مدیریت حساب های مالی ، از حسابداری گرفته تا گزارشگری مالی و مدیریت صورتحساب ها ، یکی از جنبه های اصلی و استراتژیِ های اصلی در بیزینس و تجارت می باشد . با این حال ، این کار می تواند زمان بر و چالش برانگیز باشد، به ویژه برای سازمان هایی که فاقد متخصصان مالی اختصاصی هستند . در این خصوص برخی از سازمان ها اقدام به برون سپاری حسابداری از طریق برخی شرکت های فعال در این حوزه می پردازند .

اگر صاحب یک کسب ‌و کار می باشید یا یک بخش مالی را رهبری می‌ کنید ، باید میزان توانایی ‌های سازمان خود را ارزیابی کنید تا بتوانید تصمیم بگیرید که آیا استخدام و آموزش شخصی برای مدیریت حساب ‌ها منطقی ‌تر است یا اینکه باید خدمات حسابداری خود را برون سپاری کنید .

برون سپاری دارای مزایا و معایبی است و سردرگمی میان دو سوال «ما باید آن را در داخل سازمان مدیریت کنیم؟» و «ما باید به شخص دیگری اعتماد کنیم تا آن را مدیریت کند؟» مشکلی است که بسیاری از سازمان ها هنگام تصمیم گیری در مورد نحوه مدیریت عملیات حساب خود با آن مواجه می باشند .

در این مقاله ، ما مزایای برون سپاری خدمات حسابداری شما را بررسی خواهیم کرد و به شما کمک کنیم تصمیم بگیرید که آیا این گزینه برای سازمان شما مناسب می باشد یا خیر ؟

اما اول – خدمات حسابداری برون سپاری شده چیست؟

برون سپاری حسابداری چیست؟

برون سپاری حسابداری به عملی اطلاق می شود که در آن یک کسب و کار یک شخص ثالث خارج از سازمان خود را برای مدیریت عملکردهای حسابداری و مالی مختلف به کار می گیرد .

این حسابداران برون سپاری وظایف حسابداری متنوعی را انجام می دهند که شامل : حسابداری ، حقوق و دستمزد و گزارش مالی گرفته تا مدیریت مالیات ، حساب های پرداختی ، حساب های دریافتی ، پیگیری بدهی ها و موارد دیگر .

اساساً، حسابداران برون سازمانی به عنوان یک بخش حسابداری خارج از محیط سازمان عمل می کنند و از طریق شرکت در تجزیه و تحلیل و بهبود عملیات مالی و حسابداری برای بهینه سازی فعالیت خود استفاده می کنند .

چه زمانی باید به برون سپاری خدمات حسابداری خود فکر کنید ؟

هنگام بحث در مورد اینکه آیا باید حسابداری سازمان خود را برون سپاری کنید ، یکی از عوامل مهمی که باید به آن فکر کنید ظرفیت کارکنان سازمان یا شرکت شما می باشد . باید در نظر داشته باشید آیا دارای یک تیم آگاه و ماهر و مجهز به مدیریت کارآمد حسابداری سازمان خود هستید ؟ علاوه بر این ، برون سپاری خدمات حسابداری می تواند هم در زمان و هم در هزینه برای سازمان صرفه جویی به همراه داشته باشد .

 مزایای برون سپاری خدمات حسابداری :

خدمات حسابداری برون سپاری می تواند در زمان و هزینه مقرون به صرفه باشد :

برون سپاری خدمات حسابداری هم از نظر مقرون به صرفه بودن هزینه و هم از نظر زمانی سودمند است . کسب و کارها می توانند حسابداری برون سپاری را برای ساده کردن عملیات مالی خود انتخاب کنند و در عین حال بر سایر جنبه های اصلی برای رسیدن به اهداف پبش روی سازمان متمرکز شوند یا با کاهش هزینه های اضافی ، سود مالی خود را افزایش دهند .

