شرکت‌ ها مدت‌ هاست که از فاکتورها به عنوان راهی برای پیگیری و مدیریت پرداخت ‌های مشتریان و تامین ‌کنندگان خود استفاده می ‌کنند . با ظهور دنیای دیجیتال و ورود آن به حسابداری و برنامه حسابداری چالش های جدیدی هم بوجود آمده است ، به طوریکه امروزه تقریبا همه انتظار فاکتور های دیجیتالی را برای خرید هی خود دارند . برای رویارویی با چالش‌ هایی نظیر این مورد ، کسب‌ و کارها به مدیریت مالی خود از طریق برنامه حسابداری هوشمند روی می‌آورند تا فرآیند گردش کار در پردازش فاکتور خود را خودکار نمایند .
توصیه می شود جهت اطلاعات بیشتر در این خصوص از مقاله ” اتوماسیون فاکتور ” از طریق کلیک بر روی ( اینجا ) بازدید و مطالعه بفرمایید .

در ادامه نوشته همراه افرا سیستم میهن باشید تا تمامی مواردی در مورد پردازش فاکتور و نکات و ترفند های آن یاد بگیرید . این موارد به شما کمک می کند کنترل مدیریت فاکتور سازمان خود را به طور کامل در دست بگیرید .

تعریف پردازش فاکتور :

پردازش فاکتور فرآیند تجاری مدیریت فاکتورها از دریافت تا پرداخت آن ها می باشد . این موارد معمولاً توسط بخش حساب ‌های پرداختنی انجام می‌ شود و یک عنصر کلیدی در فرآیند خرید به پرداخت به عنوان مرحله نهایی در هر خرید می باشد .

پردازش فاکتور عبارت است از دریافت ، بررسی ، تایید ، پرداخت ، ثبت و ذخیره فاکتورها . پردازش فاکتور زمانی شروع می شود که شما فاکتوری را از یک تامین کننده دریافت می نمایید در این صورت باید برای اطمینان از دقیق و کامل بودن آن بررسی هایی انجام گردد و در صورت نیاز با سفارش های خرید و تحویل مطابقت و مقایسه شود و در صورت صحت موارد سپس برای پرداخت باید تایید گردد که تأیید پرداخت ،امضای فاکتور یا تأیید پرداخت الکترونیکی می باشد . پس از تایید فاکتور ، از طریق سیستم حسابداری پردازش ها انجام می شود و تامین کننده پرداخت الکترونیکی را دریافت می کند . فرآیند با ثبت تراکنش در دفتر کل حسابداری و ذخیره فاکتور برای حسابرسی به پایان می رسد .

در خصوص اطلاعات بیشتر از دفتر کل حسابداری می توانید مقاله ” دفتر کل حسابداری ” را از طریق کلیک بر روی ( اینجا ) بازدید و مطالعه بفرمایید .

6 مرحله پردازش فاکتور :

مرحله 1 _ دریافت فاکتور :

شما به تامین کننده خود سفارشی را داده اید و آنها کالا و فاکتور همراه آن را تحویل دادند . پردازش فاکتور از لحظه دریافت فاکتور شروع می شود ، حتی اگر کالا یا خدماتی که دریافت نموده اید در موقعیت دیگری تحویل داده شود .

ابتدا باید آن را بررسی کنید تا مطمئن شوید که تمام اطلاعات لازم در آن گنجانده شده است که شامل : تاریخ ، مبلغ بدهی ، شماره حساب و دوره صورتحساب می باشد . در صورت مشخص نبودن هر یک از این اطلاعات ، فاکتور باید برای شفاف سازی به فرستنده بازگردانده شود .

اگر همه موارد تأیید گردد ، فاکتور را می توان وارد سیستم حسابداری نمود .

مرحله 2 _ وارد کردن داده ها به سیستم :

حالا قسمت مشکل اینجاست. اگر هنوز فاکتورها را به صورت دستی مدیریت می کنید ، باید تمام داده های مربوطه را به صورت دستی وارد سیستم کنید و باید بسیار مراقب باشید که اشتباهی در وارد کردن داده ها نداشته باشید . این بخش از فرآیند بسیار حساس می باشد ، زیرا می تواند باعث خطاها و اختلالات بیشتر در حساب و کتاب ها گردد . همچنین ورود دستی داده ها علاوه بر مستعد داشتن خطا در وارد کردن آن ، بسیار وقت گیر و طاقت فرسا می باشد .

