رسیدگی به شکایات بعد از حسابرسی می تواند یک جنبه چالش برانگیز و در عین حال ضروری از عملیات تجاری باشد . در این دنیای به هم پیوسته فزاینده مالی و تجارت ، درک تفاوت های ظریف این ادعاها فقط یک موضوع در خصوص انطباق مدارک و اسناد نیست ، بلکه یک ضرورت استراتژیک در دنیای تجارت و بیزینس می باشد .

شکایات بعد از حسابرسی ، که اغلب مدتی پس از انجام معامله ایجاد می شود ، می تواند بسیاری از کسب و کارها را غافلگیر کند . این ادعاها ، معمولاً توسط مشتریان یا حسابرسان مطرح می‌شوند که به اختلافات در معاملات مالی گذشته  سازمان مربوط می ‌شوند . آنها بر جزئیات کوچک ، اما مهم در قراردادها ، صورتحساب ها یا قوانینی تمرکز می کنند که ممکن است از قلم افتاده باشند . لازمه رسیدگی به این ادعاها تنها به معنای اطلاع از معامله گذشته نیست بلکه به معنای دقیق بودن در مورد جزئیات حقوقی و مالی معامله انجام شده می باشد .

این مقاله به عنوان یک راهنمای جامع برای درک انواع مختلف شکایات بعد از حسابرسی و پیامدهای آنها در دنیای تجارت می باشد البته مهمتر از آن ، راهبردهای عملی برای رسیدگی موثر و پیشگیرانه به این ادعاها ارائه دهد .

شکایات بعد از حسابرسی چیست؟

شکایات بعد از حسابرسی اساساً تقاضایی برای پرداخت است که توسط مشتریان یا حسابرسان شخص ثالث که از طرف مشتریان کار می کنند ایجاد می شود . چنین ادعاهایی بر اساس موضوعاتی مانند تبلیغات تجاری مورد توافق ، اما عدم پذیرش، خطاهای صورت ‌حساب و نقض انطباق اسناد و مدارکی می باشد که قبلاً شناسایی نشده‌ اند ، مطرح می‌ شوند.

شکایات بعد از حسابرسی ، در حالی که بخشی استاندارد از تجارت هستند ، اغلب دارای مفهوم منفی هستند و دلایل متعددی برای این تصور وجود دارد که شامل :

بسیاری از ادعاها نادرست هستند : تقریباً نیمی از این ادعاهای حسابرسی اشتباه هستند . گاهی اوقات حتی یک موضوع بیش از یک بار مطرح می شود .

کسری های زود هنگام به دلیل تفاوت در سیاست ها : گاهی اوقات ، شرکت ها قبل از بررسی کامل موضوع ، بر اساس سیاست های خود این کسری ها را ایجاد می کنند .

تکرار مسائل قدیمی: حسابرسان گاهی مواردی را مطرح می کنند که قبلاً در گذشته رفع شده بودند ، مانند مسائل مربوط به کمک هزینه ها که در گذشته حل شده است .

انواع شکایات بعد از حسابرسی

درک انواع مختلف شکایات بعد از حسابرسی که مشاغل با آن مواجه می شوند ، مهم است زیرا هر کدام چالش های منحصر به فرد خود را ارائه می دهد و برای پرداختن به آنها به یک رویکرد خاص نیاز دارد . در اینجا انواع اصلی شکایات بعد از حسابرسی که باید از آنها آگاه باشید آمده است :

مغایرت ‌های صورت ‌حساب : این ادعاها زمانی به وجود می‌ آیند که بین آنچه در قرارداد هزینه شده و آنچه در قرارداد توافق شده است ، ناهماهنگی وجود داشته باشد که اغلب شامل اشتباهاتی در قیمت گذاری ، مقدار یا محاسبه در فاکتورها هستند .

عدم انطباق قرارداد : اینها ادعاهای مربوط به نقض شرایط قرارداد هستند که ممکن است مربوط به عدم رعایت سطوح خدمات ، مشکلات کیفیت محصول یا عدم رعایت جدول زمانی تحویل باشد .

