در مقاله قبل با معنی و مفهوم مدیریت وجوه نقد ( توسط برنامه حسابداری یا روش سنتی ) در یک سازمان و شرکت آشنا شدیم و از مشکلات رعایت نکردن مدیریت وجوه نقدی سازمان اطلاع رسانی کردیم و در انتها مزیت های استفاده از یک مدیریت صحیح در امر وجوه نقدی سازمان را بررسی نمودیم توصیه میکنیم در صورت مطالعه نکردن مقاله اول و آشنا نبودن با مفاهیم ذکر شده ابتدا مقاله شماره یک در این مورد را بررسی و مطالعه بفرمایید . ( جهت مشاهده مقاله برنامه حسابداری و مدیریت وجوه نقدی سازمان کلیک بفرمایید. )

در این مقاله قصد داریم تا به بررسی مدیریت وجوه نقدی سازمان از طریق برنامه حسابداری و اتوماسیون آن بپردازیم ، در ادامه این مطلب با ما همراه باشید :

نقش خودکارسازی ( اتوماسیون ) در مدیریت پول نقد :

امروزه اتوماسیون در حال تغییر روش های سنتی در کسب و کارهای متفاوت می باشد و البته که امر حسابداری و در زیر شاخه آن مدیریت وجوه نقدی سازمان از این امر مستثنا نمی باشد . با خودکار سازی و اتوماسیون فرآیند های مختلف مدیریت وجوه و پول نقد ، سازمان ها می توانند دقت ، سرعت عمل ، کارایی و عملکرد کلی خود را بهبود ببخشند .

انطباق حساب : شامل منطبق کردن ( SYNC ) کردن منابع مالی به صورت خودکار به یکدیگر می باشد تا مدیریت وجوه نقد راحت تر صورت پذیرد.

گزارش دهی همزمان : فناوری های گزارش دهی سریع ، سازمان ها را قادر می سازد تا به داده های لحظه ای درباره جریان نقدی خود دسترسی داشته باشند تا تصمیم گیری ها در مورد اهداف آینده سازمان بهینه تر صورت پذیرد .

آنلاین بودن محاسبات حسابداری : فناوری آنلاین برنامه حسابداری به صورت خودکار سازمان ها را قادر می سازد تا به داده ها و اطلاعات مالی و همچنین مدیریت وجوه نقدی سازمان از هر کجا و هر زمانی دسترسی داشته باشند ، علاوه بر این موضوع امنیت بیشتری را نیز نسبت به روش سنتی حسابداری ایجاد می کند .

بدین ترتیب یک سازمان می تواند از طریق اتوماسیون وجوه نقد در سازمان به حساب های بانکی و سایر منابع مالی خود دسترسی داشته باشد و در عین حال حتی ورودی ها و دریافتی های خود را به طور خودکار انجام دهد . در همین حال گزارش دهی لحظه ای می تواند ، گزارش ها و بررسی های لحظه ای از دریافتی ها و پرداختی ها را از طریق داشبورد مدیریت مالی نشان بدهد و پردازش های آنلاین توسط سیستم محاسبات و تطبیق حساب ها را بدون هیچگونه خطایی نشان بدهد . پس به طور کلی ، فرآیند مدیریت وجوه نقد با فناوری موجود سریع تر ، کارآمد تر و دقیق تر است .

غلبه بر ناکارآمدی ها و چالش ها با فناوری :

آینده مدیریت وجوه نقدی در سازمان توسط تکنولوژی و فناوری روز در برنامه حسابداری هدایت می شود . با طیف وسیعی از پیشرفت ها و نوآوری های جدید در برنامه حسابداری اتوماسیون وجوه نقد در سازمان ها سریع تر ، کارآمدتر همراه با کاهش خطاها و ارائه های دقیق و سریع اطلاعات مالی پیش می رود . خوب است برخی از مزایای این امر یعنی اتوماسیون سازی در برنامه حسابداری به جهت مدیریت وجوه نقدی را بررسی کنیم :

مدیریت تمرکز بر جریان نقدی سازمان : با خودکارسازی جریان داده و متمرکز کردن آن ، سازمان ها می توانند خطر خطا را کاهش داده و اطمینان حاصل کنند که داده هایشان دقیق و به روز باشد که به دنبال آن فرآیند مالی و مدیریت وجوه نقد ساده تر و کارآمد تر خواهد بود که به کاهش هزینه ها ، افزایش بهره وری و بهبود عملکرد مالی کمک بزرگی خواهد کرد.

