یکی از بهترین روش ها برای افزایش کارایی و صرفه جویی در زمان و هزینه ها ، خودکار سازی فرآیند حساب های پرداختی از طریق برنامه حسابداری می باشد . در این مقاله با افرا سیستم میهن همراه باشید تا 16 مزیت کلیدی اتوماسیون حساب های پرداختی را باهم بررسی نماییم  :

مهمترین مزایای اتوماسیون حساب های پرداختی :

1 _ مدیریت جریان نقدی را بهبود می بخشد :

اتوماسیون خطاهای مالی در هنگام وارد کردن دستی داده های مالی را از بین می برد و اطمینان حاصل می کند که فاکتورها به موقع ، دقیق و کارآمد پردازش و پرداخت می شوند . با ساده‌سازی پردازش و پرداخت فاکتور ، شرکت ‌ها و سازمان ها می ‌توانند وجه نقد ورودی و خروجی را بهتر ردیابی و پیش ‌بینی نمایند .

اتوماسیون حساب های پرداختی همچنین خطر تاخیر در پرداخت مشتریان و فاکتورهای از دست رفته در فروش را کاهش می دهد و با ارسال به موقع فاکتور ها و یادآوری پرداخت ها باعث پرداخت به موقع فروشندگان میگردد . به طور کلی ، پیاده سازی اتوماسیون حساب های پرداختی می تواند به مدیریت بهتر جریان نقدی و بهبود سلامت مالی برای کسب و کار شما منجر گردد .

توصیه می شود در خصوص اطلاعات بیشتر در این خصوص مقاله ” جریان نقدی ” را از طریق کلیک بر روی ( اینجا ) مطالعه بفرمایید .

2 _ دید و کنترل مالی سازمان را افزایش می دهد :

ارائه گزارش های آنی و لحظه ای در مورد وضعیت پرداخت ، می تواند دید و کنترل کسب و کار را تا حد زیادی افزایش دهد . با یک سیستم متمرکز برای مدیریت فاکتورها و پرداخت ها ، میزان خطاهای مالی در این رابطه تا حد بسیاری کاهش می یابد .

مدیران و تیم مالی سازمان می توانند مخارج و هزینه های سازمان را ردیابی کنند و جریان نقدی را به صورت آنی و لحظه ای نظارت کنند . همچنین با توجه به متمرکز بودن داده های مالی می توان به راحتی به تمام اطلاعات مالی گذشته نیز دسترسی داشت .

3 _ کاهش هزینه ها :

خودکار کردن فرآیندهای حساب های پرداختی می تواند هزینه های شرکت را به میزان قابل توجهی کاهش دهد . ورود دستی داده ها ، چاپ و ارسال اسناد و تطبیق ؛ زمان و هزینه را از سازمان می طلبد . با اتوماسیون ، این وظایف را می توان ساده تر و سریع تر و کارآمدتر انجام داد.

علاوه بر این ، پردازش خودکار صورت‌ حساب می ‌تواند به شناسایی خطاها و جلوگیری از پرداخت‌ های تکراری کمک کند و منجر به کاهش هزینه‌ ها گردد .

4 _ افزایش امنیت :

پیاده سازی اتوماسیون حساب های پرداختی می تواند آرامش خاطر بیشتری برای امنیت سازمان نسبت به پرداخت های دستی داشته باشد و حفاظت از اطلاعات مالی یک شرکت را بهبود بخشد.

در واقع ورود و ذخیره دستی فاکتورها و پرداخت ها ، فضایی را برای خطاهای انسانی و نقض احتمالی امنیتی باقی می گذارد. در حالی که اتوماسیون حساب های پرداختی امکان ذخیره ایمن تر داده های مالی حساس را فراهم می کند و همچنین می تواند شامل لایه های امنیتی اضافی مانند احراز هویت چند عاملی گردد علاوه بر این خودکار سازی فرآیند پرداخت همچنین می تواند خطر پرداخت های جعلی را کاهش دهد.

