فرآیند تبدیل سفارشات به نقدینگی جزء حیاتی ترین بخش های هر کسب و کاری است که شامل فروش کالا یا خدمات و تبدیل آن به نقدینگی می باشد . این فرآیند شامل تمامی موارد از دریافت سفارش مشتری تا جمع آوری پرداختی مشتریان و بسته شدن فرآیند فروش است . با این حال ، برای بسیاری از کسب و کارها، فرآیند تبدیل سفارش به نقدینگی هنوز تا حد زیادی دستی است ، که می تواند منجر به ناکارآمدی ، خطا و تاخیر در سازمان گردد .
خوشبختانه ، با ظهور فناوری ‌های اتوماسیون ، کسب‌ و کارها اکنون می‌ توانند بخش عمده‌ ای از تبدیل سفارشات به نقدینگی را بهینه کنند و کارایی ، دقت در فرآیند را در سازمان افزایش دهند و به دنبال آن رضایت مشتری را بهبود بخشند . با خودکار کردن بخش ‌های کلیدی فرآیند تبدیل سفارشات به نقدینگی مانند ثبت سفارشات ، صورت‌ حساب و جمع ‌آوری پرداخت ، کسب‌ و کارها می ‌توانند خطر خطاهای دستی و تاخیر در فرآیند را کاهش دهند و گردش کار را ساد ه‌تر کنند که به دنبال آن در زمان و هزینه صرفه ‌جویی کنند .

در واقع ، مشاغلی که اتوماسیون ( خودکارسازی ) را در عملکرد مالی خود پذیرفته اند ، افزایش قابل توجهی در جریان های نقدی ، درآمدهای سازمان و رضایت مشتری مشاهده کرده اند . با خودکار کردن فرآیند تبدیل سفارشات به نقدینگی ، کسب‌وکارها می‌توانند مدیریت جریان نقدی خود را بهبود بخشند ، خطر تاخیر در پرداخت‌ها و اختلافات را کاهش دهند و به طور کلی تجربه بهتری برای مشتری ارائه دهند .

توصیه می شود در این خصوص از مقاله ” جریان نقدی ” از طریق کلیک بر روی ( اینجا ) بازدید بفرمایید .

مزایای بهینه سازی فرآیند تبدیل سفارشات به نقدینگی با فناوری :

فرآیند تبدیل سفارشات به نقدینگی جزء بخش های حیاتی هر کسب و کار می باشد ، زیرا مستقیماً بر جریان نقدی و درآمد کلی سازمان تأثیر گذار خواهد بود . با اصلاح فرآیند تبدیل سفارشات به نقدینگی با جدیدترین فناوری ‌ها ، کسب‌ و کارها می ‌توانند جریان نقدی خود را بهینه سازند و موفقیت بیشتری کسب کنند . در این بخش ، به مزایای بهینه ‌سازی فرآیند تبدیل سفارشات به نقدینگی با جدیدترین فناوری‌ ها می‌ پردازیم :

1 _ در دسترس بودن داده ها به صورت لحظه ای :

متمرکز بودن داده ها در یک فضای ذخیره سازی به کارمندان اجازه می دهد تا در هر زمان به داده های مورد نیاز دسترسی داشته باشند بتوانند به صورت آنی و لحظه ای به داده ها و اطلاعات مالی دسترسی پیدا کنند . علاوه بر این ، یک سیستم مطمئن برای ذخیره سازی داده ها اطمینان حاصل می کند که سوابق به درستی نگهداری می شوند و از بین نمی روند . همچنین می توانید چندین سیستم را برای اطمینان از سازگاری داده ها ادغام کنید . به عنوان مثال، سیستم مدیریت سفارش شما می تواند به راحتی با سیستم مدیریت موجودی از طریق ERP ادغام شود تا داده ها به صورت آنی و لحظه ای و بدون خطا در برنامه ها ثبت گردند .

به‌ علاوه ، کسب‌ و کارها می ‌توانند سیستم صورت‌ حساب خود ( فاکتور های خود ) را خودکار کنند تا بتواند جزئیات سفارش را بررسی کند، محدودیت‌ های اعتباری مشتری از لحاظ خوش پرداخت بودن یا مشکل در پرداختی بررسی کند و شرایط پرداخت بهینه را تنظیم کرده و بر طبق آن فاکتورها را ارسال کنند .

