برنامه حسابداری و کاهش خطای انسانی : اشتباه کردن یک امر انسانی است ، اما در برخی موارد این اشتباهات می توانند آسیب های بسیار بزرگی در زندگی و کسب و کار ایجاد کنند . اشتباهات و خطای انسانی در مقوله حسابداری نیز می تواند عواقب بسیار جدی را رقم بزند. در واقع وقتی از خطای انسانی در حسابداری سخن می گوییم باید ذکر کنیم تا یک اشتباه محاسباتی کوچک به تنهایی می تواند کل فرآیند حسابداری ار مختل کند . با این حال اگر شما هم در زمینه حسابداری فعالیت میکنید یا به در طول کار خود بارها و بارها باید اسناد و فاکتورها و مقادیر آن ها را به صورت دستی وارد کنید ، در این صورت با این قبیل از اشتباهات ناگزیر مواجه شده اید. در واقع انقدر حجم محاسبات و داده های وارد شده از قبیل محاسبات مالیات ها ، ثبت شماره های سفارش و حتی آدرس مشتری ها در طول فرآیند کار افزایش می یابد که امکان دارد اشتباهات تایپی نیز به موارد قبلی مجموع گردد ، این قبیل از اشتباهات منجر به تاخیر در فرآیند کلی کار می شود چرا که تیم حسابداری باید زمان بیشتری در بررسی مجدد این اطلاعات بگذارد و موارد خطا را رفع سازد ، در صورتیکه حتی اگر موفق به رفع خطا بشوند هزینه مالی و زمانی بسیاری در طولانی مدت شامل کسب و کار می گردد ، حسابداران علاوه بر پیدا کردن خطاها باید حواس خود را به کشف تقلب های محاسباتی نیز معطوف کنند که برای هر کسب و کاری یک تهدید واقعا جدی به حساب می آید .

اما نرم افزاری حسابداری چه کمکی می تواند به این قبیل چالش های کاری رساند ؟

بدون تردید ، با افزایش و توسعه کسب و کار در طول زمان هزینه این قبیل مشکلات نیز افزایش می یابد و مواردی را از قبیل تاخیر در پرداختی ها ، از دست دادن نقدینگی سازمان ، تخفیف های زودهنگام تا پرداخت های جعلی و دروغین و … شامل می گردد . اما خبر برای مدیران کسب و کار توسعه برنامه های حسابداری خودکار می باشد که در دهه اخیر بسیار فراگیر شده اند . برنامه حسابداری با اتوماسیون هوشمند خود در پرداختی ها و دریافتی با رعایت یکبار اصول حسابداری از هر کسب و کار خیال مدیران را بابت تمامی چالش ها و مشکلات بالا آسان می کند.

طبق مقاله معتبر در سایت  CFO Daily News با استفاده از نتایج یک مطالعه و تحقیق و بررسی های به عمل آمده 41% از خطاهای کلی در حسابداری مربوط به وارد کردن اشتباهی دیتاها توسط نیروهای انسانی می باشد و در ادامه اشاره شده که 55% از این خطاها به هیچ عنوان قابل رفع مشکل را نداشته است و منجر به حسابرسی دوباره شده است . این یک معضل بسیار بزرگ برای سازمان است چرا که تیم حسابداری باید مجددا تمامی این موارد را بررسی و محاسبه کند و در صورتیکه هبچ مشکلی بوجود نیاید به علت اینکه نیروی انسانی زمان کاری خود را در حل این مسئله خرج کرده است باعث بالا رفتن هزینه زمانی و مالی سازمان به طور مضاعف می گردد . حال جالب است اشاره کنیم بر طبق همین آمار و بررسی های انجام شده در این مقاله ؛ حتی 70% از کارشناسان مالی از صحت داده ها و محاسبات مالی خود اطمینان کامل را ندارند که این امر حتی نگران کننده تر از مشکلات زمان کاری نیروها می باشد .

آنها می دانند که داده های آنها مستعد اشتباهات بزرگ است. با این حال، کارشناسان مالی چاره ای جز تصمیم گیری سرنوشت ساز بر اساس اطلاعات ندارند.

