روند حسابداری پایان ماه چگونه است؟

فرآیند بسته شدن حساب های پایان ماه یک فرآیند بسیار مهم مالی برای سازمان است که در پایان هر ماه انجام می شود تا از گزارشگری مالی دقیق و به موقع اطمینان حاصل شود . این امر شامل چندین مرحله است ، از جمله تطبیق حساب ها ، بررسی تراکنش ها ، تعدیل ورودی ها ، تهیه صورت های مالی و تجزیه و تحلیل عملکرد مالی می گردد که به عنوان یک الزام گزارش مالی اجباری ، برای شرکت های خاص عمل می کند و از انطباق با مقررات و استانداردهای مالی اطمینان حاصل می کند . علاوه بر این ، نقشی حیاتی در کمک به کسب و کارها برای حفظ سوابق دقیق و قابل اعتماد در طول سال ایفا می کند که به جهت تصمیم گیری های مالی آگاهانه و تسهیل عملیات مالی سازمان ضروری می باشد که به تشکیل پرونده مالیاتی ، جلوگیری از اشتباهات حسابداری و نشان دادن تصویر کلی از برنامه ریزی های سازمان به جریان نقدی کمک می کند .

فرایند بسته شدن پایان ماه شامل بررسی ترازنامه شرکت ، معاملات بین شرکتی ، ورودی های ژورنال پایان ماه ، صورت‌ حساب ها ، سایر اسناد ( مانند اسناد بانکی ) ، درآمدها و هزینه‌ های سازمان و تطبیق آنها را شامل می شود .
ثبت معاملات ماهانه تکرار شونده باید در زمان پایان ماه انجام شود که در مورد معاملاتی مانند هزینه های تعهدی، استهلاک، استهلاک و بهره وام اعمال می شود که در طی آن تیم حسابداری حساب‌ های نقدی و ترازنامه ‌ها را تطبیق خواهد داد.

هدف از فرآیند بسته شدن پایان ماه چیست؟

بسته شدن پایان ماه یک روش حسابداری است که تمام فعالیت های مالی یک کسب و کار را برای ماه قبل نهایی کرده و ثبت می کند . این بازه زمانی نشان دهنده یک دوره کاملاً تعریف شده برای اهداف حسابداری است که شامل بررسی ، مستند سازی و تطبیق کلیه تراکنش های مالی برای آن دوره است.

کسب ‌و کارهایی که برای تهیه گزارش‌ های مالی تنها خود تا پایان سال مالی منتظر می ‌مانند، احتمالاً آن را کاری خسته ‌کننده و دلهره ‌آور خواهند دید به همین جهت برای سهولت این فرآیند، اکثر کسب و کارها صورت های مالی را در گزارش های ماهانه تهیه می کنند تا دیدی مداوم از  فرآیند های مالی خود داشته باشند و روند پایان سال را روان تر کنند .

توجه به این نکته ضروری است که بسته شدن پایان ماه یک فرآیند رسمی برای نهایی کردن اعداد ترازنامه است. بنابراین ، در آینده بعید است که تغییراتی در داده ها مورد نیاز باشد.

مراحل بسته شدن حسابداری چیست؟

پنج مرحله برای فرآیند بسته شدن حسابداری پایان ماه وجود دارد . این مراحل یک نمای کلی از نحوه بررسی و تطبیق اطلاعات و داده های مالی ثبت شده در پایان هر ماه را ارائه می‌ دهد :

1 –  تمام اطلاعات مالی را جمع آوری کنید :

اولین مرحله در فرآیند بسته شدن پایان ماه ، جمع آوری تمام اطلاعات مالی مربوطه است که شامل اقلام صورت درآمد (به عنوان مثال، حساب های دریافتنی)، سوابق هزینه ها (به عنوان مثال، حساب های پرداختنی)، و سایر معاملات روزانه است.

