پول نقد سوخت موتور رشد کسب و کار شما است . بدون جریان نقدی کافی ، فعالیت روزانه سازمان شما ممکن است متوقف شود . سپس باید به وام های کوتاه مدت بانکی یا سایر گزینه های تامین مالی برای ادامه کسب و کار خود تکیه کنید . اما مضراتی برای چنین روش های تامین مالی وجود دارد . کسب و کارهای کوچک و متوسط ​​که با منابع محدود اداره می شوند ، در صورتی که نقدینگی طبق برنامه ریزی صورت نگیرد ، آسیب بیشتری نسبت به شرکت های با سرمایه زیاد می بینند . با اجتناب از اشتباهات رایج در جریان نقدینگی ، می توانید از هزینه های اضافی جلوگیری کنید و کسب و کار خود را روان اداره کنید.  حساب های دریافتی بخش اصلی جریان نقدی شما را تشکیل می دهند . چالش ‌ها در مدیریت حساب‌ های دریافتی بر جریان نقدینگی شما تأثیر منفی می‌ گذارد و منجر به کمبود وجه نقد در دست می‌ شود . هر چه مدت زمان طولانی تری حساب های دریافتی در ترازنامه شما باقی بماند ، پول نقد کمتری برای خرج کردن دارید . در این مقاله ، اشتباهات جریان نقدی را بررسی می‌ کنیم که حول شیوه‌ های ضعیف مدیریت حساب ‌های دریافتی می ‌چرخند ، همچنین نکاتی را در مورد چگونگی تقویت مدیریت جریان نقدی ارائه می دهیم .

7 اشتباه مرگبار جریان نقدی ناشی از مدیریت ضعیف حساب های دریافتی :

یکی از بزرگ ‌ترین عواملی که در جریان نقدینگی ضعیف نقش دارد ، حساب ‌های دریافتی وصول‌ نشده یا سررسید گذشته است.  در اینجا به برخی از اشتباهات مهلکی می پردازیم که تیم های صورتحساب و جمع آوری صورتحساب ها هنگام مدیریت حساب های دریافتی ، صورتحساب های معوق و محدودیت های اعتباری برای مشتریان مرتکب می شوند که منجر به جریان های نقدی غیرقابل پیش بینی و ضعیف و غیر قابل وصول می شود :

1 – نداشتن سیستم مناسب برای جمع آوری و تحویل فاکتورها :

آیا فاکتورها را با دست تهیه می کنید؟ آیا فاکتورهای شما دارای یک الگوی استاندارد هستند یا از هر فرمت تصادفی بر اساس شخصی که آن را تهیه می کند پیروی می کنند؟ هنگام ایجاد فاکتورها ، چگونه مبالغ دریافتی از مشتریان را تعیین می کنید؟

اگر هنوز فرآیندهای صورتحساب و جمع آوری خود را استاندارد نکرده اید ، به دلیل فرآیندهای تصادفی در حساب های دریافتی شاهد افزایش بدهی های سازمان خواهید بود . صورتحساب و دریافت هزینه از مشتریان در قلب فرآیند حساب های دریافتی است و به روشی صحیح پیش بردن آنها بسیار مهم است .

برای استاندارد کردن فرآیندهای خود ، بر روی راه حل های اتوماسیون ( خودکار سازی ) حساب های دریافتی سرمایه گذاری کنید . تیم دریافتی صورتحساب های خود را در جریان کارهای مختلف در خصوص مدیریت حساب های دریافتی آموزش دهید . اطمینان حاصل کنید که نقطه تماس درستی در شرکت های مشتری دارید ، چرخه های نقدی مشتریان خود را بشناسید تا به دلیل فاکتورهای اشتباه با کسری های غیر ضروری مواجه نشوید .

2 – افزایش اعتبار بی رویه :

در خصوص دریافت حساب های جدید و بستن زودهنگام صورتحساب فروش های قبل خود ، مرتکب اشتباه نادیده گرفتن وضعیت اعتباری مشتریان نشوید . ریسک‌ های غیر ضروری با مشتریانی که سابقه اعتباری ضعیفی دارند یا محدودیت ‌های پرداختی بیش از حد طولانی دارند ، می ‌تواند بعداً منجر به مشکلات جریان نقدی شود.

برای هر یک از مشتریان خود سیاست های اعتباری سفارشی داشته باشید تا از روابط بهتر با مشتری و کاهش ریسک اعتباری اطمینان حاصل کنید . هر زمان که مشتری جدیدی را وارد می کنید ، برای تاریخچه پرداخت آنها با مراجع تماس بگیرید و یک بررسی اعتبار کامل انجام دهید . به این ترتیب ، می ‌توانید ریسک ‌ها را کاملاً درک کنید و می‌ توانید تصمیمات اعتباری آگاهانه ‌تری بگیرید.

مدیریت ریسک اعتباری و پذیرش مشتری را با راه حل های مدیریت نوین مانند استفاده از برنامه های حسابداری هوشمند مانند برنامه حسابداری افرا سیستم میهن صورت خودکار انجام دهید . راه‌حل ‌های نظارت بر ریسک اعتباری ما گزارش‌ های به ‌روز ریسک اعتباری ، مدل ‌های امتیاز دهی و هشدار دی لحظه ای درباره سلامت مالی مشتریان را در اختیار شما قرار می‌ دهند .

