در دنیای تجارت امروز و نرم افزار حسابداری مدرن ، فاکتور یک سند مهم برای خریداران و فروشندگان می باشد . برای فروشندگان ، یک فاکتور با اطلاع دادن به مشتریان از پرداخت سررسید ، به تسریع فرآیند جمع آوری پرداخت کمک می کند . از سوی دیگر ، برای خریداران ، فاکتورها سوابق سازماندهی شده از هزینه ها با جزئیات جزئی را ارائه می دهند که به نگهداری سوابق کمک می کند .

در این مقاله ، همه چیزهایی را که باید در مورد فاکتورها بدانید ؛ از درک چیستی فاکتور گرفته تا اینکه چرا برای کسب و کار شما حیاتی می باشد ، همراه با نکات ارزشمندی که به شما در بهترین استفاده از فاکتورها و اطمینان از پرداخت سریع آن ها کمک می کند ، می پردازیم در ادامه مقاله با افرا سیستم میهن همراه باشید :

فاکتور چیست؟

فاکتور به عنوان یک رکورد جامع ( سند ثبت شده ) است که جزئیات کالاها یا خدمات ارائه شده توسط یک طرف به طرف دیگر را نشان می دهد و همراه با بیانیه ای واضح از مبلغ بدهی برای این معاملات می باشد .

فاکتورها به عنوان یک ابزار ارزشمند برای ثبت تمام معاملات فروش بین یک سازمان تجاری  و مشتریان آن عمل می کنند و به شرکت ها کمک می کنند تا پرداختی های خود را به موقع دریافت کنند و جریان نقدی ثابت و قابل اعتمادی را داشته باشند .

انواع فاکتور :

فاکتور درخواست پرداخت : پس از تحویل کالا یا خدمات به مشتریان ، این فاکتور را برای آنها ارسال می کنید تا مبلغ آن را پرداخت نمایند  .

پیش فاکتور : این یک نقل قول یا فاکتور دقیق است که به خریدار نشان می دهد که فاکتور نهایی چگونه خواهد بود و تفکیک فعالیت ها و پرداخت ها را ارائه می دهد .

فاکتور موقت : فاکتور موقت اغلب زمانی استفاده می شود که معامله شامل مدت زمان طولانی تری باشد . فاکتور موقت مشتری را به ‌روز نگه می‌ دارد و تقاضای پرداخت ‌های موقت را به ازای تکمیل خدمات یا کالاهایی که تا حدی تحویل داده شده است ، ارائه می دهد .

فاکتور کامل و نهایی : فاکتور کامل و نهایی نه تنها درخواست پرداخت است ، بلکه به عنوان گزارش تکمیل تحویل کالا یا خدمات نیز عمل می کند .

صورتحساب یادآوری سررسید گذشته : این نوع فاکتور زمانی تولید و استفاده می شود که مشتری عوارض را به موقع پرداخت نکرده باشد . در واقع یک یادآوری برای پرداخت مبلغ است و همچنین می تواند شامل یک عنصر جریمه باشد.

فاکتور مکرر : زمانی که شما قراردادی برای تحویل منظم کالا یا خدمات با مشتری دارید ، فاکتور مکرر برقرار می شود . می توانید برنامه ای تنظیم کنید که هم برای مشتری و هم برای سازمان شما کار کند تا یک فاکتور تکراری در تاریخ های معین و مشخصی ارسال شود.

یادداشت اعتباری : اغلب ، تأیید پرداخت به شکل یک یادداشت اعتباری است که نشان می دهد پرداخت به حساب مشتری شما واریز می شود . همچنین می ‌توان از یک یادداشت اعتباری برای فراخوانی پرداخت‌ های کوتاه ، در صورت وجود یا تأیید اضافه پرداخت استفاده کرد .

قبل از اینکه به نحوه ایجاد فاکتور بپردازیم ، درک هدف و اهمیت آن برای کسب و کار شما بسیار مهم است .