بازیابی اضافه پرداخت : این ادعاها زمانی رخ می دهد که یک مشتری یا حسابرس تشخیص دهد که در یک معامله پرداختی اضافه داشته است ، به دلایلی مانند صورتحساب مضاعف یا اعمال نرخ نادرست .

ادعاهای گارانتی : ادعاهایی هستند که به دلیل عدم رعایت شرایط گارانتی ایجاد می شوند مانند محصولی که طبق وعده داده شده در دوره گارانتی عمل نمی کند.

مسائل مربوط به انطباق با مقررات : این ادعاها زمانی مطرح می ‌شوند که یک معامله با استانداردهای قانونی یا نظارتی مطابقت نداشته باشد ، که می ‌تواند شامل اشتباهات مالیاتی یا نقض مقررات خاص صنعت باشد .

بهترین راه برای رسیدگی به شکایات بعد از حسابرسی :

رسیدگی موثر به شکایات بعد از حسابرسی برای حفظ یکپارچگی مالی و روابط تجاری مثبت بسیار مهم است . در ادامه چند مورد از بهترین روش برای مدیریت موثر این ادعاها را باهم بررسی می کنیم :

1 – ایجاد و اجرای یک خط مشی واضح پس از حسابرسی :

سیاستی را اجرا کنید که یک محدودیت زمانی برای مدت زمان ادعا تعیین می کند .

برای هر ادعایی به مستندات کامل از جمله جزئیات و شواهد لازم مراجعه کنید .

توقیف فوری ادعاهایی که با جدول زمانی تغریف شده انطباق ندارند .

اطمینان از شفافیت در مورد دوره مهلت و انعطاف پذیری آن ، ترویج سیاستی که برای هر دو طرف منصفانه باشد .

2 –  پاسخ سریع به شکایات بعد از حسابرسی :

رسیدگی سریع به ادعاها برای کاهش تاخیر های حل و فصل و خطر حذف آنها .

مشخص کردن جدول زمانی برای حل و فصل دعاوی با مشتریان و تامین کنندگان .

مشتریان یا حسابرسان را از کسورات قبل از پایان دوره مهلت منع کنید .

3 – رسیدگی دقیق به دعاوی غیر مستند :

از انطباق  اسناد و مدارک قرار داد به عنوان مبنایی برای رد هرگونه ادعای غیرمستند استفاده کنید .

فهرستی جامع از مدارک مورد نیاز ، مانند گواهی تحویل ، بارنامه ، کپی فاکتورها و توضیحات مربوط به کسر را حفظ کنید .

این مستندات به جلوگیری از اختلافات بعدی کمک می کند و مبنای روشنی را برای حل و فصل دعاوی تضمین می دهد .

4 –  اجرای ممیزی و بازبینی منظم :

انجام ممیزی داخلی برای شناسایی و اصلاح مسائل احتمالی قبل از اینکه منجر به شکایات پس از حسابرسی شود .

بررسی منظم قرارداد ها و معاملات می تواند به تشخیص زودهنگام اختلافات کمک کند .

5 – تقویت ارتباط با مشتریان :

خطوط ارتباطی را برای مشتریان به جهت درک نگرانی ها و انتظارات آنها حفظ کنید .

از بازخورد برای بهبود فرآیندها و جلوگیری از مشکلات تکراری استفاده کنید .

6 – استفاده از فناوری برای مدیریت بهتر :

از برنامه های حسابداری و مالی یا سیستم‌ های مالی که می ‌توانند به ردیابی تراکنش ‌ها و علامت‌ گذاری زودهنگام مشکلات احتمالی کمک کنند ، استفاده کنید .

سیستم ‌های خودکار ( اتوماسیون ) می ‌توانند فرآیند ادعاها را ساده ‌تر کنند و آن را کارآمدتر و کمتر مستعد خطا کنند .

با اجرای این استراتژی‌ ها ، کسب‌ و کارها می‌ توانند شکایات بعد از حسابرسی را به طور مؤثر تری رسیدگی کنند و ریسک و تأثیری که بر سازمان دارند را کاهش دهند . این شیوه ‌ها نه تنها به مدیریت ادعاهای فعلی کمک می‌ کنند ، بلکه پایه ‌ای قوی برای جلوگیری از مشکلات آینده ایجاد می ‌کنند .

