در این مقاله همراه افرا سیستم مهین باشید تا 7 مورد از اشتباهات معمول در حسابداری ( حسابداری سنتی و نرم افزار حسابداری ) را باهم بررسی کنیم . اشتباهات حسابداری که برخی از آن ها می تواند کوچک باشد مانند یک فراموشی ساده در ثبت داده های مالی یا اشتباهات بزرگ حسابداری از قبیل از دست دادن کلیه داده ها و اطلاعات مالی . اما نتایج آن ها می تواند مشابه هم باشد و در سلامت مالی و وضعیت تجارت سازمان بسیار مخرب باشد و گاها باعث از بین رفتن کسب و کار گردد . برخی از این اشتباهات رایج که با تحقیق و بررسی از حسابداران بدست آمده است شامل  :

اشتباه 1: عدم توجه به جزئیات.

اشتباه 2: اولویت بندی نکردن موارد برای بودجه و استراتژی.

اشتباه 3: رفتار حسابداری جدا از تجارت.

اشتباه 4: عدم استفاده بهینه از نرم افزار حسابداری.

اشتباه 5: عدم پشتیبان گیری روزانه.

اشتباه ششم: باز نگه داشتن اطلاعات مالی برای همه

اشتباه 7: عدم تطبیق حساب ها در زمان مناسب.

اشتباهات رایج حسابداران  1 : عدم توجه به جزئیات

هسته اصلی حسابداری توجه به جزئیات و مهارت های سازمان می باشد . هرچه حسابدار شما با تجربه تر باشد ، حساب های سازمان را بهینه تر سازماندهی می کند . تنها چالشی که در این مورد وجود دارد ، استفاده از تکنیک های فرد در عملیات های مختلف تجارت است .

ما باید هر کسب و کاری را به عنوان یک موجود زنده با شخصیت برجسته ببینیم . در اینجا، برخی از حسابداران ممکن است به خوبی سازماندهی شوند و برخی ممکن است نتوانند موعد مقرر را رعایت کنند . حتی برخی ممکن است علیرغم فشار تاریخ سررسید عملکرد خوبی داشته باشند.

وقتی در مورد حسابداری صحبت می‌ کنیم ، عموماً مردم به حفظ سوابق دریافتی ها ، معاملات کوچک ، ثبت سوابق و غیره فکر می‌ کنند . البته که اینها مراحل ضروری در فرآیند حسابداری می باشند اما پیروی نکردن مرحله به مرحله فرآیند حسابداری می تواند بر برآورد هزینه های سازمان تأثیر بگذارد و یا حتی گزارش های مالی را دچار مشکل کند .

در اکثر مواقع می توانیم با مقداری انعطاف پذیری از این آسیب ها جلوگیری کنیم . دریافت صحیح داده ها و رعایت سیستم اجرای پشتیبان را در امور خود نظر بگیرید . همچنین باید برای تطبیق های فوری در حسابداری آماده باشید ، به یاد داشته باشیم حسابداری حرفه ای است که در بعضی مواقع فشار های کاری آن چند برابر می شود که به طور معمول این اتفاق در ماه های حسابرسی یا پایان سال ها اتفاق می افتد .

صاحبان مشاغلی که حسابداری خود را انجام می دهند می توانند تصمیم گیری در مورد برنامه ها ، روال ها و پلتفرم های مختلف را آزمایش کنند . اما ، داشتن یک سیستم حسابداری و تنظیم موارد مالی مطابق با سیستم و اصول حسابداری ، کلید اصلی سلامت مالی سازمان است .

اشتباهات رایج حسابداران 2 : اولویت بندی نکردن اقلام برای بودجه و استراتژی.