هدف فاکتور : چرا فاکتور برای کسب و کار شما مهم است ؟

هدف از فاکتور تسهیل تراکنش های روان و شفاف از طریق ارائه یک بیانیه مفصل به مشتریان است که محصولات و خدمات ارائه شده ، هزینه های مربوطه ، مبلغ معوقه ، تاریخ سررسید پرداخت و روش های پرداخت را مشخص می کند . علاوه بر این ، آنها به مشاغل در انجام وظایف زیر کمک می کنند :

ردیابی فروش : با حفظ فاکتورهای جامع ، کسب و کارها می توانند به طور موثر فروش خود را ردیابی کنند و به آنها کمک کند عملکرد کلی خود را ارزیابی کنند .

مدیریت موجودی : برای شرکت هایی که درگیر فروش محصولات هستند ، فاکتورها نقش مهمی در نظارت و مدیریت سطوح موجودی دارند .

پیش بینی فروش آینده : از طریق تجزیه و تحلیل داده های قبلی ثبت شده در فاکتورها ، کسب و کارها می توانند پیش بینی های آگاهانه ای در مورد فروش آتی سازمان خود داشته باشند .

ثبت درآمد کسب و کار : فاکتورها به عنوان منبع اصلی برای ثبت درآمد کسب و کار ، تسهیل تشکیل پرونده های مالیاتی دقیق و سازمان یافته عمل می کنند .

در اصل ، فاکتورها ابزارهای ضروری هستند که فرآیندهای مالی را ساده می کنند ، شفافیت مالی را تقویت می کنند و به رشد و موفقیت کسب و کار کمک می کنند .

نحوه ایجاد فاکتور در 11 مرحله آسان :

مرحله 1 : در هدر ( بالای صفحه ) ، نام کسب و کار، جزئیات تماس و یک شماره فاکتور منحصر به فرد را وارد کنید .

مرحله 2 : اطلاعات مشتریان خود مانند نام ، آدرس و جزئیات تماس مشتری را اضافه کنید .

مرحله 3 : هنگام صدور فاکتور ، تاریخ فاکتور را ذکر نمایید .

مرحله 4 : تاریخ سررسید پرداخت را به وضوح بیان نمایید .

مرحله 5 : یک تفکیک دقیق از کالاها یا خدمات ارائه شده ، از جمله مقادیر و قیمت ها را در یک لیست جزئی ارائه دهید .

مرحله 6 : مجموع فرعی مبالغ را با جمع کردن مبلغ قبل از مالیات یا تخفیف محاسبه کنید .

مرحله 7 : مالیات های قابل اعمال یا هر گونه تخفیف را در بخش مالیات و تخفیف لحاظ کنید .

مرحله 8 : مبلغ نهایی قابل پرداخت را به عنوان کل مبلغ جمع نمایید .

مرحله 9 : روش ها و شرایط پرداخت دلخواه خود را در قسمت شرایط پرداخت مشخص نمایید .

مرحله 10 : هر یادداشت یا دستورالعمل مربوطه را در بخش اطلاعات اضافی اضافه نمایید .

مرحله 11 : شرایط و ضوابط کسب و کار خود را در انتهای فاکتور وارد کنید .

پس از انجام این مراحل ، ایجاد فاکتور آسان خواهد بود . اما تهیه فاکتورهای به موقع و دقیق با تمام جزئیات لازم به صورت ماه به ماه کار ساده ای نمی باشد .

اگر می ‌پرسید راه ‌حل چیست ، یکی از راه ‌های مدیریت مؤثر فاکتورها در فرآیندهای حساب ‌های دریافتی خودکار کردن آنها از طریق نرم افزار حسابداری می باشد .

توصیه می شود در این خصوص مقاله ” مدیریت حساب های دریافتی ” را از طریق کلیک بر روی ( اینجا ) مطالعه بفرمایید .

