مدیریت حقوق و دستمزد شامل کل فرآیند ، محاسبه ساعت کار کارکنان ، پرداخت به کارکنان ، کسر مالیات و نگهداری اسناد مالی برای کسب و کار شما می شود . از رسیدگی به اطلاعات حساس کارکنان گرفته تا محاسبه مالیات و واریز پول به حساب های بانکی کارکنان شما ، مدیریت حقوق و دستمزد می تواند پیچیده باشد . مهم است روش صحیح مدیریت حقوق و دستمزد را درک کنید تا از نظر قانونی سازمان شما دچار مشکلات نگردد.
اگر نتوانید اصول پرداخت حقوق و دستمزد را رعایت کنید در نتیجه آن نمیتوانید پرداختی کارکنان خود را به درستی انجام دهید که در نتیجه آن ممکن است اعضای مهم تیم سازمان خود را از دست بدهید و یا حتی در برخی موارد با مشکلات قانونی روبرو بشوید . در ادامه برخی از این موارد را باهم بررسی می کنیم :

الزامات قانونی : ثبت مالیات بر حقوق و دستمزد مجموعه ای از قوانین و مقررات منحصر به فرد خودش را شامل می شود . در صورتی که هر یک از قوانین نقض شوند سازمان شما مشمول جریمه های سنگین های می شود و امتیازات منفی برای سازمان لحاظ می گردد . به یاد داشته باشید در برخی موارد گاها به صورت سهوی و بدون عمد حسابداری سازمان در محاسبه حقوق برخی کارمندان قوانین ثبت مالیات بر حقوق ها را لحاظ نمی کند در این صورت باز هم سازمان مقصر شناخته می شود .

حفظ کارکنان : اگر نتوانید به درستی یا به موقع آن ها را پرداخت کنید ، احتمالا نیروهای با ارزش تیم شما دیگر به فعالیت خود ادامه نخواهند داد و مخصوصا اگر این نیروها در کار خود متخصص باشند قطعا با عدم پرداختی از طرف سازمان شما ، در سازمان و شرکت دیگری مشغول به فعالیت خواهند شد . بنابراین باید به عنوان مدیریت یک کسب و کار و سازمان مطمئن شوید پرداختی حقوق نیروها به موقع انجام می شود تا بتوانید تیم خود را همیشه حفظ کنید .

عملکرد کارکنان : فراتر از حفظ کارکنان برای شما به عنوان مدیریت یک کسب و کار ، عملکرد مثبت آن ها در فرآیند کاری سازمان است . در صورت به موقع پرداخت نشدن حقوق ها و پرداختی ها به نیروهای سازمان حتی اگر موفق به حفظ نیروها و کارکنان خود شوید ، باعث کاهش عملکرد آن ها در سازمان می شوید و به دنبال آن بی علاقه شدن آن ها و در نهایت هم خروج نیروها از سازمان را شامل می شود .

امور مالی کسب و کار : عدم مدیریت صحیح حقوق و دستمزد می تواند بر امور مالی شما تاثیر منفی بگذارد . نه تنها ممکن است سازمان و کسب و کار را دچار جریمه کند ، بلکه ممکن است میزان بدهی ها بیشتر از موجودی سازمان گردد که در نهایت که منجر به جریمه های بانکی یا چک برگشتی می شود و پیگیری قانونی را شامل می گردد.
مدیریت حقوق و دستمزد یکی از مهمترین وظایف اداری کل سازمان شماست . اگر به درستی انجام شود ، تا حد زیادی مورد توجه قرار نمی گیرد ؛ اما اگر به درستی انجام نشود ، می تواند ماندن در تجارت را برای کسب و کار شما غیر ممکن کند.

