ایجاد یک فرآیند یکپارچه پرداخت خودکار فاکتور و صورت حساب برای هر کسب و کاری بسیار مهم است . صورت حساب ها نه تنها به حفظ سلامت جریان نقدی کمک می کنند بلکه برای ایجاد یا حفظ روابط قوی با مشتری ها ضروری می باشند .
فرآیند صورت حساب سازمان یافته ، پرداخت به موقع و شفافیت در معاملات را تضمین می کند . حتی اگر سیستم فاکتور فعلی شما موثر به نظر می رسد ، اصلاح یا بهبود آن می تواند به طرز قابل توجهی عملیات تجاری و پتانسیل رشد سازمان را افزایش دهد .

پردازش فاکتور چیست ؟
پردازش فاکتور شامل مدیریت فاکتور ها از زمان ورود آن ها تا زمان پرداخت است . فاکتور ها در قالب های مختلفی مانند ایمیل ، پی دی اف یا کاغذ ارائه می شوند که قبل از پرداخت نیاز به ثبت ، ضبط و تایید دارند .
در حالی که این فرآیند ممکن است ساده به نظر برسد ، اما شامل چندین مرحله است که می تواند پیچیده شود به ویژه برای مشاغل و سازمان های بزرگ . به همین دلیل است که فرآیند مدیریت فاکتور امروزه اغلب به صورت خودکار توسط برنامه حسابداری هوشمند انجام می شود .

5 مرحله کلیدی فرآیند صورت حساب :
برای یک کسب و کار بسیار مهم است که فرآیند پرداخت فاکتور های خود را بهینه سازد و پرداخت های آن ها را به طور موثر مدیریت کند . به طور معمول ، چرخه مدیریت فاکتور شامل مراحل زیر می باشد :

مرحله اول (دریافت و ضبط فاکتور ) : پس از دریافت فاکتور ، تیم حساب های پرداختی باید فاکتورها را استاندارد کرده و همراه با ثبت آن در دفتر کل در سیستم ، حسب های پرداختی را وارد کند .

مرحله دوم ( بررسی صحت فاکتور ) : هنگامی که به فاکتور یک کد دفتر اختصاص داده شد ، فاکتور نباید مغایرتی با سفارش خرید داشته باشد در صورتی که مغایرت وجود داشته باشد باید به تامین کننده و مشتری اطلاع داده شود و بررسی مجدد انجام شود .

مرحله سوم ( تایید فاکتور ) : اگر جزئیات فاکتور صحیح باشد ، به فرد مجاز در سازمان ارسال می شود که به صورت رسمی پرداخت فاکتور را تایید می کند . امروزه فرآیند تایید در اکثر سازمان ها به کمک برنامه حسابداری به صورت اتوماتیک انجام می شود .

مرحله چهارم ( پرداخت فاکتور ) : پس از تایید ، فاکتور برای پرداخت به تامین کننده بر اساس شرایط پرداخت توافق شده پردازش می شود . در این مرحله شرکت ها می توانند با استفاده از حالت های مختلف مانند چک ، حواله و … پرداخت را انجام بدهند .

مرحله پنجم ( آرشیو پرداخت فاکتور ) : در طول کل فرآیند صورت حساب ، سازمان ها باید اطمینان حاصل کنند که کلیه فعالیت های مرتبط ( فاکتورها ، ارتباطات ، رسید ) مستند شده و به گونه ای ایمن ذخیره شده است که برای فرآیند های حسابرسی آتی به راحتی قابل دسترسی باشد .

چالش های پردازش فاکتور : اکنون که اهمیت پردازش صورت حساب کارآمد و اینکه چگونه روش های ناکارآمد می تواند بر سود شما تاثیر بگذارد را درک کردیم ، شناخت چالش های مرتبط با آن نیز بسیار مهم می باشد . وارد کردن دستی جزئیات فاکتور ، اعتبار سنجی سفارشات خرید و بایگانی مداوم دستی می تواند منجر به ناکارآمدی در فرآیند پردازش فاکتور شود و زمان قابل توجهی را به هدر بدهد . برخی از چالش هایی که در چنین مواردی پیش می آید شامل :

گرفتن دستی داده های فاکتور در سیستم : هنگامی که فاکتور در قالب های مختلف دریافت می شوند ، اغلب نیاز به مداخله انسانی برای استاندارد سازی فاکتورها و وارد کردن دستی داده های مورد نیاز است و این نه تنها به نیروی انسانی قابل توجهی نیاز دارد ، بلکه زمان بر است .

