تیم حسابداری و مالی سازمان خود از چندین تیم مختلف تشکیل شده است : خزانه داری ، حسابداری ، حساب های دریافتی ، حساب های پرداختی ، بودجه بندی ، برنامه ریزی و تحلیل مالی و … .

در حالی که همه این تیم‌ها نقش‌های حیاتی در فرآیند مالی سازمان ایفا می‌کنند ، بخش حساب‌ های پرداختی و حساب ‌های دریافتی کلیدی برای مدیریت جریان نقدی و سرمایه در گردش هستند . تیم حساب های دریافتی مسئول کلیه جریانات نقدی است . آنها صورتحساب ، جمع آوری پرداخت ، درخواست نقدی ، کسورات و ریسک اعتباری را مدیریت می کنند .

تیم حساب های دریافتی برای اطمینان از اینکه درآمد حاصل از فروش خدمات یا کالای سازمان شما به پول نقد در حساب بانکی شما تبدیل شود وظایف خود را در سازمان انجام می دهد . در این مقاله ، برای درک پیچیدگی‌ های یک بخش مدرن حساب های دریافتی و نحوه عملکرد آن به بررسی موارد زیر می پردازیم :

بخش حساب های دریافتی چه کاری انجام می دهد؟

بخش حساب های دریافتی در یک سازمان وظیفه دارد تا اطمینان حاصل کند که تمام پرداخت های مربوط به کسب و کار به موقع دریافت شده و به سرعت پردازش می شود .

تغییر رویکرد سنتی به رویکرد مدرن در حساب‌های دریافتی ، ایجاد صورت ‌حساب‌ های دستی از نرم ‌افزار حسابداری یا صفحات گسترده اکسل بوده است . بعداً این صورت‌ حساب‌ ها چاپ و پست شدند ، اما اخیراً ممکن است از طریق ایمیل یا از داخل یک برنامه حسابداری جامع و هوشمند ارسال شده بشوند

یک رویکرد مدرن برای حساب های دریافتی از خروجی یک سیستم مرکزی سازمان یا نرم افزار حسابداری از طریق یک پلت فرم صورتحساب برای خودکارسازی تحویل فاکتورها استفاده می کند . این پلتفرم می‌تواند فاکتورها را از طریق ایمیل یا هر روش تحویل الکترونیکی دیگر ارسال کند .

بخش حساب های دریافتی همچنین اعتبار تجاری را به مشتریان اعطا می کند ، سوابق مشتریانی را که بدهی به کسب و کار دارند ، جمع آوری می کند و وجوه نقد را به سازمان اضافه می کنند . علاوه بر این ، حساب‌های مشتریان را با هم تطبیق می دهند و گزارش‌ هایی از وضعیت مالی تهیه می کنند تا مشخص شود کدام مشتریان در پرداخت ‌های خود به سازمان عقب هستند . همچنین از داده ‌های مالی برای پیش ‌بینی اینکه کدام مشتریان پرداخت های خود به سازمان را در زمان مقرر انجام داده اند و کدام یک در پرداختی ها به خوبی عمل نکرده اند استفاده می‌ کنند و به ساخت مدل ‌های پیش ‌بینی جریان نقدی کمک می ‌کنند .

ساختار بخش حساب های دریافتی :

بخش حساب های دریافتنی بخشی جدایی ناپذیر از هر کسب و کار یا سازمان است . شرکت های مختلف ساختارهای متفاوتی را در بخش حساب های دریافتی خود اتخاذ می کنند . در شرکت‌های کوچک ‌تر ، تمام عملکردها می ‌تواند توسط یک نفر انجام شود ، اما برای یک کسب‌ و کار بزرگ ‌تر ، یک بخش حساب های دریافتی معمولی می ‌تواند حول عملکردهای زیر ساختار یابد :

مدیر ارشد مالی (CFO) مسئول برنامه ریزی مالی ، ثبت سوابق و گزارش مالی به سایر ذینفعان سازمان است که از او به عنوان دست راست مدیر عامل نیز یاد می شود .

