عملیات مالی در بین سازمان ها و صنایع و مناطق جغرافیایی مشترکات زیادی دارد . نگهداری دفاتر حسابداری ، ایجاد گزارش های مالی و جمع آوری حساب های دریافتی اغلب از وظایف حیاتی تیم های مالی و حسابداری است. استفاده از برنامه حسابداری هوشمند برای انجام وظایف حسابداری سنتی ، کارایی ، دقت و انطباق بهتری را با این فرآیندها در طول سال ها به ارمغان آورده است . وضعیت اقتصادی کنونی نشان می‌ دهد سازمان ‌هایی که در اتخاذ اتوماسیون فرآیند حسابداری ( حسابداری خودکار )  برای فرآیندهای مالی خود عقب مانده ‌اند ، شاهد کاهش بهره ‌وری و کارایی پایین ‌تر خواهند بود.

این مقاله به مزایای سیستم‌ های حسابداری خودکار می‌ پردازد و بررسی می کند که کدام فرآیندها در فرآیند کلی مالی سازمان به راحتی قابل تغییر هستند .

حسابداری خودکار چیست ؟

حسابداری خودکار به استفاده از فناوری و نرم افزار ( برنامه حسابداری هوشمند ) برای خودکارسازی وظایف و فرآیندهای مختلف حسابداری اشاره دارد که شامل استفاده از برنامه ها و سیستم های نرم افزاری ( برنامه حسابداری هوشمند ) برای انجام وظایفی مانند تطبیق حساب ها ، به روز رسانی داده های مالی و تهیه صورت حساب های مالی می باشد . البته این بدان معنا نیست که با خودکار کردن عملکردهای حسابداری ، می توانید به طور کامل نیاز به مداخله انسانی را در این وظایف جایگزین کنید ، بلکه فقط کارهای دستی و زمان بر را خودکار می کند تا تیم حسابداری شما بتواند روی کارهای با ارزش دیگر سازمان از قبیل برنامه ریزی های مالی آتی سازمان تمرکز کند.

فناوری‌ های نوظهور مانند هوش مصنوعی (AI) و اتوماسیون فرآیند مالی توانایی سیستم ‌های حسابداری را در سال‌ های اخیر بسیار گسترش داده ‌اند. نرم افزار حسابداری ( برنامه حسابداری هوشمند ) به زودی همه چیز از ردیابی و ثبت داده ها را با استفاده از هوش مصنوعی انجام می دهد و به شما کمک می کند تا کارهای تکراری مانند ورود داده ها و محاسبات را حذف کنید تا تحلیلگران بتوانند روی فعالیت های مالی مهم تر تمرکز کنند . راه حل های مدرن حسابداری از طریق برنامه حسابداری هوشمند حداقل مداخله انسانی و انجام وظایف بدون خطا را در فرآنید مالی به انجام می رسانند و به اعضای تیم شما اجازه می دهد تا برای کارهای استراتژیک تری مانند بودجه بندی یا برنامه ریزی و سرمایه گذاری وقت بگذارند.

مزایای حسابداری خودکار چیست؟

1 – چرخش سریعتر :

راه حل های حسابداری خودکار به صرفه جویی در وقت و تلاش حسابدار شما کمک می کند . تیم حسابداری شما اکنون می تواند نتایج را سریعتر و با دقت بیشتری ارائه دهد. این امکان را برای جذب مشتریان بیشتر و گسترش حضور خود در بازار باز می کند.

2 – دقت داده ها :

دقت داده ها برای تامین مالی عملیات و حفظ اعتبار برند سازمان نزد مشتریان بسیار مهم است . حتی محتاط ترین و دقیق ترین متخصصان مالی نیز ممکن است اشتباهات نامشخصی مانند قرار دادن اشتباه یک عدد یا فراموش کردن اعشار مرتکب شوند . حسابداری خودکار به کاهش احتمال خطا و افزایش دقت در محاسبات کمک می کند.