خطا در گرفتن اطلاعات فاکتور : هنگام وارد کردن دستی داده ها ، احتمال بسیار زیادی برای گرفتن داده های نادرست وجود دارد که منجر به تاخیر و یا عدم صحت داده ها در فرآیند صورت حساب می شود .

عدم ذخیره سازی متمرکز برای اسناد فاکتور : اگر مکان متمرکزی برای ذخیره تمام اسناد مربوط به فاکتور وجود نداشته باشد ، می تواند مواردی از قبیل از بین رفتن اسناد و فاکتورها ، عدم شفافیت در اسناد و فاکتور ها و … را رقم بزند که همین امر مانع از توانایی انجام یکپارچه فرآیند صورت حساب ها می شود .

تاخیر در تایید فاکتور : اگر گردش کار در فرآیند صورت حساب به طور موثر ساده نشده باشد ، احتمال زیادی وجود دارد فاکتورها به سمت اشتباهی هدایت شوند . این امر می تواند منجر به فرآیند های تکراری شود که به دنبال آن هدر رفتن زمان و انرژی نیروی کار را به شکل قابل توجهی افزایش می دهد.

تاخیر در پرداخت فاکتور : نداشتن گردش کار فرآیند صورت حساب به شکلی قوی ، منجر به تاخیر در پرداخت ها می شود که می تواند بر روابط تامین کننده تاثیر بگذارد . در بسیاری از موارد ، سازمان ها ممکن است نتوانند از مزایایی مانند تخفیف در پرداخت های اولیه در صورت حساب ها استفاده کنند .

نحوه بهبود پردازش فاکتور :
پرداخت خودکار ( اتوماسیون ) فاکتور و صورت حساب کلید اصلی این مساله است . فرآیند صورت حساب دستی نه تنها مستعد خطا است ، بلکه با انجام عملیاتی آن ، بسیار وقت گیر خواهد بود . پاسخ به این چالش ها ، خودکار کردن گردش کار فرآیند صورت حساب است . خودکار سازی ( اتوماسیون ) فرآیند صورت حساب ، فرآیند پرداخت فاکتور را ساده می کند و منجر به افزایش کارایی سازمان می شود . کلید فرآیند صورت حساب خودکار در بررسی دقیق کل گردش کار و شناسایی فرآیند هایی است که قابلیت خودکار شدن ( اتوماسیون ) را دارا هستند . در ادامه برخی از این موارد را بررسی می کنیم :

دریافت فاکتور : استانداردسازی فاکتور ها در قالب های مختلف و وارد کردن دستی داده ها فرآیند دشواری است . صورت حساب های الکترونیکی ( فاکتور های الکترونیکی ) این چالش را برطرف می کند که در آن یک تامین کننده یا ارائه دهنده خدمات می تواند صورت حساب خود را به صورت الکترونیکی به سیستم حساب های پرداختی شما ارسال کند . امروزه اکثر سازمان ها به سمتی حرکت می کنند که در آن ترجیح می دهند فاکتورهای الکترونیکی دریافت کنند .

جمع آوری داده های فاکتور : با خودکار سازی ( اتوماسیون ) سیستم حساب های پرداختی می تواند داده ها را به صورت خودکار و بدون هیچگونه دخالت انسانی جمع آوری کند . این امر خطای انسانی را کاهش می دهد . در حالی که در صورت دریافت فاکتورهای الکترونیکی ، فرآیند کاملا خودکار است . حتی در مواردی که فاکتورهای به صورت الکترونیکی به اشتراک گذاشته نمی شوند ، میتوان فاکتور ها را اسکن کرد و داده ها را ذخیره کرد با این حال برای پردازش روان و کارآمد ، سازمان ها باید ارائه دهندگان خدمات و تامین کنندگان خود را برای صورت حساب الکترونیکی ترغیب کنند.