اما چرا باید در روزگار حاضر ریسک کنیم و مهمترین بخش سازمان که داده های مالی سازمان را شامل می شود در خطر بیاندازیم ؟ از آنجایی که برخی از شرکت‌ها هنوز هم از روش های سنتی برای حسابداری و امور مالی استفاده می‌کنند، بررسی اطلاعات کلی با هر جزئیات دو یا سه بار قبل از ارسال آن به عنوان اطلاعات قابل اعتماد، چالش برانگیز و خسته کننده خواهد بود همچنین احتمال وجود داده‌های نادرست ممکن است در کوتاه‌مدت کم ضرر به نظر برسد، اما می‌تواند در دراز مدت خطرات بزرگ و هزینه های سنگین را برای سازمان و کسب وکار به همراه داشته باشد.

این همچنین به این معنی است که یک اشتباه تایپی به ظاهر بی‌اهمیت، یک سلول حذف شده، یا یک ضربه کلید اضافه شده، همگی خطر بالقوه آسیب رساندن به درآمد و اعتبار شرکت را دارند.
خوشبختانه، راهی برای جلوگیری از اشتباهات حسابداری با استفاده از راه حل های هدفمند، مانند نرم افزار حسابداری و اتوماسیون وجود دارد.

نرم افزار حسابداری می تواند احتمال خطای انسانی در حسابداری را از طریق قابلیت های خود به شدت کاهش دهد و در برخی موارد حتی آن را به صفر برساند  :

اتوماسیون:  یکی از مزایای بزرگ نرم افزار حسابداری برای کسب وکار ها و سازمان ها استفاده از اتوماسیون وظایفی است که در روش سنتی حسابداری به صورت دستی توسط نیروی انسانی انجام می شد.  این امر شامل ورود داده ها ، محاسبات و ارائه گزارش های کامل مالی می شود. با خودکار کردن این وظایف ، مشاغل می توانند احتمال خطاهای ناشی از وارد کردن دستی داده ها یا محاسبات را کاهش دهند و حتی در برخی موارد آن را به صفر برسانند.

سازگاری:  نرم افزار حسابداری تضمین می کند که همه تراکنش ها به طور مداوم ثبت و پردازش می شوند، این امر سبب می گردد تا به جلوگیری از اشتباهات ناشی از ناهماهنگی در ورود داده ها یا محاسبات کمک کند. این سازگاری با به بکارگیری قوانین و استانداردهای حسابداری گسترش و توسعه می یابد و تضمین می کند که صورت های مالی به طور دقیق و مطابق با مقررات تهیه شده بشود . باید این مورد را در نظر بگیریم امروزه سازمان های مالیات و دارایی در اکثر کشورها سازمان ها را موظف می سازد تا مدارک و اطلاعات مالیاتی خود را ( اظهارنامه های مالیاتی ) توسط برنامه حسابداری تایید شده ثبت و ارسال گردد که بدیهی است در صورت سرپیچی از قانون مواردی مانند جریمه های مالیاتی شامل سازمان خواهد گردید.

داده‌های زمان واقعی : نرم‌افزار حسابداری دسترسی بی‌درنگ به داده‌های مالی را فراهم می‌کند و به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا به سرعت خطاها را قبل از مشکل‌ساز شدن شناسایی و تصحیح کنند. این دسترسی هم‌زمان به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا تصمیمات آگاهانه‌تری بگیرند، زیرا می‌توانند اطلاعات به‌روز را در هر زمان تجزیه و تحلیل کنند. در واقع نرم افزار های حسابداری به دو صورت کلی فعالیت میکنند برخی از آن ها بدون نیاز به دسترسی اینترنتی ( آفلاین ) برخی دیگر از طریق فضای ابری و با دسترسی اینترنت ( آنلاین ) فعالیت می کنند که بسته به نیاز کسب و کارتان می توانید از هر دو مورد استفاده نمایید . به طور مثال ممکن است شما یک کسب و کار کوچک مشابه یک مغازه را اداره کنید و نیازی به اینکه در هر لحظه بخواهید وضعیت مالی کسب و کار را چک کنید نداشته باشید که در اینصورت می توانید از نرم افزارهای آفلاین استفاده کنید ، همچنین ممکن است کسب و کار و یا سازمان شما یک سازمان توسعه یافته و بزرگ با چندین نیروهای حسابداری است و حتی شریک کاری شما نیاز دارد تا موارد مالی را در هر لحظه بررسی کند که در اینصورت می توانید از نرم افزارهای آنلاین حسابداری که بر پایه فضای ابری فعالیت دارند در کسب و کارتان بهره مند گردید.