5 _ روابط فروشنده را بهبود می بخشد :

با پرداخت به موقع و دقیق ، بهبود ارتباطات و همکاری با فروشندگان برای هر کسب و کاری ضروری می باشد . اتوماسیون حساب های پرداختی می تواند روابط فروشنده را از طرق مختلفی بهبود بخشد . به طور مثال : احتمال خطای انسانی در پردازش حساب های پرداختی را از بین می برد که می تواند منجر به پرداخت به موقع و دقیق برای فروشندگان گردد . همچنین خودکارسازی صورت‌ حساب و فاکتور ها می ‌تواند کل فرآیند پرداخت را ساده‌ تر سازد و منجر به زمان ‌بندی سریع‌ تر فروشندگان برای دریافت پرداخت ‌های خود گردد . در نهایت ، استفاده از یک سیستم خودکار امکان شفافیت و ارتباط بیشتر با فروشندگان را فراهم می کند ، زیرا افراد فعال در این پروسه به اطلاعات و به روز رسانی های سریع و یکسان به صورت آنی و لحظه ای دسترسی دارند.

6 _ بهره وری سازمان را افزایش می دهد :

شما می توانید با ساده سازی وظایف ، بهره وری شرکت خود را افزایش دهید . اتوماسیون حساب های پرداختی می تواند ورود دستی داده ها را حذف کند ، خطاهای دستی وارد کردن داده های مالی را کاهش دهد و پردازش پرداخت را سرعت بخشد . این کار باعث می شود تا کارمندان بر روی وظایف استراتژیک تر سازمان متمرکز گردند و کارایی کلی خود را بهبود بخشند . به‌ علاوه ، خودکارسازی تأییدیه ‌ها و ردیابی فاکتورها نیز می ‌تواند دید بهتری را در مدیریت هزینه ‌ها و جریان نقدی ایجاد کند که منجر به صرفه‌ جویی قابل توجهی در زمان و هزینه برای یک کسب و کار می گردد .

7 _ بهینه سازی تصمیم گیری های سازمان :

اتوماسیون فرآیندهای حساب های پرداختی امکان گزارش دقیق و به موقع اطلاعات مالی را فراهم می کند. این به نوبه خود توانایی تصمیم گیری را برای تیم های مالی و رهبری شرکت بهبود می بخشد. با فرآیندهای خودکار، فضای کمتری برای خطاها و پرداخت‌های از دست رفته فاکتور وجود دارد که توانایی شما را در تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر در مورد بودجه و هزینه‌ها افزایش می‌دهد.

8 _ افزایش دقت :

اتوماسیون حساب های پرداختی کلید اطمینان از پردازش دقیق تمام صورتحساب ها و پرداخت ها در سازمان می باشد . خطاهای دستی و هر گونه سردرگمی که ممکن است در طول این پردازش در  شرکت شما ایجاد شود را از بین می برد ، و مراحل پردازش را با سرعت انجام می دهد که خود یک عامل مهم و اساسی می باشد .

اکثر سیستم ‌های اتوماسیون حساب های پرداختی از فناوری‌ هایی مانند تشخیص کاراکتر نوری (OCR) برای ثبت دقیق و وارد کردن اطلاعات فاکتور استفاده می‌ کنند . این سیستم‌ ها همچنین دارای مراحل چک کردن مخلتف داخلی هستند تا هرگونه خطا را شناسایی کنند تا به شما اطمینان بدهند که تمام پرداخت ‌ها به درستی و به موقع انجام می‌شوند .با استفاده از موارد ذکر شده نتیجه گزارشگری مالی نهایی نیز قابل اعتمادتر و تصمیم گیری ها در خصوص پیشبرد اهداف سازمان دقیق تر می باشد .

9 _ آمادگی برای حسابرسی را بهبود می بخشد :

زمان حسابرسی یک دوره استرس زا برای تیم های مالی می باشد چرا که در تلاش برای جمع آوری تمام اسناد مالی به صورت دستی و آماده سازی آنها برای حسابرسی هستند . یک فرآیند خودکار حساب های پرداختی یک روش کارآمد برای تولید اسناد لازم برای ممیزی می باشد و آن را آسانتر از همیشه می سازد .

اتوماسیون حساب های پرداختی با کاهش خطر خطای انسانی در محاسبات و وارد کردن دستی داده ها ، آمادگی حسابرسی را بهبود می بخشد . با اتوماسیون ، فاکتورها و اسناد مالی سازمان به طور دقیق طبقه بندی شده و به راحتی قابل دسترسی می باشند و زمان و استرس آماده سازی برای حسابرسی نهایی را را کاهش می دهند .

