اختلاف حساب های دریافتی ، صرف نظر از اندازه آن ها یک چالش برای تمامی مشاغل و کسب و کارها می باشد . این اختلافات اغلب منجر به تاخیر در پرداخت ها ف مصرف منابع ارزشمند سازمان و کسب و کار و تاثیر قابل توجهی بر جریان نقدی و سودآوری سازمان می باشد به همین جهت مدیریت موثر و کارآمد این اختلافات برای سازمان بسیار مهم تلقی می گردد.
در کسب و کارهای کوچکتر ، افرادی که فرآیند پرداخت را مدیریت می کنند به حل این اختلافات نیز می پردازند . آن ها به دقت مواردی را که مشتریان در خصوص مشکلات پرداخت مطرح می کنند بررسی کرده و در جهت حل سریع چالش ها بررسی و اقدام می کنند.
ایجاد تعادل بین حل سریع اختلاف و حفظ رضایت مشتری در چشم انداز کسب و کار امروز ضروری است .

مدیریت اختلاف چیست ؟
مدریت اختلاف حساب ، فرآیند رسیدگی به اختلافات و تضادهایی است که در حساب های دریافتی در رابطه با صورت حساب ها یا پرداخت مشتریان صورت می گیرد رخ می دهد و شامل بررسی علت اختلاف ، برقراری ارتباط با مشتری یا طرف های مربوطه و انجام اقدامات مناسب برای حل مشکل باشد . مدیریت موثر اختلاف حساب می تواند به کسب و کارها کمک کند تا تاثیر در اختلافات بر جریان نقدی را کاهش دهند و روابط با مشتری را بهبود ببخشند.

اهمیت مدیریت اختلاف :
در قلب هر کسب و کار موفق ، رویکرد صحیح آن برای رسیدگی به شکایات و اختلافات مشتریان در فاکتورها و اسناد صورت حساب نهفته است . با مدیریت موثر اختلاف می توان برای مسائل مربوط به پرداخت ها ، اعتبارات یا صورت حساب های مورد مناقشه ، از دست رفته یا تاخیر افتاده ؛ راه حل هایی کاربردی را در نظر گرفته و مدیریت کرد. این امر نه تنها به بازیابی به موقع بدهی های گذشته کمک می کند ، بلکه شفافیت در فرآیند های ارتباطات و جمع آوری داده های مالی را نیز افزایش می دهد و امکان تفسیر بهتر داده های مالی کسب و کار و در نهایت بهبود جریان نقدی را فراهم می سازد.

مدیریت اختلاف فاکتور چیست ؟
مدیریت اختلاف فاکتور به فرآیند رسیدگی به حل و فصل مسائل مربوط به فاکتور از قبیل اختلاف در قیمت ، مدار یا تحویل اشاره داد . این اختلافات ممکن است به دلایل مختلفی مانند عدم اطلاع رسانی ، اشتباهات یا درک نادرست شرایط و ضوابط بوجود آید .
مشتریان تمایل دارند در صورت اختلافات متعدد ، پرداخت را متوقف کنند . اگر فرآیند حل اختلاف فاکتور کارآمد نباشد ، مبلغ غیرقابل وصل بدهی می تواند به جریان نقدی سازمان و شرکت آسیب رسانده و منجر به زیان مالی برای سازمان گردد.

انواع اختلاف در حساب های دریافتی : قبل از برنامه ریزی های استراتژیک برای حل سریع و کارآمد اختلافات ، ابتدا باید با انواع اختلافات آشنا شد :
اختلاف قیمت : اختلافی که به دلیل تفاوت قیمت بین صورت حساب پرداختی یا هزینه مورد توافق طرفین ایجاد می گردد.

اختلاف کیفیت : زمانی ایجاد می شود که کیفیت محصول یا خدمات در صورت حساب ثبت شده در فاکتور زیر سوال می رود .

اختلاف اداری : اختلافی که به دلیل مفقود شدن یا نادرست بودن اسناد ایجاد می شود .

اختلاف در خصوص کالاها یا خدمات احتساب نشده : اختلافی که به دلیل صورت حساب کالا ها یا خدماتی که در صورت حساب ، ثبت و بررسی نشده است ایجاد می شود.

