پایان سال یک زمان پرهیجان برای صاحبین کسب و کار می باشد . همانطور که برای انجام کامل فعالیت های روزمره در زندگی خود چک لیستی را ایجاد می کنید ؛ در حسابداری کسب و کار نیز یک چک لیست حسابداری پایان سال باید ایجاد کنید تا فعالیت های سالانه سازمان و کسب و کار خود را بهینه تر به انجام برسانید .

حسابداری پایان سال چیست ؟
پایان سال برای حسابداری فرآیند بازرسی و به روزرسانی سوابق حسابداری یک شرکت در پایان سال مالی است . این فرآیند شامل نگاهی عمیق به تراکنش های مالی و دفتر کل مالی در سال گذشته ، با هدفه نهایی ایجاد یک پرونده مالی نهایی می باشد . این فرآیند شامل تطبیق حساب ها ، شناسایی مغایرت ها و انجام تنظیمات لازم برای اطمینان از مطابقت موجودی بین سوابق بانک و سوابق حسابداری سازمان شما است و بسته شدن حساب های مالی پایان سال به دلیل پیچیدگی مدیریت تراکنش های مالی بین چندین نهاد حقوقی ، تراکنش های پیچیده ، عدم استاندارد سازی ، فرآیند های دستی و رعایت الزامات قانونی می تواند یک فرآیند چالش برانگیز باشد .

چرا چک لیست حسابداری پایان سال مهم است ؟

به عنوان صاحب یک کسب و کار ، هدف اصلی شما باید مرتب کردن وظایف حسابداری و سازماندهی بیشتر و کارآمدتر کردن آنها برای استفاده در آینده باشد . یکی از مهم ترین راه ها برای انجام کار ، تهیه چک لیستی است که که به شما کمک می کند گردش کار خود را ساده کنید . این امر به شما کمک می کند تا سال خود را به یک پایان سال موفق تبدیل کنید.

آماده شدن برای پایان سال در بخش حسابداری شما یک وظیفه حیاتی برای سازمان به شمار می رود در ادامه باهم یک چک لیست ساده که حداقل موارد در آن رعایت شده را بررسی میکنیم :

1 – مدارک را برای حسابدار خود آماده کنید :
اگر با مشاوران مالی و شرکت حسابداری به صورت برون سپاری فعالیت دارید یا از برنامه حسابداری هوشمند استفاده می کنید ، باید تمام مدارک مورد نیاز را قبل از پایان سال آماده کنید . برخی از این مدارک شامل :
سوابق نقدی ، صورت حساب های بانکی و کارت های اعتباری ، در صورت دریافت وام اطلاعات وام ، سوابق فروش ، اطلاعات حقوق و دستمزد نیروها
نکته : البته در صورتی که از نرم افزار حسابداری ( برنامه حسابداری ) افرا سیستم میهن استفاده می کنید در انتهای سال تنها با یک کلیک تمامی این موارد را می توانید استخراج کنید .

2 – بررسی حساب های پرداختی و دریافتی :
قبل از پایان سال باید حساب های دریافتی و پرداختی خود را بررسی کنید . این مورد تضمین می دهد که هزینه تمام موارد مالی از بدهی ها تا پرداختی به بخش های سازمان تسویه شده می باشد . البته زمانی که صحبت از حساب های دریافتی می باشد ، باید تمام صورت حساب های سر رسید گذشته را بررسی کنید . اگر هر مشتری فاکتورهای پرداخت نشده در حساب خود دارد ، در اسرع وقت با مشتری ارتباط برقرار کرده و از او بخواهید تا قبل از مهلت مقرر آن را تسویه کند . همچنین می توانید نگاهی به گزارش های دریافتی قدیمی خود بیاندازید و وجود یا عدم وجود فاکتور پرداخت نشده ای را بررسی کنید .

3 – جمع آوری صورت حساب های سررسید گذشته :
شما باید قبل از سال جدید پول بدهی را از مشتری دریافت کنید . همچنین می توانید یک یادآوری برای همه آن دسته از مشتریانی که فاکتورهای پرداخت نشده را واریز نکرده اند ارسال کنید . در صورتی که مشتری از تسویه صورت حساب امتناع کرد می توانید :
یک تاریخ سر رسید برای پرداخت فاکتور تعیین کنید .
یک طرح پرداخت با مشتریان ایجاد کنید .
مدارک مربوط به فرآیند پرداخت را نگه دارید تا از روش های قانونی اقدام کنید.
البته حتما باید در نظر داشته باشید که در حین ارتباط با مشتریان در مورد صورت حساب های سررسید شده و از موعد مقرر گذشته ، باید حرفه ای باشید . یعنی اگر فرآیند جمع آوری مشکل شد ، به آنها یک طرح پرداخت پیشنهاد دهید که مشتریان را تشویق به پرداخت می کند تا به تسویه حساب اقدام کنند . با این کار به مشتریان خود نشان می دهید که به نیازهای آن ها اهمیت می دهید و وضعیت آن ها را به خوبی درک می کنید .

4 – برای پرداخت مالیات ها به درستی برنامه ریزی کنید :
برنامه ریزی مالیاتی فرآیند تجزیه و تحلیل و برنامه ریزی موقعیت مالی کسب و کار شما است که به شما امکان می دهد با رعایت قوانین ، کمترین میزان مالیات ممکن را بپردازید . به عبارت ساده ، برنامه ریزی مالیاتی فرآیندی برای به حداقل رساندن مبالغ قابل پرداخت مالیات است . بدیهی است که مالیات می تواند در آمد سالانه شما را کاهش دهد و برنامه ریزی مالیاتی بک راه عالی برای مقابله با بدهی ها در یک سال مالی است و به شما کمک می کند تا از کسر مالیات و استثنائات به شیوه ای مفید استفاده کنید تا در نهایت به سود کسب و کار و سازمان شما باشد .

