رشد و موفقیت هر سازمان در چشم انداز تجاری بسیار رقابتی کسب و کار امروز ، به شدت به مدیریت کارآمد جریان نقدی متکی می باشد . حساب های دریافتی ، که نشان دهنده پولی است که مشتریان برای محصولات یا خدمات ارائه شده به کسب و کار شما بدهی دارند ، نقش مهمی در جریان درآمد شما ایفا می کنند. به همین علت تسلط بر هنر مدیریت موثر حساب های دریافتی ( جمع آوری مطالبات سازمان ) به شما از سلامت مالی و موفقیت سازمان اطمینان می دهد .
امروزه روش‌ های سنتی وصول حساب‌ های دریافتی اغلب ممکن است کارآمد نباشند . به همین دلیل است که ما اینجا هستیم تا شما را با استراتژی ‌های مدرنی آشنا کنیم که می ‌توانند فرآیند جمع آوری مطالبات ، سازمان شما را متحول کرده ، جریان نقدی شما را تقویت کنند و روابط قوی با مشتریان سازمان را تقویت ببخشند .
بنابراین ، در این مقاله به دنیای استراتژی‌ های پیشرفته می پردازیم و کشف می کنیم که چگونه می‌ توانید به طور موثر حساب‌ های دریافتی را در عصر مدرن جمع‌ آوری کنید.

فرآیند حساب های دریافتی چیست؟

جمع آوری حساب های دریافتی ( جمع آوری مطالبات سازمان ) به فرآیند جمع آوری پرداخت های معوق از مشتریان برای کالاها یا خدمات ارائه شده سازمان ، اشاره دارد . این امر یک جنبه حیاتی از مدیریت مالی برای مشاغل می باشد ، زیرا به طور مستقیم بر جریان نقدی و سلامت مالی کلی سازمان تاثیر گذار خواهد بود .

فرآیند حساب های دریافتی کارآمد ، نیازمند نظارت و تجزیه و تحلیل دقیق روند پرداخت ، شناسایی چالش ها یا الگوهای عدم پرداخت است . با انجام این کار ، کسب و کارها می توانند به طور موثر به هر مشکلی رسیدگی کنند و خطر بدهی های سازمان را به حداقل برسانند.

اکنون، بیایید چند تکنیک عملی را بررسی کنیم که می تواند به شما در افزایش جریان نقدی کمک کند. با اجرای این استراتژی ها، می توانید چرخه های پرداخت را تسریع ببخشید ، حساب های معوق را به حداقل برسانید و وضعیت سلامت مالی کلی سازمان خود را بهبود بخشید .

تکنیک های جمع آوری حساب های دریافتی ( جمع آوری مطالبات سازمان ) برای تقویت جریان نقدی :

به یاد داشته باشید ، مدیریت موثر حساب های دریافتی نه تنها پرداخت های به موقع را تضمین می کند ، بلکه روابط شما را با مشتریان تقویت می کند و حرفه ای بودن و قابل اعتماد بودن سازمان شما را نشان می دهد . بنابراین ، بدون بحث بیشتر ، اجازه دهید نکات را بررسی کنیم .

1 – از داده ها به طور موثر استفاده کنید :

داده ها با ارزش ترین دارایی سازمان در این عصر دیجیتال هستند. داشتن اطلاعات کامل در مورد مشتریان ، از جمله وضعیت پرداختی آنها ، روند و سلامت مالی آنها ، برای اطمینان از جمع آوری موفق پرداخت ها ضروری می باشد . داده های دقیق مشتری نه تنها برای ارتباط موثر با مشتری ، بلکه برای جلوگیری از سردرگمی یا انتشار اطلاعات گمراه کننده نیز ضروری است .