تطبیق حساب های بانکی : اتوماسیون توسط برنامه حسابداری سازمان ها را قادر می سازد تا صورت حساب های بانکی خود را سریع تر و دقیق تر تطبیق دهند و اطمینان داشته باشند که تمامی تراکنش ها به دقت ثبت و حساب شده اند که نتیجه آن جلوگیری از خطاهای محاسباتی ، شناسایی و کشف تقلب و اطمینان از به روز بودن و دقیق بودن تمامی اطلاعات مالی خواهد بود .

مشاهده دقیق اطلاعات کلی مالی سازمان : مدیریت خودکار جریان نقدینگی به سازمان ها کمک می کند تا در زمان صحیح ، دید کلی و جامعی به اطلاعات مالی سازمان خود داشته باشند . تنها با یک نگاه سریع می توانند موجودی نقدی ، بدهی های معوقه و مطالبات خود را کنترل کنند . این اطلاعات بی درنگ برای تولید گزارش هایی که وضعیت سلامت سازمان را مشخص می سازند و همچنین برای تصمیم گیری های آگاهانه درباره سرمایه گذاری ، استقراض و مدیریت عملیات روزانه بسیار ارزشمند است .

برنامه ریزی سرمایه گذاری : مدیریت هوشمند جریان نقدینگی سازمان ها را قادر می سازد تا استراتژی های سرمایه گذاری و استقراض خود را بهینه سازند و با به دست آوردن درک عمیق از وضعیت و موقعیت نقدینگی خود ، بتوانند تصمیمات آگاهانه ای در مورد میزان و زمان وام گرفتن و یا زمان مشخص سرمایه گذاری در پروژه ها یا طرح های جدید بگیرند . همین امر سبب می گردد تا با دید بهتری از وضعیت مالی ، سازمان بتواند برنامه های دقیق و موثرتری ایجاد کند که در نهایت منجر به سودآوری و رشد پایدار آن شود . با مدیریت هوشمند جریان نقدینگی ، سازمان ها می توانند با اطمینان از چشم انداز پیچیده مالی عبور کنند و از رقبا جلوتر بمانند .

شناسایی الزامات برای اتوماسیون مدیریت وجوه نقدی :

به جهت راه اندازی اتوماسیون در مدیریت وجوه نقدی سازمان ها باید حداقل اصولی را تحت عنوان یک فرآیند ساختار یافته دنبال کنند که شامل  :

اهداف تجاری : اولین گام ، تعریف اهداف تجاری برای اتوماسیون مدیریت جریان نقدی است که شامل شناسایی اهداف خاصی است که سازمان می خواهد از طریق اجرای راه حل مربوط به آن دست یابد . به عنوان مثال سازمان ممکن است بخواهد دقت را بهبود ببخشد ، کارایی را افزایش دهد ، هزینه های سازمان را کاهش دهد یا حتی دیدگاهی برای تصمیم گیری در اهداف آتی سازمان ارائه بدهد .

الزامات عملکردی : بر اساس تجزیه و تحلیل فرآیندهای جاری و اهداف تجاری ، سازمان ها باید الزامات عملکردی را برای راه حل اتوماسیون مدیریت وجوه نقدی تعریف کنند که شامل شناسایی ویژگی ها و قابلیت های خاص مورد نیاز مانند توانایی ادغام با سیستم های دیگر ، پشتیبانی با کیفیت ، توانایی تولید گزارش است