اختلاف صورت حساب مضاعف : زمانی این اختلاف رخ می دهد که تحویل اشتباها دوبار صورت حساب می شود.

9 مرحله اصلی برای مدیریت اختلاف : فرآیند مدیریت اختلاف یک رویکرد ساختاری است که توسط مشاغل برای رسیدگی و حل مسائل مربوط به اختلاف در صورت حساب ها یا پرداخت ها به کار می رود . در ادامه چند مرحله کلیدی در این خصوص را باهم بررسی می کنیم :

1 – مرحله اول ( دریافت پرونده های اختلاف ) : یک تحلیلگر موارد اختلاف را از مشتری یا بخش مالی سازمان دریافت می کند . این اختلافات می تواند مربوط به مسائل مختلفی از قبیل اشتباهات صورت حساب ، کالاهای آسیب دیده ، تاخیر در حمل و نقل و … باشد .

2 – مرحله دوم ( پیگیری و اولویت بندی پرونده ها ) : تحلیلگر پرونده اختلافات را در یک سیستم ردیابی ثبت می کند و موارد را بر اساس اهمیت و فوریت اختلاف اولویت بندی می کند که این اولویت بندی بر اساس کد دلیل اختلاف و تاثیر بالقوه بر جریان نقدی است .

3 – مرحله سوم ( تجمیع داده ها ) : تحلیلگر تمام اطلاعات مربوط به فاکتور را جمع آوری می کند و ذینفعان مناسب برای رفع اختلاف را شناسایی می کند که شامل اسنادی مانند اثبات تحویل بار ، فاکتور سفارش ، رسید مالیاتی ، بارنامه و … می باشد .

4 – مرحله چهارم ( درخواست داده ) : در صورت مفقود شدن اسناد یا اطلاعات ، تحلیلگر با مشتری ارتباط برقرار می کند و اطلاعات بیشتری را که ممکن است به حل سریع اختلاف کمک کند درخواست می کند .

5 – مرحله پنجم ( حل اختلاف ) : پس از جمع آوری تمامی اطلاعات و مدارک لازم ، تحلیلگر به تحقیق و تحلیل اختلاف در سطوح اولیه می پردازد و سپس نحوه رسیدگی به مورد مناقشه را تعیین می کند که آیا باید جمع آوری شود ، بازپرداخت شود یا از ابطال گردد.

6 – مرحله ششم ( تایید ) : اگر اختلاف جدی باشد و چالش هایی را برای سازمان بوجود آورده باشد ، تحلیلگر ممکن است از مافوق خود تاییدیه بگیرد . این امر خود مراحل اضافی دیگری را بوجود می آورد و باعث تاخیر در حل اختلاف می گردد .

7 – مرحله هفتم ( پیگیری با مشتریان ) : در صورتی که اختلاف بی اعتبار باشد ، تحلیلگر مکاتبات دستی خود را با مشتری آغاز می کند و از بی اعتباری اختلاف به مشتری اطلاع می دهد و  در ادامه خواستار توضیح یا انصراف از مشتری می شود . از سوی دیگر ، اگر اختلاف معتبر باشد تحلیلگر یک یادداشت اعتباری یا یک یادداشت بدهی را برای استفاده در آینده توسط مشتری صادر می کند .

8 – مرحله هشتم ( همگام سازی تغییرات با سیستم ) : بسته به وضعیت اختلاف ، تحلیلگر به بخش حسابداری اطلاع می دهد و از آن ها می خواهد که وضعیت فاکتور را به روز رسانی کنند پس از تغییرات لازم وضعیت حساب برای مشتری بسته می شود .

9 – مرحله نهم ( تولید گزارش ) : گزارش های دستی بر اساس تحقیقاتی که می تواند به مدیران و مدیران اجرایی کمک کند تا عملکرد های کسری را اندازه گیری کنند ، تولید می شود . در دسترس نبودن داده های به صورت لحظه ای و متمرکز می تواند تولید گزارش را زمان بر تر و مستعد خطا سازد .
فرآیند حل اختلاف سنتی که شامل مراحل متعددی است ،  زمان بر ، مستعد خطا و مملو از وظایف دستی و اضافی می باشد که می تواند کارایی تحلیلگر را مختل سازد .

