یکی از مزیت های مهم که کسب و کارها و سازمان های امروزی را به استفاده از نرم افزار مالی و اداری سوق می دهد ، ارائه گزارش های مالی می باشد .
گزارش مالی در اصل بررسی فرآیند انتقال اطلاعات مالی را توسط حسابداری مشخص می کند . چه کسب و کار یا سازمان شما کوچک باشد و با درآمد کم و چه کسب و کاری بزرگ با درآمدهای بالای باشد ارائه گزارش های مالی از واجبات یک کسب و کار است .
گزارش های مالی به دو بخش کلی تقسیم می شوند :
1 – گزارش های مالی داخلی : معمولا این گزارش ها توسط مدیریت ارشد سازمان و شرکت به جهت اخذ تصمیمات بهینه تر در فرآیند کاری سازمان بررسی می گردد . به همین منظور مدیریت ارشد می تواند این گزارش ها را با اطلاعات خاصی که از سازمان میخواهد بررسی کرده و آن ها را با اهداف سازمان و کسب و کار تطبیق دهد .

2 – گزارش های مالی خارجی : گزارش های خارجی توسط افراد خارج شرکت مانند سازمان های نظارتی ، سازمان های مالیاتی ، بانک ها و شرکای تجاری استفاده می شود پس در نتیجه باید با دقت بیشتر و الزامات قانونی بیشتری تهیه گردد .

اما چه گزارش مالی داخلی باشد چه خارجی باشد ، چالش بیشتر شرکت ها ایجاد گزارش مالی دقیق و به موقع به روشی کارآمد و صحیح است . نرم افزار مالی و اداری در این چند سال نیز توسعه پیدا کرده اند با ارائه گزارش های مالی ، کمک بزرگی برای حسابداران سازمان ها بوده اند ، چند نکته مهم :

گزارش های مالی یک فرآیند حسابداری است که داده ها و اطلاعات مالی را به ذینفعان خارجی و داخلی مانند سهامداران ، وام دهندگان ، مدیریت ارشد شرکت و … منتقل می کند.

الزامات قانونی و مالیاتی برای شرکت های خصوصی و دولتی متفاوت است ، اما به طور کلی ارائه گزارش مالی به سازمان های مالیاتی قانونا الزامی است .

نرم افزار مالی و اداری در طول دهه اخیر با توسعه هایی که داده شده اند امکان ارائه گزارش های مالی را میسر کرده اند تا از طریق اتوماسیون و فرآیند های خودکار ، گزارش های مالی بدون خطا ، دقیق تر و در زمان مشخص شده ارائه گردد ، به همین امر این امکان را به نیروی انسانی داده است تا زمان کاری خود را صرف موارد مهمتری کند و سود مضاعفی برای سازمان لحاظ گردد . ( مشاهده مقاله اتوماسیون توسط نرم افزار اداری و حسابداری )

نکته : گزارش های مالی یک فرآیند مستمر است که در طول سال مالی قابل تحویل است . گزارش مالی سالانه در پایان سال مالی شرکت اتفاق می افتد ، در حالی که گزارش های میان دوره ای ، دوره های کمتر از یک سال معمولا ماهیانه یا سالانه را شامل می شود که بسته به نیاز سازمان در ارائه گزارش ها می توان از نرم افزار مالی و اداری مورد استفاده سازمان را در هر زمان که نیاز باشد ، گزارش مالی تهیه نمود .

اما چرا گزارش های مالی تا این حد اهمیت دارند و چه استفاده ای می توان از آن ها انجام داد ؟

گزارش های مالی در واقع وضعیت سلامت مالی سازمان یا شرکت را مشخص می کند و علاوه بر الزامات استفاده از نرم افزار مالی و اداری توسط سازمام امور مالیاتی موارد مهم زیر را شامل می گردد :

افزایش سرمایه :

گزارش های مالی سازمان زمانی اهمیت خود را نشان می دهد که سازمان یا شرکت به دنبال افزایش سرمایه می باشد ، چه این کار بخواهد از طریق سرمایه گذار داخلی حل شود چه از طریق سرمایه گذاری دولتی شامل وام و … برای ارزیابی اعتبار و توانایی شرکت باید گزارش های مالی تا به آن روز به صورت کامل مشخص باشند.

اطمینان خاطر :

در حالی که از گزارش های مالی بیشتر به جهت نگاه کردن سوابق مالی و گذشته شرکت نگاه می شود ، سرمایه گذاران ، شرکا و حتی مشتریان یا تامین کنندگان یک سازمان می توانند از آن برای پیش بینی در مورد عملکرد و نحوه کاری آینده سازمان استفاده کنند . به عنوان مثال : ممکن است تامین کنندگان یا سرمایه گذاران از گزارش های مالی یک شرکت برای تعیین کردن شروع و یا ادامه همکاری در سازمان بر اساس میسر کاری طی شده شرکت تصمیم گیری کنند .

آنالیز مالی  :

گزارش های مالی برای مدیریت سازمان نیز بسیار ضروری و حیاتی است و به عنوان پایه ای برای تجزیه و تحلیل عملیات ، مقایسه و بررسی شاخص های کلیدی سازمان و یا حتی در بحث جبران خدمت و حقوق کارکنان سازمان به کمک بیاید تا مدیریت سازمان بتواند میزان فروش ، نحوه کاری کارکنان ، صورتحساب ها و … را جمع آوری کند و بسنجد .

