بسته پیمانکاری
در شرکتهای پیمانکاری تنوع نرم افزاری نسبتا بالا می باشد . اگر فعالیت پیمانکاری همراه با عملیات عمرانی باشد با تعداد نرم افزار های بیشتری نسبتا به خدماتی روبرو می شویم . با این حال نمیتوان برای تمامی شرکتهای پیمانکاری از نرم افزار های مشخصی استفاده نمود .
بخش اصلی و عمده پیمانکاری ثبت و نگهداری قرارداد ، صورت وضعیت و پرداخت های قرارداد ها می باشد که در تمامی شرکتهای پیمانکاری ضروری می باشد . در شرکتهای با فعالیت عمرانی ، سیستم انبار و دارائی ثابت نیز ضروری می باشد .
بطور عمومی می توان نرم افزار اصلی و فرعی را اینگونه تعریف نمود :
نرم افزارهای اصلی : حسابداری – پیمان مدیریت – خزانه داری
نرم افزار های فرعی : منابع انسانی و حقوق دستمزد – دارائی ثابت – تدارکات
سایر نرم افزارهای عمومی که در تمامی بسته های نرم افزار امکان انتخاب وجود دارد شامل : اتوماسیون اداری – آرشیو الکترونیکی و فرم ساز می باشد.
نرم افزار حسابداری
نرم افزار پیمان مدیریت
نرم افزار خزانه داری
اطلاعات پایه
اطلاعات پایه در سیستم حسابداری شامل یکسری اطلاعات اشخاص و کدینگ حسابداری می باشد . دراین سیستم کدینگ حسابها تا شش سطح می باشد که به ترتیب سطح گروه ، کل ، معین و سه سطح تفصیلی (سطح چهارم ، سطح پنجم و سطح ششم)
انواع گروه حسابها شامل ترازنامه ای ، سود و زیانی ، انتظامی و حسابهای رابط می باشد .
انواع تفصیل شامل : اشخاص ، شرکتها ، مراکز هزینه ، پروژه ، حسابهای جاری ، کالا ، گروه کالا ، گروه مشتری می باشد که کاربر می تواند انوع تفصیل دیگر اضافه نماید.
بنابه نیاز خریدار این سیستم میتواند طول کدینگ را از ابتدا به دلخواه تعریف کرد و طول کدینگ گروه ، کل ، معین و تفصیلی را تعیین کرده و دیگر قابل تغییر نمیباشد .
سطوح سیستم تا معین اجباری می باشد ولی سه سطح دیگر اختیاری می باشد بطوری که میتوان برای یک معین فقط سطح چهارم ارتباط داد ولی برای معین دیگر فقط سطح ششم یا پنجم و ششم باهم.
علت جدا سازی سطوح تفصیلی امکان ثبت جزئیات حساب معین میباشد بطور مثال حساب موجودی نزد بانک با تفصیل حساب بانک کامل می شود و نیاز به سایر سطوح ندارد ولی حسابی مثال حساب هزینه ای می تواند با ارتباط در سطح چهارم ، پنجم و ششم بصورت جزئی تر تفکیک شود.
اسناد و عملیات اسناد
اسناد حسابداری در این سیستم دارای 4 مرحله ثبتی و 4 نوع سند پیش فرض و تعداد نامحدود نوع سند دلخواه میباشد و بنابه سیستم های خریداری شده دارای انواع سند سیستمی : مثال سند هائی که از انبار ، فروش ، خزانه داری به حسابداری ارسال می شود .
در مورد 4 مرحله ثبت می توان به ثبت یادداشت ، ثبت موقت ، بررسی شده و دائم اشاره کرد. سند یادداشت فقط جنبه ثبتی دارد و در هیچ گزارشی نمی آید و از مرحله ثبت موقت به بالا در تمامی گزارشات نمایش داده می شود.
سایر مراحل بجز دائم قابل حذف و بازگشت می باشد و اسناد پس از دائم شدن تنها توسط مدیر سیستم قابل اصلاح میباشد.
در مورد 4 نوع سند پیش فرض میتوان به سند عمومی ، افتتاحیه ، سند بستن حسابها و اختتامیه اشاره کرد که بجز سند عمومی تماما توسط خود سیستم بصورت اتوماتیک صادر می شود.
بستن حسابها شامل بستن حسابهای موقت و دائم نیز از عملیاتهای اسناد می باشد. کلیه این عملیاتها براحتی و تنها توسط تعیین چند حساب انجام میشود و شما براحتی میتوانید این عملیاتها را انجام دهید.
آماده سازی دفاتر کل و معین بخش دیگر عملیاتهای حسابداری می باشد که این نیز براحتی توسط سیستم قابل انجام و آماده سازی میباشد.
گزارشات حسابداری
گزارشات این سیستم شامل یکسری گزارشات آماده شامل تراز و دفاتر در تمامی سطوح (گروه-کل-معین و تفصیلی) بوده که بصورت ساده و ترکیبی می باشد.
