در قسمت اول مقاله ( پرداخت خودکار فاکتور و صورت حساب ) به مفاهیم پردازش فاکتور و مراحل کلیدی آن پرداختیم . همچنین چالش هایی را که وارد کردن دستی فاکتور و صورت حساب ها برای سازمان بوجود می آورد را نیز بررسی کردیم . توصیه می شود در صورتی که با مفاهیم بالا آشنایی ندارید ، پارت اول مقاله را از طریق کلیک بر روی ( اینجا ) مشاهده و مطالعه بفرمایید .
در این مقاله قصد داریم تا اهمیت خودکاری سازی ( اتوماسیون ) صورت حساب ها و فاکتور ها را باهم بررسی کنیم . در ادامه مزایای استفاده از یک سیستم اتوماسیون و خودکار برای مدیریت کامل صورت حساب ها و فاکتور ها را بررسی کنیم :

اهمیت:
صرفه جویی در زمان : طبق بررسی ها و تحقیقات انجام شده ، پردازش صورتحساب و فاکتورها به صورت دستی برای یک سازمان می تواند تا 25 روز طول بکشد . با اتوماسیون این مدت به 3 – 5 روز کاهش می یابد تا به تیم حسابداری اجازه بدهد به جای محاسبات و وارد کردن دستی داده ها بر فعالیت هایی تمرکز کنند که برای شرکت مهم تر و ارزش آفرینی بیشتری را دارا می باشد .

صرفه جویی در هزینه : میانگین هزینه رسیدگی به یک فاکتور به صورت دستی ( با احتساب نیروی متخصص حسابداری ) بیش از 10 برابر حالتی است که به صورت خودکار و اتوماسیون و بدون دخالت نیروی انسانی می باشد . در واقع اتوماسیون با حذف هزینه های اضافی و هزینه های کمتر عملیاتی هزینه های فرآیند پرداخت خودکار ( اتوماسیون ) فاکتور و صورتحساب را بسیار کاهش می دهد .

بهبود روابط با فروشندگان : با اتوماسیون ، فرآیند پرداخت خودکار فاکتور و صورتحساب سریعتر و در نتیجه پرداخت به موقع فاکتور ساده تر می شود . این امر نه تنها روابط با فروشندگان را بهبود می بخشد بلکه در برخی موارد ، سازمان ها ممکن است بتوانند مزایایی از قبیل تخفیف های ارائه شده توسط فروشندگان در پرداخت های اولیه را تجربه کنند .

کاهش خطا در پردازش فاکتور : با پرداخت خودکار ( اتوماسیون ) فاکتور و صورتحساب تمامی اطلاعات در یک فضای مشخص ذخیره و با توجه به فرمول تعیین شده از قبل محاسبه می شود و با قرار دادن مرحله ای تحت عنوان یک فرآیند تایید دو مرحله ای برای پرداخت نهایی ، احتمال خطا بسیار نسبت به وارد کردن دستی داده ها بسیار کاهش می یابد و حتی می توان با استفاده از این روش از برخی فعالیت های متقلبانه در سازمان جلوگیری نمود .

بهبود جریان نقدینگی : فرآیند پرداخت خودکار ( اتوماسیون ) فاکتور و صورتحساب به متخصصان امور مالی سازمان این اجازه را  می دهد تا در هر زمان به تمامی فاکتور ها دسترسی داشته باشند و جزئیات مربوط به پرداختی ها را به دقت بررسی کنند . همین امر سبب می شود تا متخصصان مالی دید بسیار بهتری نسبت به وضعیت مالی آتی سازمان بدست بیاورند .