به همین دلیل است که راه حل های خودکار ( اتوماسیون ) از فناوری اسکن و تشخیص برای ضبط دقیق داده ها استفاده می کنند و فرمت های مختلف فاکتورها مانند PDF یا حتی فرمت های تصویری JPG را اسکن می کنند .

هنگامی که داد ه‌ها وارد سیستم می ‌شوند ، فاکتور اصلی با موارد دیگر بررسی می‌ شود ، مانند سفارش خریدی که قبل از فاکتور به تامین‌ کننده ارسال شده است .

مرحله 3 _ تطبیق سه طرفه :

فرآیند تطبیق سه طرفه یک اقدام کنترل کیفیت برای اطمینان از مطابقت سه سند در یک فرآیند پرداخت فاکتور می باشد که شامل :

سفارش خرید– سفارش یا درخواست کالا/خدمات

رسید تحویل – تأیید تحویل / دریافت

فاکتور – فاکتور تامین کننده در پایان معامله

اگر پردازش فاکتور ها را به صورت دستی انجام می دهید باید این 3 مورد را در برگه های مختلف دریافت نموده ، کنار هم بگذارید و بررسی و تطابق بدهید . مقادیر و قیمت‌ های سفارش خرید باید با مقادیر تحویل شده و قیمت‌ هایی که در فاکتور درج شده است مطابقت داشته باشد . البته در صورتی که از برنامه حسابداری افرا استفاده می نمایید می توانید تمامی این موارد را تنها با چند کلیک ساده انجام بدهید و ساعت ها در هزینه و زمان نیروی کار سازمان خود صره جویی نمایید .

در ادامه اگر داده‌ های فاکتور به درستی با سفارش خرید یا رسید تحویل مطابقت نداشته باشد ، فرآیند متوقف می گردد و تا زمانی که تامین ‌کننده مشکل را اصلاح نکند ، ادامه نمی یابد .

مرحله 4 _ تایید پرداخت :

بعد از اینکه فاکتور را وارد سیستم نمودید و تطبیق 3 طرفه هم انجام گردید ، فاکتور آماده پرداخت می باشد ، بنابراین قدم بعدی شما دریافت تاییدیه پرداخت است . دپارتمان های حساب های پرداختنی معمولا دارای افراد مجاز هستند که به طور رسمی پرداخت ها را تایید می نمایند .

تأیید ممکن است شامل اجازه آزادسازی وجوه شرکت ، نوشتن چک یا شروع انتقال الکترونیکی وجوه یا اجازه دادن به تأمین‌کننده برای شارژ کارت اعتباری شرکت باشد .

مرحله 5 _ پردازش پرداخت :

پس از تمام تاییدیه ها ، فاکتور با شرایط توافق شده با تامین کننده پرداخت می گردد . این امر می تواند شارژ کارت اعتباری یا هر روش دیگری باشد که قبل از تعیین شرایط و شرایط تعیین شده است .

در یک فرآیند دستی ، جزئیات پرداخت را برای شخص مناسبی که مسئول انجام تراکنش می باشد ارسال می شود و بسته به ساختار داخلی شرکت ، پرداخت‌ها معمولاً بر عهده بخش‌های حساب های پرداختنی یا در برخی موارد بخش خریدی است که سفارش خرید را صادر نموده است .

در راه حل های خودکار و اتوماسیون ، گردش کار از پیش تعریف شده است و فرآیند پرداخت زمانی اتفاق می افتد که سیستم تمام تاییدیه ها را دریافت نماید .

مرحله 6 _ ذخیره فاکتور :

در این مرحله تنها موردی که باقی می ماند این است که تراکنش را در دفتر کل حسابداری ثبت نموده و فاکتور به درستی ذخیره گردد تا سازماندهی شده و برای ممیزی در دسترس باشد .

چند راه مختلف برای ذخیره فاکتورها وجود دارد، اما مهمترین بخش آن اطمینان از ذخیره فاکتور ها به نحوی می باشد که پیدا کردن و جستجو و بازیابی آن ها به راحتی امکان پذیر باشد . یکی از گزینه‌  ها ایجاد یک پوشه اختصاصی برای هر تامین‌ کننده می باشد که می ‌تواند به سازماندهی و یافتن فاکتورها کمک کند . گزینه دیگر این است که یک راه حل خودکار داشته باشید تا از فاکتور های شما به طور دائم مراقبت کند و آن ها ذخیره سازد .