2 _ سیستم های استاندارد :

یکپارچه ‌سازی سیستم حسابداری برای شرکت ‌هایی که تیم‌های آن روی برنامه ‌های مختلف مدیریت سازمان و حسابداری کار می ‌کنند ، امکان انتقال آسان داده‌ها را فراهم می‌ سازد و گردش ‌های کاری را حذف می ‌کند که تمامی اقدامات و داده ها را می توان به راحتی برای گروه بندی و تجزیه و تحلیل به عنوان گزارش یا مسیرهای حسابرسی با کلیک یک دکمه در دسترس قرار داد .

با توجه به پیچیدگی کل فرآیند تبدیل سفارشات به نقدینگی ، یک مدل کاری استاندارد می ‌تواند تمام فرآیندهای فرعی ، یعنی ایجاد و تحویل فاکتور ، جمع‌ آوری مطالبات ، پردازش پرداخت و تطبیق را بهینه سازد .

3 _ رضایت مشتری :

حل و فصل رضایت ‌بخش درخواست‌ های مشتریان کلید ایجاد وفاداری و دریافت به موقع پرداختی‌ ها می باشد . کسب ‌و کارهایی که از رویکرد « اولویت اول با مشتری » پیروی می ‌کنند ، شروع به اصلاح ساختار فرآیند تبدیل سفارشات به نقدینگی خود کرده ‌اند تا تجربه مشتری را با ویژگی‌ هایی مانند گزینه ‌های پرداخت دیجیتال متعدد ، پورتال‌ ها و پنل های مدیریت سفارش ، صورت‌ حساب ‌های الکترونیکی و غیره بهبود بخشند .

4 _ ردیابی و دید بهتر :

با یک فرآیند استاندارد و یک داشبورد مدیریت خودکار فرآیند تبدیل سفارشات به نقدینگی تنظیم شده ، تحلیلگران سازمان می‌ توانند حساب‌ های پرخطر را شناسایی کنند و اقدامات لازم را برای بستن حساب‌ ها قبل از سررسید انجام دهند . از آنجایی که همه چیز ردیابی و ثبت می شود، ذینفعان کلیدی می توانند به صورت لحظه ای وضعیت مطالبات و سایر پویایی های سازمان خود را به راحتی مشاهده کنند .

5  استراتژی کلیدی برای بهینه سازی فرآیند تبدیل سفارشات به نقدینگی :

در محیط تجاری پرشتاب امروزی ، بهینه سازی فرآیند تبدیل سفارشات به نقدینگی برای اطمینان از عملکرد بهینه سازمان ، پرداخت به موقع و رضایت مشتریان ضروری می باشد . در  ادامه چند روش موثر برای بهینه سازی فرآیند سفارش به نقدینگی آورده شده است :

1 – پذیرش سفارش و تبدیل نقد به دیجیتال :

روش ‌های دستی سنتی تکمیل گردش‌ های فرآِیند تبدیل سفارشات به نقدینگی زمان ‌بر و مستعد خطا هستند . اتخاذ راه حل های فناورانه مانند اتوماسیون ( خودکارسازی ) می تواند به ساده سازی فرآیند و حذف مداخله نیروی انسانی کمک کند که نه تنها بازدهی سازمان را افزایش می ‌دهد ، بلکه کارکنان را قادر می‌ سازد تا روی کارهای با ارزش ‌تر مانند بررسی وضعیت سازمان و پیش بینی های نقدی در جهت پیشبرد اهداف سازمان زمان صرف کنند .