حسابدار ارشد وظایف و مسئولیت‌های زیادی دارد که عمدتاً شامل مدیریت تیم حسابداری و تهیه صورت ‌های مالی می‌شود .

مدیران حسابداری ؛ مدیران ریسک ، بودجه نویسان ، استراتژیست ها و تصمیم گیرندگان هستند . آنها کاری را انجام می دهند که به مالک ، مدیر یا هیئت مدیره شرکت کمک می کند تا تصمیمات بهتری در خصوص پیش برد اهداف سازمان بر اساس وضعیت مالی کنونی و آتی سازمان بگیرند .

حسابداران حقوق و دستمزد ؛ دارایی های ثابت رسیدگی به کلیه حقوق و دستمزد سازمان ، پرداخت مالیات بر حقوق ، کسورات بازنشستگی و اشتراک تامین اجتماعی را انجام می دهند .

افسر حساب های پرداختی ؛ مسئول مدیریت حساب های پرداختی برای شرکت است . آنها اظهارات تامین کننده را تطبیق می دهند و بررسی سفارشات خرید را که در دسترس هستند یا خیر تأیید می کنند .

مسئول حساب‌های دریافتنی ؛ مسئول مدیریت بدهکاران و حساب‌های دریافتی سازمان است . آنها از مشتریان خود فاکتور می گیرند و پرداخت ها را پیگیری می کنند .

دستیار حسابداران عموماً از سپرده ‌های نقدی خرد سازمان و چک های سازمان و همچنین پردازش سایر ثبت‌ های مجله مراقبت می‌ کنند .

وظایف اصلی یک بخش حساب های دریافتی :

صرف نظر از اندازه یا ساختار سازمانی ، بخش حساب های دریافتی نقشی حیاتی در هر کسب و کاری ایفا می کند و بر مجموعه ای از عملکردهای ضروری نظارت می کند . با در نظر گرفتن این موضوع ، چهار عمل کلیدی اجرا شده توسط این بخش را بررسی می کنیم که شامل :

ساخت صورت‌های مالی ماهانه : این تابع شامل تأیید دریافت‌ها ، تطبیق حساب‌های بانکی و غیره برای تهیه صورت‌های ماهانه است که یک نمای کلی مختصر از جریان نقدی کسب‌وکار ارائه می‌دهد . توصیه می شود در این خصوص از مقاله ( حسابداری پایان ماه ) از طریق کلیک بر روی ( اینجا ) بازدید بفرمایید .

انجام تطبیق حساب ها : این فعالیت ها توسط حسابدار در پایان یک دوره حسابداری انجام می شود تا از کامل و صحیح بودن مانده حساب ها در دفتر کل اطمینان حاصل شود  .

ایجاد فاکتور و صورتحساب : فاکتور سندی است که به عنوان اثبات تحویل کالا یا خدمات ارائه شده از سازمان به مشتری ارائه می شود . در برخی موارد ، مشتری ممکن است هزینه اقلام را در زمان تحویل پرداخت کند ، در حالی که در برخی از موارد ، پرداخت باید در تاریخ مقرر شده انجام شود . تیم حساب های دریافتی مبالغ صورت‌ حساب را محاسبه می‌کند و آنها را به عنوان درآمد فروش ، پول نقد یا حساب‌های دریافتی به ترازنامه سازمان اضافه می‌کند .

مدیریت سیستم صورت ‌حساب : سیستم صورت ‌حساب فرآیندی است که توسط آن یک شرکت به مشتریان خود صورت‌ حساب می‌دهد که شامل قالب ‌های صورت‌حساب الکترونیکی ، گردش‌های کاری صورت‌ حساب مکرر و نرم‌افزار پرداخت ( برنامه حسابداری هوشمند ) است که فرآیند جمع‌آوری پرداخت‌ها را خودکار می‌ کند ، و مکانیسم‌ هایی برای ردیابی هزینه‌ها و صورت ‌حساب ‌ها.

