در زمانی نه چندان دور شرکتی وجود داشت که به روش سنتی و بدون استفاده از برنامه حسابداری ، تمامی تمرکز خود را بر روی معاملات تجاری جدید و گسترش کسب و کار قرار داده بود و به هیچ عنوان دیدگاهی به مدیریت جریان نقدی سازمان خود نداشت ، آن ها تصور می کردند تا زمانی که پول در می آورند ( شرکت سود روزانه دارد ) همه چیز به خوبی پیش می رود . اما موردی که از آن اطلاعی نداشتند ، مدیریت وجوه نقدی سازمان و شرکت بود که در یکی از روزهای کاری زمانی که نمی توانستند هزینه های کارمندان و تامین کنندگان یا صورت حساب هایشان را بپردازند اطلاع پیدا کردند که وجوه نقدی در سازمان و شرکت وجود ندارد و شرکت در آستانه سقوط است.
زمانی که از راه حل های متفاوتی که پیش رویشان بود نا امید شدند به سراغ یک متخصص حسابداری که کارشناسی مدیریت جریان نقدی را انجام می داد مراجعه کردند . کارشناس به آن ها توصیه کرد که مدیریت جریان نقدی خود را با موقعیت یابی روزانه نقدینگی ، بهینه سازند و همگام سازی حساب های بانکی شرکت را در جهت کاهش تاخیر تسویه حساب خودکار کنند . در ابتدا آن ها به موارد مطرح شده شک داشتند اما چاره ی دیگری برای شرکت که در آستانه سقوط بود وجود نداشت .
در کمال تعجب همزمان با پیش برد موارد مطرح شده از طرف کارشناس حسابداری ، موقعیت یابی روزانه وجوه نقد به آن ها نشان داد که چه مقدار وجه نقد در اختیار شرکت است و در چه مواردی پرداخت می شود و به کجا می رود . آن ها توانستند بخش هایی را که در آن ها بیش از حد هزینه می کردند شناسایی کنند و بودجه خود را اصلاح کنند . علاوه بر آن توانستند به سرعت و دقت حساب های خود را همگام سازی کنند و تطبیق دهند و  خطر خطا و تاخیر را در شرکت کاهش بدهند . در نتیجه شرکت توانست جریان های نقدی خود را تغییر بدهد . آن ها می توانستند هزینه های کارمندان ، تامین کنندگان و صورت حساب های خود را به موقع پرداخت کنند و حتی پول نقد کافی برای سرمایه گذاری در پروژه های جدید باقی بماند ، تمامی نیروهای شرکت از اینکه مدیریت وجوه نقد تا چه حد می تواند تاثیر گذار باشد شگفت زده شده بودند و یک در بسیار مهم در مدیریت کسب و کار را به خاطر سپردند : ( مدیریت وجوه نقد را نادیده نگیرند ، در غیر اینصورت ممکن است شرکت خود را در تنگنای نقدینگی قرار بدهند. )

اما منظور از مدیریت وجوه نقد چیست :

مدیریت نقدینگی به استراتژی ها و فرآیند های اطلاق می شود که شرکت ها برای بهینه سازی موقعیت های نقدی و جریان های نقدی خود استفاده می کنند. مدریت موثر نقدینگی به شرکت ها این اجازه را می دهد تا نقدینگی کافی برای انجام تعهدات خود داشته باشند ، در حالی که نقدینگی برای سرمایه گذاری نیز موجود باشد تا بازده فرآیند کار را به حداکثر خود برسانند ، برخی از این موارد شامل :

موقعیت یابی نقدی : شامل نظارت بر جریان های نقدی ورودی و خروجی روزانه برای تعیین مانده های نقدی جاری و پیش بینی مازاد یا کمبود های آتی سازمان می شود . این امر به شرکت ها اجازه می دهد تا پول نقد اضافی را سرمایه گذاری کنند یا وجوه مورد نیاز خود را به موقع از روش هایی نظیر دریافت وام و … دریافت کنند . ابزارهایی مانند پیش بینی جریان نقدی و مدل ها دیدگاهی برای موقعیت های نقدی آتی سازمان ارائه می دهد .

تطابقات بانکی : شامل تطبیق یا همگام سازی سوابق داخلی شرکت با صورت حساب های بانکی برای به حداقل رساندن اختلاف و تاخیر در فرآیند مالی می شود . تطبیق های خودکار دقت و سرعت در فرآیندهای مالی سازمان را بهبود می بخشند .

پیش بینی جریان های نقدی  : شامل پیش بینی جریان های نقدی ورودی و خروجی آتی سازمان برای شناسایی دوره هایی که ممکن است مازاد یا کمبود وجه نقد وجود داشته باشد می گردد که از طریق همین امر می توان برنامه ریزی آتی شرکت را انجام داد .

مدیریت ریسک : شامل نظارت بر ریسک هایی مانند ارز خارجی ، تغییرات نرخ و … که می تواند بر جریان های نقدی و توسعه استراتژی ها به جهت کاهش خطاها و چالش ها تاثیر بگذارد می شود .

اهمیت مدیریت پول نقد :

مدیریت کارآمد نقدینگی شرکتی ( از روش سنتی یا استفاده از برنامه حسابداری ) ، برای موفقیت و ثبات هر سازمانی حیاتی می باشد که شامل مدیریت جریان های نقدی ورودی و خروجی به روشی است که نقدینگی کافی برای بر آوردن نیازهای عملیاتی و اهداف استراتژیک سازمان را تضمین کند . بهینه سازی مدیریت جریان نقدی با موقعیت یابی روزانه نقدینگی ، می تواند به کسب و کارها کمک کند تا درباره نیازهای نقدی خود تصمیمات آگاهانه بگیرند و منابع را بر این اساس تخصیص دهند ، با نظارت بر موجودی نقدینگی و پیش بینی جریان های نقدی آینده ، کسب و کارها می توانند از کمبود نقدینگی جلوگیری کنند و از فرصت های سرمایه گذاری بوجود آمده استفاده کنند .

