امر نه تنها خطر خطای انسانی را به حداقل می رساند ، بلکه ارتباط سریع بین مشتریان و تامین کنندگان را تسهیل می کند . این ارتباط می تواند در شناسایی ، گزارش دهی و جلوگیری از تقلب در صورتحساب مفید باشد.

چگونه از تقلب در فاکتور ( فاکتور جعلی ) جلوگیری کنیم؟

در اینجا چند راه وجود دارد که می توانید از کسب و کار خود در برابر تقلب در صورتحساب محافظت کنید:

کارکنان خود را آموزش دهید : اطمینان حاصل کنید که کارکنان مسئول پردازش فاکتورها به خوبی در مورد خطرات احتمالی مطلع هستند و می دانند چگونه به درخواست های مشکوک به طور موثر پاسخ دهند .

یک نقطه تماس ایجاد کنید : برای ساده ‌سازی ارتباطات و کاهش خطر درخواست‌ های تقلبی ، نقطه تماس واحدی را با تامین‌ کنندگانی که به طور منظم پرداخت هایشان را انجام می دهید ، در نظر بگیرید.

تأیید تغییرات شفاهی : هرگونه درخواست تغییر پرداخت را از طریق ارتباط شفاهی با یک مخاطب قابل اعتماد از مخاطبین شناخته شده تأمین کننده تأیید کنید . استفاده از شماره تلفن های ارائه شده در درخواست خود خودداری کنید ، زیرا ممکن است شما را به کلاهبرداران متصل کند .

در تغییرات پرداخت احتیاط کنید : با هر درخواستی برای تغییر جزئیات در پرداخت با احتیاط کامل برخورد کنید.  توجه داشته باشید که حتی آدرس ‌های ایمیل به ظاهر واقعی نیز ممکن است شما را در معرض خطر قرار دهند .

بررسی دقیق جزئیات فاکتور : جزئیات فاکتورهای دریافتی را با فاکتورهای قانونی قبلی مقایسه کنید . همان بررسی دقیق را در مورد درخواست هایی که به سازمان شما ابلاغ می گردد ، اعمال کنید .

مراقب اطلاعات در دسترس عموم باشید : مراقب باشید که چه اطلاعاتی در مورد سازمان شما در پلتفرم هایی مانند وب سایت یا رسانه های اجتماعی به صورت عمومی در دسترس است . حذف اطلاعات حساس، مانند شماره تلفنی که اطلاعات سازمان مانند وب سایت و ایمیل ها بر روی آن ثبت شده است ، می تواند خطر سو استفاده از سازمان شما را افزایش دهد .

برای افزایش کارایی ، فرآیندهای حساب های پرداختی و دریافتی خود را خودکار سازید . تیم‌ های حساب ‌های پرداختی می‌ توانند از گردش‌ های کاری خودکار ، از جمله پشتیبانی تطبیق سه‌ مرحله ای ، بهبود دید ، کاهش تقلب و صرفه ‌جویی در زمان و هزینه بهره ‌مند شوند . به طور مشابه ، تیم‌ های دریافتی می‌ توانند از ویژگی‌ هایی مانند صورت ‌حساب الکترونیکی ، پورتال ‌های رسمی سازمان برای مشتری ، و تماس ‌های تایید برای اطمینان از ایمن بودن صورت‌ حساب‌ ها و ارائه چندین منبع سند به مشتریان برای تأیید جزئیات فاکتور استفاده کنند .

اجرای این اقدامات می تواند به طور قابل توجهی دفاع شما را در برابر تقلب در فاکتور افزایش دهد.

چگونه اتوماسیون ( خودکار سازی ) می تواند در کشف فاکتورهای تقلبی کمک کننده باشد ؟

با پیروی از تمام روش های ذکر شده در بالا ، می توانید از سازمان خود در برابر تقلب در صورتحساب محافظت کنید . با این حال ، بررسی دقیق هر فاکتور به صورت دستی یک کار چالش برانگیز و طاقت فرسا می باشد . راه حل این امر در اتوماسیون نهفته است ، و اینجاست که یک نرم افزار صورتحساب الکترونیکی و پرداخت مبتنی بر هوش مصنوعی ( برنامه حسابداری هوشمند ) می تواند ارزشمند باشد و مزایای قابل توجهی از جمله محافظت قوی در برابر کلاهبرداری های فاکتور ارائه دهد.

با خودکارسازی پردازش فاکتور برنامه حسابداری افرا سیستم میهن ، خطر قربانی شدن در برابر کلاهبرداری فاکتورها را به میزان قابل توجهی کاهش می دهید . این نرم افزار مدیریت دستی خسته کننده ای را که کلاهبرداران ممکن است از آن سوء استفاده کنند ، حذف می کند .

