انبار هر سازمان فارغ از مقیاس آن، جزء اصلی‌ترین بخش‌های آن سازمان به حساب می‌آید. زیرا نقش مهمی در واحدهای تولیدی، بازرگانی و خدماتی دارند . عمده دارایی یک سازمان موجودی کالای آن سازمان می باشد. اداره کردن این بخش، کاری سخت و پر هزینه است، به همین دلیل نیاز به روش های کم هزینه‌ و سیستمی کاملا محسوس می باشد. سیستم انبار در ساده ترین نگاه، سامانه ای برای ثبت رسید و حواله کالاها می باشد، اما نگاه نوین این سامانه را تبدیل به بخش های گسترده تری کرده است. نرم افزار انبار نوین دارای مفاهیمی چون انبار چند سطحی، روش های قیمت گذاری اسناد، سایر فرم های انباری مانند درخواست کالاو.. ،موضوعات متنوع مالیاتی و … .

سیستم انبار افرا شامل ۳ قسمت می باشد

1. اطلاعات پایه
2. عملیاتهای انبار
3. گزارشات

• معرفی اطلاعات پایه (کالاها ، انبارها ، طبقات حساب)

در این سیستم می توان کالاها را با کدینگ (طول کد کالا در تعریف اولیه سیستم) و اطلاعات تکمیلی مورد نیاز تعریف و در طبقات حساب مختلف قرار داد . علت جدا سازی کالا به انبار و طبقه حساب جهت محاسبه قیمت تمام شده می باشد بطوری که هر شرکت می تواند بنا به نوع نصب سیستم قیمت تمام شده کالا را در هر انبار جداگانه بدست بیاورد و یا بطور کلی در موسسه محاسبه نماید (طبقه حساب)
انبارها در این سیستم می توانند به چند صورت عادی ، ضایعاتی ، نیمه ساخته و سایر تعریف شود
طبقه حساب دارای اطلاعاتی از قیبل نوع قیمت گذاری (FIFO – LIFO و میانگین متحرک) و انواع حساب معین جهت صدور سند انواع سند می باشد.

• عملیاتهای اسناد (وارده ، صادره) ، قیمت گذاری اسناد و حسابداری انبار

در این سیستم اسناد به ۲ دسته بندی کلی و ۵۰ دسته بندی کوچک تر تقسیم می شود تا کاربر بتواند با انتخاب انواع سند مختلف هم گزارشات و هم اسناد حسابداری خود را انحصاری تر نماید . هر کدام از اسناد انبار دارای قالب چاپی منحصر بوده که کاملا قابل طراحی و اصلاح و سفارشی سازی می باشد – امکان دستی یا اتوماتیک کردن نحوه شماره گذاری برای تمامی انواع سند وجود دارد در زیر تعدادی از زیر مجموعه اسناد اشاره شده :
اسناد وارده که موجودی انبار را افزایش میدهند و در اصطلاح به آن رسید انبار نیز میگویند مانند : ( خرید داخلی ، خرید خارجی ، دریافت از تولید ، دریافت از پروژه ، دریافت امانی ، رسیدهای برگشت از مصرف-فروش-پروژه و ….) و اسناد صادره که موجودی انبار را کاهش میدهند و اصطلاحا به آن حواله نیز میگویند مانند : (مصرف مرکز ، مصرف پروژه ، برگشت از خرید ، تحویل فروش ، ارسال امانی ، ارسال به تولید ، ارسال به پروژه و …..)

البته کاربران می توانند بنا به نیاز انواع سند جدید تعریف و استفاده نمایند و می توانیم برای هر نوع سند انبار مبنایی در نظر بگیریم مثال اگر ما سند خریدی ثبت کرده و بعدا بخواهیم سند برگشت از خرید بزنیم دوباره نیاز به ورود تمامی اطلاعات نیست و از طریق سند مبنا تمامی اطلاعات فراخوان ودر فرم درج می شود . اینکار باعث پایین آوردن احتمال خطا می شود و افزایش سرعت کاربران سیستم انبار میشود .
اسنادی مانند خرید ، دریافت از تولید و از این قبیل اسناد توسط خود کاربر قیمت گذاری می شود مگر اینکه سند وارده را عطف به یک سند حواله کرده باشید مانند رسید برگشت از فروش که میتواند بر مبنای حواله تحویل فروش باشد.در اینصورت این اسناد با قیمت گذاری اسناد صادره قیمت گذاری میشوند . در مورد سایر اسناد انبار مانند مصرف مرکز ، تحویل فروش و اسنادی از این قبیل ، سیستم از طریق نوع قیمت گذای که در قسمت طبقه حساب کالا مشخص نمودید،  محاسبات را انجام می دهد که بعد از قیمت گذاری اسناد و انتخاب حسابهای معین سند انبار می توان سند حسابداری را برای اسناد بصورت تک تک یا تجمیعی صادر نمود.

• انبار گردانی (صدور تگ و شمارش انبار) ، صدور اتوماتیک اسناد کسر/اضافه انبار

شرکتهایی که دارای سیستم انبار یا موجودی کالا هستند در بازه های ۶ یا یکساله اقدام به شمارش کالاها میکنند . به عملیات کنترل فیزیکی انبار،شمارش تعداد کالا و اجناس انبار و بررسی وجود یا عدم وجود مغایرت بین موجودی ثبت شده در سیستم انبار و کاردکس کالا انبار گردانی میگویند. انبار گردانی در سیستم انبار افرا شامل معرفی نوع انبارگردانی(بر اساس تعداد شمارش) و اختصاص انبارها به این نوع انبارگردانی شروع میشود . سپس دوره انبار گردانی را تعریف کرده و پس از اختصاص کالاها به این دوره، تگ ها را صادر میکنیم و اقدام به پر کردن تگ ها با شمارش ها مینماییم . پس از ورود شمارش انبارگردانی داخل سیستم انبار، میتوانیم با کلیک بر روی یک دکمه به راحتی رسد یا حواله کسر/ اضافه انبار را صادر کنیم .

• گزارشات

گزارشات این سیستم نیز شامل یکسری گزارشات آماده از قبیل گزارشات کنترلی — ریز اسناد به تفکیک طرف مقابل سند ، انبار و طبقه حساب — موجودی کالا در انبار یا طبقه حساب ( در بازه های زمانی دلخواه ) می باشد . سایر گزارشات قابل طراحی نیز در این سیستم وجود دارد که کاربر می توان به دلخواه آنها را طراحی نماید .