2 – بررسی و تطبیق داده ها :

پس از جمع‌آوری تمام داده‌ها ؛ باید رسید ها ، صورت ‌حساب ‌های بانکی و سایر منابع اطلاعاتی که کسب ‌و کار ممکن است داشته باشد ، بررسی شود.

همه حساب ‌های موجود در ترازنامه ، مانند وجه نقد، پس ‌انداز و چک باید با یکدیگر تطبیق داده شوند تا دیدگاه روشنی از وضعیت سلامت مالی کسب و کار مشخص شود .

3 – دارایی های ثابت را ارزیابی کنید :

تمام دارایی های ثابتی که ممکن است یک کسب و کار داشته باشد، مانند تجهیزات ، فناوری ، انبار ، مسکن ، وسایل نقلیه و غیره ، باید ارزیابی شوند. همچنین در نظر گرفتن این نکته ضروری است که این دارایی ها مستهلک می شوند و مقدار استهلاک باید تحت عنوان هزینه ها طبقه بندی شود.

4 – صورت های مالی تهیه کنید :

اکنون که تمام اطلاعات را در اختیار دارید و آنها را تأیید کرده اید ، وقت آن است که صورت های مالی خود را تهیه کنید که شامل ترازنامه ، صورت سود و زیان و صورت جریان وجوه نقد است . اطمینان حاصل کنید که ورودی ها به درستی ثبت شده و هیچ مغایرتی بین صورت های مالی وجود ندارد.

5 – بررسی نهایی را انجام دهید :

فرآیند بسته شدن پایان ماه برای هر کسب و کاری حیاتی است. بنابراین ، یک بررسی نهایی همیشه قبل از تکمیل فرآیند بسته شدن انجام می شود. این بررسی توسط مدیریت ارشد یا شخصی که در فرآیند بسته شدن شرکت نداشته است انجام می شود تا یک بار دیگر دید تازه ای از همه داده ها داشته باشد. این امر تضمین می کند که هیچ اشتباهی در صورت های مالی ماهانه وجود نداشته باشد .

چرا بسته شدن پایان ماه زمان می برد؟

دپارتمان حسابداری اغلب زمان زیادی را برای تکمیل فرآیند بسته شدن پایان ماه صرف می‌ کنند . اما مدیران کسب ‌و کار می‌ خواهند فرآیند را ساده ‌تر و سریع ‌تر کنند زیرا اعداد پایان ماه به عنوان نقطه شروعی برای برنامه ‌های ماه ‌های آینده عمل می‌ کنند . تا پایه و اساسی برای برنامه ریزی در خصوص اهداف آتی سازمان را بر همین مبنا انجام بدهند .
با این حال نباید عجله کرد ، یک رویکرد صحیح در این خصوص بهتر این است که به طور پیوسته فرآیند پایان ماه خود را به گونه ای بهینه کنید که ضمن کاهش زمان بسته شدن ، از خطاها جلوگیری شود .

برای سرعت بخشیدن به فرآیند بسته شدن پایان ماه ، می توانید با اجرای یک چک لیست استاندارد ، خودکار سازی وظایف تکراری ، بهبود ارتباطات و همکاری بین تیم ها و شناسایی و رفع چالش ها در این فرآیند اقدام کنید.

بهترین شیوه ها برای بهبود فرآیند پایان ماه حسابداری چیست؟

فرآیند بسته شدن پایان ماه یک فعالیت معمول برای هر کسب و کار است . قبل از اینکه در مورد بهترین شیوه های آن صحبت کنیم ، شناسایی و کاهش چالش های موجود در تکمیل فرآیند بسته شدن پایان ماه به طور دقیق و سریع در این فرآیند ضروری است . در ادامه برخی از موانع رایجی که کسب‌ و کارها در تعطیلات پایان ماه با آن مواجه هستند و راه‌ حل‌ های آنها نگاهی می اندازیم :

تنگناهای بسته مالی

1. عدم وجود فضای متمرکز برای ثبتداده های مالی :

اگر اسناد مالی مورد نیاز برای فرآیند بسته شدن ماه در مکان ‌های مختلف ذخیره شوند ، دسترسی سریع به آنها دشوار خواهد بود . بنابراین ، یک فضای متمرکز برای اطمینان از جمع آوری داده ها و اطلاعات مالی سازمان توصیه می شود .