استفاده از فناوری ( برنامه حسابداری هوشمند افرا ) می تواند به متمرکز کردن تمام اطلاعات مشتری و ایجاد یک منبع واحد با اطلاعات صحیح از مشتریان به فرآیند جمع آوری مطالبات سازمان کمک کند . این رویکرد شما را قادر می سازد تا به راحتی به سوابق مشتریان فردی دسترسی داشته باشید و فیلتر هایی را بر اساس وضعیت پرداخت ، جزئیات خرید و غیره در هنگام تماس با آنها برای دریافت بدهی های آن ها اعمال کنید .

2 – در شرایط پرداخت خود انعطاف پذیر باشید :

بسیاری از مشتریان به دلیل مشکلات نقدی در حساب های خود ، قادر به پرداخت حساب های معوقه خود نیستند به طور مثال در یک ماه خاص ممکن است فروش بدی داشته باشد یا ممکن است فصلی متناسب با کسب  وکار آن ها نباشد . بررسی کنید که آیا تغییر ساختار طرح پرداخت آنها  مثلاً تبدیل آن به چندین مرحله واریزی به آنها کمک می کند یا خیر . یا بپرسید که آیا می ‌توانند بخشی از پرداخت یا تقسیم پرداخت را انجام دهند . هدف شما باید این باشد که مبلغ مورد نظر خود را بدون تأثیر بر روابط مشتری دریافت کنید . فشار بیش از حد بر یک مشتری تحت فشار مالی برای پرداخت فوری کل مبلغ ممکن است حتی منجر به متخلف شدن آنها شود که در نهایت این امر به نفع شما و سازمان شما نخواهد بود .

3 – فاکتور را فورا ارسال کنید :

فرآیند دریافتی ( جمع آوری مطالبات سازمان ) با سایر عملکردهای مالی سازمان مانند صورتحساب ها و برنامه ریزی های نقدی مرتبط هستند . برای جمع آوری سریعتر مطالبات ها ، باید در اسرع وقت فاکتورها را برای مشتریان ارسال کنید . همچنین مطمئن شوید که فاکتورها بدون خطا هستند . فاکتورهای اشتباه وصول را به تاخیر می اندازد . افزودن روش های پرداخت و موعد های پرداخت در فاکتورها به جمع‌ آوری حساب ‌های دریافتنی سریع ‌تر کمک می ‌کند.

4 –  یادآوری ها را خیلی قبل تر از موعد مقرر ارسال کنید :

درصد قابل توجهی از فاکتورها به دلیل از دست دادن ناخواسته تاریخ های سررسید توسط مشتریان به تاخیر می افتد . پیاده‌ سازی استراتژی‌ هایی مانند ارسال ایمیل‌ های یادآور و اعلان‌ های لحظه ای ( پوش نوتیفیکشن ها ) از طریق درگاه پرداخت حساب ‌هایشان می ‌تواند به مشتریان کمک کند تا مسئولیت‌ های پرداخت خود را به موقع به یاد آورند.

برای ساده‌ تر کردن این فرآیند ( جمع آوری مطالبات سازمان ) ، می ‌توانید از ” برنامه حسابداری هوشمند افرا سیستم میهن ” به جهت ارسال یادآوری ‌ها به مشتریان در بازه ‌های زمانی از پیش تعریف ‌شده (مثلاً یک هفته قبل از موعد پرداخت ) استفاده کنید . ضمنا می توانید به صورت دوره ای یعنی علاوه بر یادآوری از هفته قبل ، این امر را 3 روز قبل تر از موعد و همچنین روز قبل از موعد به صورت تکراری انجام دهید .

علاوه بر این مورد در صورتی که مشتری پاسخی به این یادآوری ها ندهد بسته به رابطه شما با مشتری ، و همچنین صنعت و جغرافیایی که در آن فعالیت می کنید ، می توانید فوراً با مشتری تماس بگیرید تا یک یادآوری دوستانه نیز داشته باشید.

علاوه بر این مورد ، استفاده از یادآوری از طریق ارسال فاکتور ها به ایمیل ‌های شخصی مشتری و  ایمیل های شرکتی سازمان های بدهکار با مشخص کردن زمان های واریزی از قبل مشخص شده و ثبت شده در فاکتور ارسالی ، جمع ‌آوری حساب ‌های دریافتنی ( جمع آوری مطالبات سازمان ) مؤثرتر و بهینه تر پیش خواهد رفت .

