پول نقد رگ حیات هر کسب و کاری است که به عملیات روزمره مانند پرداخت صورتحساب ، حقوق و دستمزد ، خرید موجودی و سرمایه گذاری هایی که باعث رشد سازمان می شود ، نیرو می دهد . یک جریان نقدی سالم برای بقا و موفقیت کسب و کار شما ضروری می باشد . با این حال ، حفظ جریان نقدی ثابت می ‌تواند چالش برانگیز باشد ، به‌ ویژه زمانی که با بستانکارانی که پرداختی های خود در موعد مقرر انجام نمی دهند که به آن حساب‌ های پرداخت نشده ( حساب های معوق ) گفته می‌ شود ، سر و کار داریم . این حساب‌ های پرداخت نشده ، نقدینگی موجود را برای نیازهای روزانه کاهش می ‌دهند که این تأخیر مداوم در پرداخت ‌ها به طور قابل ‌توجهی بر جریان نقدی تأثیر گذار خواهد بود .

در این مقاله ، همه آنچه را که باید در مورد حساب ‌های معوق بدانید را پوشش می‌ دهیم – از درک ماهیت حساب ‌های معوق گرفته تا اجرای تکنیک ‌های جمع ‌آوری هوشمند ، شما را به دانش و ابزارهایی برای مدیریت بهتر این حساب ‌ها مجهز می‌ کنیم .

حساب های معوق چیست؟

مشتریان معوق و بدهی های بد اغلب ممکن است جریان نقدی شما را متوقف کرده و درآمد شما را کاهش دهد که بر سودآوری سازمان شما نیز تأثیر منفی می گذارد . طبق تعریف ، مشتریانی که پرداخت های خود را تا 30 روز پس از سررسید تسویه نمی کنند، به عنوان حساب/مشتریان معوق شناخته می شوند .

عواقب یک جریان نقدی به خطر افتاده می تواند شدید باشد . ممکن است شما را مجبور به تاخیر در پرداخت به تامین کنندگان یا وام دهندگان کند ، به روابط شما آسیب برساند و  منجر به جریمه یا پرداخت هزینه شوید . در موارد شدید ، حتی می تواند منجر به ورشکستگی و تعطیلی کسب و کار شما هم شود.

حساب های معوق چگونه بر حساب های دریافتی شما تأثیر می گذارد؟

حساب های معوق ( حساب های پرداخت نشده ) این پتانسیل را دارند که بر کسب و کار شما تأثیر بگذارند ، به خصوص اگر تعداد آنها قابل توجه باشد . درک اینکه چگونه این حساب ‌ها بر فرآیندهای مالی کل سازمان تأثیر می‌ گذارند ، برای رسیدگی ماهرانه به چالش ‌هایی که ایجاد می‌ کنند ضروری است .

در اینجا روش هایی وجود دارد که حساب های معوق  ( حساب های پرداخت نشده ) می توانند بر حساب های دریافتی شما تأثیر بگذارند:

طولانی ‌تر شدن چرخه سفارش تا دریافت هزینه:  حساب ‌های معوق ( حساب های پرداخت نشده ) منجر به تاخیر در پرداخت‌ ها می ‌شود و زمان تبدیل فروش به پول نقد ( هزینه کالا یا خدمات سازمان ) را افزایش می‌ دهد که می تواند جریان نقدی شما را مختل کند و توانایی شما را برای انجام تعهدات مالی مختل سازد .

اختلالات جریان نقدی : حساب های معوق ( حساب های پرداخت نشده ) شکاف هایی را در جریان نقدی شما ایجاد می کند و پوشش هزینه هایی مانند پرداخت به تامین کنندگان ، کارمندان و سایر هزینه های عملیاتی را دشوار می کند . این امر در نهایت می تواند منجر به فشار مالی و کمبود بالقوه جریان نقدی شود و نارضایتی نیروها و مشتریان از سازمان را افزایش بدهد .

افزایش بدهی های معوق : وقتی حساب های معوق ( حساب های پرداخت نشده ) غیرقابل وصول می شوند ، به بدهی های بد تبدیل می شوند که بر صورت حساب های مالی شما تأثیر منفی می گذارد . این بدهی های غیر قابل وصول می تواند ضرر های مالی به سازمان شما را افزایش دهد و به دنبال آن سود کلی سازمان شما را کاهش دهد .

از بین بردن زمان و انرژی نیروی های سازمان :  زمانی که تیم شما زمان و تلاش خود را صرف تعقیب حساب های معوق ( حساب های پرداخت نشده ) می کند ، منابع ارزشمندی را که می توان برای کارهای سازنده تر ، مانند جذب مشتریان جدید یا تمرکز بر راه و روش های استراتژیک برای رشد کسب و کار اختصاص داد را از بین می برد .