وقتی در مورد حسابداری صحبت می کنیم ، باید تمام جزئیات را ریز به زیر بررسی کنیم البته که این کار می تواند یک روال خسته کننده باشد اما باید درک کنیم که هر دقیقه جزئیات باید ثبت شود و هر هزینه ای اهمیت استراتژیک برای سازمان دارد.
اولویت بندی اقلام بزرگ هنگام بودجه بندی یا بررسی در جلسه ضروری می باشد . همچنین باید به معاملات کوچک نیز توجه کنید .احتساب و بررسی هزینه های کوچک هم در بحث های مالی سازمان بسیار با اهمیت می باشند . ثبت این معاملات همراه با رسید در جریان حسابرسی مالیاتی و پیش برد اهداف سازمان کمک کننده خواهد بود .

برای جلوگیری از این نوع اشتباهات ، قبل از تشکیل جلسه بررسی بودجه باید دسته بندی و اولویت بندی کنیم . این امر کمک می کند تا افراد حاضر در جلسه را برای آمادگی بهتر به روز کنید و دیدگاه بهتری در خصوص وضعیت سازمان داشته باشید .

اشتباه 3 : رفتار حسابداری جدا از تجارت.

یکی از مشکلات رایج حسابداران یا بخش های مالی عدم ارتباط با اتفاقات شرکت و سازمان می باشد . به طور کلی ، کارکنان عملیاتی ، بخش مالی را به عنوان نگهبان های مالی نگاه می کنند ، نه رهبران استراتژیک . این امر منجر به یک دیدگاهی یک طرفه از تجارت برای حسابداران می گردد .به یاد داشته باشیم تعیین نقاط عطف مالی برای مدیران سازمان به تنهایی آسان نمی باشد و نیاز به گزارش های مالی سازمان از ضروریات این امر می باشد . علاوه بر این ، مدیران از طریق گزارش های دریافتی حتی می توانند به کیفیت کاری کارکنان سازمان نیز پی ببرند و ضعف ها را شناسایی کنند .

وقتی در مورد صاحبان یا مدیران مشاغل صحبت می کنیم ، معمولا فاقد سواد مالی و حسابداری هستند که می تواند منجر به تصمیمات نادرستی در سازمان گردد ، بنابراین آنها باید از حسابداران یا بخش مالی برای پیشبرد اهداف سازمان کمک بگیرند.

با تشویق تیم های مالی به شناخت سایر کارکنان عملیاتی می توان از این اشتباه جلوگیری کرد . باید موانع را بشکنیم و بگذاریم همه ببینند که بخش های مختلف چگونه کار می کنند و به اهمیت کار فردی خود در سیستم پی ببرند . نکته اینجاست که صاحبان مشاغل ، روسای ادارات و متولیان بودجه باید در دسترس و قابل انتقاد باشند . این امر به رفع مشکلات سازمان کمک می کند و می تواند در بلند مدت بر امور مالی شرکت تأثیر خود را بگذارد .

اشتباه 4: عدم استفاده بهینه از نرم افزار حسابداری.
ما در دوره دیجیتالی شدن امور مالی هستیم و شاهد روز افزون فناوری مالی می باشیم .  نرم افزار حسابداری روز به روز قدرتمندتر می شود . برخی از این نرم افزار حسابداری می توانند عملیات پیچیده ای مانند مدیریت داده ها ، ایجاد پیش بینی های مالی و حتی تولید گزارش های دقیق را انجام دهند . اما مشکل اینجاست که بسیاری از کاربران و حسابداران به دلیل عدم آموزش صحیح در این خصوص نمی دانند چگونه از چنین ویژگی های پیشرفته ای استفاده کنند .

حسابداران می توانند با انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری و دریافت آموزش رایگان ، فیلم های آموزشی و سایر ابزارهای آموزشی از این مشکل جلوگیری کنند . امر مهمی که حسابداران در این خصوص می توانند انجام دهند این است که خود را تنها به یک پلتفرم محدود نکنند .