5 – پیگیری پرداخت های معوق

پیگیری صحیح پرداخت‌ های معوق تضمین می ‌دهد که صورت‌ حساب ‌های پرداخت نشده به ‌موقع رسیدگی می ‌شوند ، از طریق روش هایی نظیر تشویق به پرداخت به موقع باعث بهبود جریان نقدی می ‌شود . با برقراری ارتباط منظم با مشتریان و ارسال یادآوری ، مشاغل می توانند بر اهمیت انجام تعهدات پرداخت تأکید کنند.

پیگیری پرداخت های معوق نشان دهنده حرفه ای بودن و تعهد به ثبات مالی است . استراتژی های پیگیری موثر به حفظ روابط مثبت با مشتریان و کاهش تعداد فاکتورهای معوق کمک می کنند .

6 – ریسک اعتباری را مدیریت کنید :

فرآیند پرداخت بدهی ( جمع آوری مطالبات سازمان ) نیز ارتباط نزدیکی با ریسک اعتباری مشتری دارد . هرچه امتیاز ریسک اعتباری یک مشتری بالاتر باشد، احتمال اینکه دریافت وجه از آنها دشوارتر باشد بیشتر است و بالعکس . از طریق برنامه حسابداری افرا می توانید سوابق مشتری های خود را به صورت لحظه ای رصد کنید و اعتبار مشتری را به جهت روش های پرداخت بدهی آن ها بررسی کنید .

7 – رویه های استاندارد را دنبال کنید :

ایجاد یک سند مکتوب که مراحل مربوط به جمع‌ آوری حساب‌ های دریافتی را تشریح می ‌کند ، می‌ تواند به تیم مالی و حقوقی سازمان شما در جهت دریافت مطالبات سازمان کمک کند تا هنگام تماس با مشتریان برای پرداخت ، به رویه‌ های استاندارد سراسر شرکت پایبند باشند.

این سند باید جزئیات مربوط به زمان ارسال ایمیل ‌های یادآوری ، زمان  برقراری تماس‌ های مشتریان و نحوه شروع مکالمات و … را شامل شود .

به ‌علاوه ، می ‌تواند الگوهای را برای ایمیل ‌ها و تماس‌ ها ارائه کند.

داشتن یک روش جمع‌ آوری مستند، آموزش و جذب کارکنان جدید را تا حد زیادی تسهیل می‌ سازد .

8 –  کارمندان خود را آموزش دهید :

جمع آوری حساب های دریافتی اصلا کار آسانی نیست . شما باید روی لبه ی تیغ حفظ روابط با مشتری و تضمین جریان نقدینگی راه بروید . آموزش کارکنان خود در مورد مهارت های مختلف مانند مذاکره ، ارتباطات شفاف ، اخلاقیات و متقاعد سازی برای اطمینان از موفقیت آن ها در دریافت مطالبات مجموعه و روابط صحیح با مشتری بسیار مهم می باشد که کسب و کار های قوی و موفق به هیچ عنوان از این موضوع غفلت نخواهند کرد .

9 – یک تجربه خوب به مشتری ارائه دهید :

مدیریت دریافتی ها و وصول ها یک جنبه اساسی در نظارت بر امور مالی کسب و کار شما است . با این حال ، بسیار مهم است که تأکید کنیم این فعالیت ‌ها هرگز نباید شامل متوصل شدن به زبان تهدید کننده هنگام برقراری ارتباط با مشتریان شما باشد.

در عوض ، ضروری است که تیم های مالی و حقوقی سازمان شما توانایی همدلی و مشارکت در گفتگوهای مودبانه با مشتریان را داشته باشند . با درک دلایلی که چرا مشتریان ممکن است در انجام مهلت‌ های پرداخت با چالش ‌هایی مواجه شوند ، مانند محدودیت‌ های جریان نقدی خودشان ، مشکلات بانکی یا مسائل مربوط به محصول و خدمات ، فرصت مناسبی برای برقراری روابط خوب با مشتری ایجاد کنید.

