نرم‌افزار حسابداری (Accounting software) به نوعی از سامانه های نرم افزاری گفته می شود؛ که داده‌های حسابداری مربوط به کلیه فرآیندهای مالی را؛ در قالب ماژول‌های تابعی ذخیره‌سازی و پردازش می‌نماید.شرکت های نرم افزاری این سامانه را بر اساس مفاهیم و استانداردهای حسابداری، برای ذخیره و پردازش داده های مالی طراحی می کنند و هدف این نرم افزار تسهیل امور حسابداران است.

امروزه تمامی شرکت ها به دنبال تهیه یک نرم افزار حسابداری می باشند و برای آن ها یک موضوع معمول و ضروری می باشد. حسابداران که یکی از بخش های مهم هر شرکت می باشند، نیاز به یک سیستم نرم افزاری دارند تا بتوانند اطلاعات و رویدادهای مالی شرکت را با دقت بالاتر ثبت نمایند،. حسابداران باید بتوانند برای کارفرمایان و نهاد های قانونی بهترین گزارش دهی را داشته باشند.

امروزه قانون گذاران با توجه به حساسیت های موضوعات مالی، هر روز تکالیف جدیدی را برای فعالان تجاری ایجاد می کنند. سازمان های حقوقی مانند اداره دارایی و سازمان تامین اجتماعی نیاز به گزارشات دقیق و مفید دارند و بر استفاده هر روزه از نرم افزارهای حسابداری تاکید ویژه دارند.

یک نرم افزار حسابداری جامع باید دارای قابلیت های مالی مختلف باشد و ابزاری کامل و قدرتمند برای مدیریت یک تجارت باشد.

سیستم حسابداری افرا شامل 3 قسمت می باشد :

1. اطلاعات پایه
2. اسناد و عملیاتهای حسابداری
3. گزارشات حسابداری

اطلاعات پایه :

اطلاعات پایه خوراک اولیه نرم افزار می‌باشد که شامل یکسری اطلاعات اشخاص و کدینگ حسابداری می‌باشد. شرکت افرا، کدینگ حسابها را تا هفت سطح و چهار گروه اصلی طراحی کرده است، به ترتیب گروه ، کل ، معین (این سه سطح الزامی می باشند) و سه سطح تفصیلی (سطح چهارم ، سطح پنجم و سطح ششم) و یک سطح شناور (سطوح تفصیلی می توانند برای بعضی حساب ها فعال و در سایر غیر فعال باشند. مانند حساب بانک که نیاز به تفصیلی داشته باشد اما حساب استهلاک انباشته بدون تفصیلی باشد).

چهارگروه اصلی حسابها شامل ترازنامه ای ، سود و زیانی ، انتظامی و حسابهای رابط می‌باشد که مطابق با اصول حسابداری و عرف رایج حسابداران می‌باشد.

انواع تفصیل شامل : اشخاص ، شرکتها ، مراکز هزینه ، پروژه ، حسابهای جاری ، کالا ، گروه کالا ، گروه مشتری می‌باشد که کاربر می تواند انوع تفصیل دیگر اضافه نماید.

بنابه نیاز خریدار این سیستم می‌تواند طول کدینگ را از ابتدا به دلخواه تعریف کرد و طول کدینگ گروه ، کل ، معین و تفصیلی را تعیین کرد.

سطوح سیستم تا معین اجباری می‌باشد، ولی سه سطح دیگر اختیاری می‌باشد؛ مثال : یک حساب معین تنها در سطح چهارم ارتباط دارد، ولی معین دیگر فقط سطح ششم یا پنجم و ششم و یا همگی.

علت جدا سازی سطوح تفصیلی امکان ثبت جزئیات حساب معین می‌باشد، مثال حساب موجودی نزد بانک با تفصیل حساب بانک کامل می‌شود ونیاز به سایر سطوح ندارد، ولی حسابی مثال حساب هزینه ای می‌تواند با ارتباط در سطح چهارم ، پنجم و ششم بصورت جزئی تر تفکیک شود.

اسناد و عملیات اسناد :

در این سیستم، اسناد حسابداری دارای 4 مرحله ثبتی و 4 نوع سند پیش فرض و تعداد نامحدود نوع سند دلخواه می‌باشد و بنابه سیستم های خریداری شده دارای انواع سند سیستمی : مثال سند هائی که از انبار ، فروش ، خزانه داری به حسابداری ارسال می‌شود.
در مورد 4 مرحله ثبت می‌توان به ثبت یادداشت ، ثبت موقت ، بررسی شده و دائم اشاره کرد. سند یادداشت فقط جنبه ثبتی دارد. در تمام گزارشات از مرحله ثبت نام موقت به بعد ظاهر می شود.

این نرم افزار همچنین به شما امکان حذف و بازگشت سایر مراحل را به جز مراحل دائمی می‌دهد و فقط می‌توانید اسناد دائمی را با کمک مدیر سیستم تغییر دهید.

4 نوع سند پیش فرض در سیستم وجود دارد: سند عمومی ، افتتاحیه ، سند بستن حسابها و اختتامیه؛ اسناد افتتاحیه و اختتامیه و بستن حسابها ، همه به صورت خودکار توسط سیستم صادر می‌شوند.

در بخش عملیاتهای اسناد، بستن حسابها که شامل بستن حسابهای موقت و دائم می‌باشد وجود دارد.

با تعیین چند حساب می توانید به راحتی تمامی این عملیات را انجام دهید.

آماده سازی دفاتر کل و معین بخش دیگر عملیاتهای حسابداری می‌باشد که این نیز براحتی توسط سیستم قابل انجام و آماده سازی می‌باشد.

گزارشات حسابداری :

گزارشات این سیستم شامل یکسری گزارشات آماده شامل تراز و دفاتر در تمامی سطوح (گروه-کل-معین و تفصیلی) بوده که بصورت ساده و ترکیبی می‌باشد.

این سیستم همچنین چندین گزارش قابل طراحی از جمله گزارش های تحلیلی، تجزیه سنی و تحلیل سالانه و مجموعه ای از گزارش ها را ارائه می‌دهد که می‌توانید انتخاب یا طراحی کنید.

گزارشات حسابداری بجز گزارشات اصلی، نیازمند فن حسابداری می باشد. در واقع یک کاربر آشنا به سیستم میتواند در فرم تراز افرا ، انواع گزارشات را در سیستم مشاهده نماید.

در این نرم افزار قصد این نبوده که با گسترش عناوین گزارشات باعث سردرگمی کاربران شویم. مثلا اگر بخواهیم تک تک ترازها را در گزارشات مجزا بیاوریم. اما در یک فرم تمامی گزارشات تراز و دفاتر را میتوانید دریافت نمایید.