3 – کاهش هزینه ها :

نرم افزار اتوماسیون حسابداری ( برنامه حسابداری هوشمند ) به خودکارسازی وظایف اداری کمک می کند ، بنابراین به شما در صرفه جویی در هزینه ها کمک می کند. اتوماسیون می تواند داده ها واطلاعات مالی بیشتری را در زمان کمتر و با هزینه کمتر پردازش کند و با استفاده از نرم افزار حسابداری ، دیگر نیازی به سرمایه گذاری در یک تیم حسابداری بزرگ یا استخدام یک تیم حسابداری درون سازمانی برای انجام معاملات ندارید .

4 – تحلیل جامع :

حسابداران و تحلیلگران فرآیند مالی برای ردیابی روندها ، شناسایی تقلب و محاسبه معیارهای مختلف که نشان دهنده قدرت مالی یک کسب و کار است ، به داده های مرتبط و دقیق نیاز دارند . جمع آوری داده ها را می توان با اتوماسیون آسان تر کرد . ویژگی گزارش گیری های بدون محدودیت در راه حل های حسابداری خودکار به کارکنان اجازه می دهد تا گزارش ها را ایجاد کرده و داده ها را به راحتی تجسم سازند و در گزارشات خود از این داده ها استفاده بهینه کنند .

5 – امنیت بهتر :

سیستم‌های حسابداری سنتی شامل کارهای کاغذی زیادی مانند کتاب ‌های بزرگ دفتر کل ، سوابق ثبت مجلات و موارد دیگر است . احتمال گم شدن این مدارک زیاد است که به دلیل از بین رفتن نسخه پشتیبان منجر به ناکارآمدی می شود . سیستم‌ های حسابداری خودکار می ‌توانند به حسابداران شما کمک کنند تا اطمینان حاصل کنند که داده‌ ها به طور ایمن در فضای ابری یا در مراکز داده داخلی ( سیستم های شبکه داخلی سازمان ) سازماندهی و ذخیره می‌ شوند.

6 – بازیابی سریعتر داده ها :

در دوران قبل از فناوری دیجیتال ، صدها فایل و کتاب مبتنی بر کاغذ در ردیف ‌هایی از قفسه ‌ها ذخیره می شدند و برای استخراج یک سند ، باید از طریق لیست سوابق این جستجو در مدارک انجام می شد که یک راه خسته کننده برای جستجوی اطلاعات است .

با راه حل های اتوماسیون ( خودکار سازی ) ، مکان یابی و بازیابی داده ها آسان تر شده است . می توانید با نام فایل ، نام مالک یا سایر متا تگ ها جستجو کنید تا سند مورد نظر را پیدا کنید . آرشیو داده ها نیز با سیستم های حسابداری خودکار ( برنامه حسابداری هوشمند )  آسان تر و کم هزینه تر شده است .

چالش های حسابداری خودکار چیست؟

همانطور که ما در مورد خودکارسازی وظایف مالی و حسابداری صحبت می کنیم ، خطرات و چالش های کوتاه مدت خاصی در ارتباط با آن وجود دارد که در زیر به برخی از آنها اشاره شده است که می توانید بر آنها تمرکز کنید:

1 – رابط نرم افزاری پیچیده :

برخی از نرم افزارهای حسابداری ( برنامه حسابداری هوشمند ) به دلیل امکانات زیاد در برنامه ممکن است برای برخی شرکت ها بسیار پیچیده یا گران باشد . درک و کار کردن با این برنامه های حجیم ممکن است دشوار باشد . با این حال ، راه‌حل‌ های حسابداری خودکار به شما این امکان را می ‌دهند که بر اساس خواسته‌ های خود از بین طرح‌ های سطح ‌بندی مختلف انتخاب کنید. در برنامه حسابداری هوشمند افرا سیستم میهن علاوه بر امکانات کامل برنامه حسابداری برای مدیریت مالی سازمان های کوچک و بزرگ ، رابط کاربری برنامه حسابداری افرا به نحوی طراحی و توسعه داده شده است تا عزیزانی که قصد مدیریت مالی کسب و کار خود را دارند و تخصصی در برنامه های حسابداری و مالی ندارد نیز بتوانند به راحتی با فیلم های آموزشی قرار گرفته در سایت افرا سیستم میهن و سایت آپارات بتوانند فعالیت های مالی خود را انجام بدهند . برای دریافت نسخه تستی ” رایگان و بدون محدودیت ” برنامه حسابداری افرا قبل از اقدام به خرید آن می توانید ( اینجا ) را کلیک کنید .