10 _زمان پردازش پرداخت را کاهش می دهد :

آیا می دانستید که پردازش یک فاکتور به صورت دستی حدود پنج دقیقه طول می کشد ؟ اتوماسیون حساب های پرداختی ، پردازش فاکتورها را سرعت می بخشد و در نتیجه زمان پرداخت سریع تر برای فروشندگان و بهبود کارایی و بهره وری در سازمان را به همراه دارد .

وارد کردن دستی و تطبیق فاکتورها می تواند یک کار وقت گیر باشد و طاقت فرسا برای تیم مالی باشد ، اما با استفاده از اتوماسیون حساب های پرداختی می توانید زمان پردازش پرداخت ها را تا حد زیادی کاهش دهید ، زیرا فاکتورها را می توان آپلود کرد و تنها با چند کلیک با اسناد مربوطه مطابقت داد.  مزیت اضافی اینجاست که ارتباط بین طرفین را نیز ساده می کند و امکان تأیید و پردازش پرداخت سریعتر را هم فراهم می کند.

11 _ مصرف کاغذ و هزینه های ذخیره سازی را کاهش می دهد :

در حال حاضر چند کاغذ غیر ضروری روی میز خود دارید ؟ فاکتورها و اسناد کاغذی را می توان با اتوماسیون حذف کرد که منجر به صرفه جویی در هزینه ها و علاوه بر آن باعث از بین نرفتن آن ها در طول زمان گردید .

اگر فرآیند حساب های پرداختی را خودکار کنید ، می توانید نیاز به استفاده و ذخیره سازی کاغذ را در سازمان خود تا حد زیادی کاهش دهید . دیجیتالی ‌سازی حساب های پرداختی می‌ تواند جریان کار را ساده‌ تر کند و خطر گم شدن یا از بین رفتن کاغذها که اطلاعات مالی مهم شما را ثبت کرده اند از بین ببرد . با یک سیستم مدیریت اسناد هوشمند می توانید تمام فایل های خود را به خوبی سازماندهی کرده و در دسترس داشته باشید .

12 _ انطباق با قوانین مالیاتی را بهبود می بخشد :

اتوماسیون حساب های پرداختی فرآیند فاکتور و پرداخت را ساده می کند و امکان نگهداری دقیق تر سوابق را فراهم می سازد . این امر نه تنها سازمان مالی کلی شرکت را بهبود می بخشد ، بلکه انطباق با قوانین مالیاتی را نیز تضمین می کند.

با حساب های پرداختی خودکار ، مشاغل می توانند به راحتی هزینه های خود و اطلاعات اسناد لازم را برای پرونده های مالیاتی پیگیری کنند .همچنین سیستم‌ های پرداختی خودکار می‌ توانند هرگونه خطا یا مغایرت در صورت‌ حساب ‌ها را علامت‌ گذاری کنند و از هرگونه عدم انطباق تصادفی با قوانین مالیاتی نظیر پرداخت مالیات در یک فروش جلوگیری کنند.

13 _ مقیاس پذیری را افزایش می دهد :

همانطور که یک کسب و کار رشد می کند، اتوماسیون حساب های پرداختی می تواند به راحتی فروشنده های اضافی و حجم فاکتور را بدون فشار بر منابع یا نیروی انسانی در خود جای دهد.

پیاده سازی اتوماسیون حساب های پرداختی به شما این امکان را می دهد تا عملیات پردازش فاکتور های خود را بدون نیاز به استخدام کارکنان اضافی یا صرف زمان بیشتر برای فرآیندهای دستی به انجام برسانید . با پردازش خودکار صورت‌ حساب ، کسب‌ و کار شما می ‌تواند حجم بیشتری از فاکتورها را مدیریت کند و بدون افزایش منابع ، پرداخت‌ های به موقع انجام دهد . این امر نه تنها باعث صرفه جویی در زمان و هزینه می شود ، بلکه کارایی و دقت را در مدیریت حساب های پرداختی بهبود می بخشد . اتوماسیون حساب های پرداختی اغلب شامل قابلیت‌ های گزارش ‌دهی یکپارچه می‌ شود که به کسب ‌و کارها این امکان را می ‌دهد که داده‌ های مالی را ردیابی کنند و تصمیم‌ گیری آگاهانه در مورد مقیاس ‌بندی عملیات خود بگیرند.