استفاده از اتوماسیون نرم افزار حسابداری برای ساده کردن فرآیند صدور صورتحساب :

با استفاده از ابزارهای اتوماسیون فاکتور در نرم افزار حسابداری ، می توانید فرآیند صورتحساب خود را ساده کنید و به تیم مالی خود اجازه دهید بر روی اهداف مهم تجاری مانند تصمیم گیری های استراتژیک در خصوص رسیدن به اهداف پیش روی سازمان تمرکز نماید . با وجود اتوماسیون ، مدیریت فاکتورها بدون دردسر می شود ، خطاها را کاهش می دهد و رضایت مشتری را افزایش می دهد ، در حالی که تیم مالی شما از افزایش بهره وری عملیاتی سود می برد.

علاوه بر این ، استفاده از اتوماسیون نرم افزار حسابداری سرتاسری برای حساب ‌های دریافتی فرآیندهای صورت‌ حساب را بهینه تر می سازد و تیم مالی شما را آزاد می ‌کند تا به جای کارهای دستی روزمره ، روی فعالیت‌ های اصلی و تصمیم ‌گیری استراتژیک متمرکز گردند .

 مزایای خودکارسازی صورتحساب :

سرعت و دقت : نرم افزار حسابداری مدرن صورتحساب و فاکتور می تواند تمام داده های مربوط به مشتری را یکپارچه سازد و فاکتورها را به سرعت و با دقت و بدون نیاز به نیروی انسانی و کار دستی زیاد ایجاد نماید . با نرم افزار حسابداری مدرن صورتحساب ، می توانید جزئیات تامین کننده یا فروشنده را اضافه کنید و اطلاعات مشتری را واضح و مختصر در فاکتور درج نمایید و در زمان کاری سازمان و نیروهای مالی ساعت ها زمان صرفه جویی نمایید .

یادآوری خودکار : صدور صورتحساب به موقع و یادآوری به مشتریان برای پرداخت در موعد مقرر یکی از حیاتی ترین جنبه های هر کسب و کاری می باشد . هنگامی که فرآیندهای صورت‌حساب را از طریق نرم افزار حسابداری خودکار می‌ کنید ، اطمینان حاصل می ‌کنید که یادآوری‌ های پرداخت همراه با فاکتورها به موقع ارسال می ‌شوند .

تداوم عملیات : اغلب ، شرکت ها در صورت رشد سازمان در بخش صورتحساب با مشکل مجموعه مواجه می شوند . با این حال ، می توانید این مشکل را با خودکارسازی صورتحساب از طریق نرم افزار حسابداری کاهش دهید . نرم افزار حسابداری هوشمند با قابلیت صدور فاکتور تضمین می کند که فاکتورها به موقع تولید شده و برای مشتریان مناسب ارسال می شوند .

فعال کردن گزینه های پرداخت : یکی دیگر از ویژگی های مفید اتوماسیون در نرم افزار حسابداری و صدور فاکتور ، فعال کردن لینک های پرداخت در خود فاکتور است . وقتی گزینه‌ های پرداخت آسان را در فاکتور فعال می ‌کنید ، به مشتریان امکان می دهید تا پرداختی های خود را به صورت لحظه ای و فوری انجام دهند .

• اشکال سیستم های صورتحساب و فاکتور سنتی :

اگر هنوز متقاعد نشده اید که خودکار کردن صورتحساب شما بسیار مهم است ، در ادامه پنج اشکال سیستم های صورتحساب سنتی و اینکه چگونه شما را عقب می اندازند را باهم بررسی می کنیم :

1 – وقت گیر و طاقت فرسا :

تهیه پیش نویس و ارسال فاکتورها به صورت دستی فرآیندی زمان بری است و مستلزم مشارکت انسانی زیادی است ، بنابراین کل روند سازمان را کند و دچار تاخیر می کند . صورتحساب دستی دریافت پرداخت ها از مشتریان را به تاخیر می اندازد و بر جریان نقدی کسب و کار تاثیر می گذارد .

زمان تنظیم و ارسال فاکتورها به عوامل زیر بستگی دارد :

کارایی کارکنان

حجم کار کارکنان

سرعت خدمات پستی

2 – بدون ردیابی و دید :

در فرآیند صورتحساب دستی ، پیگیری اینکه آیا فاکتورها به مقصد رسیده اند یا خیر ، مشکل می باشد و احتمال گم شدن فاکتورها و عدم تحویل به آدرس مناسب ، زیاد می باشد .