مزایای پردازش خودکار فاکتورها عبارتند از:

بررسی جزئیات فاکتور برای صحت

کاهش خطاهای پردازش دستی

صورتحساب و پرداخت بدون اصطکاک از طریق تحویل خودکار فاکتور.

اگر قبلا فاکتور جعلی را پرداخت کرده اید چه باید کرد؟

اگر فاکتور تقلبی را پرداخت کرده اید و در مورد اینکه چه کاری باید انجام دهید یا چگونه ادامه دهید سردرگم هستید، می توانید با این گزینه ها ادامه دهید:

خونسردی خود را حفظ کنید و با ارائه دهنده شروع کنید . شاید تنها اشتباهی رخ داده است . در بسیاری از موارد ، تامین کننده ممکن است بتواند بر اساس گزارش شما اقدامات لازم را برای بازگرداندن وجه پرداختی  انجام دهد .

هر زمان که متوجه کلاهبرداری شدید یا مشکوک به کلاهبرداری شدید ، آن را در اسرع وقت به بانک خود و بانک شماره حساب تقلبی گزارش دهید .

موضوع را به پلیس و مقامات مربوطه گزارش دهید .

برنامه حسابداری افرا چگونه از کلاهبرداری فاکتورهای جعلی جلوگیری می کند ؟

در فرآیند سفارش به نقد ، فاکتورها بسیار مهم هستند.  در دنیای پر سرعت امروز، کارایی و امنیت در درجه اول اهمیت قرار دارد.

برنامه حسابداری افرا ، پردازش فاکتورها را ساده می کند ، در زمان صرفه جویی می کند و خطاهای دستی را به حداقل کاهش می دهد . همچنین ارتباط سریع بین مشتریان و تامین کنندگان را تسهیل می کند و تشخیص و پیشگیری از تقلب را افزایش می دهد .

تیم کارشناسی افرا سیستم میهن نیز از مرحله اقدام به خرید برنامه حسابداری افرا سیستم میهن تا هرگونه چالش در کارکرد آن یا یکپارچه سازی اطلاعات قبلی شما با برنامه حسابداری جدید گام به گام به صورت رایگان در کنار شما می باشد . برای تماس و دریافت مشاوره رایگان با کارشناسان افرا سیستم میهن تنها کافیست ( اینجا ) را کلیک بفرمایید .
نکته : در خصوص انتخاب برنامه حسابداری متناسب با کسب و کار خود به سراغ برنامه هایی بروید که قبل از خرید به شما یک نسخه تست از برنامه ( دمو برنامه ) را ارائه می دهند تا با امکانات و رابط کاربری برنامه آشنا شوید و در صورت تمایل به استفاده از برنامه به خرید آن اقدام بفرمایید . در شرکت افرا سیستم میهن مفتخریم تا در جهت سهولت انتخاب شما بزرگواران و آشنایی کامل با بهترین برنامه حسابداری یعنی برنامه حسابداری افرا سیستم میهن ورژن تست برنامه را ” بدون محدودیت و به صورت رایگان ” در اختیار شما بزرگواران قرار دهیم . جهت دریافت برنامه حسابداری افرا تنها کافیست ( اینجا ) را کلیک بفرمایید .

سوالات متداول

1 – چگونه تقلب در فاکتور ( فاکتور جعلی ) را گزارش می کنید؟

حادثه را به بانک و مقامات مربوطه گزارش دهید و شواهدی دال بر کلاهبرداری ارائه دهید .

2 – مدرکی مبنی بر پرداخت فاکتور چیست؟

اثبات پرداخت معمولاً رسید یا تأیید پرداخت از بانک یا پردازشگر پرداخت یا کپی چک تسویه شده یا تأییدیه حواله است.

3 – عواقب تقلب در فاکتور ( جعل فاکتور ) چیست؟

عواقب کلاهبرداری در فاکتور می تواند شدید باشد که شامل خسارات مالی ، تعهدات قانونی و آسیب به شهرت می شود و حتی ممکن است منجر به شکایت ، جریمه ، مجازات ، حسابرسی ، تحقیقات ، حبس ، مصادره دارایی و از دست دادن مجوز کسب و کار گردد .

4 – کلاهبرداران معمولاً کدام جزئیات را هنگام دستکاری در یک فاکتور تجاری جعل می کنند؟

آنها معمولاً جزئیات خاصی مانند آرم شرکت یا اطلاعات بانکی را جعل می کنند و همچنین قیمت ها را فراتر از مقادیر توافق شده افزایش می دهند . علاوه بر این ، فاکتورهای جعلی آنها شامل هزینه کالاها و خدماتی می شوند که نه سفارش داده شده اند و نه دریافت شده اند .

​