حسابداری برون سپاری شده به ویژه برای شرکت های کوچکتر که به خدمات خاصی مانند گزارشگری مالی یا مدیریت حقوق و دستمزد نیاز دارند ، سودمند می باشد و بدون نیاز به تنظیمات پیچیده ، راه حل های متناسبی ارائه می دهد .

اگر ساختار صورت‌ حساب ارائه‌ دهنده خدمات حسابداری با یک مدل پرداختی مطابقت داشته باشد ، می ‌تواند در مقایسه با گزینه ‌های داخلی، که اغلب مستلزم هزینه‌ های اولیه بالاتری است ، جایگزین مناسب تری از لحاظ بودجه و هزینه سازمان باشد .چرا که بدون نیاز به استخدام کارمندان تمام وقت و آموزش های لازم برای آن ها ،راه حل های مناسب مالی را برای کسب و کارهای متنوع و دارای نوسان مالی ارائه  می دهد .

برون سپاری خدمات حسابداری همچنین زمان ارزشمند سازمان را آزاد می کند که صرف کسب مهارت های جدید یا ایجاد یک بخش حسابداری داخلی می شود و به کسب و کارها اجازه می دهد تا روی اهداف اصلی خود تمرکز کنند و رشد و توسعه سازمان را تقویت کنند .

خدمات حسابداری برون سپاری تخصص در امور مالی سازمان را افزایش می دهد :

برون سپاری خدمات حسابداری ، سازمان شما را از داشتن تخصص در بخش های مختلف حسابداری بی نیاز می کند و بسته به رشته های حسابداری مورد نیاز ، دسترسی به متخصصان ماهر حسابداری را بدون نیاز به استخدام میسر می سازد .

شرکت‌ های حسابداری برون ‌سازمانی ، به‌ ویژه برای کسب‌ و کارهای کوچک نوپای فاقد منابع داخلی یا برنامه‌ های آموزشی حسابداری برای یکپارچه سازی تیم حسابداری مفید می باشند .با استفاده از خدمات حسابداری برون سپاری به جای سرمایه گذاری در استخدام کارمندان و آموزش های خاص ، می توان از افراد حرفه ای با تجربه در این حوزه با هزینه پایین تر استفاده نمود .

خدمات حسابداری برون سپاری شده مقیاس پذیر هستند :

خدمات حسابداری برون سپاری شده متناسب با مقیاس کسب و کار شما طراحی شده اند و به طور موثر با نیازهای متغیر منابع سازگاری پیدا می کنند .

این خدمات معمولا شامل یک تیم ماهر حسابداری می ‌شود که همگام با رشد و گسترش سازمان پیش می رود و به سرعت نیازهای حسابداری سازمان را برطرف می سازد و در عین حال هزینه‌ های اضافی سازمان را بهینه می سازد .

رشد سریع شرکت های حسابداری برون سپاری طیف متنوعی از مجموعه مهارت ها و ارائه خدمات مناسب حسابداری برای کسب و کارها با اندازه های مختلف را تضمین می دهد . ارائه‌ دهندگان متخصص خدمات حسابداری بر اساس نوع کسب و کار ( بیزینس به بیزینس ) یا ( بیزینس به مشتری ) خدمات خود را ارائه می دهند .

یک تیم حسابداری برون سپاری معتبر دارای سابقه ای قوی است که دسترسی به ابزارهای لازم برای عملیات مالی یکپارچه را میسر می سازد و پشتیبانی مداوم و خدمات استثنایی را تضمین می دهد و هر گونه مشکل و چالش های مالی بالقوه را با تخصص و راه حل های مربوط به آن برطرف می سازد .

خدمات حسابداری برون سپاری باعث کاهش گردش کارکنان می شود :

برون سپاری خدمات حسابداری مزیت منحصر به فردی را در حفظ کارکنان ارائه می دهد . شرکت های حسابداری متخصصان را در وظایف مختلف حسابداری از مدیریت مالیاتی گرفته تا گزارشگری مالی ، استخدام می کنند . این امر نیاز شرکت ‌ها به استخدام متخصصان متعدد را از بین می ‌برد و در نتیجه گردش مالی را بهینه می سازد .