در عین حال ، تیم های حقوقی و مالی سازمان نیز باید با مشتریانی که بهانه های نامعقول می آورند ، به شدت برخورد کنند ( البته به شکل اصولی و رعایت ادب ) حتی در این صورت ، اطمینان حاصل کنید که روابط را به خطر نیندازید یا به شهرت کسب و کار  و سازمان لطمه ای وارد نگردد .

10 – به سمت خودکار سازی ( اتوماسیون ) گام بردارید :

در محیط تجاری پرشتاب امروزی ، استقبال از اتوماسیون برای بهینه ‌سازی فرآیند جمع‌ آوری حساب‌ های دریافتی ( جمع آوری مطالبات سازمان ) شما بسیار مهم است. از طریق پیاده‌ سازی برنامه های حسابداری حرفه ای ( برنامه حسابداری افرا سیستم میهن ) ، می ‌توانید تلاش‌ های جمع آوری مطالبات سازمان خود را دیجیتالی و متمرکز کنید ، فاکتورهای به موقع و بدون خطا ارسال کنید ، یادآوری ‌ها و اعلان‌ ها را خودکار کنید و با مدیریت موثر ریسک اعتباری مشتریان ، میتوانید رویکرد همکاری بین تیم ‌های سازمان را افزایش دهید و وظایف معمول مانند تهیه فاکتور و تولید گزارش را به جای سپردن به نیروی انسانی به سیستم های دیجیتالی واگذار کنید تا هم سریعتر این فرآیند پیش برود و هم احتمال خطای داده ها به حداقل برسند .

علاوه بر این ، اتوماسیون استانداردسازی سازمان شما را تضمین می ‌کند ، تیم های سازمان را از وظایف یکنواخت رهایی می ‌بخشد و به آن‌ ها قدرت می ‌دهد تا روی ایجاد روابط قوی با مشتری و تجزیه و تحلیل رفتار مشتری تمرکز کنند.

در شرکت افرا سیستم میهن متخصصان برنامه نویسی و امور مالی ، با بررسی اکثر برنامه های حسابداری داخلی و خارجی سعی نمودیم تا بهترین برنامه حسابداری برای سازمان های کوچک و بزرگ با تمامی امکانات و در عین حال با بهترین رابط کاربری را برای مدیران کسب و کار طراحی و توسعه دهیم . این رابط کاربری به نحوی طراحی و توسعه داده شده است تا عزیزانی که تخصصی در امور مالی و مدیریت مالی سازمان و کسب و کار هم ندارند بتوانند به راحتی از طریق آموزش های تصویری قرار داده شده در سایت مجموعه و سایت آپارات از تمامی امکانات برنامه به راحتی استفاده کنند . در صورتی که هرگونه چالشی از انتخاب برنامه حسابداری متناسب با کسب و کار خود یا نحوه کار با برنامه داشته باشید می توانید از طریق کلیک بر روی ( اینجا ) با کارشناسان مجموعه افرا به صورت رایگان در تماس باشید .

نکته : در انتخاب برنامه های حسابداری حتما این موضوع را در نظر داشته باشید تا به سراغ برنامه هایی بروید که قبل از خرید یک نسخه تستی از برنامه را در اختیار شما قرار می دهند تا با امکانات و محدودیت های برنامه های حسابداری و همچنین رابط کاربری آن قبل از اقدام به خرید آشنا شوید . در افرا سیستم میهن مفتخریم تا قبل از خرید برنامه به جهت سهولت انتخاب شما عزیزان ” برنامه حسابداری افرا را به صورت تست و رایگان و بدون محدودیت ” در دسترس شما بزرگواران قرار دهیم . برای دریافت نسخه تستی و رایگان و بدون محدودیت افرا ( اینجا ) را کلیک بفرمایید .

​