گزارشات تحلیلی ، تجزیه سنی و سالانه و یکسری گزارشات قابل طراحی و انتخابی نیز از گزارشات آماده سیستم می باشد.
گزارشات حسابداری بجز گزارشات اصلی، نیازمند فن حسابداری می باشد. در واقع یک کاربر آشنا به سیستم میتواند در فرم تراز افرا ، انواع گزارشات را در سیستم مشاهده نماید.
در این نرم افزار قصد این نبوده که با گسترش عناوین گزارشات باعث سردرگمی کاربران شویم. مثلا اگر بخواهیم تک تک ترازها را در گزارشات مجزا بیاوریم. اما در یک فرم تمامی گزارشات تراز و دفاتر را میتوانید دریافت نمایید.
اطلاعات پایه (معرفی کارفرما و پیمانکاران)
اطلاعات پایه این سیستم شامل معرفی کارفرما و پیمانکاران – معرفی فیلدهای فرم ها – تعریف ساختار صورت وضعیت و صورتحساب می باشد
تعیین روش محاسبه فیلدها در فرمها (توافق نامه – قرارداد – صورت وضعیت )
با توجه به تنوع در پیمانکاری در این سیستم امکان افزودن فیلدهای جدید به تمامی فرمها وجود دارد که بتوان در گزارشات ، محاسبات و اسناد حسابداری استفاده نمود
در این سیستم می توان انواع روش محاسباتی تعریف و برای تمامی فیلدها فرمول محاسباتی دلخواه تعیین کرد
ثبت توافق نامه ، قرارداد و صورت وضعیت
مراحل سیستم بصورت
1- معرفی توافق نامه ها – تعیین اطلاعات ضریب بالاسری – تمدید – تضمین و سایر
2- ثبت قرارداد با پیمانکار بر اساس توافق نامه و ثبت اطلاعات تضمین – مفاصا – تمدید و سایر
3- ثبت صورت وضعیت های قرارداد صدور صورتحساب و صدور نامه های مرتبط
4- تنظیم و ارسال اسناد حسابداری صورت وضعیت ها طبق تعاریف کاربر
گزارشات
در این سیستم امکان گزارش لیست توافق نامه ها ، قراردادها ، صورت وضعیت ها ، صورت حسابها – آخرین وضعیت قراردادها و صورت وضعیت ها – حساب کارفرمایان و پیمانکاران و سایر گزارشات قابل طراحی وجود دارد
اطلاعات پایه (معرفی بانکها – حسابهای بانکی – دسته چک – صندوق )
اطلاعات اولیه این سیستم شامل معرفی انواع بانک ، حساب بانکی و امضاهای مجاز ، انواع قالب دسته چک جهت پرینت چک ، تعریف قالبهای دیسکت جهت مغایرت گیری بانک و صورتحساب تمامی بانکها و تعریف صندوق ها می باشد
امکان تعریف کدینگ مجزا برای هر بانک و هر عملیات بانکی از سایر امکانات سیستم می باشد
عملیات خزانه داری (دریافت – پرداخت) و حسابداری خزانه داری
عملیات خزانه داری در این سیستم به دو صورت کلی دریافت و پرداخت می باشد که برای هر دو صورت بانک و صندوق قابل اجرا بوده که خود به انواع سند مختلف تقسیم می شود
دریافت (دریافت وجه نقد ، دریافت چک ، دریافت سفته ، اسناد تضمینی ، تسهیلات ، ضمانت نامه) پرداخت (پرداخت وجه نقد ، پرداخت چک ، پرداخت سفته ، اسناد تضمینی ، تسهیلات ، ضمانت نامه)
سایر عملیتهای کلی مانند واگذاری ، وصول ، واخواست و حقوق کردن اسناد نیز در این سیستم وجود دارد که توسط کاربران قابل تنظیم و تعریف می باشد
تمامی عملیاتهای این سیستم می تواند به عنوان سندی در سیستم حسابداری ثبت گردد
هر کدام از انواع سند دارای قالب چاپ منحصر و قابل طراحی می باشد و امکان دستی یا اتوماتیک کردن نحوه شماره گذاری برای تمامی انواع سند وجود دارد
برای هر کدام از عملیاتهای خزانه داری در سیستم خزانه قالب سندی تعریف شده که قابل تغییر و اصلاح می باشد . سند حسابداری برای تمامی عملیاتهای چک ، وجوه نقد و اسناد تضمینی چه بانک و چه صندوق قابل صدور ، پیگیری و اصلاح می باشد
گزارشات
در این سیستم انواع گزارشات موجودی بانک و صندوق به تفکیک و کلی بصورت پیش فرض و قابل طراحی وجود دارد . سایر گزارشات اعم از صورتحساب بانکی و ریز اسناد نیز در این سیستم تعبیه شده است . در این سیستم هم امکان تعریف گزارشات دلخواه و قابل طراحی وجود دارد