کاهش دقت پیش ‌بینی:  حساب‌ های معوق می ‌توانند پیش ‌بینی ‌های جریان نقدی شما را مختل کنند و پیش ‌بینی دقیق درآمد و عملکرد مالی آینده را چالش برانگیز کنند . این عدم اطمینان می تواند مانع از توانایی شما برای برنامه ریزی موثر و تصمیم گیری آگاهانه تجاری شود .

روابط متشنج با تامین کنندگان : اگر حساب های معوق ( حساب های پرداخت نشده ) شما را از پرداخت به موقع به تامین کنندگان باز دارد ، می تواند سبب تیره شدن روابط شما را با آنها نیز گردند . این امر ممکن است منجر به تیرگی روابط تامین کننده ، کاهش شرایط اعتباری یا حتی از دست دادن وضعیت ترجیحی تامین کننده شود که بر توانایی شما برای مذاکره با شرایط مطلوب در آینده تاثیر می گذارد.

چگونه حساب های معوق را مدیریت کنیم؟

اکنون که مفهوم حساب ‌های معوق ( حساب های پرداخت نشده ) و تأثیر آن‌ها بر حساب‌های دریافتی را درک کرده ‌ایم ، بیایید استراتژی ‌های دقیق برای مدیریت مؤثر آن ‌ها و در عین حال حفظ روابط مثبت مشتری و شریک را بررسی کنیم.

1 – مشتریان خود را تقسیم بندی کنید :

با دسته ‌بندی مشتریان خود بر اساس گزارش‌ های پرداختی آن ها ، سابقه پرداخت‌ های گذشته ، مبلغ پرداخت و سایر عوامل مرتبط ، می‌ توانید مشتریان در معرض خطری را که به احتمال زیاد متخلف ( مشتری هایی که پرداختی های خود به سازمان را انجام نداده اند ) می‌ شوند شناسایی کنید . این تقسیم‌ بندی به شما امکان می ‌دهد منابع را به روش درستی تخصیص دهید و نحوه پرداختی آن ها را برای این حساب ‌ها بر اساس وضعیت مشتری اولویت‌ بندی کنید ( به طور مثال برای مشتری هایی که پرداخت خود را به موقع انجام می دهند روش های پرداخت مناسب تری را پیش بگیرید ) و راه ‌حل‌ های مناسب برای جلوگیری از بزهکاری را پیاده‌ سازی کنید . این کار به شما امکان می دهد تا به طور فعال به مسائل احتمالی قبل از تشدید آنها رسیدگی کنید .

2 – روابط با مشتری را مدیریت کنید :

حفظ روابط سالم با هر مشتری مهم است ، صرف نظر از اینکه آنها به موقع پرداخت خود را انجام می دهند یا خیر ؛ اجازه ندهید فاکتورهای پرداخت نشده ارتباط شما با مشتریان را مختل کند .
هنگامی که با مشتریان متخلف تماس می گیرید ، لحن خنده دار را اتخاذ کنید که دوستانه ، مودب و محکم باشد . هدف اصلی شما باید جمع آوری مبلغ پرداخت نشده بدون به خطر انداختن رابطه مشتری یا معاملات آتی و اعتبار برند سازمان باشد.  ارتباط موثر با مشتریان و درک شرایط آنها می تواند به کشف راه حل های سودمند متقابل کمک کند . ( به طور مثال ممکن است یک مشتری در فصل کاری باشد که کسب و کارش بازدهی خوبی نداشته باشد ، در اینصورت می توان با مقرر کردن روش های پرداخت در موعد های مشخص وجه را از مشتری دریافت نمود . )

3 – فرآیندهای پیگیری پرداختی مشتریان خود را خودکار کنید :

فرآیندهای پیگیری دستی می تواند زمان بر و مستعد تاخیر باشد . پیاده سازی یک سیستم پیگیری پرداخت مشتری خودکار می تواند تلاش های مجموعه شما را ساده کند . یک فرآیند جمع آوری کاملاً تعریف شده را ( بر اساس قوانین سازمان ) تنظیم کنید که شامل یادآوری های منظم و نامه های خودکار ارسال شده از طریق ایمیل و شماره تماس است.  این رویکرد به شما کنترل بیشتری بر فرآیند جمع آوری می دهد ، ارتباط به موقع را تضمین می کند و منابع را برای تماس شخصی با مشتریان متخلف آزاد می کند .

4 – پرداخت را برای مشتریان آسان تر کنید :

برای اطمینان از اینکه مشتریان می توانند به راحتی به تعهدات خود عمل کنند ، انواع روش های پرداخت را معرفی کنید . ارائه گزینه هایی مانند پرداخت های آنلاین ، انتقال الکترونیکی وجه و پرداخت کارت اعتباری می تواند رضایت مشتری را افزایش دهد و شانس پرداخت به موقع را بهبود بخشد.  علاوه بر این ، یک گردش کار پرداخت ساختار یافته و آسان برای پیگیری می تواند به طور قابل توجهی خطر معوقه شدن حساب ها ( حساب های پرداخت نشده ) را کاهش دهد.