الزامات فنی  : علاوه بر الزامات عملکردی ، سازمان ها باید الزامات فنی را نیز به عنوان راه حلی برای این موضوع تعریف کنند . این شامل شناسایی الزامات سخت افزاری ، نرم افزاری ، الزامات امنیتی و سایر مشخصات فنی می باشد .
تجزیه و تحلیل و بررسی فرآیند های جاری : تجزیه و تحلیل فرآیند های مدیریت نقدی جاری برای شناسایی بخش های ناکارآمد سازمان ضروری است که شامل جمع آوری داده ها در مورد وضعیت فعلی فرآیند نقدی ، از جمله روش های مورد استفاده تا به امروز ، پیش بینی وضعیت آتی سازمان ، افزایش دقت در پیش بینی ها و منابع مالی مورد نیاز می باشد.

​

شناسایی ذینفعان کلیدی : شناسایی ذینفعان کلیدی شامل تیم مالی ، بخش فناوری اطلاعات و … که تحت تاثیر اتوماسیون مدیریت وجوه نقدی قرار می گیرند از اهمیت بالایی در این امر برخوردار است .

ارزیابی فروشندگان : پس از تعریف الزامات ، سازمان ها باید فروشندگانی را که راه حل های اتوماسیون و خودکار سازی را ارائه می دهند ، ارزیابی کنند که شامل مقایسه ویژگی ها ، عملکرد ، قیمت گذاری و سایر عوامل برای یافتن راه حلی است که نیازهای سازمان را برآورده می سازد .

یک راه حل را انتخاب کنید : پس از ارزیابی فروشندگان ، سازمان ها باید راه حل اتوماسیون مدیریت وجوه نقدی را انتخاب کنند تا به بهترین شکل نیازهای آن ها را برآورده سازد که شامل بررسی پیشنهادات ، برگزاری جلسات و مذاکرات می باشد .

پیاده سازی و آزمایش : مرحله نهایی پیاده سازی و آزمایش راه حل های بدست آمده در جهت اتوماسیون مدیریت وجوه نقدی سازمان است  که شامل پیش برد راه حل های بدست آمده ، انتقال صحیح داده ها و در نهایت انجام آزمایش برای اطمینان از این موضوع که راه حل های بدست آمده با الزامات و اهداف سازمان مطابق است .

در واقع سازمان ها می توانند الزامات راه حل های اتوماسیون مدیریت نقدی را شناسای کرده و راه حلی را انتخاب کنند که به بهترین وجه نیازهای خاص آن ها را بر آورده سازد که نتیجه آن بهبود دقت ، کارایی و دیدگاهی برای آینده سازمان در فرآیند های نقدی می شود تا در نهایت به سازمان ها کمک کند تصمیمات بهتری برای پیشبرد اهداف خودشان بگیرند .

از مهمترین عوامل در اتوماسیون وجوه نقد و پیش برد بهترین شکل کل فرآیند مالی سازمان انتخاب صحیح برنامه حسابداری مورد نیاز شماست تا علاوه بر اینکه بتواند نیازهای شما را پوشش دهد بتواند با رشد و توسعه کسب و کار همچنان به بهترین روش عمل کند و نیازی به تغییر نداشته باشد . در شرکت افرا سیستم میهن کارشناسان ما با بررسی تمامی نمونه های خارجی و ایرانی برنامه حسابداری ، بهترین برنامه حسابداری را برای شما بزرگواران بهینه سازی کرده و طراحی و توسعه نموده اند ، مفتخریم تا برنامه حسابداری افرا سیستم میهن را به جهت انتخاب صحیح شما برزگواران به شکل رایگان و بدون محدودیت به جهت تست در اختیار شما قرار دهیم ( به جهت درخواست نسخه رایگان تستی و بدون محدودیت برنامه حسابداری اینجا را کلیک بفرمایید.) و همچنین تیم قدرتمند پشتیبانی افرا سیستم میهن که جمعی از کارشناسان ما در این حوزه می باشند آماده مشاوره رایگان و خدمت رسانی به پرسش های شما می باشند تنها کافیست به جهت تماس با پشتیبانی به صورت رایگان ( اینجا ) را کلیک بفرمایید .

​