نحوه مدیریت حقوق و دستمزد : مدیریت حقوق و دستمزد می تواند به روش های مختلف انجام شود . کل فرآیند شامل جمع آوری داده های کارکنان و وارد کردن صحیح آن ها در یک فایل و سند می باشد . شما باید هر چک حقوق را برای هر دوره پرداخت محاسبه کنید و مطمئن شوید که مالیات ها به درستی در پرداختی نیروها لحاظ گردد . آخرین مرحله کسب اطمینان از پرداخت به موقع سازمان به نیروها و سازمان های دولتی ( سازمان مالیاتی و … ) است که این فرآیند به سه شکل قابل انجام است :

پردازش دستی : پردازش دستی شامل ثبت تمامی داده های مالی در صفحات گسترده ( مانند اکسل و … ) است که توسط نیروی انسانی درون سازمان ثبت و حفظ و بررسی می شود که مشکلاتی را هم در پی دارد از قبیل :
خطا در ثبت اطلاعات : با توجه به اینکه حجم داده های مالی یک سازمان روز به روز افزایش می یابد ، وارد کردن دستی این داده ها خطا در محاسبات و وارد کردن مقادیر درست آن ها را افزایش می دهد . این امر علاوه بر اینکه می تواند مشکلات قانونی را برای سازمان ایجاد کند ، اعتماد کارکنان به سازمان را نیز از بین می برد و منجر به از دست دادن نیروها می شود .

دسترسی داشتن به اطلاعات : شما باید در هر زمان بتوانید به اطلاعات و داده های مالی سازمان دسترسی داشته باشید . با توجه به حجم زیاد داده های مالی این امر با گذر زمان و افزایش داده ها طاقت فرسا و گاهی غیرممکن می شود که همین امر دلیلی برای شروع فاجعه در فرآیند مالی یک سازمان است .

زمان : محاسبه ، اعتبار سنجی و وارد کردن دستی داده ها زمان بسیاری را از نیروی کار سازمان شما می گیرد در صورت انجام اتوماتیک این فرآیند ، نیروهای مالی می توانند زمان کاری خود را صرف امور مهمتری در سازمان کنند .
بزرگترین مزیت پردازش دستی هزینه است ، زیرا به جز پرداخت حقوق به کارکنان و متخصصان مالی ، پرداختی دیگری شامل این روش نمی شود اما اگر زمان صرف شده برای پردازش حقوق ها و دستمزد ها و … را حساب کنید متوجه می شوید در واقع صرفه جویی در هزینه ها صورت نمی گیرد .

نرم افزار حقوق و دستمزد : امروزه نرم افزارهای متعدد و زیادی در بازار وجود دارد که بیشتر فرآیند حقوق و دستمزد را به صورت اتوماتیک ( اتوماسیون حسابداری ) انجام می دهند . این امر علاوه بر صرفه جویی در زمان کاری نیروهای حسابداری ، پرداخت های نیروهای سازمان را هم به موقع و دقیق ( با رعایت مالیات و … ) پرداخت می کند و همچنین پرداخت ها را به سازمان های دولتی نیز با دقت انجام می دهد تنها باید در انتخاب برنامه حسابداری کسب و کار خود چند نکته را رعایت کنید :

پرداخت دقیق : برنامه حسابداری پرداختی به سازمان های دولتی و نیروها را در زمان معین و با دقت بالا انجام می دهد تنها لازمه آن راه اندازی اولیه برنامه حسابداری می باشد که مقادیر دقیق حقوق ها به صورت صحیح رعایت شود در اینصورت هم نیروها از پرداخت به موقع و دقیق بهره مند می شوند که نتیجه آن در بهینه شدن فعالیت کاری آن ها مشخص می شود و هم به تمامی اطلاعات و داده های مالی سابق به صورت آنی و لحظه ای دسترسی دارید .

مالیات ها : با تعریف کردن میزان مالیات برای برنامه حسابداری این برنامه ها می توانند مالیات حقوق و دستمزد ها را به صورت اتوماتیک حساب کرده و پرداخت کنند تا دیگر نگران مشخص کردن دقیق میزان مالیات ها و … نباشید . این برنامه ها معمولا در زمان احتساب حقوق کارکنان با فرمول مشخص میزان مالیات دقیق را لحاظ و ذخیره می کنند و در موعد زمانی مشخص پرداخت مالیات را نیز به صورت اتوماتیک انجام می دهند .

پرداخت خودکار کارکنان : برنامه حسابداری طبق بازه زمانی که برای آن تعریف می شود پرداختی کارکنان را به صورت اتوماتیک واریز می کند ، تنها نیاز آن مشخص کردن میزان حقوق ثابت برای آن ها می باشد تا با رعایت ساعت کاری نیروها و مالیات و … پرداختی را دقیق و به موقع انجام دهند .