5 – یک خط مشی جمع آوری حساب های معوق ایجاد کنید :

توصیه می‌ شود یک خط ‌مشی جمع‌ آوری حساب ‌های معوق شفاف و جامع برای سازمان خود داشته باشید . این خط ‌مشی ( قوانین ) باید مراحلی را که در صورت بروز وضعیت حساب ‌های معوق پرداخت نشده انجام شود ، مشخص کند.

جدول زمانی را برای پیگیری ، تشدید روند پیگیری و پیامدهای احتمالی برای جلوگیری از ادامه بزهکاری مشرتیان بد حساب تعریف کنید.

با رعایت دقیق این خط‌ مشی بدون تعصب ، از برخورد منصفانه با حساب‌ های معوق اطمینان حاصل می ‌کنید .

6 – یک سیستم حل اختلاف مشتری برای سازمان خود راه اندازی کنید :

اختلافات اغلب می تواند منجر به عقب افتادن فاکتورها و تاخیر در پرداخت شود . یک رویه مستند و ساختار یافته برای حل و فصل سریع اختلافات مشتریان به طور موثر ایجاد کنید.
این سیستم باید شامل کانال های ارتباطی شفاف ، پرسنل تعیین شده مسئول حل اختلاف و فرآیندی برای ردیابی و مستند سازی تمام فعالیت های مربوط به اختلاف باشد .
مدیریت کارآمد و حل و فصل اختلافات می تواند به بسته شدن سریعتر فاکتورهای باز و کاهش خطر تخلف کمک کند.

برنامه حسابداری چگونه می تواند به مدیریت موثر حساب های معوق ( حساب های پرداخت نشده ) کمک کند؟

برخورد با مشتریان متخلف دشوار است . این امر مستلزم تعادل ظریف در حفظ روابط مثبت با مشتری در عین حصول اطمینان از جمع آوری به موقع است . با این حال ، شرکت ها به طور فزاینده ای ارزش اتوماسیون ( خودکارسازی ) را در مقابله با نرخ های بزهکاری و بهینه سازی فرآیندهای دریافتی خود درک می کنند . با استفاده از فناوری ‌های اتوماسیون ، کسب ‌و کارها می‌ توانند طیف وسیعی از چالش ‌های مرتبط با مدیریت حساب ‌های دریافتی را برطرف کنند . اتوماسیون فرآیند جمع آوری را ساده می کند و به تیم های مالی اجازه می دهد تا حساب های معوق را به راحتی مدیریت کنند . با خودکارسازی کارهای تکراری مانند ایجاد و ارسال ایمیل‌ ها و پیامک های یادآوری‌ها ، تحلیلگران می‌ توانند بر فعالیت‌ های استراتژیک ‌تری مانند ارزیابی ریسک‌ های اعتباری و اجرای استراتژی‌ های مجموعه‌ های هدفمند تمرکز کنند .
در شرکت افرا سیستم میهن متخصصان برنامه نویسی و کارشناسان مالی با بررسی اکثر برنامه های حسابداری داخلی و خارجی فعال در حوزه مدیریت امور مالی ، بهترین برنامه حسابداری را با امکانات فوق العاده و کامل و در عین حال با رابط کاربری بهینه ای برای صاحبین کسب و کار طراحی و توسعه داده اند . این رابط کاربری به نحوی طراحی و توسعه داده شده است تا عزیزانی که تخصصی در کار با برنامه های حسابداری ندارند هم بتوانند به راحتی از طریق ویدیو های آموزشی قرار گرفته بر روی سایت مجموعه افرا سیستم میهن و سایت آپارات ، با برنامه فعالیت کرده و مدیریت امور مالی کسب و کار خود را انجام بدهند . در صورتی هرگونه چالش از انتخاب برنامه حسابداری متناسب با کسب و کار شما گرفته تا نحوه ی کار با آن می توانید به صورت رایگان از کارشناسان افرا سیستم میهن مشاوره دریافت نمایید . برای تماس با کارشناسان افرا سیستم میهن تنها کافیست ( اینجا ) را کلیک بفرمایید .
در صورت تمایل به تهیه برنامه حسابداری افرا و مدیریت نوین دیجیتال کسب و کار خود می توانید قبل از پرداخت هزینه ، برنامه حسابداری افرا سیستم میهن را به صورت ” رایگان و بدون محدودیت زمانی و امکانات ” از طریق کلیک بر روی ( اینجا ) دریافت نمایید تا از امکانات برنامه و نحوه کار با آن قبل از خرید اطمینان حاصل فرمایید .
​