چالش های مدیریت اختلاف : مدیریت موثر اختلاف فاکتور در حساب های دریافت برای عملیات مالی بسیار مهم می باشد . کسب و کارها معمولا به دلیل عدم مشاهده اختلافات به صورت لحظه ای و دسترسی محدود آن ها به جزئیات اختلاف با چالش هایی روبرو هستند که  میتواند روند حل و فصل را در مجموعه ها مختل سازد . برای رفع این چالش ها ، درک موانع کلیدی در مدیریت اختلاف ها ضروری می باشد . چند مورد از این چالش ها شامل :

پیچیدگی پیگیری اختلاف : پیگیری هر اختلاف بدون استراتژی مناسب برای جمع آوران بدهی سازمان بسیار دشوار می شود . استراتژی های نامنظم حل اختلاف ، در نهایت بر بازیابی سررسید های گذشته تاثیر می گذارد و در نتیجه بدهی سازمان را افزایش می دهد .

پردازش کسری های سازمان : در بسیاری از موارد ، تحلیلگران مجبورند اختلافات هر مشتری را به صورت دستی فیلتر و جستجو کنند . پس از گرفتن کسر از این اختلافات ، جمع آوران این کسورات را بررسی و تایید می کنند و آن ها را به یک تحلیلگر که وظیفه بررسی کسری سازمان را بر عهده دارد انتقال می دهند . همانطور که مشخص است این امر یک کار طاقت فرسا و وقت گیر است چرا که تحلیلگران باید به صورت دستی این وظایف را برای صدها یا هزاران مشتری انجام دهند که بازیابی سر رسیدهای گذشته را بیشتر به تاخیر می اندازد .

چالش های وضوح و قابلیت ردیابی : نداشتن مسیرهای حسابرسی واضح و قابل اعتماد می تواند منجر به سردرگمی و مانع از توانایی ردیابی پیشرفت اختلافات شود و به طور بالقوه فرآیند حل و فصل را پیچیده تر کند . ایجاد یک سیستم شفاف و سازگار برای حفظ مسیرهای حسابرسی کارآمد در مجموعه ها برای غلبه بر این چالش از ضروریات می باشد .

دید محدود تیم : راه حل های رفع اختلاف ، نیاز به نیروهای انسانی سازمان از قبیل نیروی تیم های فروش ، تیم های مالی و تیم های انبار و … دارد . در بیشتر موارد این تیم ها برای انجام وظایف خاص خود برای اطمینان از حل اختلاف ، دسترسی محدودی دارند . این دسترسی معمولا به صورت نامه یا ایمیل ارائه می شود و هیچ راه سازماندهی شده ای برای تیم حساب های دریافتی به جهت نظارت بر دسترسی ارائه شده به تیم ها وجود ندارد .

نکته : در مواردی که کسب و کار هایی که کل فرآیند مالی به صورت اسناد کاغذی می باشد ،  در پایان فصل مالی تمامی موارد فرآیند مالی از قبیل بررسی صورت حساب ها ، محاسبه مالیات و … می تواند به یک نگرانی حسابرسی قابل توجه برای کل سازمان تبدیل شود .

مزایای خودکارسازی ( اتوماسیون ) مدیریت اختلاف : اکنون که با چالش های مدیریت اختلاف آشنا شدید ، درک چگونگی رسیدگی به آن ها بسیار مهم می شود . اتوماسیون نقش اساسی در حل و فصل موثر اختلافات دارد . اجرای مدیریت اختلاف خودکار ( اتوماسیون ) مزایای متعددی را برای کسب و کار ها به همراه دارد که برخی از آن ها را باهم بررسی می کنیم :

کاهش خطاها : اتوماسیون مدیریت دستی را به حداقل رسانده و احتمال اشتباهات و ناهماهنگی در فرآیند حل اختلاف را کاهش می دهد .