استفاده از برنامه حسابداری ( برنامه حسابداری هوشمند ) مزیت های بسیاری را برای سازمان شامل می شود از پرداخت های به موقع و دقیق گرفته تا رعایت قوانین مالیاتی در پرداختی ها و … تنها نکته منفی آن ها هزینه برنامه حسابداری می باشد که معمولا به صورت سالانه شارژ می شود اما در صورتی که این هزینه را نسبت به پرداختی نیروی انسانی برای انجام این امور در نظر بگیرید در واقع علاوه بر زمان در هزینه صرفه جویی هم میشود . توصیه می شود در اگر قصد خرید برنامه حسابداری برای سازمان خود را دارید از مقاله ( برنامه حسابداری و اتوماسیون سازمان ) از طریق کلیک بر روی ( اینجا ) مشاهده بفرمایید.

نکته : در انتخاب برنامه حسابداری برای سازمان و کسب و کار خود حتما برنامه های را تهیه بفرمایید که قبل از خرید امکانات و نسخه برنامه را به صورت تستی در اختیار شما قرار می دهد تا با کار کردن با برنامه از نحوه صحیح کار برنامه حسابداری متناسب با سازمان و کسب و کار خود مطمئن باشید .

در شرکت افرا سیستم میهن ما با متخصصان برنامه نویسی و حسابداری حرفه ای با بررسی اکثر برنامه های حسابداری نسخه داخلی و خارجی سعی نموده ایم تا برنامه ای با امکانات کامل را با رابط کاربری آسان برای مدیریت کسب و کارهای کوچک و بزرگ طراحی و توسعه دهیم . مفتخریم تا قبل از خرید برنامه حسابداری ورژن رایگان و بدون محدودیت برنامه را به صورت تست و امتحان در اختیار شما بزرگواران قرار دهیم . جهت دریافت نسخه رایگان برنامه تنها کافیست ( اینجا ) را کلیک بفرمایید . در صورتی که هرگونه پرسشی در این خصوص داشته باشید تیم متخصص پشتیبانی افرا سیستم میهن از ابتدای مسیر انتخاب برنامه حسابداری برای کسب و کار شما به صورت رایگان در کنار شما خواهد بود تنها کافیست برای تماس با پشتیبانی ( اینجا ) را کلیک بفرمایید .

برون سپاری خدمات حقوق و دستمزد :

آخرین گزینه برای حسابداری سازمان و پرداخت حقوق کارمندان و دستمزد های آن ها استفاده از شرکت های حسابداری می باشد . در صورت استفاده از این شرکت ها هرگز نگران دیر کرد پرداختی نیروهای خود نخواهید بود ، مالیات ها به موقع و دقیق پرداخت می شوند و برخی مواقع با توجه به اندازه سازمان شما می توانند نیروی اختصاصی را برای فعالیت های سازمان شما اختصاص بدهند . در واقع این راه ساده ترین راه برای مدیریت حسابداری و پرداخت حقوق کارمندان می باشد زیرا نیاز به فعالیت شما در این امر دیگر وجود ندارد و تنها کافیست مواردی نظیر وارد شدن نیروهای جدید به سازمان و … را به این شرکت ها اطلاع بدهید و از پرداختی هزینه های به موقع آن ها نیز مطمئن شوید .

اما اشکال اصلی این روش مدیریت حقوق و دستمزد کارکنان ، هزینه بسیار بالاتر آن نسبت به دو مورد ذکر شده در ابتدای این مقاله است . همچنین مدیریت در کنترل فرآیند حسابداری سازمان به شدت کاهش می یابد به طور مثال در روش های قبلی ، کارکنان به طور مستقیم با مدیریت در تماس هستند و همین امر سبب می شود تا برخی از مواردی که بهینه شدن فرآیند کلی سازمان کمک می کند را به مدیریت انتقال دهند و با تقدیر از آن ها می توان فعالیت نیروها ها را بهینه ساخت ، اما با استفاده از شرکت های حسابداری برون سازمان در واقع به نوعی فرهنگ آن شرکت ها به کسب و کار شما هم ورود می کند و تحت تاثیر قرار می دهد که ممکن است به هیچ عنوان این امر ، مورد پسند مدیریت سازمان نباشد .​