برخی از نرم افزارها برای ثبت سوابق بهترین هستند ، در حالی که برخی در مدیریت مالیات ها خوب هستند . برخی از نرم افزارها حتی اجازه ادغام با سایر برنامه ها مانند برنامه های داخلی مدیریت سازمان و شرکت را می دهند . اطلاع از کارکرد نرم افزار حسابداری بیشتر به شما این امکان را می دهد که دانش خود را در فناوری حسابداری در بحش خای مختلف آن بالا برده و به عنوان یک حسابدار نوین و مردن مهارت های خود را تکمیل کنید .

افرا سیستم میهن  چگونه می تواند کمک کند ؟

در شرکت افرا سیستم میهن کارشناسان مالی و برنامه نویسی سازمان ، با بررسی اکثر برنامه های داخلی و خارجی مدیریت مالی و حسابداری ، بهترین نرم افزار حسابداری را برای مدیران کسب و کار طراحی و توسعه داده اند . تمامی مراحل چرخه حسابداری را می توان با کمک برنامه حسابداری افرا سیستم میهن گام به گام به پیش برد و با ذخیره سازی مداوم اطلاعات دیگر نگرانی بابت از دست دادن دیتا ها و اطلاعات مالی نداشته باشید . همچنین با برنامه حسابداری افرا سیستم میهن نیز می توانید از اطلاعات مالی و وضعیت مالی سازمان خود به صورت بی نهایت و به صورت آنی گزارش های مالی دریافت نمایید که این امر یک امر ضروری برای سازمان ها و شرکت هایی می باشد که می خواهند در لحظه از وضعیت سلامت سازمان خود مطلع گردند . رابط کاربری نرم افزار حسابداری افرا به نحوی طراحی و توسعه داده شده است تا عزیزانی که تا به امروز تجربه و  تخصصی در برنامه های مالی و حسابداری نداشته اند نیز بتوانند به راحتی از طریق فیلم های آموزشی قرار گرفته شده بر روی سایت آپارات ( ورود به کانال آپارات افرا سیستم میهن ) و سایت مجموعه افرا سیستم میهن ، مدیریت مالی کسب و کار خود را به بهترین روش انجام دهند  .
در صورتی که هرگونه چالشی از انتخاب نرم افزار حسابداری متناسب با کسب و کار خود یا نحوه کار با برنامه داشته باشید . کارشناسان افرا سیستم میهن به صورت رایگان گام به گام در کنار شما خواهند بود ؛ برای تماس و مشاوره رایگان با کارشناسان افرا سیستم میهن می توانید ( اینجا ) را کلیک کنید .
نکته : در انتخاب نرم افزار حسابداری متناسب کسب و کار برنامه هایی را در نظر داشته باشید که قبل از خرید برنامه به شما ورژن تستی آن را ارائه دهند تا از امکانات برنامه و بهینه بودن رابط کاربری را اطمینان حاصل نمایید .
در شرکت افرا سیستم میهن مفتخریم تا قبل از اقدام به خرید شما عزیزان برای تهیه برنامه حسابداری ” نسخه رایگان و بدون محدودیت ” برنامه حسابداری افرا را به صورت تست در اختیار شما قرار دهیم .
برای دریافت این نسخه می توانید ( اینجا ) را کلیک بفرمایید .

اشتباه 5: عدم پشتیبان گیری روزانه.

یکی از رایج ترین اشتباهات و بی دقتی ها در زمانی است که در استفاده از فناوری های حسابداری موجود از اطلاعات و مدارک مالی روزانه پشتیبان گیری نمی شود . محافظت نکردن و پشتیبان‌ گیری از داده‌ های مالی شما می‌ تواند به بسیاری از کارها در سازمان آسیب برساند . همه ما معتقدیم که اطلاعات مالی کسب و کار ما تا زمانی که نرم افزار خراب نشود ، ایمن می باشد . فرض کنید دستگاه ذخیره سازی مورد استفاده در سیستم شما آسیب دیده ، گم شده یا حتی هک شده است و شما هیچ کجا از آن نسخه پشتیبان ندارید .