بررسی صحت فاکتور : بررسی صحت فاکتور یکی از مهمترین مراحل در فرآیند پرداخت فاکتور است . با خودکار سازی ( اتوماسیون ) ، هنگامی که داده های فاکتور را در اختیار داریم ، سیستم می تواند به طور خودکار تمام اسناد مربوط به فاکتور مانند هرگونه ارتباطات ایمیلی و سایر اسناد موجود در مخزن مرکزی را بررسی کند این امر روند تایید ها را از روزها به تنها چند دقیقه برای پردازش کاهش می دهد .

تایید فاکتور : همانطور که قبلا مشخص شد ، یک مسئله کلیدی در فرآیند تایید ، خطاهای مسیریابی است . مسیریابی خودکار نه تنها تضمین می کند که فاکتور توسط افراد مناسب دریافت شود ، بلکه زمان صرف شده برای ارتباط ایمیل و پیگیری تیم را نیز کاهش می دهد .

پرداخت فاکتور : پس از تایید فاکتور ، سیستم حساب های پرداخت خودکار بر اساس شرایط پرداخت توافق شده و سیاست های پرداخت مربوط به سازمان می تواند مستقیما فاکتور را برای پردازش پرداخت فاکتور ارسال کند . پس از تکمیل ، سیستم تمام اطلاعات مربوط به پرداخت فاکتور را جمع آوری می کند و بدین ترتیب داده ها را بایگانی می کند .

یکی  از جنبه های مهم و کلیدی که سازمان ها فرآیند صورت حساب خود را تغییر می دهند ، در نظر گرفتن همکاری نزدیک با ارائه دهندگان خدمات و تامین کنندگانی است که صورت حساب های الکترونیکی را در سیاست کاری خود اتخاذ کرده اند می باشد . این امر بررسی فاکتورها و صورت حساب ها را در لحظه ممکن می سازد و مشکلاتی از قبیل عدم تطابق آن ها را به صورت موثری برطرف می سازد .

با اجرای موارد فوق به صورت اتوماتیک می توان میزان قابل توجهی از هزینه های زمانی و مالی در سازمان را پوشش داد و بهینه ساخت . در شرکت افرا سیستم میهن تیم مهندسی و متخصص برنامه نویسی و حسابداری ما ، با بررسی اکثر برنامه های حسابداری داخلی و خارجی سعی در طراحی و توسعه بهترین برنامه حسابداری برای مدیران کسب و کار با رابط کاربری بهینه داشته است . این رابط کاربری آسان باعث می شود تا افرادی که حتی تخصصی در زمینه حسابداری و مدیریت مالی کسب و کار ندارند برای مدیریت مالی کسب و کار خود با برنامه حسابداری افرا سیستم میهن و آموزش های تصویری کامل که در سایت آپارات و سایت شرکت افرا سیستم میهن قرار داده شده است بتوانند به سهولت با برنامه کار کنند و فعالیت های خود را انجام بدهند البته که تمامی موارد ذکر شده در بالا و امکانات کامل دیگر در جهت کنترل مدیریت مالی سازمان شما به راحتی با چند کلیک در برنامه حسابداری افرا سیستم میهن در دسترس خواهد بود و بدین ترتیب بسیار مناسب کسب و کارهای کوچک و سازمان های بزرگ نیز خواهد بود در صورتی که ویدیو های آموزشی نتواند مشکل شما را حل کند تیم پشتیبانی و متخصص افرا سیستم میهن از مرحله تهیه برنامه تا کارکرد کردن با آن در کنار شما خواهد بود تنها کافیست برای پشتیبانی ( اینجا ) را کلیک بفرمایید .
در صورتی که قصد دارید از یک برنامه حسابداری برای کسب و کار خود استفاده کنید حتما به سراغ برنامه هایی بروید که قبل از خرید ورژن تست برنامه را در دسترس شما قرار خواهند داد . در شرکت افرا سیستم میهن مفتخریم ورژن رایگان و بدون محدودیت برنامه را به صورت تست در اختیار شما بزرگواران قرار داده تا قبل از خرید از امکانات برنامه و متناسب بودن آن با کسب و کار خود اطمینان حاصل فرمایید . جهت دریافت نسخه رایگان و بدون محدودیت و تستی برنامه افرا سیستم میهن تنها کافیست ( اینجا ) را کلیک بفرمایید .

​