2 – دوره تمرین آهسته :

هنگام انتقال به حسابداری خودکار ، احتمالاً باید به تمامی نیروها در مورد نحوه استفاده از نرم افزار آموزش دهید . متأسفانه ، زمان آموزش ممکن است از فردی به فرد دیگر متفاوت باشد و باعث می شود راه حل به کندی اجرا شود .

3 –  مسائل فنی :

سیستم عامل ، اتصال به اینترنت یا اشکال در نرم افزار می تواند منجر به مشکلات فنی شود . اگرچه برنامه حسابداری هوشمند به گونه ‌ای ساخته شده است که خود سیستم می ‌تواند چنین مشکلات فنی را برطرف کند ، اما هنوز برای حل این مشکلات نیاز به پشتیبانی فناوری اطلاعات وجود دارد . در انتخاب برنامه حسابداری متناسب با کسب و کار خود حتما از داشتن یک تیم پشتیبانی قوی برای برنامه مطمئن باشید . در افرا سیستم میهن متخصصان و کارشناسان ما از مراحل اولیه اقدام به خرید برنامه حسابداری متناسب با کسب و کار شما تا نحوه ی کار با آن ، گام به گام در کنار شما خواهند بود . برای تماس و مشاوره رایگان با کارشناسان افرا سیستم میهن تنها کافیست ( اینجا ) را کلیک بفرمایید .

زمان از کار افتادن سیستم:  گاهی اوقات سرورهای نرم افزار ممکن است به دلیل برخی مشکلات فنی از کار بیفتند و دسترسی به پایگاه داده را با مشکل مواجه کنند. از کار افتادن سیستم باعث ایجاد موانع در عملیات می شود و در چنین شرایطی کار را پیچیده تر می کند.

4 – انتقال داده ها و پیچیدگی های یکپارچه سازی :

برنامه حسابداری ممکن است گاهی اوقات نتواند پایگاه داده شما را به درستی بخواند یا ممکن است برخی از قسمت‌ ها را نادیده بگیرد و باعث ایجاد اختلاف در پایگاه داده تازه منتقل شده شود . در افرا سیستم میهن در زمان خرید برنامه در صورتی که شما از برنامه حسابداری دیگری تاکنون استفاده نموده اید کارشناسان ما یکپارچه سازی و انتقال داده ها را به صورت رایگان برای شما انجام خواهند داد تا نگرانی در خصوص از بین رفتن داده ها یا مشکلات یکپارچگی داده ها نداشته باشید .

 6 امر مهم در حسابداری برای خودکارسازی فوری :

1 – حقوق و دستمزد :

یکی از وظایف کلیدی تیم های مالی مدیریت حقوق و دستمزد و پرداخت ها است که نیاز به توجه زیادی به جزئیات دارد . تحلیلگران حقوق و دستمزد ساعت ها زمان را صرف بررسی سوابق و نرخ های مالیاتی کارکنان برای ایجاد گزارش های دقیق می کنند در صورتی که خودکار کردن عملکرد حقوق و دستمزد می تواند در زمان و تلاش تیم شما صرفه جویی کند و همچنین صحت گزارش های حقوق و دستمزد را تضمین می کند که منجر به کاهش اختلافات و رضایت بیشتر کارکنان می شود . چه در خصوص کارمندان با حقوق ثابت و چه در خصوص کارمندان آزاد ساعتی ، راه حل ‌های اتوماسیون به واریز مستقیم وجوه به حساب‌ های بانکی کارکنان ، محاسبه حقوق ، رسیدگی به مالیات‌ های حقوق و دستمزد و ایجاد پرونده به صورت خودکار به فرآیند کلی مالی سازمان کمک بزرگی می ‌کند .