اهداف بخش حساب های دریافتنی عبارتند از :

به حداکثر رساندن بازیابی پرداخت برای خدمات یا کالاها

پیگیری دقیق پرداخت های معوق و کاهش بدهی های معوق

صورتحساب ساده برای وضوح و شفافیت

 دانینگ و مدیریت مجموعه

 بالا بردن تجربه پرداخت مشتری

در اینجا به بررسی عمیق‌ تر هر یک از این پنج هدف می‌پردازیم:

1 –  به حداکثر رساندن بازیابی پرداخت برای خدمات یا کالاها :

هدف تیم مدیریت حساب های دریافتی کارآمد ، بهینه سازی بازیابی پرداخت ها برای خدمات یا کالاهای ارائه شده است . هدف اصلی به حداقل رساندن تعداد روزهایی است که برای جمع‌آوری پرداخت‌ های مشتریان طول می ‌کشد و کاهش هزینه‌ های پردازش و در عین حال رعایت و حفظ روابط مثبت با مشتری می باشد و.

2 – پیگیری دقیق پرداخت های معوق و کاهش بدهی های معوق :

تیم حساب های دریافتی نقش اساسی در نظارت و مدیریت پرداخت های معوق برای محافظت در برابر بدهی داشتن سازمان ایفا می کند . این امر مستلزم بکارگیری اقداماتی برای ارزیابی و به حداقل رساندن ریسک اعتباری ، شناسایی سریع حساب‌های معوق و انجام اقدامات پیشگیرانه برای جمع‌آوری صورتحساب‌ های معوق است .

با ردیابی کارآمد و پرداختن به پرداخت‌های معوق ، بخش حساب های دریافتی به سلامت مالی کلی سازمان کمک می‌کند و سلامت جریان‌های درآمد سازمان را تضمین می کند .

توصیه می شود در این خصوص از مقاله ( مدیریت حساب های پرداخت نشده ) از طریق کلیک بر روی ( اینجا ) بازدید بفرمایید .

3 – صورتحساب ساده برای وضوح و شفافیت :

صورتحساب یک مسئولیت اساسی بخش حساب های دریافتی است . این تیم وظیفه دارند فاکتورهایی را برای کالاها یا خدماتی که درخواست کرده اند به خریداران ایجاد و تحویل دهند . این فاکتورها به عنوان اسناد مالی جامع عمل می کنند که حاوی جزئیات ضروری مانند هزینه محصولات یا خدمات ، محاسبات مالیاتی جزئی ، تاریخ تحویل و غیره است.

شیوه های صورتحساب شفاف ، دقیق و شفاف تراکنش های روان تر را تسهیل می کند ، اعتماد بین کسب و کار و مشتریانش را تقویت می کند و به بهبود مدیریت جریان نقدی کمک می کند .

4 – بازیابی موثر بدهی های معوق :

جمع آوری بدهی های پرداخت نشده مشتریان عضو جدایی ناپذیر بخش حساب های دریافتی هستند و تضمین می کنند که بدهی های معوق به طور موثر بازیابی می شوند . این فرآیند شامل همکاری با بخش‌های فروش برای جمع‌آوری اطلاعات مشتری و مالی ، برقراری ارتباط با مشتریان از طریق تلفن یا ایمیل برای رسیدگی به مشکلات پرداخت و ایجاد برنامه‌های بازپرداخت مناسب است.

با استفاده از یک رویکرد سیستماتیک و مشتری مدار ، بخش حساب های دریافتی می تواند به طور قابل توجهی خطر بزهکاری را کاهش دهد و جمع آوری به موقع مانده های معوق را بهبود بخشد .

5 – ارتقای تجربه پرداخت مشتری :

هدف اصلی بخش حساب های دریافتی افزایش رضایت کلی پرداخت برای مشتریان است . دستیابی به این هدف مستلزم اجرای استراتژیک فناوری ‌ها و رویکردهایی است که پرداخت‌ها را ساده‌ تر می‌کند و اطمینان می‌دهد که پرداختی ها راحت ، شفاف و بدون دردسر انجام شوند .