2 _ استاندارد سازی فرآیندها :

استانداردسازی فرآیندها برای تیم های بزرگتر حیاتی می باشد . ارتباط مداوم با استفاده از فرآیندهای تعیین شده و سیاست های تعریف شده سازمان می تواند عملیات فرآیند را بهینه تر سازد . مستند سازی وظایف و اقدامات ، همراه با یک فضای مناسب برای ذخیره سازی داده ها و اطلاعات مالی می تواند از ابتکارات تحلیلی پشتیبانی کند و همکاری بین تیمی را بهبود بخشد . کسب ‌و کارها باید از API ها و راه ‌حل‌ های نرم‌ افزاری استفاده کنند که بتوانند با یکدیگر هماهنگ ( سینک ) شوند تا دسترسی آسان و سریع به داده ‌ها را برای همه ذینفعان سازمان تضمین کنند .

3 _ متمرکز کردن فضای ذخیره سازی داده ها :

با وجود اتوماسیون ، کسب ‌و کارها می ‌توانند یک فضای ذخیره سازی داده متمرکز راه ‌اندازی کنند و داده ‌ها را به صورت آنی و لحظه ای برای کارکنان مجاز در دسترس قرار دهند . این امر دقت و ثبات داده ها را تضمین می کند زیرا ورود و استخراج داده ها کاملاً خودکار انجام می شود . تیم ‌هایی که از سیستم ‌های CRM مختلف استفاده می ‌کنند ، می ‌توانند با استفاده از یک فضای ذخیره سازی داده ‌های مرکزی ، از به  روز بودن داده هایشان اطمینان حاصل نمایند و از طریق اعلان‌ های خودکار می ‌توانند برای اطلاع دادن به کارمندان از هرگونه به ‌روز رسانی داده استفاده نمایند .

4 _ شخصی سازی خدمات مشتری :

در حالی که سیستم ‌های پیام‌ رسان خودکار مانند ربات ‌های گفتگو یا تلفن گویا می ‌توانند به حل سؤالات سطح پایین مشتریان کمک کنند ، اما در حل سؤالات سطح بالا کارآمد نیستند . کسب ‌و کارها می ‌توانند رویکرد شخصی‌ سازی ‌شده‌ تری برای خدمات مشتری ارائه دهند ، که می ‌تواند به افزایش وفاداری مشتری و تضمین دریافت ‌های سریع‌ تر کمک کند . این فرآیند ممکن است هزینه ها را افزایش دهد ، اما برای حل و فصل حساب های با ارزش بالا قبل از سررسید شدن آنها ضروری است.

5 _  خودکارسازی ارزیابی ریسک مشتری :

خودکارسازی فرآیند ارزیابی ریسک اعتباری مشتری می ‌تواند باعث صرف ه‌جویی در زمان و کاهش ریسک ارائه محدودیت‌ های اعتباری بالاتر به مشتریان با ریسک زیاد گردد . خودکارسازی کل فرآیند مدیریت ریسک اعتباری مشتری ، از جمله تجمیع داده‌ ها از طریق منابع شخص ثالث ، تخصیص محدودیت مبتنی بر ریسک می ‌تواند به ارزیابی ‌های اعتباری سریع ‌تر و دقیق ‌تر منجر گردد .

پیاده سازی اتوماسیون در فرآیند تبدیل سفارشات به نقدینگی :

پیاده سازی اتوماسیون در فرآیند سفارش به نقدینگی می تواند به کسب و کارها کمک کند تا عملیات خود را ساده کنند، خطاها را کاهش دهند و کارایی کلی را بهبود بخشند. در اینجا چند زمینه کلیدی وجود دارد که در آن اتوماسیون می تواند پیاده سازی شود :

1 _ پردازش سفارش :

خودکارسازی مرحله پردازش سفارش می تواند به کاهش خطاها و بهبود سرعت کلی فرآیند تبدیل سفارشات به نقدینگی کمک کند . این امر را می توان با استفاده از تبادل الکترونیکی داده (EDI) که امکان تبادل خودکار داده بین مشتری و کسب و کار را فراهم می کند به دست آورد . علاوه بر این ، استفاده از تأیید خودکار سفارش می‌ تواند به کسب‌ و کارها کمک کند تا مشکلات سفارشات را نیز سریع شناسایی و حل کنند .

