🔹 چرا به اتوماسیون اداری نیاز دارید؟

✅ کاهش خطای انسانی و بهبود دقت در مکاتبات
✅ افزایش سرعت پردازش نامه‌ها و مدیریت بهتر ارجاعات
✅ مدیریت بهینه اطلاعات و جلوگیری از گم شدن اسناد
✅ دسترسی سریع و امن به مکاتبات از هر مکان
✅ بهبود تعامل بین واحدهای مختلف سازمان

🔹 بخش‌های اصلی نرم‌افزار اتوماسیون اداری افرا

📂 ۱. اطلاعات پایه – تنظیم ساختار سازمانی

📌 این بخش امکان تعریف و مدیریت انواع مکاتبات را فراهم می‌کند و به شما کمک می‌کند که سیستم را متناسب با نیازهای سازمان تان تنظیم کنید.

🔹 ویژگی‌های کلیدی:

✔️ طبقه‌بندی انواع مکاتبات (نامه‌های داخلی، خارجی و درون‌سازمانی)
✔️ مدیریت پرونده‌ها و دسته‌بندی مکاتبات
✔️ تعریف و تنظیم اندیکاتورها برای رهگیری بهتر نامه‌ها
✔️ ایجاد الگوهای آماده برای مکاتبات و اسناد پرتکرار
✔️ تعریف قوانین و سطح دسترسی کاربران به مکاتبات

✉️ ۲. مدیریت مکاتبات – کنترل یکپارچه نامه‌ها و اسناد

📌 این بخش هسته اصلی سیستم است که به شما امکان می‌دهد تمامی نامه‌ها، اسناد و مکاتبات را به‌صورت دیجیتال مدیریت کنید.

🔹 ثبت و پردازش انواع مکاتبات:

📩 نامه‌های ورودی: مکاتباتی که از خارج سازمان دریافت می‌شوند.
📤 نامه‌های صادره: مکاتباتی که از سازمان به بیرون ارسال می‌شوند.
🔄 نامه‌های داخلی: مکاتباتی که بین واحدهای مختلف سازمان تبادل می‌شوند.

🔹 امکانات کلیدی:

✔️ ثبت اطلاعات کامل نامه (فرستنده، گیرنده، شماره و تاریخ، متن نامه)
✔️ تعیین طبقه‌بندی موضوعی و پرونده برای هر نامه
✔️ ارجاع و پیگیری مکاتبات در سطوح مختلف سازمانی
✔️ افزودن پیوست‌های متنوع (فایل‌های Word، PDF، ایمیل، فکس و…)
✔️ تعیین سطح محرمانگی و تنظیم دسترسی کاربران
✔️ تعریف کاربران جایگزین و مسئول پیگیری نامه‌ها

📊 ۳. گزارشات و تحلیل‌ها – مدیریت اطلاعات و تصمیم‌گیری بهتر

📌 با گزارش‌گیری هوشمند و پیشرفته، شما می‌توانید عملکرد مکاتبات سازمان را تحلیل کنید و تصمیمات دقیق‌تری بگیرید.

🔹 امکانات بخش گزارشات:

✔️ جستجوی پیشرفته بر اساس شخص، شرکت، موضوع، شماره نامه و سایر پارامترها
✔️ گزارش‌های مدیریتی از دسته‌بندی‌های مختلف نامه‌ها و ارجاعات
✔️ تحلیل فرآیندها و پیگیری عملکرد کاربران در پاسخ‌گویی به مکاتبات
✔️ ارائه گزارش‌های آماری و تحلیلی درباره حجم مکاتبات در بازه‌های زمانی مختلف
✔️ گزارش از آخرین وضعیت مکاتبات (نامه‌های ارسال‌شده، در انتظار پاسخ و…)

🚀 مزایای نرم‌افزار اتوماسیون اداری افرا

✅ افزایش سرعت و بهره‌وری در سازمان
✅ کاهش هزینه‌های اداری و حذف کاغذبازی‌های غیرضروری
✅ مدیریت یکپارچه و دقیق مکاتبات در تمام واحدهای سازمانی
✅ دسترسی سریع و ایمن به اطلاعات در هر زمان و مکان
✅ پشتیبانی از انواع قالب‌ها و فرمت‌های اسناد
✅ بهینه‌سازی فرآیندهای سازمانی و تحلیل داده‌ها

🔹 با اتوماسیون اداری افرا، مکاتبات سازمان تان را هوشمندانه و بدون خطا مدیریت کنید!