خودکارسازی پردازش فاکتور :

پردازش فاکتور یک کار مهم ، اما اغلب خسته کننده برای مشاغل می باشد .

هنگامی که سازمان ها نیاز به پردازش صدها صورتحساب در ماه داشته باشند ، زمان و منابع زیادی در سازمان به این امر اختصاص می یابد .

خوشبختانه، در حال حاضر راه حل های نرم افزاری حسابداری و حساب های پرداختنی زیادی وجود دارد که می تواند این فرآیند را به صورت خودکار انجام دهد و در زمان و هزینه سازمان بسیار صرفه جویی نماید . هدف از اتوماسیون فاکتور علاوه بر صرفه جویی در زمان و هزینه ها رسیدگی به مسائلی مانند ناکارآمدی و بروز خطا و عدم دقت در حساب های پرداختنی دستی می باشد .

به عنوان مثال، برنامه حسابداری یا برنامه حساب های پرداختنی می تواند به طور خودکار داده ها را از صورتحساب ها جمع آوری نماید ، فیلد ها و بخش های مورد نیاز نرم افزار حسابداری را پر کند و پرداخت ها را پردازش نماید . این امر به اطمینان از دقت ، جلوگیری از تأخیر در پرداخت و حتی استفاده از تخفیف های پرداخت زودهنگام و بهبود جریان نقدی کمک می کند. با اینهمه مزایای بسیار زیاد ، جای تعجب نیست که کسب و کارهای به صورت روز افزون به سمت خودکار سازی و اتوماسیون پردازش فاکتور گام بر می دارند .

اما در صورتی که هنوز شک دارید، در اینجا مثالی از وضعیتی است که می تواند در عمل به راحتی اتفاق بیفتد، زمانی که فاکتورها به صورت دستی انجام می شود:

مزایای اتوماسیون پردازش فاکتور :

صرفه جویی در زمان

با اتوماسیون  حساب های پرداختنی و فآنید فاکتورها بسیاری از وظایف دستی که بر عهده نیروی مالی سازمان می باند حذف می شوند ، این امر سبب می گردد تا زمان نیروهای مالی آزادتر باشد تا بتوانند روی کارهای با ارزشی که باعث رشد کسب و کار می شوند ، متمرکز گردند .

اتوماسیون پردازش فاکتورها را سرعت می بخشد زیرا فاکتورها را می توان مستقیماً بارگذاری نمود و تنها با چند کلیک با اسناد مربوطه مطابقت داد . همچنین ارتباط بین طرفین را ساده می کند و امکان تأیید سریعتر و پردازش پرداخت را فراهم می نماید که همه اینها باعث صرفه جویی قابل توجه در زمان ، بهبود کارایی و بهره وری در سازمان می گردد .

صرفه جویی در هزینه :

خودکارسازی فرآیندهای حساب های پرداختنی می تواند هزینه های شرکت شما را به میزان قابل توجهی کاهش دهد . ورود دستی داده ها ، چاپ و ارسال اسناد و تطبیقات لازم ، زمان و منابع ارزشمندی را از سازمان می طلبد که با اتوماسیون و خودکار سازی این فرآیند ها ، این وظایف را می توان ساده تر و سریع تر و کارآمدتر انجام داد.

علاوه بر این، پردازش خودکار صورت ‌حساب می ‌تواند به شناسایی خطاها و پرداخت ‌های تکراری کمک کند . همچنین می ‌تواند تخفیف‌ های اولیه و فرصت ‌های پس ‌انداز را شناسایی نماید که منجر به کاهش هزینه ‌ها و صرفه ‌جویی در هزینه ‌ها می گردد .

دقت بیشتر :

ورود داده ها نه تنها با اتوماسیون سریع تر انجام می شود ، بلکه دقیق تر هم می شود .بیشتر خطاهای انسانی همیشه با ورود دستی داده ها اتفاق می افتد و می تواند باعث اختلالات اساسی در دفاتر حسابداری شرکت گردد .