4 راه برای جلوگیری از :

جلوگیری از شکایات بعد از حسابرسی به اندازه مدیریت آنها حیاتی است . در اینجا چهار استراتژی موثر وجود دارد که می تواند به مشاغل کمک کند تا خطر شکایات بعد از حسابرسی را به حداقل برسانند :

 1 – معاملات تبلیغاتی را به طور کامل مستند کنید :

از انطباق اسناد و مدارک قرارداد برای حفظ کنترل های داخلی قوی بر روی اسناد مالی و گزارشگری ، به ویژه برای شرکت های سهامی عام استفاده کنید.

اسناد دقیق برای هر معامله تبلیغاتی ، از جمله جزئیات بندهای قرارداد ، مقادیر ، قیمت و اطلاعات ؛ تاریخ انقضا ایجاد کنید .

با اطمینان از اینکه در حق هر دو طرف در  قرارداد عدالت رعایت می شود ، تأییدیه های کتبی را با تمام جزئیات معاملات تبلیغاتی و هرگونه به روز رسانی ادعا برای مشتریان ارسال کنید .

2 – پیاده سازی یک سیستم مدیریت اسناد قوی :

یک محل مطمئن و امن برای ذخیره اسناد متمرکز ایجاد کنید که در آن تمام اسناد لازم با نمایه سازی مناسب ذخیره می شود و بازیابی اطلاعات را کارآمدتر می کند .

هر زمان که مشتریان جدیدی اضافه می شوند ، کتابخانه اسناد را در زمان واقعی به روز کنید این امر به ردیابی آسان اسناد کمک می کند .

از یک ردیاب کسر برای نظارت مستمر و ردیابی آسان کسرهای متعدد توسط حسابرسان شخص ثالث استفاده کنید و خطر کاهش دو یا سه برابری را کاهش دهید . در برنامه حسابداری هوشمند این کسری ها به صورت آلارم و هشدار به مدیران اطلاع داده  می شود .

3 –  تقویت رویه های داخلی :

فرآیندهای کاملاً تعریف شده را برای تسریع حل کسری ها در سازمان وضع کنید ، ردیابی معیارهایی مانند کسری های معوق به صورت روزانه

یک تیم حسابرسی قوی برای خود ایجاد کنید تا علت های مسائل پس از حسابرسی را شناسایی کرده و روش های جلوگیری از آن ها را یاد بگیرند تا فرآیند رسیدگی به این ادعاها به بهترین نحو انجام شود البته در دنیای امروز تجارت صاحبین و مدیران کسب و کار می توانند از طریق برنامه های حسابداری هوشمند استتفاده کنند که علاوه بر مشخص کردن این ادعاها و اعلام آن ها به مدیران قابلیت یادگیری ماشین ( ماشین لرنینگ ) را دارند و می توانند مانند یک تیم حسابداری قوی ، مواردی را که باعث این ادعا ها و چالش ها می شود را آموزش ببینند و از آن ها جلوگیری کنند .

ایجاد گردش کار قابل تنظیم و حفظ ارتباط شفاف بین تیم های فروش و حسابداری برای رفع ابهامات و ساده کردن تصمیمات پس از حسابرسی .

4 – اطمینان از درک روشنی از شرایط معامله با مشتریان :

برای جلوگیری از سوء تفاهم ، شرایط و ضوابط را به صورت داخلی در میان تیم‌ های فروش و سایر تیم ‌های مرتبط روشن کنید .

بر اساس تاریخ ارسال ، تاریخ سفارش و تاریخ دریافت ، توضیحات واضح و دقیقی را به مشتریان ارائه دهید و تراکنش ها را شفاف و ساده کنید .