چگونه بخش حساب های دریافتی خود را ساده کنید؟

استفاده از برنامه حسابداری هوشمند در بخش حساب های دریافتی برای افزایش کارایی و بهره وری ، افزایش رضایت مشتری و حفظ سطوح سرمایه در گردش سازمان ضروری می باشد .

این استراتژی‌ها را برای ساده‌سازی عملیات در دریافت حساب های سازمان ضروری می باشد :

1 – گزینه های پرداخت متعدد را ارائه دهید :

در حالی که بسیاری از شرکت‌ ها هنوز به چک‌ های کاغذی برای تراکنش‌ها متکی هستند ، روند واضحی به سمت افزایش پذیرش گزینه‌های پرداخت الکترونیکی برای تراکنش‌های مالی وجود دارد . ارائه روش ‌های پرداخت آنلاین برای افزایش رضایت مشتری و مدرن‌سازی بخش‌ حساب های دریافتی ضروری است .

در واقع ، ثبت کردن چک‌ ها و صورت‌حساب‌ های کاغذی در جریان‌های کاری الکترونیکی و مدرن ، تلاش‌های شما برای تغییر دیجیتال را بی‌ هدف می‌ کند .

2 –  صورتحساب الکترونیکی را بپذیرید :

ساده کردن فرآیندهای حساب های دریافتی اغلب با فاکتور شروع می شود . فاکتور سندی است که برای توصیف محصولات یا خدماتی که خریده است ، هزینه آن محصولات یا خدمات و تاریخ سررسید پرداخت برای مشتری ارسال می شود.

هر فاکتور به صورت منحصر به فرد شماره گذاری می شود و بخش حساب های دریافتی را قادر می سازد تا دریافت ها و پرداخت ها را با مشتری به شکلی صحیح مطابقت دهند . ارائه صورت‌حساب الکترونیکی مبتنی بر برنامه حسابداری هوشمند مانند برنامه حسابداری افرا ، قابلیت ردیابی فاکتورها را بهبود می ‌بخشد و مدیریت داده‌ های مالی را ساده می سازد .

3 – پرداخت به موقع را تشویق کنید :

یک استراتژی عالی برای تشویق مشتریان به پرداخت زودهنگام ، ارائه تخفیف است . به عنوان مثال ، اگر مشتری 14 روز قبل از سررسید فاکتور را پرداخت کند ، 2 درصد تخفیف در فاکتور نهایی ارائه می شود.

برعکس ، می توانید برای تاخیر در پرداخت ها ، کارمزد تاخیر اعمال کنید . حتما این شرایط و ضوابط را در دستورالعمل پرداخت و در فاکتور به وضوح ذکر کنید تا در صورت اجرا برای سازمان مشکلی ایجاد نگردد .

4 – فاکتورهای خود را پیگیری کنید :

این مرحله حیاتی در چرخه حساب های دریافتی معمولاً توسط نماینده این تیم انجام می شود . نقش اصلی نماینده حساب های دریافتی ردیابی تمام پرداخت ‌ها و اطلاع مشتریان از دریافت پرداخت ‌ها است.

شرکت های بزرگ با استفاده از سیستم های خودکار برای نظارت بر تمام فعالیت های صورتحساب و صورتحساب از این فرآیند دست و پا گیر اجتناب می کنند  .

در این خصوص توصیه می شود از مقاله ( اتوماسیون و خودکارسازی فاکتورها ) از طریق کلیک بر روی ( اینجا ) بازدید بفرمایید .

مزایای اتوماسیون حساب های دریافتی :