3 – در نظر گرفتن حساب های دریافتی به عنوان یکی دیگر از عملکردهای حسابداری :

مدیریت مطالبات اغلب به عنوان یک عملکرد حسابداری دیگر در نظر گرفته می شود که به تعادل دفاتر کمک می کند . برای اینکه بتوانید عملیات واقعیت افزوده خود را افزایش دهید و جریان های نقدی را بهینه کنید ، باید به مدیریت حساب های دریافتی سازمان به عنوان یک حوزه استراتژیک کسب و کار خود نگاه کنید .

مدیریت حساب های دریافتی یک عملکرد وابسته به مشتری های سازمان است که شامل تعامل بین عوامل مجموعه شما ، مدیران حساب های دریافتی سازمان و مخاطبین مشتری است . از این رو شناسایی استراتژی هایی برای افزایش حفظ مشتری با ارائه یک تجربه پرداخت یکپارچه به آنها بسیار مهم است . یک گزینه جذاب برای مشتری های سازمان می تواند ارائه پورتال های مشتریان سازمان و روش های پرداخت متعدد باشد . همچنین ، زمان و منابع را برای برنامه ریزی مجموعه ها و استراتژی اعتباری خود سرمایه گذاری کنید . از ابزارهای تجزیه و تحلیل پیش ‌بینی ‌کننده برای ساخت مدل ‌هایی استفاده کنید که می ‌توانند به دقت به شما بگویند چه زمانی باید انتظار پرداخت ‌های مشتریان را داشته باشید.

4- تطبیق حواله دستی و ردیابی داده ها :

اشتباهات در ورود داده ها می تواند ضرر های بسیار سنگینی برای شما هزینه داشته باشد (مثلاً 1000000 میلیون تومان به جای 10000000 میلیون تومان ! ) ورود دستی داده ها و تطبیق داده ها طاقت فرسا و مستعد خطا هستند . اگر تیم حساب های دریافتی خود را با ابزارهای فنی مناسب برای خودکار سازی تطبیق وجوه نقد و تطبیق صورت حساب ها تجهیز نکنید ، یک بار دیگر مرتکب اشتباه بزرگی شده اید .

از ابزارهای هوشمند مبتنی بر هوش مصنوعی برای جمع‌ آوری و تطبیق اطلاعات پرداخت دریافتی از ایمیل‌ ها ، سوابق بانکی ، درگاه‌ های مشتریان با صورت ‌حساب ‌های صحیح استفاده کنید . اگر می خواهید بررسی کنید که ابزار تطبیق حواله مبتنی بر هوش مصنوعی چگونه کار می کند ، می توانید نسخه تست و آزمایشی برنامه حسابداری افرا سیستم میهن را به صورت ” رایگان و بدون محدودیت زمانی و امکاناتی ” از طریق کلیک بر روی ( اینجا ) دریافت نمایید و با رابط کاربری بهینه برنامه و امکانات برنامه حسابداری افرا سیستم میهن به صورت کامل آشنا شوید .

5 – اجازه دادن به حساب های دریافتی برای پرداخت مدت طولانی :

هرچه زمان بیشتری برای جمع آوری حساب های دریافتی شما طول بکشد ، خطر بزرگتری برای جریان نقدی شما خواهد داشت . قدیمی شدن حساب های دریافتی به مدت زمانی که یک فاکتور معوق بوده است ، اشاره دارد که اغلب به زمان های 30 روزه طبقه بندی می شود . اگر تماس با مشتریان خود را برای پرداخت به تعویق بیندازید ، زمان پرداخت فاکتور بیشتر می شود و شانس دریافت پول در نهایت کمتر می شود .

از حساب های دریافتی گزارش های هفتگی ایجاد کنید تا از همه چیز مطلع باشید و وضعیت مشتری ( از لحاظ خوش پرداخت بودن یا سخت پرداختن کردن بدهی ) را شناسایی کنید . یادآوری های فعالانه ای را برای مشتریان در مورد تاریخ های پرداخت و حقوق آنها ارسال کنید . تعیین موعد مقرر پرداخت در فاکتورها می تواند به مشتریان کمک کند تا زودتر پرداخت کنند .

به محض اینکه سررسید دریافتی از 30 روز گذشته است ، باید اقدامات جدی تری انجام دهید که  می تواند شامل یک تماس تلفنی یا یک نامه رسمی باشد . همه این مراحل می تواند به بدهکاران کمک کند تا تعهداتشان در قبال پرداختی به شرکت شما را یادآوری کنند و از چالش های جریان نقدی جلوگیری کنند .

در این خصوص می توانید مقاله ( مدیریت اختلاف حساب ) را از طریق کلیک بر روی ( اینجا ) مشاهده بفرمایید .