14 _ حجم کاری ورود دستی داده را کاهش می دهد :

کارمندان دیگر نیازی به صرف زمان برای وارد کردن دستی اطلاعات فاکتور و پیمایش در صفحات گسترده نظیر اکسل های بی شمار ندارند . در واقع ، اتوماسیون حساب های پرداختی حجم کاری ورود دستی داده ها را کاهش می دهد و در عوض ، فاکتورها و سایر اسناد را می توان اسکن و در سیستم آپلود و بارگذاری نمود ، جایی که به راحتی توسط تیم مالی سازمان قابل دسترسی و پردازش هستند .

15 _ رضایت تیم مالی را افزایش می دهد :

حذف کارهای دستی مطمئناً رضایت شغلی و روحیه تیم مالی و بخش حساب های پرداختی شما را بهبود می بخشد که خود امری بسیار مهم در بهینه سازی فرآیند مالی سازمان شماست .

با حذف وظایف طاقت فرسای دستی ، کارمندان زمان بیشتری برای تمرکز روی کار استراتژیک و کسب ارزش افزوده برای سازمان دارند . در واقع خودکار کردن وظایف خسته کننده ، خطاها و استرس را برای تیم مالی کاهش می دهد و به رضایت کلی آنها در کار کمک می کند . پیاده سازی اتوماسیون حساب های پرداختی به شما تیم مالی شادتر و سازنده تری را می دهد .

16 _ کار شما را آسان تر می کند :

در نهایت ، هدف نهایی اتوماسیون این است که به شما خدمت کند تا فرآیندهای تجاری کسب وکار شما را تا حد امکان ساده سازد   .

اگر مایلید در مورد اینکه چگونه فناوری اتوماسیون حساب های پرداختی می تواند به شما در افزایش سرعت گردش کار کمک کند، تنها کافیست با کارشناسان افرا سیستم میهن در تماس باشید و مشاوره رایگان دریافت نمایید .

در شرکت افرا سیستم میهن کارشناسان مالی و برنامه نویسی سازمان ، با بررسی اکثر برنامه های داخلی و خارجی مدیریت مالی و حسابداری ، بهترین نرم افزار حسابداری را برای مدیران کسب و کار طراحی و توسعه داده اند . تمامی مراحل چرخه حسابداری را می توان با کمک برنامه حسابداری افرا سیستم میهن گام به گام به پیش برد و با ذخیره سازی مداوم اطلاعات دیگر نگرانی بابت از دست دادن دیتا ها و اطلاعات مالی نداشته باشید . همچنین با برنامه حسابداری افرا سیستم میهن نیز می توانید از اطلاعات مالی و وضعیت مالی سازمان خود به صورت بی نهایت و به صورت آنی گزارش های مالی دریافت نمایید که این امر یک امر ضروری برای سازمان ها و شرکت هایی می باشد که می خواهند در لحظه از وضعیت سلامت سازمان خود مطلع گردند . رابط کاربری نرم افزار حسابداری افرا به نحوی طراحی و توسعه داده شده است تا عزیزانی که تا به امروز تجربه و  تخصصی در برنامه های مالی و حسابداری نداشته اند نیز بتوانند به راحتی از طریق فیلم های آموزشی قرار گرفته شده بر روی سایت آپارات ( ورود به کانال آپارات افرا سیستم میهن ) و سایت مجموعه افرا سیستم میهن ، مدیریت مالی کسب و کار خود را به بهترین روش انجام دهند  .
در صورتی که هرگونه چالشی از انتخاب نرم افزار حسابداری متناسب با کسب و کار خود یا نحوه کار با برنامه داشته باشید . کارشناسان افرا سیستم میهن به صورت رایگان گام به گام در کنار شما خواهند بود ؛ برای تماس و مشاوره رایگان با کارشناسان افرا سیستم میهن می توانید ( اینجا ) را کلیک کنید .
نکته : در انتخاب نرم افزار حسابداری متناسب کسب و کار برنامه هایی را در نظر داشته باشید که قبل از خرید برنامه به شما ورژن تستی آن را ارائه دهند تا از امکانات برنامه و بهینه بودن رابط کاربری را اطمینان حاصل نمایید .
در شرکت افرا سیستم میهن مفتخریم تا قبل از اقدام به خرید شما عزیزان برای تهیه برنامه حسابداری ” نسخه رایگان و بدون محدودیت ” برنامه حسابداری افرا را به صورت تست در اختیار شما قرار دهیم .
برای دریافت این نسخه می توانید ( اینجا ) را کلیک بفرمایید .

​