در مقالات گذشته اشاره ای داشتیم به نحوه کار اتوماسیون حسابداری در برنامه حسابداری و تاثیر آن بر کسب و کار و  سازمان که از طریق کلیک بر روی  ( مقاله اتوماسیون حسابداری ) می توانید آن را مشاهده بفرمایید .
در این مقاله قصد داریم تا به طور مفصل تر به فرآیند شروع کار اتوماسیون در حسابداری بپردازیم و همچنین به برخی از تفاوت های آن با روش سنتی حسابداری بپردازیم :
صرف نظر از ابعاد کسب و کار شما ، متخصصان حسابداری در انجام وظایف روزانه خود با مشکلاتی از قبیل وارد کردن دستی داده ها ، امنیت اطلاعات ، انطباق داده ها و عملیات محاسبه ای و …  روبرو هستند .
اتوماسیون حسابداری به عنوان یک فرآیند خودکار ، موارد مشخصی از کار حسابداری سازمان را بدون نیاز به دخالت نیروی انسانی انجام می دهد و در واقع راه حل جامعی برای شرکت هایی که به دنبال بهبود فرآیند داخلی و تمرکز بر حل مشکلات مشتریان هستند ارائه می دهد که شامل مواردی از قبیل مشاوره ، ارزیابی ریسک ، گزارش مالی و تجزیه و تحلیل می باشد .
امروز اتوماسیون حسابداری به عنوان یک بخش ضروری برای حسابداری کسب و کار ها به شمار می رود و کمک می کند تا خطاهای انسانی را کاهش دهند و زمان ارزشمند سازمان را بر روی موارد مهمتری متمرکز سازند.
ابتدا به برخی از چالش های حسابداری دستی می پردازیم تا دلیل روی آوردن کسب و کار ها به اتوماسیون حسابداری را بهتر بررسی کنیم .
بر خلاف انقلاب دیجیتالی سازی کسب و کارها که چند سالی از آن زمان میگذرد هنور بسیاری از کسب و کار ها کاملا دیجیتال نیستند و این مورد در کشور عزیزمان ایران زمین بیشتر رویت می گردد . اما این امر باعث مشکلات و چالش هایی برای این کسب و کار ها نیز گردیده است به طور مثال مواردی نظیر مفقود شدن اسناد و مدارک ، کلاهبرداری ها ، مدیریت ناصحیح ورودی و خروجی ها در کسب و کار و … گردیده است . برخی از این چالش های حسابداری سنتی در کسب و کار شامل  :

وارد کردن اشتباه داده ها توسط نیروی انسانی که در عوض آن اتوماسیون حسابداری در برنامه حسابداری می تواند به صورت اتوماتیک داده ها را وارد کند و آن ها را باهم تطبیق بدهد.

از دست دادن زمان ارزشمند کارمندان سازمان به جهت بررسی و ثبت تاییدیه ها که در عوض آن گردش مالی خودکار توسط اتوماسیون در برنامه حسابداری باعث می شود این موارد بررسی و ثبت تاییدیه ها به سرعت انجام بپذیرد و نیروی کار زمان با ارزش کاری سازمان را بر روی فعالیت های مهم دیگری متمرکز سازد.

پرداخت های تکراری به صورت سهوی و یا عمدی که توسط اتوماسیون در برنامه حسابداری تمامی این موارد توسط سیستم صورت میگیرد و اگر موارد تکراری در پرداخت وجود داشته باشد سریعا شناسایی می گردد و تشخیص تقلب آن را آسان می سازد.

از بین رفتن یا تغییر در سوابق مالی سازمان که توسط اتوماسیون در برنامه حسابداری با دیجیتالی شدن سوابق مالی ؛ خودکارسازی ، پشتیبان گیری هم در فضای ابری و هم فضای داخلی میتوانید خیال خود را راحت کنید و از رعایت صحیح آن اطمینان حاصل نمایید.

عدم پرداخت به موقع به فروشندگان و خطر آسیب رساندن به کسب و کار و از بین رفتن مشتریان وفادار که از طریق اتوماسیون در نرم افزار حسابداری می توان علاوه بر پرداخت های دقیق و به موقع به مشتریان تخفیف هایی هم برای مشتریان وفادار و جذب بیشتر آن ها به فعالیت های سازمان انجام داد.

عدم مشاهده گزارش دهی در زمان مناسب که در عوض آن اتوماسیون در برنامه حسابداری با متمرکز شدن در  دریافت سوابق مالی و انجام سریع پرداختی ها را آسان می کند و گزارش های کاملی را ارائه می دهد .

در واقع با جایگزینی اتوماسیون حسابداری با روش سنتی حسابداری مزایای زیادی متوجه کسب و کار شما می گردد که سه مورد اساسی در تمامی آن ها وجود دارد :

دقت :
با اتوماسیون فرآیند حسابداری توسط برنامه حسابداری ، از طریق تشخیص خودکار برنامه ، داده های تکراری مشخص و حذف می گردند و همنین با حذف ورودی داده ها به صورت دستی توسط نیروی انسانی ، دقت در فرآیند کار را افزایش می دهد .

سرعت :

شاید بتوان از این مزیت به عنوان بزرگترین مزیت در فرآیند اتوماسیون حسابداری نام برد ، با استفاده از اتوماسیون حسابداری در هر زمان که نیاز داشته باشید در هر فاصله ای هم که باشید از طریق سرویس های فضای ابری و ذخیره اطلاعات بر روی آن ها علاوه بر امنیت اطلاعات به راحتی می توانید به اطلاعات مورد نظر دسترسی پیدا کنید . این مورد علاوه بر یکپارچه سازی کل سیستم اطلاعاتی باعث میشود در هر زمان بر وضعیت مالی سازمان خود دسترسی داشته باشید .