علاوه بر این ، شرکت های حسابداری برون‌ سپاری در هماهنگی در بخش های مخالف حسابداری با توجه به تعداد کارمندان خود و تخصص آن ها در حسابداری بسیار بهینه تر عمل می کنند در حالی که ممکن است انجام این کار برای کارکنان حسابداری داخلی با توجه به تعداد محدود نیروها و تخصص های هر نیرو در فعالیت خود دشوار باشد .

به طور خلاصه، برون سپاری خدمات حسابداری زمانی منطقی است که :

سازمان فاقد منابع لازم برای کارکنان ( منابع مالی ، آموزشی و .. ) یک تیم حسابداری داخلی کامل می باشد .

سازمان برای یافتن یک کارمند تمام وقت مناسب و مقرون به صرفه که قادر به انجام فعالیت هایی مانند پرداخت صورت حساب ها یا تسویه سپرده ها و …  باشد در مشکل است .

سازمان مایل است روی اهداف و رشد کسب و کار تمرکز کند ، اما زمان کافی برای چک کردن و بررسی فاکتورهای پرداخت نشده یا تطبیق دستی حجم زیادی از داده های مالی را ندارد .

اما معایب برون سپاری خدمات حسابداری :

تفاوت مهارت و رویکرد :

هر شرکتی با صنعت یا اندازه کسب و کار شما آشنا نیست ، که ممکن است باعث ایجاد مشکلاتی در الزامات مالیاتی و حسابداری شما شود . پیدا کردن شرکت مناسب برای برون سپاری خدمات حسابداری شما آسان نیست و تعامل با یک شرکت نامناسب ممکن است منجر به قطع ارتباط بین نیازهای شرکت شما و خدمات ارائه شده شود .

مشکلات ارتباطی :

استفاده از خدمات حسابداری خارجی می تواند روش های ارتباطی معمول سازمان را مختل سازد و عادات مختلفی مانند ناآشنایی با شرایط صنعتی بین شرکت و خدمات ممکن است منجر به سردرگمی یا سوء تفاهم با مشتریان گردد .

کاهش نظارت :

سپردن حسابداری خود به یک نهاد خارج از سازمان به معنای کنار گذاشتن نظارت روزانه است که می تواند نگرانی در مورد امنیت اطلاعات مالی حساس را افزایش دهد . علاوه بر این ، از دست دادن دید مستقیم در فرآیندهای حسابداری جاری ممکن است صاحبان مشاغلی را که از دسترسی و کنترل لحظه ای برای نظارت خود استفاده می ‌کنند ، ناراحت کند .

افزایش هزینه ها به مرور زمان :

هزینه های ماهانه مورد توافق اولیه ممکن است نیازهای فزاینده یک شرکت در حال رشد را در بر نگیرد .  همانطور که کسب و کار شما گسترش می یابد ، وظایف حسابداری اضافی ای ممکن است ایجاد شود که منجر به هزینه های غیر منتظره فراتر از توافق اولیه می شود .

بهینه سازی فرآیند خدمات حسابداری برون سازمانی :

اگر تصمیم گرفته اید خدمات حسابداری شرکت را برون سپاری کنید ، نکات زیر را برای به حداکثر رساندن بازدهب در این خصوص به کار ببرید :

اطمینان حاصل کنید که شریک حسابداری برون سپاری شده شما مهارت های لازم را دارد :

تأیید اینکه شریک حسابداری برون سپاری شما دارای تخصص لازم برای وظایف مورد نیاز شما است ضروری می باشد . صرف تمایل به انجام یک پروژه ، صلاحیت یا مهارت در آن رشته خاص را تضمین نمی کند . پیدا کردن شریکی که پیچیدگی های کسب و کار شما را درک کند بسیار مهم است .