2 – خطا در صفحات گسترده ( اکسل ) و سایر سوابق دستی ( خطای دستی ) :

اگر همه به اسناد تطبیق دسترسی داشته باشند ، هنگامی که تغییرات به صورت سازماندهی نشده انجام می شود ، حفظ کار بدون خطا دشوار خواهد بود. داشتن سیستمی که در آن فقط کارمندان مجاز اجازه دسترسی به اسناد را داشته باشند ضروری است.

3 – دانش ناکافی در مورد فرآیند حسابداری پایان ماه :

روند بسته شدن پایان ماه پیچیده است و ممکن است برای هر کسب و کاری متفاوت باشد. بنابراین ، اگر به کارمندان آموزش کافی و صحیح در این خصوص داده نشود ، ممکن است انجام کارآمد فرآیند را چالش برانگیز و طاقت فرسا بدانند.

4 – ردیابی وضعیت

اگر چندین تیم در فرآیند بسته شدن ماهانه شرکت داشته باشند، پیگیری وضعیت وظایف یک نقطه دردسر قابل توجه خواهد بود . برنامه حسابداری افرا سیستم میهن به وظایف مختلف مالی در هر لحظه دسترسی پیدا می کند و تضمین می کند که فعالیت هایی که شامل چند سهامدار هستند بدون تاخیر و خطا اجرا می شوند .
نکته : برای مشاهده امکانات کامل برنامه حسابداری افرا می توانید نسخه تستی ” رایگان و بدون محدودیت ” را از طریق کلیک بر روی ( اینجا ) دریافت نمایید تا قبل از اقدام به خرید از کلیه امکانات و رابط کاربری بهینه برنامه حسابداری افرا اطمینان حاصل فرمایید .

فرآیند بسته شدن پایان ماه برای مشاغل مهم است و به روش های زیر نتیجه می دهد:

بهترین روش ها برای بهبود روند بسته شدن پایان ماه چیست؟

فرآیند بسته شدن پایان ماه شما باید شامل ضبط پول نقد ورودی ، بررسی سوابق واقعیت افزوده و تطبیق همه حساب‌ها ، از جمله پول نقد باشد . تمام معاملات تجاری خود را پیگیری کنید، سوابق دقیق را تضمین کنید و خطرات کلاهبرداری را کاهش دهید تا از امنیت و رفاه مالی سازمان خود اطمینان حاصل نمایید .

برخی از بهترین روش‌هایی که باید در طول فرآیند بسته شدن پایان ماه دنبال کنید :

1 – کیفیت را به سرعت انتخاب کنید :

بسته شدن پایان ماه یکی از حیاتی ترین فرآیندهای حسابداری برای هر کسب و کار است . بنابراین ، انجام آن با عجله و اشتباه کردن کمکی نخواهد کرد ، به خصوص اگر قصد دارید برای فرآیند حسابداری پایان سال خود به این اظهارات مراجعه کنید . گزارش های مالی ماهانه دقیق به شما کمک می کند شفافیت را بهبود بخشید و فرآیند مالی سازمان خود را به درستی ردیابی کنید.