فاکتورهایی که به صورت دستی ارسال می شوند اغلب در انبارهای فیزیکی برای مراجعات بعدی ذخیره می شوند . این بدبن معناست که در صورت اختلاف یا بستن فاکتور ، کارمندان شما باید صدها سند را به صورت دستی جستجو کنند تا اسناد مناسب را بیابند . علاوه بر این ، فاکتورهای کاغذی مستعد فرسودگی و پارگی هستند و ذخیره آنها را برای مراجع بعدی سخت تر می کند.

3 – زمان طولانی تر برای تسویه حساب :

صورت‌ حساب سنتی و سیستم ‌های صورت‌ حساب که کاغذی هستند و به صورت دستی هدایت می ‌شوند ، زمان جمع‌آوری پرداخت ‌ها و بستن فاکتور (زمان به نقد) را افزایش می‌ دهند . تحلیلگران اغلب با فاکتورهای زیاد فرآیند دریافت هزینه را به تأخیر می اندازد و در نتیجه بر جمع آوری های بعدی و گردش کار برنامه های نقدی تأثیر می گذارد . علاوه بر این ، پیگیری تحویل فاکتور و اطمینان از دریافت آن توسط مشتری نیز دشوار می باشد .

صورتحساب سنتی مستعد خطا است و اغلب زمان زیادی را برای حل و فصل اختلافات صرف می کند ، بنابراین روند حل و فصل را به تاخیر می اندازد .

4 – مستعد خطای بیشتر :

به طور متوسط ، یک کارمند به طور منظم بیش از صد فاکتور را رسیدگی می کند . در چنین مواردی اشتباهات انسانی اجتناب ناپذیر است . صورتحساب دستی اغلب منجر به ایجاد ، تنظیم و ارسال فاکتورهای متناقض می شود که پردازش پرداخت را بیشتر به تأخیر می اندازد .

در شرکت افرا سیستم میهن کارشناسان مالی و برنامه نویسی سازمان ، با بررسی اکثر برنامه های داخلی و خارجی مدیریت مالی و حسابداری ، بهترین نرم افزار حسابداری را برای مدیران کسب و کار طراحی و توسعه داده اند . رابط کاربری نرم افزار حسابداری افرا به نحوی طراحی و توسعه داده شده است تا عزیزانی که تا به امروز تجربه و  تخصصی در برنامه های مالی و حسابداری نداشته اند نیز بتوانند به راحتی از طریق فیلم های آموزشی قرار گرفته شده بر روی سایت آپارات ( ورود به کانال آپارات افرا سیستم میهن ) و سایت مجموعه افرا سیستم میهن ، مدیریت مالی کسب و کار خود را به بهترین روش انجام دهند  .
در صورتی که هرگونه چالشی از انتخاب نرم افزار حسابداری متناسب با کسب و کار خود یا نحوه کار با برنامه داشته باشید . کارشناسان افرا سیستم میهن به صورت رایگان گام به گام در کنار شما خواهند بود ؛ برای تماس و مشاوره رایگان با کارشناسان افرا سیستم میهن می توانید ( اینجا ) را کلیک کنید .
نکته : در انتخاب نرم افزار حسابداری متناسب کسب و کار برنامه هایی را در نظر داشته باشید که قبل از خرید برنامه به شما ورژن تستی آن را ارائه دهند تا از امکانات برنامه و بهینه بودن رابط کاربری را اطمینان حاصل نمایید .
در شرکت افرا سیستم میهن مفتخریم تا قبل از اقدام به خرید شما عزیزان برای تهیه برنامه حسابداری ” نسخه رایگان و بدون محدودیت ” برنامه حسابداری افرا را به صورت تست در اختیار شما قرار دهیم .
برای دریافت این نسخه می توانید ( اینجا ) را کلیک بفرمایید .

​