قبل از استخدام یک حسابدار برون سپاری آماده شوید :

قبل از استخدام یک تیم برون سپاری ، ضروری است که پشتیبانی و خدمات لازم مانند حسابداری ، گزارش دهی ، مالیات بر حقوق و دستمزد ، اظهارنامه مالیاتی ، نظارت بر هزینه تراکنش و … را مشخص کنید.

علاوه بر این ، تعیین اهداف خود مانند بهبود جریان نقدی یا به دست آوردن دید مالی بهتر ، بسیار مهم می باشد . شرکتی را انتخاب کنید که نه تنها نیازهای شما را برآورده کند ، بلکه پیشنهادات متناسب با اهداف شما را نیز ارائه می دهد و خدمات سفارشی مطابق با نیازهای خاص سازمان را شما ارائه می دهد . گاهی اوقات ،سپردن حسابداری خود به یک نهاد خارج از سازمان  شما سودمند است ، در حالی که در برخی مواقع ممکن است انتخاب ایده آلی نباشد .

برای شرکت هایی با تیم حسابداری و مالی داخلی موجود ، همکاری با یک شرکت برون سپاری مزایایی را نیز ارائه می دهد . این همکاری به کارکنان فعلی اجازه می دهد تا در کنار متخصصان حسابداری فعالیت کنند و در زمینه های فنی تخصص کسب کنند . ارتباط نزدیک با یک شرکت حسابداری برون سپاری فرصت های یادگیری ارزشمندی را برای تیم داخلی فراهم می سازد .

با این حال ، اگر شرکت شما دارای مدیریت و زیرساخت مالی تثبیت شده است ، برون سپاری ممکن است ضروری نباشد . در عوض، رفع هر گونه شکاف تخصصی در داخل با استخدام متخصصان متخصص می تواند منجر به یک بخش حسابداری داخلی جامع و کارآمد گردد .

علاوه بر این ، این روزها می‌ توانید از فناوری مدرن برای ساده ‌سازی وظایف حسابداری مختلف استفاده کنید و کارایی را از ذخیره داده ها تا گزارش گیری در فرآیند کلی سازمان بهبود ببخشید . استفاده از این ابزارها مدیریت پیشرفته عملیات حسابداری شما را تسهیل می کند .

در شرکت افرا سیستم میهن کارشناسان مالی و برنامه نویسی سازمان ، با بررسی اکثر برنامه های داخلی و خارجی مدیریت مالی و حسابداری ، بهترین برنامه حسابداری را برای مدیران کسب و کار طراحی و توسعه داده اند . رابط کاربری برنامه حسابداری افرا به نحوی طراحی و توسعه داده شده است تا عزیزانی که تجربه و  تخصصی در برنامه های مالی و حسابداری نداشته اند بتوانند به راحتی از طریق فیلم های آموزشی قرار گرفته شده بر روی سایت آپارات ( ورود به کانال آپارات افرا سیستم میهن ) و سایت مجموعه افرا سیستم میهن ، مدیریت مالی کسب و کار خود را انجام دهند .
در صورتی که هرگونه چالشی از انتخاب برنامه حسابداری متناسب با کسب و کار خود یا نحوه کار با برنامه داشته باشید . کارشناسان افرا به صورت رایگان گام به گام در کنار شما خواهند بود ؛ برای تماس و مشاوره رایگان با کارشناسان افرا سیستم میهن می توانید ( اینجا ) را کلیک کنید .
نکته : در اتخاب برنامه حسابداری متناسب کسب و کار خود به سراغ برنامه هایی بروید که قبل از خرید به شما ورژن تستی را ارائه دهند تا از امکانات برنامه و بهینه بودن رابط کاربری را اطمینان حاص کنید .
در شرکت افرا سیستم میهن مفتخریم تا قبل از اقدام به خرید شما عزیزان برای تهیه برنامه حسابداری ” نسخه رایگان و بدون محدودیت ” برنامه حسابداری افرا را به صورت تست در اختیار شما قرار دهیم .
برای دریافت این نسخه می توانید ( اینجا ) را کلیک بفرمایید .