نتیجه :

مدیریت موثر شکایات بعد از حسابرسی برای ثبات و رشد کسب و کار بسیار مهم است . با اجرای استراتژی های کلیدی مانند مستند سازی کامل مدارک ، ارتباطات شفاف و فرآیندهای داخلی قوی ، شرکت ها می توانند تا حد زیادی وقوع این ادعاها را کاهش دهند . البته این رویکرد ها نه تنها عملیات را ساده می کنند ، بلکه اعتماد و شفافیت مشتری را نیز تقویت می کنند که برای موفقیت بلند مدت سازمان حیاتی می باشند .

در شرکت افرا سیستم میهن کارشناسان مالی و برنامه نویسی سازمان ، با بررسی اکثر برنامه های داخلی و خارجی مدیریت مالی و حسابداری ، بهترین برنامه حسابداری را برای مدیران کسب و کار طراحی و توسعه داده اند . رابط کاربری برنامه حسابداری افرا به نحوی طراحی و توسعه داده شده است تا عزیزانی که تجربه و  تخصصی در برنامه های مالی و حسابداری نداشته اند بتوانند به راحتی از طریق فیلم های آموزشی قرار گرفته شده بر روی سایت آپارات ( ورود به کانال آپارات افرا سیستم میهن ) و سایت مجموعه افرا سیستم میهن ، مدیریت مالی کسب و کار خود را انجام دهند .
در صورتی که هرگونه چالشی از انتخاب برنامه حسابداری متناسب با کسب و کار خود یا نحوه کار با برنامه داشته باشید . کارشناسان افرا به صورت رایگان گام به گام در کنار شما خواهند بود ؛ برای تماس و مشاوره رایگان با کارشناسان افرا سیستم میهن می توانید ( اینجا ) را کلیک کنید .
نکته : در اتخاب برنامه حسابداری متناسب کسب و کار خود به سراغ برنامه هایی بروید که قبل از خرید به شما ورژن تستی را ارائه دهند تا از امکانات برنامه و بهینه بودن رابط کاربری را اطمینان حاص کنید .
در شرکت افرا سیستم میهن مفتخریم تا قبل از اقدام به خرید شما عزیزان برای تهیه برنامه حسابداری ” نسخه رایگان و بدون محدودیت ” برنامه حسابداری افرا را به صورت تست در اختیار شما قرار دهیم .
برای دریافت این نسخه می توانید ( اینجا ) را کلیک بفرمایید .​

سوالات متداول

1 –  مراحل پس از حسابرسی چیست؟

مراحل پس از حسابرسی معمولاً شامل بررسی یافته های حسابرسی ، ایجاد یک برنامه عملیاتی برای رسیدگی به مسائل شناسایی شده ، اجرای تغییرات یا اصلاحات و نظارت بر این تنظیمات برای اثربخشی بیشتر است . این فرآیند بهبود مستمر و انطباق با استانداردهای حسابرسی سازمان را تضمین می دهد .

2 – چرا باید ممیزی پست انجام شود؟

حسابرسی پس از بررسی برای ارزیابی اثربخشی تصمیمات تجاری ، اطمینان از انطباق با استانداردهای مالی و عملیاتی ، شناسایی زمینه های بهبود و تقویت مسئولیت پذیری انجام می شود که به استراتژی ها و بهینه سازی عملکرد کمک می کند .

3 – چگونه می توان اختلاف نظر در مورد شکایات بعد از حسابرسی را حل کرد؟

اختلاف نظر در مورد شکایات بعد از حسابرسی را می توان از طریق ارتباط شفاف ، بررسی اسناد مربوطه ، درگیر کردن میانجی های شخص ثالث بی طرف در صورت لزوم و مذاکره برای یک راه حل منصفانه حل و فصل کرد . درک دیدگاه هر یک از طرفین و یافتن راه حل مورد توافق طرفین ، کلیدی برای حل این چالش است .

4 – فرآیند پس از حسابرسی چیست؟

فرآیند پس از حسابرسی شامل بررسی تراکنش ‌ها یا پروژه ‌های تکمیل‌ شده برای ارزیابی موفقیت و انطباق آن‌ ها ، شناسایی مغایرت‌ ها یا زمینه ‌های بهبود و اجرای تغییرات بر اساس این دیدگاه ها برای افزایش عملکرد و تصمیم ‌گیری در خصوص آینده سازمان می باشد .