2 _ صورتحساب ( فاکتور ) :

خودکار سازی فرآیند صورت‌ حساب می ‌تواند به کسب ‌و کارها کمک کند تا زمان ثبت و ارسال فاکتورها را کاهش دهند. این امر را می توان با استفاده از راه حل های صورتحساب الکترونیکی (صورتحساب الکترونیکی) انجام داد ، که به کسب و کارها اجازه می دهد تا فاکتورها را به صورت الکترونیکی ایجاد و ارسال کنند . صورت‌حساب الکترونیکی همچنین به کسب ‌و کارها امکان می‌ دهد تحویل و دریافت صورت‌ حساب را پیگیری کنند و خطر گم شدن فاکتورها در حین حمل و نقل را کاهش دهد .

توصیه می شود جهت اطلاعات ببیشتر در این خصوص از مقاله ” اتوماسیون صورت حساب ” از طریق کلیک بر روی ( اینجا ) بازدید بفرمایید .

3 _ پردازش پرداخت :

خودکارسازی مرحله پردازش پرداخت می تواند به کسب و کارها کمک کند تا زمان دریافت پرداخت ها را کاهش دهند و جریان نقدی را بهبود بخشند . این امر را می توان با استفاده از راه حل های پرداخت الکترونیکی ، مانند درگاه های پرداخت آنلاین که به مشتریان امکان پرداخت الکترونیکی را انجام می دهد ، انجام داد . علاوه بر این ، استفاده از تطبیق پرداخت خودکار می ‌تواند به کسب‌ و کارها کمک کند تا به سرعت هر گونه اختلاف پرداخت را شناسایی و برطرف سازند .

4 _ اتوماسیون فرآیند جمع آوری :

خودکارسازی فرآیند جمع آوری می تواند به مشاغل کمک کند تا زمان جمع آوری دریافتی های خود را کاهش دهند و جریان نقدی سازمان را بهبود بخشند . استفاده از این سیستم می تواند به کسب و کارها کمک کند تا به سرعت مشتریانی را که ممکن است در معرض خطر پرداخت نکردن بدهی های خود هستند ، شناسایی کنند . همچنین می تواند در زمان های مشخص قبل از موعد پرداخت مشتریان از طریق اس ام اس یا تماس ، زمان پرداخت را برایشان یادآوری نماید .

توصیه می شود در این خصوص از مقاله ” اتوماسیون حساب های دریافتی ” از طریق کلیک بر روی ( اینجا ) بازدید بفرمایید .

در شرکت افرا سیستم میهن کارشناسان مالی و برنامه نویسی سازمان ، با بررسی اکثر برنامه های داخلی و خارجی مدیریت مالی و حسابداری ، بهترین برنامه حسابداری را برای مدیران کسب و کار طراحی و توسعه داده اند . رابط کاربری برنامه حسابداری افرا به نحوی طراحی و توسعه داده شده است تا عزیزانی که تا به امروز تجربه و  تخصصی در برنامه های مالی و حسابداری نداشته اند نیز بتوانند به راحتی از طریق فیلم های آموزشی قرار گرفته شده بر روی سایت آپارات ( ورود به کانال آپارات افرا سیستم میهن ) و سایت مجموعه افرا سیستم میهن ، مدیریت مالی کسب و کار خود را به بهترین روش انجام دهند  .
در صورتی که هرگونه چالشی از انتخاب برنامه حسابداری متناسب با کسب و کار خود یا نحوه کار با برنامه داشته باشید . کارشناسان افرا به صورت رایگان گام به گام در کنار شما خواهند بود ؛ برای تماس و مشاوره رایگان با کارشناسان افرا سیستم میهن می توانید ( اینجا ) را کلیک کنید .
نکته : در اتخاب برنامه حسابداری متناسب کسب و کار خود به سراغ برنامه هایی بروید که قبل از خرید به شما ورژن تستی را ارائه دهند تا از امکانات برنامه و بهینه بودن رابط کاربری را اطمینان حاص کنید .
در شرکت افرا سیستم میهن مفتخریم تا قبل از اقدام به خرید شما عزیزان برای تهیه برنامه حسابداری ” نسخه رایگان و بدون محدودیت ” برنامه حسابداری افرا را به صورت تست در اختیار شما قرار دهیم .
برای دریافت این نسخه می توانید ( اینجا ) را کلیک بفرمایید .

​