انطباق و قانون :

گزارش های مالی به جهت ارائه به سازمان های مالیاتی و قانونی در کشور ضروری است . به طور مثال امکان دارد یک شرکت دولتی در خواست وام را داشته باشد یا برای یک شرکت خصوصی شرکای تجاری آن نیاز به بررسی سوابق مالی داشته باشند و … که تمامی این موارد تنها با ارائه گزارش های مالی صحیح و بدون خطا امکان پذیر است .

در واقع گزارش های مالی بینش و شفافیتی را در مورد وضعیت مالی شرکت بیان میکند ، هدف از این گزارش ارائه اطلاعات صحیح و بدون خطا با جزئیات کافی به منظور اخذ تصمیمات آگاهانه تر می باشد . در نظر داشته باشیم که ارائه گزارش مالی شفاف و صحیح علاوه بر مشخص کردن فرآیند کاری صحیح ، به اعتبار شرکت بها می بخشد و بدیهی است که در صورت ارائه اطلاعات نادرست سازمان علاوه بر ضرر های مالی ، اعتبار و به اصطلاح آبروی سازمان و شرکت در خطر می افتد .

در گزارش مالی چه مواردی لحاظ می گردد ؟

تلاش های زیادی از بخش های مختلف یک سازمان صورت می گیرد که در این بین کنترل کننده های مالی و کارکنان حسابداری در سازمان مسئول فرآیند ثبت گزارش های صحیح در شرکت های متوسط می باشند ، در شرکت های بزرگتر ، مدیر مالی و مدیریت عامل موظفند تا اطلاعات مالی گزارش شده را تایید کنند تا در ادامه به تایید حسابرسان خارجی مانند ممیزی  و مالیات و … برسد . اما صرف نظر از اندازه سازمان و شرکت موارد زیر حداقل هایی هستند که باید در گزارش مالی لحاظ شود :

صورتحساب های مالی ، یادداشت های صورتحساب مالی  ، گزارش مالی سالانه ، رعایت موارد مالیاتی و …

نکته کلیدی برای ارائه گزارش مالی به موقع ارائه دادن آن است . حتی دقیق ترین و کاملترین گزارش مالی اگر در تاریخ مورد نظر ارائه نگردد ارزش کمتری بسیار کمتری برای آن لحاظ می گردد که در این امر استفاده از برنامه مالی و اداری برای ارائه گزارش می تواند بسیار کمک کننده باشد چرا که در صورت رعایت صحیح موارد ذکر شده و استفاده از اتوماسیون نرم افزار اداری و مالی میتوان به صورت خودکار در زمان خواسته شده گزارش ها را ارائه نمود.

مزایای استفاده از گزارش های مالی چیست ؟

در واقع گزارش های مالی مزایای بسیاری دارد و تنها به بخش رعایت موارد قانونی بسنده نمیکند . برخی از مزایای اصلی استفاده از گزارش مالی شامل :

بررسی بهتر روند کار :

تجزیه و تحلیل داخلی گزارش های مالی یک شرکت می تواند به شرکت کمک کند تا بهتر فرآیند کسب و کار را بررسی کند و ریسک ها و چالش های کسب و کار را کاهش دهد .

مدیریت جریان نقدی :

گزارش های مالی به سازمان کمک می کند تا پرداختی و دریافتی ها را نظارت کند و از موجودی نقدینگی خود مراقبت کند که تمامی این موارد برای کسب و کارها در هر اندازه بسیار حیاتی است .

افزایش مدیریت سرمایه در گردش سازمان :

گزارش های مالی به مدیریت ارشد کمک می کند تا دارایی های جاری کافی را محاسبه و متعادل سازد تا بتواند بدهی های سازمان را بدون افزایش مازاد بودجه برآورده کند.

بودجه های اولیه و پیش بینی فرآیند کار سازمان :

گزارش های مالی به ویژه صورتحساب های سود و زیان ، مبنای محکمی را برای ایجاد تحلیل های آینده نگر فراهم می کند به طور مثال ممکن است برای بودجه ها ، پیشبینی ها و روند کاری سازمان این امر ضروی باشد.

بهینه سازی عملیات :

در صورتی که نتوانید آمار و اطلاعات صحیحی از کسب و کار و سازمان داشته باشید نمی توانید آن را مدیریت کنید به همین جهت گزارش های مالی منظم داخلی ابزاری موثر و کار آمد برای مدیریت کسب و کار شما می باشد .

بهبود روابط شرکای تجاری :

به یاد داشته باشید زمانی می توانید شرکای تجاری با اهمیت و قوی را برای کسب  و کار خود فراهم کنید که برای آن ها سود آور باشید حال هر چقدر هم سود دهی کسب و کار عالی باشد باید برای متقاعد کردن و همکاری با آن ها گزارش های مالی صحیحی را ارائه دهید به طور مثال گزارش های مالی می تواند به مدیران کمک کند تا پرداخت های خود به تامین کنندگان ، تعیین قیمت های رقابتی برای مشتریان ، ایجاد اعتبار بین شرکا و سرمایه گذران را میسر سازد .​