پس انداز :

بیشترین نگرانی مدیران طی تحقیقات انجام شده در مواجه با افزایش هزینه ها و افزایش تورم بوده است . با استفاده از اتوماسیون در برنامه حسابداری میتوانید شرایطی از قبیل تخفیف های پرداخت های زود هنگام برای مشتریان به جهت تشویق آن ها در پرداخت سریع لحاظ کنید و تمامی موارد پرداختی آن ها را به صورت اتوماتیک و بدون تاخیر انجام دهید که این امر باعث ارزش افزوده بر کسب و کار و حفظ سرمایه سازمان می گردد.

اما چگونه باید بهترین راه برای تبدیل یک کسب و کار با حسابداری سنتی و دستی را به اتوماسیون توسط برنامه حسابداری تبدیل کنیم ؟
چند مورد کوتاه می تواند در این راه به شما کمک اساسی کند :

فرصت های اتوماسیون را شناسایی کنید : فرآیند های فعلی حسابداری خود را ارزیابی و بررسی کنید تا وظایفی را که می توانند برای افزایش بهره وری خودکار شوند ، مشخص شود .

اهداف خود را مشخص کنید : اهداف خود برای اتوماسیون از قبیل افزایش سرعت ، افزایش دقت ، افزایش امنیت داده ها و … را به وضوح مشخص نمایید.

نرم افزار حسابداری متناسب با کسب و کار خود را انتخاب کنید : نرم افزارهای بسیاری در این زمینه تولید و توسعه داده شده اند و تقریبا عملکرد های مشابه هم را دارند اما برخی دارای ویژگی هایی هستند که می تواند برای کسب و کار شما در جهت اتوماسیون حسابداری آن یک مورد اساسی و قابلیت ویژه ای باشد ، حتما قبل از خرید برنامه حسابداری از تیم پشتیبانی فروش سوالات و نیاز های خود را مطرح کنید و همچنین در صورت ارائه نرم افزار به صورت تستی حتما نسخه تستی آن را بررسی نمایید .
برای انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری ( برنامه حسابداری ) مرتبط با کسب و کار خود مقاله ( بهترین برنامه حسابداری ) را مشاهده فرمایید.
در شرکت افرا سیستم میهن علاوه بر تیم پشتیبانی و حرفه ای برای پاسخگویی به سوالات و چالش های شما ، این افتخار را داریم تا ورژن تستی و رایگان و بدون محدودیت را در اختیار شما بزرگواران قرار داده تا با خیال راحت در صورت تایید برنامه حسابداری مورد نظر خود اقدام به خرید آن بفرمایید .
جهت مشاهده و دریافت نسخه تستی و رایگان و بدون محدودیت برنامه حسابداری افرا سیستم میهن ( اینجا ) را کلیک بفرمایید.

یکپارچه سازی سیستم : از موارد بسیار مهم در اتوماسیون و حسابداری نوین در سازمان شدن یکپارچه سازی اطلاعات با برنامه حسابداری مورد نظر شماست ،قبل از خرید از طریق مشاوره پشتیبانی و دریافت نسخه تست و رایگان اطمینان حاصل نمایید برنامه حسابداری را انتخاب میکنید که به طور یکپارچه با سیستم ها و ابزارهای موجود شما ادغام ( سینک ) میگردد.

نیازهای خود از برنامه حسابداری مورد نظرتان را مشخص کنید : برنامه حسابداری را انتخاب کنید که با سازمان شما و ابعاد کسب و کارتان مطابقت داشته باشد گاها شما مدیریت یک کسب و کار ساده و کوچک را بر عهده دارید در اینصورت نیاز به برنامه پیچیده حسابداری ندارید و بر عکس آن گاها شما مدیریت یک سازمان و کسب و کار بزرگ را بر عهده دارید در اینصورت باید مطمئن باشید برنامه حسابداری که انتخاب نموده اید قابلیت مدیریت تمامی بخش های مدنظرتان را داشته باشد .
در شرکت افرا سیستم میهن با بررسی تمامی نرم افزار های داخلی و خارجی برنامه حسابداری بهینه ای را برایتان آماده کرده ایم تا علاوه بر دسترسی آسان و کاربری آسان برنامه حتی بدون دانش تخصصی ( تمامی آموزش های برنامه قابل مشاهده در سایت شرکت و کانال آپارات ما می باشد ) در صورتی که کسب و کار شما در ابتدای مسیر کوچک است قابلیت توسعه برنامه همزمان با رشد سازمان شما هم وجود داشته باشد .

آموزش و آشنایی تیم حسابداری فعلی : تیم حسابداری فعلی خود را با بیان مزیت های استفاده از برنامه حسابداری تشویق به استفاده از نرم افزارهای جدید کنید و کمک کنید تا با تغییرات سازگار شوند .

با پروژه های آزمایشی شروع کنید : قبل از اجرای اتوماسیون به صورت کلی در کسب و کار ، به صورت مرحله به مرحله با خودکار سازی وظایف خاص اتوماسیون را وارد کسب و کار کنید.

نظارت و بهبود مستمر : به طور منظم اثربخشی سیستم اتوماسیون را توسط برنامه حسابداری بررسی کنید و به دنبال چالش ها برای بهینه سازی و اصلاح آن ها باشید .

در واقع با استفاده از مراحل بالا که هریک به صورت مختصر تعریف گردید میتوانید با یک انتقال آرام از روش های حسابداری سنتی به یک کسب و کار خودکار بروید و از مزایای افزایش کارایی ، دقت و مدیریت مالی استراتژیک بهره مند شوید . در صورت هرگونه سوال و چالش با کلیک بر روی بخش پشتیبانی از متخصصان ما در این حوزه مشاوره رایگان دریافت نمایید . ( تماس با پشتیبانی )​