برای حل این مشکل ، راه‌ حل‌ های اتوماسیون حسابداری نظیر برنامه های حسابداری هوشمند از فناوری تشخیص کاراکتر نوری و بارکد ها استفاده می نمایند تا دقیقاً داده‌ ها را از صورت‌ حساب ‌ها بخواند و به‌طور خودکار در سیستم آپلود و بارگذاری نماید . همچنین بعد از ورود دستی داده ها باید تمامی داده ها بررسی شوند تا صحت آن ها مشخص گردد که خود زمان زیادی از نیروی های مالی می طلبد و بسیار طاقت فرسا می باشد . در حالی که در فرآیند خودکار سازی پردازش فاکتور ها این امر با سرعت و دقت بیشتری انجام می پذیرد .

آمادگی حسابرسی :

اسناد اتوماسیون حساب های پرداختنی در فضای مشخص متمرکز و ذخیره هستند و در صورت نیاز برای ممیزی به راحتی قابل دسترسی می باشند .

اسنادی مانند سفارش خرید ، رسید تحویل و فاکتور را می توان با تمام ارتباطات مربوطه در مورد آن معامله به هم مرتبط نمود و در فضای مشخصی ذخیره کرد . کل گردش کار حساب های پرداختنی در سیستم ثبت می شود ، بنابراین هر مرحله از فرآیند قابل مشاهده و ردیابی می باشد . با سیستم سازمان یافته و کارآمد، ممیزی ها برای تیم های مالی استرس کمتری دارند .

کنترل بهتر

اتوماسیون حساب های پرداختنی به شما کمک می کند تا تمام جریان های کاری شما را در دسترس داشته باشید . اراده گزارش های لحظه ای در مورد وضعیت پرداخت ، روابط تامین کننده و الگوهای هزینه می تواند دید و کنترل یک کسب و کار را تا حد زیادی افزایش دهد . همچنین مدیران مالی می توانند مخارج سازمان را ردیابی کنند و جریان نقدی را در لحظه نظارت کنند .

سوالات متداول پردازش فاکتور

نرم افزار پردازش فاکتور چیست؟

نرم افزار پردازش فاکتور نوعی نرم افزار تجاری است که به شرکت ها کمک می کند تا فرآیند ایجاد ، ارسال و مدیریت فاکتورها را خودکار نمایند که معمولاً شامل ویژگی هایی برای ورود داده ها ، صورتحساب ، پرداخت ها و گزارش های مالی می باشد . نرم افزار پردازش فاکتور می تواند با کاهش نیاز به کارهای دستی و سرعت بخشیدن به فرآیندها ، در زمان و هزینه کسب و کارها صرفه جویی نماید .

با پردازش خودکار صورت‌حساب یا نرم‌افزار AP، بخش حساب‌های پرداختنی نیازی به اختصاص زمان و منابع زیادی ندارد و به تیم‌های حسابداری فرصتی می‌دهد تا بر روی وظایف با اولویت بالاتر تمرکز کنند.

برخی از ویژگی‌های کلیدی نرم ‌افزار پردازش خودکار صورت‌ حساب شامل کد گذاری استاندارد ، گردش کار تأیید خودکار و داشبوردهایی می باشد که نشان می‌ دهد کدام تأمین ‌کنندگان پرداخت شده‌ اند ، چه فاکتورهایی برای پرداخت برنامه‌ ریزی شده‌اند و کدام یک هنوز نیاز به تأیید دارند .

میانگین زمان پردازش فاکتور چقدر است ؟

پاسخ دادن به این سوال به طور دقیق امکان پذیر نمی باشد چرا که عوامل بسیاری وجود دارند که می تواند بر مدت زمان پردازش یک فاکتور تاثیر گذار باشند .

به عنوان مثال ، تعداد فاکتور هایی که شرکت روزانه دریافت می کند می تواند در سرعت پردازش فاکتورها نقش داشته باشد یا نوع نرم افزاری که برای مدیریت فاکتورها استفاده می کند نیز در این امر تاثیر گذار خواهد بود .

به طور متوسط ​​حداقل 5 تا 10 دقیقه طول می کشد تا یک فاکتور به صورت دستی پردازش شود ، با این فرض که هیچ اشکالی در تأیید وجود نداشته باشد . با راه حل  های نوین در حساب های پرداختنی و اتوماسیون فاکتور ها ، کل پردازش فاکتور را می توان در 7 ثانیه و تنها با چند کلیک انجام داد .