2 – زمینه های بهبود را پیدا کنید :

از آنجایی که تعطیلی آخر ماه یک فعالیت معمولی است ، هر بار که با موانع یا مشکلی مواجه شدید، آن را یادداشت کنید و سعی کنید به طور موثر به آن رسیدگی کنید. برای مثال، اگر جمع‌ آوری داده‌ ها بیش از زمان برنامه‌ریزی شده طول کشید ، سعی کنید همه چیز را در طول ماه مرتب نگه دارید تا در پایان ماه دچار مشکلات مشابه نشوید . همچنین می تواند بسیاری از فعالیت های مالی خود را بدون نیاز به نیروی انسانی متخصص مالی از طریق اتوماسیون با بهترین برنامه حسابداری ؛ یعنی برنامه حسابداری افرا سیستم انجام دهید تا علاوه بر کاهش هزینه های نیروی انسانی و کاهش اتلاف زمان کاری درصد خطا ها را به حداقل ترین حالت ممکن تبدیل کنید . ( جهت هرگونه پرسش از اقدام به خرید برنامه حسابداری متناسب با کسب و کار یا نحوه کار با آن می توانید از طریق کلیک بر روی ( اینجا ) با تیم متخصص پشتیبانی افرا سیستم میهن به صورت رایگان در تماس باشید .

3 – زمان بندی را رعایت کنید :

حتی اگر نباید کیفیت را فدای سرعت کنید ، باید از قبل برای رسیدن به مهلت های گزارش مالی پایان ماه خود برنامه ریزی کنید . اگر از شما خواسته می ‌شود که فرآیند بسته شدن را ظرف یک هفته تکمیل کنید و می ‌دانید که جدول زمانی غیرواقعی است و نمی توان در ظرف یک هفته این فرآیند را به انجام رسانید ، از قبل آن را اعلام کنید.

پایبندی به یک برنامه زمانی برای انتشار صورت های مالی هر ماه می تواند به شما کمک کند زمان و فعالیت های تیم مالی سازمان خود را بهتر سازماندهی کنید .

4 – فرآیندهای مورد نیاز را خودکار کنید :

اتوماسیون ( خودکار سازی ) کلید کاهش زمان و تلاش مورد نیاز برای فرآیند بسته شدن پایان ماه است. از جمع‌ آوری داده‌ ها گرفته تا تطبیق حساب ‌ها ، اتوماسیون می ‌تواند سرعت جریان کار را به شدت افزایش دهد. همچنین به کاهش خطاها کمک می‌کند و اشتراک‌ گذاری صورت‌ های مالی را آسان‌ تر می سازد .

چک لیست فرآیند پایان ماه چیست؟

چک لیست پایان ماهانه فهرستی از وظایفی است که باید قبل از بستن دفاتر مالی ماهانه تکمیل شوند. داشتن یک چک لیست بسیار مهم است زیرا برای ایجاد و بررسی صورت های مالی نیاز به جمع آوری داده ها از مکان های مختلف دارید. در ادامه چند مورد ذکر می شود که بهتر است برای بهینه ساخت چک لیست خود آن ها را لحاظ کنید :

حساب نقدی خود را متعادل کنید :

اطمینان حاصل کنید که موجودی نقدی شما با صورت ‌حساب ‌های بانکی مطابقت دارد و بررسی کنید که آیا مغایرت یا وجوه سپرده نشده وجود دارد یا خیر .

ثبت دقیق هزینه ها را نگه دارید :

هزینه های شرکت را برای دوره به طور دقیق ثبت و بررسی کنید.

پرداخت های سررسید را مدیریت کنید :

وضعیت پرداخت ‌های سررسید و اینکه آیا باید بدهی ای پرداخت شود را بررسی کنید.

پیگیری پرداخت های تامین کننده :

پرداخت هایی که در طول ماه به تامین کنندگان انجام داده اید را در چک لیست لحاظ کنید .

نظارت بر موجودی و ارزش دارایی :

ارزش استهلاک دارایی های ثابت را مستند کنید و موجودی خود را پیگیری کنید.

بررسی بدهی های مالیاتی انباشته :

مالیات انباشته شده برای دوره مربوطه را بررسی کنید.

حقوق کارکنان را محاسبه کنید :

محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان برای بازپرداخت.

مدیریت پرداخت وام بانکی :

محاسبه هزینه های سود ماهانه قابل پرداخت به بانک و استهلاک وام ها را با دقت انجام دهید تا در صورت پرداخت هزینه ها

​