تطبیق ها و همگام سازی های خودکار از طریق اتوماسیون با برنامه حسابداری نیز نقش مهمی در مدیریت پول نقد دارد . اشتباهات محاسباتی در فرآیند مالی می تواند منجر به موجودی های نقدی نادرست شود و تصمیم گیری های مالی آگاهانه را دشوار سازد . با خودکار کردن فرآیند تطبیق و همگام سازی کسب و کارها می توانند خطاها را کاهش بدهند و از به روز بودن موجودی نقدی خود اطمینان حاصل کنند که در نتیجه آن تصمیم گیری های مالی بهینه تر انجام شود و خطرات پیش رو نیز قابل بررسی باشند .

به طور کلی ، مدیریت موثر وجوه نقد یا موقعیت یابی روزانه نقدینگی و تطبیق و همگام سازی حساب های بانکی می تواند به کسب و کارها کمک کند تا ثبات مالی خود را بهبود ببخشند و موقعیت خود را برای موفقیت در زمان طولانی بررسی نمایند .

چالش های فرِآیند مدیریت نقدی سنتی :

فرآیند های مدیریت پول نقد سنتی اغلب دستی ، غیر متمرکز هستند این امر منجر به تعدادی چالش در فرآیند مدیریت نقدی می گردد که شامل :

ماهیت زمان بر فرآیند : فرآیند های دستی برای کارهایی مانند تسویه حساب بانکی ، موقعیت یابی پول نقد و گزارش دهی بسیار زمان بر هستند . این امر زمان در دسترس برای ابتکارات استراتژیک را کاهش می دهد.

درک ضعیف از چرخه جریان نقدی : زمانی که وظایف مدیریت وجه نقد در سراسر یک سازمان غیر متمرکز است ،  به سختی می توان دیدی جامع از چرخه جریان نقدی کامل داشت که منجر به از دست رفتن فرصت های بهینه سازی می شود .

عدم اطمینان در گزارش دهی ها : گزارش دهی دستی با توجه به متمرکز نبودن اطلاعات و دیتاها اغلب فاقد شفافیت ، دقت می باشد .

چرا داشتن یک جریان نقدی موثر اهمیت دارد ؟

از آنجایی که جریان نقدی موثر بر انجام تعهدات مالی ، سرمایه گذاری در رشد و در نهایت دست یابی به اهداف سازمان حیاتی می باشد تضمین می کند تا وجه نقد کافی وجود داشته باشد . در ادامه چند دلیل در این امر را بررسی می کنیم :

امنیت : حفظ نقدینگی کافی از طریق مدیریت وجوه نقد از ثبات عملیاتی و سلامت مالی سازمان حمایت می کند و تضمین می دهد که تعهدات سازمان در موعد مقرر انجام شوند .

انعطاف پذیری : مدیریت وجوه نقد می تواند در صورت کمبود از طریق روش های مختلف نظیر درخواست وام و … به سرعت به وجه نقد اضافی دسترسی پیدا کند . این انعطاف پذیری می تواند به کسب و کارها کمک کند تا با چالش های غیر منتظره مالی مقابله کنند .

افزایش کارایی : مشاهده بی درنگ موقعیت های نقدی و چرخه جریان نقدی به شرکت ها اجازه می دهد فرآیند نقدینگی را بهینه سازند و تصمیم های استراتژیک بگیرند . این کارایی عملیاتی را بهبود می بخشد و به کسب و کارها کمک می کند تا در با قدرت و دقت بیشتری گام در دنیای تجاری بگذارند .

برنامه ریزی آینده : استفاده از مدیریت پول نقد ( از روش سنتی یا استفاده از برنامه حسابداری ) ​برای پیش بینی چالش نقدی آتی سازمان کمک کند بدین شکل که هزینه های نقدی عمده مانند مخارج بزرگ و اصلی را ترسیم کنند تا برنامه ای برای تامین مالی آن اجرا کنند . این امر به رشد سازمان و جلوگیری از مشکلات نقدینگی آتی کمک خواهد کرد و به آن ها اجازه می دهد تا اهداف اصلی خود را دنبال کنند .

کاهش هزینه ها : مدیریت موثر چرخه جریان نقدی می تواند کارمزد ها را کاهش بدهد ، تخفیف های صحیح به جهت رشد هزینه سازمان ایجاد نماید و سود آوری را افزایش دهد .

به طور کلی بهینه سازی چرخه جریان نقدی از طریق فرآیند مدیریت وجوه نقد ( از روش سنتی یا استفاده از برنامه حسابداری ) برای هر سازمانی ضروری می باشد . کنترل بیشتر بر روی فرآیند مالی ، دیدگاه بهتر از آینده مالی سازمان و فرصتی برای برنامه ریزی های استراتژیک در کوتاه مدت و بلند مدت سازمان اعمال می کند .

در صورتی که هرگونه سوالی برای انتخاب برنامه حسابداری مورد نیاز خود دارید می توانید به صورت رایگان با تیم مشاورین قدرتمند افرا سیستم میهن ارتباط بگیرید تا بهترین راه و روش برای مدیریت منابع مالی و چرخه فرآیند مالی سازمانتان در اختیار شما قرار بدهند . جهت تماس با پشتیبانی تنها کافیست ( اینجا ) را کلیک بفرمایید .​