اهمیت صورت حساب های الکترونیکی و تحول آن ها در فرآیند پرداخت خودکار ( اتوماسیون ) فاکتور و صورتحساب :

از آنجایی که سازمان ها مشتاقانه به دنبال فرآیند پرداخت خودکار ( اتوماسیون ) فاکتور و صورتحساب با تغییر کامل هستند . یک امر کلیدی در ایم زمینه صورتحساب ها ( فاکتور های ) الکترونیکی هستند . در زمانی معینی که فرآیند صورت حساب خودکار به یک امر عادی تبدیل می شود ، بیشتر سازمان ها از فروشندگان خود برای فاکتورهای الکترونیکی تقاضا می کنند . بنابراین ، برای تامین کنندگان و ارائه دهندگان خدمات ضروری می باشد که فرآیند پرداخت خودکار ( اتوماسیون ) فاکتور و صورتحساب خود را راه اندازی کرده تا با نیازهای مشتریان خود هماهنگ شوند .
فرآیند پرداخت خودکار ( اتوماسیون ) فاکتور و صورتحساب امروزه برای شرکت ها بسیار حیاتی شده است و سیستم های ارائه و پرداخت الکترونیکی فاکتور ها را ساده می کنند ، کارایی سازمان را افزایش می دهند و در هزینه و زمان و دقت محاسبه نسبت به حالت سنتی ( پردازش دستی صورت حساب ها و فاکتورها ) برتری بسیاری دارند . در واقع صورت حساب های دستی و فاکتورهای دستی یا کاغذی نه تنها برای فروشندگان پر هزینه است ، بلکه منجر به تضعیف روابط با مشتری می شود . چرا که مشتریان برای بررسی این فاکتورها باید زمان و هزینه بیشتری را صرف کنند و همچنین با گذر زمان و افزایش حجم این فاکتورها و صورت حساب ها نگهداری دائمی از آن ها تقریبا غیرممکن می شود . علاوه بر این موضوع احتمال مغایرت بین فاکتور ها و صورت حساب ها با هزینه های واقعی به دلیل خطای محاسباتی یا وارد کردن داده ها ، اعتماد مشتریان را از بین می برد و احتمال دارد در صورت بروز چنین مواردی اسناد اضافی را از سازمان و فروشندگان درخواست کنند که همین امر هزینه های اضافی را شامل سازمان می کند . ارائه یک سرویس کارآمد به مشتری ، سرویس را در تمام چرخه صورت حساب از ارتباط صورت حساب ها تا دسترسی و درخواست اسناد و همچنین امکان پرداخت با استفاده از روش پرداخت ترجیحی برای مشتریان امکان پذیر می سازد .
این امر نه تنها منجر به جریان نقدی سریعتر و پردازش پرداخت فاکتور برای فروشندگان با کم هزینه ترین می شود بلکه با فرآیند پرداخت خودکار ( اتوماسیون ) فاکتور و صورتحساب همسو می شود و به دنبال آن منجر به خدمات بهتر برای مشتریان می شود .

مزایای استفاده از صورت حساب و فاکتور الکترونیکی :

کاهش هزینه ها : دخالت نیروی انسانی کمتر و افزایش دقت منجر به صرفه جویی در هزینه برای تامین کنندگان و هم برای مشتریان می گردد . علاوه بر این امر با مصرف کمتر کاغذ ، چاپ ، پست و … صرفه جویی در هزینه های سازمان بهینه تر انجام می شود .

به حداقل رساندن خطاهای فاکتور : فرآیند پرداخت خودکار ( اتوماسیون ) فاکتور و صورتحساب عملا خطاهای انسانی در ورود داده ها و محاسبات را از بین می برد و احتمال اختلاف و تاخیر در پرداخت را به میزان قابل توجهی کاهش می دهد .

یکپارچه سازی سیستم پرداخت : فاکتور های الکترونیکی به طور یکپارچه توسط سیستم خودکار مشتریان ثبت می شوند که فرآیند پرداخت خودکار ( اتوماسیون ) فاکتور و صورتحساب را سریعتر انجام می دهد و علاوه بر آن تمامی اسناد صورت حساب و فاکتورها به صورت دائمی در سیستم ذخیره خواهند شد.