2 – مدیریت خرید :

وقتی شرکت ‌ها کالا یا خدماتی را خریداری می‌ کنند ، معمولاً باید با کاغذ بازی ‌های زیادی ، از سفارش خرید گرفته تا قرارداد ، دست و پنجه نرم می کنند . اتوماسیون سفارش خرید تضمین می دهد که هیچ چیز نابجا نیست و تمام مدارک مورد نیاز به درستی پر شده است .
برنامه حسابداری هوشمند ویژگی های مدیریت خرید را ارائه می دهد که به خودکارسازی موفقیت آمیز فرآیندهای تکراری و کم ارزش مانند ایجاد سفارش خرید ، پردازش پرداخت و غیره کمک می کند .

3 – مدیریت مالی :

فصل مالیات ، مانند بسته شدن مالی ماهانه ، یک دوره استرس زا و پر زحمت برای مشاغل است .

وقتی همه برای جمع آوری حساب های باز مسابقه می دهند ، کارها به سرعت انباشته می شوند و برخی از چالش های رایج در این دوره را شامل می گردد  :

شناسایی ، تأیید و تصحیح خطا

حفظ انطباق با کسر مالیات

بازیابی فاکتورها و رسید های مفقود شده در حین انتقال داده ها از یک سیستم به سیستم دیگر

شناسایی پرداخت های ناشناس

که شما می توانید این فرآیندها را با استفاده از قابلیت های برنامه حسابداری هوشمند خود به صورت خودکار پیش ببرید .

4 – مدیریت هزینه :

جمع آوری صورت حساب ها و رسید های مالی از همکاران اغلب به سختی دریافتی از مشتریان متخلف برای پرداخت است . برخی از آنها ممکن است رسید خود را گم کرده باشند در حالی که برخی دیگر ممکن است رسید های ناقص داشته باشند و ارائه بدهند . برنامه حسابداری هوشمند ؛ جمع آوری ، انتقال و نظارت بر هزینه ها را آسان تر می سازد . همچنین می توان شماره کارت‌ های اعتباری شرکتی را به برنامه حسابداری هوشمند در قسمت هزینه‌ها اضافه کرد تا هزینه‌ها و دریافت‌ها را به‌طور خودکار ثبت کند . کارمندان می توانند رسید های خود را اسکن کرده و در قسمت ویژه کارکنان آپلود کنند . سپس این برنامه اطلاعات را استخراج می کند و به تیم مالی شما ارسال می کند تا به راحتی حساب ها را ببندد .

5 – حساب های پرداختی و حساب های دریافتی :

حساب های پرداختی و حساب های دریافتی به طور قابل توجهی بر جریان نقدی شرکت شما تأثیر می گذارد . آنها هر دو جزء جدایی ناپذیر صورت جریان نقدی شما هستند و سوء مدیریت در آن ها منجر به هزینه های بالا برای کسب و کار و آسیب به نام برند نزد فروشندگان می شود . از سوی دیگر ، شرکت ‌هایی که در مدیریت حساب های دریافتی خود ناکام هستند ، در معرض خطر عدم دریافت به موقع حقوق هستند که منجر به چالش‌ های سرمایه در گردش می ‌شود .

برای بهینه ‌سازی حساب ‌های دریافتی ، باید پرداخت‌ های معلق ( انجام نشده ) را پیگیری کنید ، به مشتریان یادآوری کنید که به موقع پرداخت کنند و مشتریان پرخطر را به عنوان اولویت مجموعه‌ ها شناسایی کنید . یک برنامه حسابداری هوشمند در بخش حساب های دریافتی می تواند این مرحله و سایر مراحل مربوط به عملیات پرداخت و دریافت سازمان شما را خودکار کند و بار تیم مالی شما را به میزان قابل توجهی کاهش دهد .

6 – مشاهده و پیش بینی پول نقد :

متخصصان حسابداری کلید اطلاعات مهم شرکت را در دست دارند و به شکل گیری تصمیمات استراتژیک کسب و کار کمک می کنند. در نتیجه ، توانایی آنها در جمع آوری و ارائه داده ها به مدیران سازمان حیاتی است . قابلیت مشاهده کردن وجوه نقد سازمان به صورت آنی یکی دیگر از عوامل مهمی است که کسب و کارها باید در هنگام اتخاذ تصمیمات استراتژیک سرمایه گذاری در نظر بگیرند .​