6 – عدم پیگیری موقعیت نقدی شما :

بسیاری از کار آفرینان و مدیران کسب و کار در نظارت بر جریان نقدینگی خود به صورت روزمره شکست می خورند . اگر از جمله مدیرانی هستید که فقط در پایان هر ماه به صورت حساب بانکی و بدهی مالیاتی شرکت خود نگاه می کنید ، احتمالاً الگوهایی را که ممکن است نشان دهنده چالش جریان نقدی باشد ، از دست خواهید داد.

از یک داشبورد برای پیگیری تمام حساب های دریافتی ، حساب های پرداختی ، و بدهی های مالیاتی خود استفاده کنید . پیش ‌بینی و پیگیری وصول حساب‌ های دریافتی در مقایسه با حساب‌ های پرداختی سخت تر است ، زیرا ذینفعان خارجی درگیر در اولی هستند.

از ابزارهای اتوماسیون ( خودکار سازی برای ردیابی و پیش بینی تعداد مشتریان و کالاهای فروخته شده در هر ماه و فاکتورهای سررسید استفاده کنید . وضعیت پرداخت فاکتور را کنترل کنید و حواله را به صورت خودکار ضبط کنید تا اطلاعات به روز موجودی نقدی خود را دریافت کنید .

7 – دور نمای بلند مدت جریان های نقدی :

تمرین برنامه ریزی دقیق یک تیم مالی را کامل می کند ! تیم مالی شما از جمله بخش حساب های دریافتی باید بتواند آینده را به خوبی ببیند و کمبود پول نقد ، فرصت های سرمایه گذاری خوب و شانس بدهی های بد را پیش بینی کند . برنامه ریزی کارآمد جریان نقدی به شما کمک می کند تا از چالش های مالی عبور کنید و از رقبای خود برتر بمانید . از مدل‌ های داده ‌ای استفاده کنید که می‌ تواند به شما کمک کند جریان‌ های نقدی خود را از ماه ‌ها قبل پیش‌ بینی کنید . سپس می ‌توانید صورت‌ حساب ، جمع ‌آوری‌ ها و استراتژی ریسک اعتباری خود را بر این اساس تجدید نظر یا اصلاح کنید.

از فناوری حسابداری در کسب و کار خود استفاده کنید :

چگونه می توانید کسب و کار خود را از این اشتباهات جریان نقدی نجات دهید؟

در دنیای دیجیتال امروز ، رهایی شما از چالش های بدین شکل در پذیرش فناوری حسابداری نهفته است . برای رفع چالش های جریان نقدینگی خود منتظر نمانید تا سرمایه سازمان در معرض خطر قرار بگیرد . نرم افزار اتوماسیون ( خودکارسازی ) حساب های دریافتی به شما امکان می دهد مراحل دستی را حذف کرده و عملیات آن را ساده کنید و  تضمین می دهد که هیچ فاکتوری از دست نخواهد رفت . ویژگی‌ های مدیریت داده‌ های لحظه ای موجود در نرم‌افزار اتوماسیون حساب های دریافتی به شما کمک می‌ کند تا آخرین جزئیات سلامت مالی مشتریان را دریافت کنید و نتایج ریسک اعتباری را با دقت بیشتری پیش‌ بینی کنید .

در اینجا برخی از مزایای خودکار سازی فرآیندهای دریافتنی شما آورده شده است :

پرداخت به موقع به تمام حساب هایی که سررسید آنها پرداخت می شود .

فهرست ‌های مجموعه اولویت ‌دار  می شوند به جهت اطمینان از اینکه تیم شما بر روی مشتریان مناسب برای مجموعه‌ ها تمرکز می‌ کند .

کاهش فشار عملیاتی بر کل تیم مالی به دلیل تطبیق بهتر با عملیات بانک و مدیریت بهینه وجوه نقد سازمان

بهبود روابط با مشتری به دلیل تجربه وصولی مطالبات بهتر ( بدون تماس مکرر با مشتریان با پرداختی منظم )

کاهش فشار بر برنامه ریزی مالی

افزایش هماهنگی بین تیم های فروش و مالی زیرا هر کدام اولویت های تیم های دیگر را بهتر درک می کنند .

در شرکت افرا سیستم میهن کارشناسان مالی و برنامه نویسی سازمان ، با بررسی اکثر برنامه های داخلی و خارجی مدیریت مالی و حسابداری ، بهترین برنامه حسابداری را برای مدیران کسب و کار طراحی و توسعه داده اند . رابط کاربری برنامه حسابداری افرا به نحوی طراحی و توسعه داده شده است تا عزیزانی که تجربه و  تخصصی در برنامه های مالی و حسابداری نداشته اند بتوانند به راحتی از طریق فیلم های آموزشی قرار گرفته شده بر روی سایت آپارات ( ورود به کانال آپارات افرا سیستم میهن ) و سایت مجموعه افرا سیستم میهن ، مدیریت مالی کسب و کار خود را انجام دهند .
در صورتی که هرگونه چالشی از انتخاب برنامه حسابداری متناسب با کسب و کار خود یا نحوه کار با برنامه داشته باشید . کارشناسان افرا به صورت رایگان گام به گام در کنار شما خواهند بود ؛ برای تماس و مشاوره رایگان با کارشناسان افرا سیستم میهن می توانید ( اینجا ) را کلیک کنید .​