​
یکپارچه سازی : بسیاری از نسخه های نرم افزار حسابداری در بازار با سایر سیستم های تجاری مانند سیستم های نقطه فروش، سیستم های مدیریت موجودی و سیستم های حقوق و دستمزد یکپارچه و یا اصطلاحا سینک می شوند که همین ادغام به کاهش احتمال خطاهای ناشی از ورود دستی داده ها کمک می کند ، چرا که اطلاعات به طور خودکار بین سیستم ها منتقل شده و در نرم افزار حسابداری به روز می شوند. و دیگر نیازی به نیروی انسانی برای ثبت داده ها در هر یک از برنامه ها به صورت جداگانه نیست که به دنباله آن کاهش خطاهای انسانی را در پی دارد .
امنیت : نرم افزار حسابداری معمولاً شامل ویژگی های امنیتی قوی مانند رمزگذاری و تأیید اعتبار کاربر است که به محافظت از داده های مالی حساس در برابر دسترسی غیرمجاز کمک می کند. این امنیت به کاهش احتمال خطاهای ناشی از تغییرات غیرمجاز در سوابق مالی کمک می کند . علاوه بر آن باید در نظر داشت تا در روش سنتی این اطلاعات به صورت کاغذ ثبت می گردید و با توسعه سازمان حجم این کاغذ ها تا حدی میشود که عملا امکان جستجو اطلاعات در آن ها ممکن نباشد و حتی در برخی از موارد بعد از چند سال فعالیت سازمان به علت این افزایش حجم دیتاها تصمیم به نابودی آن می گیرند تا اطلاعات سازمان نگردد که باید ذکر کنیم اطلاعات و داده های شرکت و سازمان حتی دیتاهای قدیمی بسیار با ارزش می باشد در صورتی که با استفاده از برنامه حسابداری حجم دیتاها به هیچ عنوان اهمیتی ندارد و تنها با سرچ کردن بخش مورد نظر در کمتر از چند ثانیه میتوان به اطلاعات سال های گذشته نیز به راحتی دسترسی پیدا کرد .

موارد ذکر شده در فوق مواردی هستند که نرم افزار حسابداری به شما در کاهش خطاهای انسانی در کسب و کار و سازمانتان کمک خواهد کرد که به صورت مختصری به هریک پرداختیم اما در نظر داشته باشید تا حتما از قبل تهیه هرگونه نرم افزار حسابداری ابتدا با بخش پشتیبانی نرم افزار تماس گرفته و از قابلیت برنامه و نحوه پشتیبانی اطمینان حاصل نمایید و اقدام به تهیه برنامه هایی نمایید که حتما یک نسخه تستی از برنامه را به شما ارائه می کنند تا از کارکرد و قابلیت های نرم افزار اطمینان حاصل نمایید. در شرکت افرا سیستم میهن علاوه بر اینکه تیم پشتیبانی ما گام به گام در کنارشما خواهد بود میتوانید نسخه تستی برنامه و بدون محدودیت برنامه حسابداری را به صورت رایگان دریافت و مورد بررسی قرار دهید .
جهت تماس با پشتیبانی ( اینجا ) را کلیک بفرمایید .
جهت دریافت نسخه تستی و بدون محدودیت و رایگان برنامه حسابداری افرا سیستم میهن ( اینجا ) را کلیک بفرمایید .

​