بازتاب آن چه خواهد بود؟

با توجه به اینکه تمامی اطلاعات مالی در سازمان به طور آنی نابود می شوند و از بین می روند بازتاب آن برای سازمان بسیار مخرب خواهد بود . اما با دسترسی به پشتیبان‌ گیری ‌در فضاهای ابری و راه‌حل‌ های ذخیره ‌سازی موجود که به‌ طور خاص برای نگهداری اطلاعات مالی طراحی شده‌ اند ، می ‌توان از این مشکل جلوگیری کرد . دریافت یکی از گزینه ‌های ویژگی‌ های امنیت سایبری قوی ، سطوح مختلف ویژگی ‌های امنیتی سایبری قوی و سطوح متعدد دسترسی به اطلاعات مالی در این خصوص به شدت توصیه می ‌شود .

اشتباه ششم: باز نگه داشتن اطلاعات مالی برای همه

اعتماد به کارمندان و سایر اعضا ضروری و خوب است ، اما نباید در حدی باشد که به آنها دسترسی کامل به تراکنش های مالی بدهد . این معاملات تنها نقطه قوت صاحبان مشاغل و حسابداران می باشد و فقط باید نزد آنها بماند.

حتی اگر به کمک یک حسابدار دیگر نیاز دارید ، باید صورت های مالی خود را به طور کامل بررسی کنید . شخصی که حسابداری انجام می دهد نباید از همان اشخاصی باشد که در سازمان سپرده گذاری می کند یا به نحوی در سود های سازمان ذینفع می باشد . کارمندان سازمان نیز نباید به فضای اطلاعات مالی سازمان دسترسی داشته باشند . همه این موارد فوق خطر تقلب و خطا را کاهش می دهد و از داده های مالی شما محافظت می کند.

اشتباه 7: عدم تطبیق حساب ها در زمان مقرر .
یکی دیگر از اشتباهات رایج حسابداری عدم تطبیق حساب در زمان مقرر شده و مناسب می باشد . اکیداً توصیه می ‌شود که گزارش ‌های مالی حداقل یک ‌بار در ماه بررسی شوند . این امر تطبیق داده ها به ما کمک می کند تا از منطبق بودن اطلاعات مالی با حساب های بانکی سازمان مطئمن شویم .

حتی اگر یک خطای کوچک مالی نیز وجود داشته باشد ، باید سریعا رسیدگی شودتا از تبدیل شدن آن به عنوان یک مانع بزرگ در آینده سازمان جلویگری شود . اگر برای این امر زمانی را صرف کنید و حساب های بانکی کسب و کار خود را با سوابق مالی سازمان خود به صورت هفتگی یا ماهانه بررسی کنی د، به شما کمک خواهد کرد تا خطاها یا سوابق نادرست را پیدا کنید . علاوه بر این به شما کمک می کند تا از کلاهبرداری ها و تقلب هایی که ممکن است شناسایی نشده باشند جلوگیری کنید .

اشتباهات حسابداری هر چند کوچک هم باشند می تواند به شدت بر وضعیت تجاری سازمان تاثیر بگذارند . پس فرقی نمی کند که این خطا در حسابداری یک خطای ساده باشد یا فراموشی ثبت هزینه کوچک یا به خطایی به بزرگی و اهمیت از دست دادن اطلاعات مالی باشد ؛ عواقب آن می تواند کسب و کار را در معرض خطر بسیار جدی قرار بدهند . امروزه یک صاحب کسب و کار و حسابدار موفق باید از نرم افزار حسابداری و سایر ابزارهای دیجیتالی برای کمک به مدیریت داده ها ، تجزیه و تحلیل و ایجاد گزارش استفاده کند . در واقع  یک اقدام ایمنی و احتیاطی مناسب باعث می شود تا از دست دادن داده ها و تقلب های مالی در سازمان به حداقل برسند .​