دسترسی آسان به اسناد مربوط به فاکتور : ارائه پرداخت خودکار ( اتوماسیون ) فاکتور و صورتحساب به مشتریان این امکان را می دهد که به اسناد و همچنین درخواست اطلاعات اضافی در هر زمان دسترسی داشته باشند که در نتیجه آن بهبود روابط با مشتری می باشد .

اعتبار سنجی ساده با تطبیق سریع تر پرداخت : برای مشتریان ، صورت حساب الکترونیکی ؛ هم تراز کردن فاکتورها با اسناد خرید و حمل و نقل برای تایید صحت را ساده می کند . تامین کنندگان همچنین از تطبیق پرداخت های آسان تر سود می برند و در وقت و تلاش همه صرفه جویی می کنند .

حل سریع تر اختلافات : مشتریان از طریق فرآیند پرداخت خودکار ( اتوماسیون ) فاکتور و صورتحساب می توانند به تمام اطلاعات مربوط به فاکتور دسترسی داشته باشند و به سرعت به دنبال راه حلی برای رفع اختلافات پیش آمده باشند .

بهبود تجربه مشتری : فرآیند پرداخت خودکار ( اتوماسیون ) فاکتور و صورتحساب ، مشتریان را با دسترسی آسان به تمام اطلاعات و همچنین امکان استفاده از روش های پرداخت ترجیحی که در اختیار آن ها قرار می گیرد ، تجربه خوشایندی را برای مشتریان رقم می زند که در نتیجه آن رضایت مشتری ها را بهبود می بخشد .

بهبود سود آوری و جریان نقدی : صورت حساب الکترونیکی چرخه پرداخت را سریع تر می کند . تامین کنندگان می توانند فورا فاکتور ها را صادر کرده و مشتریان نیز می توانند آن ها را با سرعت بیشتری تایید و پرداخت کنند در نتیجه این امر جریان نقدینگی بهتر برای سازمان می شود .

در شرکت افرا سیستم میهن با بررسی اکثر برنامه های داخلی و خارجی فعال در این حوزه ، متخصصان برنامه نویسی و حسابداری ما بهترین برنامه حسابداری را برای شما بزرگواران طراحی و توسعه کرده اند تا بتوانید به راحتی با رابط کاربری آسان برنامه و استفاده از فیلم های آموزشی قرار داده شده در آپارات و سایت مجموعه از تمامی امکانات آن بهره مند شوید و همچنین بتوانید برای مشتریان خود یک سرویس پرداخت فاکتور و صورت حساب فوق العاده بهینه را با امکانات کامل راه اندازی کنید . در صورتی که با هرگونه چالش از تهیه برنامه مناسب کسب و کار شما یا نحوه کار کردن با آن روبرو شدید هیچ جای نگرانی وجود نخواهد داشت زیرا تیم پشتیبان و متخصص افرا سیستم میهن به صورت رایگان در صدد برطرف کردن تمامی چالش های موجود در اختیار مشتریان عزیز افرا سیستم میهن قرار دارند که برای ارتباط با پشتیبانی تنها کافیست ( اینجا ) را کلیک بفرمایید .
در نظر داشته باشید برای تهیه هرگونه برنامه به جهت مدیریت مالی کسب و کار خود حتما به سراغ برنامه هایی بروید که قبل از خرید یک ورژن رایگان از برنامه را به صورت تستی در اختیار شما قرار می دهند بروید و از امکانات برنامه مطمئن شوید در شرکت افرا سیستم مهین مفتخریم تا ” ورژن رایگان و بدون محدودیت ” برنامه حسابداری افرا را به صورت تست در اختیار شما عزیزان قرار داده تا قبل از خرید از امکانات و دسترسی ها و نحوه کار با برنامه اطمینان حاصل نمایید . جهت دریافت برنامه به صورت رایگان تنها کافیست ( اینجا ) را کلیک بفرمایید .​