5 – صورت های مالی را تجزیه و تحلیل کنید :
تجزیه و تحلیل صورتهای مالی ؛ نه تنها برای شرکت ها ، بلکه برای مشاغل کوچک و متوسط نیز ضروری است . در واقع به شما این امکان را می دهند تا برای سال آینده و پیش رو بتوانید برای سازمان برنامه ریزی کنید . صورت های مالی مانند صورت سود و زیان ، ترازنامه و صورت جریان نقدی می تواند به تیم مدیریت و همچنین سهامداران و سرمایه گذاران کمک کند تا پایان سال را بهتر بررسی و تحلیل کنند.

6 – از اطلاعات مهم یک نسخه پشتیبان ( بک آپ ) تهیه کنید :
ثبت تمام داده های حسابداری برای مراجعات آتی برای همه مشاغل بسیار مهم است و بنابراین فراموش نکنید که ” پشتیبان گیری از اطلاعات مهم ” را حتما به چک لیست پایان سال خود اضافه کنید . یک سیستم پشتیبان گیری قابل اعتماد از اطلاعات مهم حسابداری شما در تلفن همراه یا سیستم رایانه شما محافظت می کند . همچنین می توانید از پشتیبان گیری ابری استفاده کنید که سازمان و شرکت شما را قادر می سازد تا در صورت در خطر افتادن سیستم ، یک نسخه از داده های پشتیبان گیری شده را به مکان دیگری ارسال کند . با کمک پشتیبان گیری ابری ، می توانید اطلاعات را بازیابی کنید و در برابر بحران های فناوری اطلاعات از قبیل حملات هکر ها یا سایر بلای طبیعی که منجر به از بین رفتن اطلاعات و داده های مالی سازمان می شود جلوگیری کنید .

7 – حساب های بانکی و کارت های اعتباری را تطبیق دهید :
تطبیق حساب های بانکی و کارت های اعتباری بخش مهمی از رویه های پایان سال است . می توانید صورت حساب های بانکی خود را با سوابق حسابداری مقایسه کنید و هزینه های انجام شده را صحت سنجی کنید که با موجودی ثبت شده در دفترچه گزارش مطابقت داشته باشد . در صورت مشاهده هر گونه مغایرت ، باید مجددا بررسی ها را انجام دهید و تنظیمات لازم را برای تسویه سوابق انجام دهید .

8 – اهداف اجاری هوشمندانه تعیین کنید :
قبل از شروع سال جدید ، تعیین اهداف سازمان و کسب و کار برای یک تیم مالی بسیار مهم است زیرا به آن ها اجازه می دهد تا مطابق با اهداف تعیین شده سالانه برنامه ریزی ها را انجام بدهند . علاوه بر موضوع تمرکز تیم بر روی اهداف به تیم کمک می کند تا انگیزه خود را هم حفظ کند . مجموعه درست اهداف باید مشخص و در محدوده امکان قابل دستیابی باشد . همچنین باید اهداف مرتبطی را انتخاب کنید که بر بهبود نقاط ضعف کسب و کار شما تمرکز دارد .
بنابراین ، اهداف هوشمندانه آنهایی هستند که به صورت ماهانه یا فصلی برنامه ریزی می شوند و به شما فضا برای دستیابی به موفقیت را در پروژه های آینده سازمان می دهند.

در شرکت افرا سیستم میهن متخصصان برنامه نویسی و حسابداری مجموعه ما ، با بررسی اکثر برنامه حسابداری های نسخه داخلی و خارجی ؛ بهترین برنامه حسابداری را برای مدیران کسب و کار های کوچک و بزرگ با رابط کاربری بسیار آسان طراحی و توسعه نموده اند . رابط کاربری در برنامه حسابداری افرا به شکلی طراحی شده است تا عزیزانی که تصمیم بر استفاده از برنامه حسابداری هوشمند در کسب و کار خود را دارند اما دانش تخصصی در این حوزه ندارند بتوانند به راحتی از تمامی امکانات برنامه بهره مند گردند . البته فیلم آموزشی تمامی موارد برنامه حسابداری افرا در آپارات و سایت مجموعه وجود دارد و در صورتی که هرگونه چالشی از ابتدای مسیر انتخاب برنامه حسابداری مناسب کسب و کار خود تا نحوه کار کردن با برنامه حسابداری را داشته باشید متخصصان پشتیبانی ما گام به گام در کنار شما خواهند بود . جهت تماس با پشتیبانی و دریافت مشاوره رایگان تنها کافیست ( اینجا ) را کلیک بفرمایید.
نکته : به یاد داشته باشید در صورتی که تصمیم به تهیه برنامه حسابداری برای مدیریت مالی کسب و کار خود دارید از برنامه هایی استفاده کنید که قبل از خرید یک نسخه تست از برنامه را به شما ارائه می دهند . در شرکت افرا سیستم میهن مفتخریم تا ورژن رایگان و بدون محدودیت برنامه حسابداری افرا را به صورت تست در اختیار شما بزگواران قرار داده تا قبل از خرید از امکانات برنامه و سهولت استفاده از آن مطلع گردید . برای دریافت برنامه رایگان و تستی برنامه حسابداری افرا تنها کافیست ( اینجا ) را کلیک بفرمایید .