قبل از پردازش فاکتور چه مواردی را باید بررسی نمود ؟

اطلاعات تامین کننده (نام، نام شرکت، آدرس ایمیل، شماره تلفن)

شماره سفارش خرید

شماره فاکتور

مقادیر

توضیحات کالا/خدمات تحویل شده

قیمت گذاری

شرایط پرداخت (تاریخ سررسید و روش پرداخت)

نکاتی برای پردازش موثر تر فاکتور ها :

شما از قبل می دانید که پردازش کارآمد فاکتورها برای مرتب نگه داشتن کارها و حفظ جریان نقدی سالم و روابط با تامین کنندگان از عوامل مهم در سازمان می باشد . برای اینکه پردازش فاکتورهای شما کارآمدتر شود ، می توانید موارد زیر را در آن به کار ببرید :

توسعه یک سیستم استاندارد برای سازماندهی و ردیابی فاکتورها . این امر می تواند شامل اختصاص یک شناسه منحصر به فرد به هر فاکتور و راه اندازی سیستمی برای ثبت پرداخت ها باشد .

دستورالعمل‌ ها و زمان ‌بندی‌ های روشنی را برای تأیید فاکتورها قبل از پرداخت تنظیم نمایید . مانند نیاز به چندین سطح تأیید یا بازه‌ های زمانی خاص برای بررسی فاکتور ها .

فرآیندهای کارآمدی را برای وارد کردن فاکتورها به سیستم مالی خود و پرداخت به موقع به تامین کنندگان ایجاد نمایید . البته که برای اتوماسیون این موارد و بهینه سازی فرآِیند پردازش فاکتور خود می توانید از برنامه های حسابداری و برنامه های پردازش فاکتور نظیر افرا سیستم میهن استفاده نمایید .

در واقع تمامی موارد ذکر شده در مقاله را می توانید به راحتی و بدون دشاتن دانش تخصصی توسط برنامه های مدیریت مالی افرا سیستم میهن پیش ببرید .

افرا سیستم میهن  چگونه می تواند کمک کند ؟

در شرکت افرا سیستم میهن کارشناسان مالی و برنامه نویسی سازمان ، با بررسی اکثر برنامه های داخلی و خارجی مدیریت مالی و حسابداری ، بهترین نرم افزار حسابداری را برای مدیران کسب و کار طراحی و توسعه داده اند . تمامی مراحل چرخه حسابداری را می توان با کمک برنامه حسابداری افرا سیستم میهن گام به گام به پیش برد و با ذخیره سازی مداوم اطلاعات دیگر نگرانی بابت از دست دادن دیتا ها و اطلاعات مالی نداشته باشید . همچنین با برنامه حسابداری افرا سیستم میهن نیز می توانید از اطلاعات مالی و وضعیت مالی سازمان خود به صورت بی نهایت و به صورت آنی گزارش های مالی دریافت نمایید که این امر یک امر ضروری برای سازمان ها و شرکت هایی می باشد که می خواهند در لحظه از وضعیت سلامت سازمان خود مطلع گردند . رابط کاربری نرم افزار حسابداری افرا به نحوی طراحی و توسعه داده شده است تا عزیزانی که تا به امروز تجربه و  تخصصی در برنامه های مالی و حسابداری نداشته اند نیز بتوانند به راحتی از طریق فیلم های آموزشی قرار گرفته شده بر روی سایت آپارات ( ورود به کانال آپارات افرا سیستم میهن ) و سایت مجموعه افرا سیستم میهن ، مدیریت مالی کسب و کار خود را به بهترین روش انجام دهند  .
در صورتی که هرگونه چالشی از انتخاب نرم افزار حسابداری متناسب با کسب و کار خود یا نحوه کار با برنامه داشته باشید . کارشناسان افرا سیستم میهن به صورت رایگان گام به گام در کنار شما خواهند بود ؛ برای تماس و مشاوره رایگان با کارشناسان افرا سیستم میهن می توانید ( اینجا ) را کلیک کنید .
نکته : در انتخاب نرم افزار حسابداری متناسب کسب و کار برنامه هایی را در نظر داشته باشید که قبل از خرید برنامه به شما ورژن تستی آن را ارائه دهند تا از امکانات برنامه و بهینه بودن رابط کاربری را اطمینان حاصل نمایید .
در شرکت افرا سیستم میهن مفتخریم تا قبل از اقدام به خرید شما عزیزان برای تهیه برنامه حسابداری ” نسخه رایگان و بدون محدودیت ” برنامه حسابداری افرا را به صورت تست در اختیار شما قرار دهیم .
برای دریافت این نسخه می توانید ( اینجا ) را کلیک بفرمایید .

​