ساده‌سازی عملکرد حساب ‌های دریافتی برای مدیریت فعالیت ‌های تجاری روزمره سازمان بسیار مهم است . اتوماسیون و خودکار سازی می تواند بهترین گزینه برای شما در اینجا باشد تا بسیاری از این موارد طاقت فرسا از قبیل وارد کردن دستی داده ها ، ارائه فاکتور ها ، پیگیری پرداخت مشتریان و … به صورت اتوماتیک و بدون دخالت نیروی انسانی انجام شود تا نیروهای سازمان بتوانند به جای تکرار این فعالیت ها بر روی راه و روش های استراتژیک برای افزایش بازدهی سازمان و رسیدن به اهداف سازمان متمرکز شوند .
در شرکت افرا سیستم میهن کارشناسان مالی و برنامه نویسی سازمان ، با بررسی اکثر برنامه های داخلی و خارجی مدیریت مالی و حسابداری ، بهترین برنامه حسابداری را برای مدیران کسب و کار طراحی و توسعه داده اند . رابط کاربری برنامه حسابداری افرا به نحوی طراحی و توسعه داده شده است تا عزیزانی که تجربه و  تخصصی در برنامه های مالی و حسابداری نداشته اند بتوانند به راحتی از طریق فیلم های آموزشی قرار گرفته شده بر روی سایت آپارات ( ورود به کانال آپارات افرا سیستم میهن ) و سایت مجموعه افرا سیستم میهن ، مدیریت مالی کسب و کار خود را انجام دهند .
در صورتی که هرگونه چالشی از انتخاب برنامه حسابداری متناسب با کسب و کار خود یا نحوه کار با برنامه داشته باشید . کارشناسان افرا به صورت رایگان گام به گام در کنار شما خواهند بود ؛ برای تماس و مشاوره رایگان با کارشناسان افرا سیستم میهن می توانید ( اینجا ) را کلیک کنید .
نکته : در اتخاب برنامه حسابداری متناسب کسب و کار خود به سراغ برنامه هایی بروید که قبل از خرید به شما ورژن تستی را ارائه دهند تا از امکانات برنامه و بهینه بودن رابط کاربری را اطمینان حاص کنید .
در شرکت افرا سیستم میهن مفتخریم تا قبل از اقدام به خرید شما عزیزان برای تهیه برنامه حسابداری ” نسخه رایگان و بدون محدودیت ” برنامه حسابداری افرا را به صورت تست در اختیار شما قرار دهیم .
برای دریافت این نسخه می توانید ( اینجا ) را کلیک بفرمایید .

سوالات متداول

1 – مسئولیت اصلی تیم حساب های دریافتی چیست؟

تیم حساب های دریافتی یک تیم متمرکز است که مسئول جمع آوری به موقع دریافت حساب های سازمان و افزایش جریان نقدی از طریق مدیریت سیستم های مالی و حفظ رضایت مشتری در این راستا است .

2 – نقش یک تحلیلگر حساب های دریافتی چیست؟

یک تحلیلگر در این تیم با بررسی دقیق معاملات حساب های دریافتی برای اطمینان از انطباق دقیق با کنترل های داخلی و سیاست های حسابداری ، نقش حیاتی ایفا می کند . علاوه بر این ، دفتر حساب های دریافتی را حفظ و تطبیق می دهد و گزارش های مدیریتی جامعی را که شامل اطلاعات دقیق در مورد حساب های معوق است تولید می کند . این رویکرد دقیق ، دقت و شفافیت در عملیات مالی را تضمین می کند .

4 – وظیفه کارشناس حساب های دریافتی چیست ؟

یک متخصص حساب های دریافتی وظایف مختلف مربوط به مدیریت و ردیابی دریافت حساب ها در یک شرکت را بر عهده دارد . وظایف آنها معمولاً شامل :

ایجاد و ارسال فاکتور به مشتریان برای محصولات یا خدمات ارائه شده

تطبیق تراکنش‌ها ، پرداخت‌ها و مانده‌های معوق و اطمینان از دقیق بودن حساب ‌های مشتریان

پیگیری پرداخت های معوق از مشتریان ، ارسال یادآوری و تسهیل در روند وصول

مدیریت و سازماندهی اسناد و مدارک دریافنی و سوابق

ایجاد گزارش های مالی و مدیریتی ماهانه که دیدگاهی از عملکرد حساب های دریافتی ارائه می دهد

به طور کلی ، یک متخصص حساب های دریافتی نقش مهمی در حفظ دقت مالی ، اطمینان از پرداخت به موقع و حمایت از سلامت مالی سازمان دارد .

​