صرفه جویی در زمان : سیستم های مدیریت اختلاف خودکار وظایفی را از قبیل تولید اسناد ، تجزیه و تحلیل داده ها ، ارتباطات با مشتری را انجام می دهند که منجر به حل سریعتر و تخصیص کارآمد منابع سازمان می شود .

افزایش شفافیت در پاسخگویی : سیستم های خودکار مدیریت اختلاف سوابق دقیقی از اقدامات انجام شده در طول فرآیند رفع اختلاف را حفظ می کنند و با رعایت عدالت ، باعث افزایش اعتماد بین طرفین می گردند .

دیدگاه های ارزشمند : از طریق تجزیه و تحلیل داده ها ، سیستم های مدیریت حل اختلاف خودکار می توانند الگوهای اختلاف و روندها را شناسایی کرده و به کسب و کارها اجازه دهند تا از مشکلات اختلافات مشتری و سازمان در آینده جلوگیری کنند و تصمیمات بهتر و بهینه ای را برای سازمان اتخاذ کنند .

بهره وری بهبود یافته : ساده کردن فرآیند حل اختلاف از طریق اتوماسیون به کسب و کارها اجازه می دهد تا منابع را به طور موثر تر و بهینه ای تخصیص دهند که به دنبال آن افزایش بهره وری در سازمان اتفاق می افتد .

کاهش هزینه : با کاهش کارهای دستی و ساده سازی فرآیندها ، خودکارسازی مدیریت اختلاف می تواند به کسب و کارها در صرفه جویی هزینه ها و پرداختی نیروها کمک کند .

افزایش رضایت مشتری : حل سریعتر اختلافات به بهبود روابط با مشتری و سهامداران شرکت و سازمان کمک بزرگی می کند .

انطباق حسابرسی : سیستم های مدیریت اختلافات خودکار اطمینان می دهند که تمام اقدامات و تصمیم های اتخاذ شده در سیستم ثبت شوند و انطباق آن ها را با الزامات قانونی تسهیل می کنند و یک مسیر حسابرسی صحیح را برای مراجعات بعدی ایجاد می کنند .

رعایت قوانین رسیدگی به اختلافات : اتوماسیون تضمین می کند که اختلافات به طور مداوم مطابق با قوانین و دستورالعمل های از پیش تعیین شده رسیدگی می شود و تصمیم گیری های انفرادی و لحظه ای توسط نیروهای مربوط در این خصوص را به حداقل می رساند .

تسهیل ارتباطات : سیستم های خودکار ارتباط بین همه طرف های درگیر در اختلاف را تسهیل می سازد و از تبادل اطلاعات شفاف و به موقع اطمینان می دهند .

در واقع به طور خلاصه ، با استفاده از فناوری اتوماسیون ، کسب و کار ها می توانند فرآیند های حل اختلافات خود را بهینه کنند و روابط مثبت با سهامداران خود را تقویت کنند .

در شرکت افرا سیستم میهن ، متخصصان مالی و برنامه نویسی ما با بررسی اکثر برنامه های مالی داخلی و خارجی ؛ بهترین برنامه حسابداری برای مدیریت مالی کسب و کار را برای شما عزیزان طراحی و توسعه نموده اند و با قرار دادن آموزش های ویدیویی و تیم متخصص پشتیبانی نیاز شما از داشتن تخصص های مدیریت مالی و برنامه نویسی را به جهت کار با برنامه به حداقل رسانده اند . در صورتی که هرگونه چالشی از انتخاب برنامه حسابداری مناسب کسب و کار شما یا نحوه کار کردن برنامه حسابداری افرا داشته باشید می توانید از طریق کلیک بر روی ( اینجا ) از پشتیبانی مشاوره رایگان دریافت نمایید .

در ضمن می توانید قبل از اقدام برای خرید برنامه حسابداری افرا ، از طریق کلیک بر روی ( اینجا ) ورژن رایگان و تستی و ” بدون محدودیت ” برنامه را بررسی بفرمایید .

توصیه می شود در صورتی که به اتوماسیون مدیریت مالی سازمان خود علاقه مند هستید مقاله اتوماسیون مدیریت سازمان را از ( اینجا ) مشاهده بفرمایید .

​