مراحل اجرایی در نرم افزارهای مالی (حسابدرای)
مراحل اجرایی در نرم افزارهای مالی (حسابدرای)
نرم افزار حسابداری بعلت نوع اطلاعات ثبت شده، نیاز‌به رعایت اصولی دراستفاده ونگهداری می باشد که عدم‌رعایت آنها هزینه‌های بالای مالی و انسانی رابه مجموعه تحمیل خواهد کرد.
این اصول مربوط به‌نرم افزار خاصی نمی‌باشد و شما هر نرم‌افزاری داشته باشید باید این اصول را در نظر بگیرید ودر صورت امکان شرابط اجرای آن‌را فراهم نمائید .
اولین اصل تعریف صحیح کاربران و دسترسی های هر کاربر می باشد .
عملیاتهای حسابداری بنام کاربر انجام دهنده ثبت می شود و برای پیگیری ها آتی استفاده می شود . لذا باید کاربران صحیح تعریف شوند ، هر کاربر با رمز صحیح خود از سیستم استفاده نماید و دسترسی به تمام آیتم های نرم افزار نداشته باشد و سطوح اداری در آن رعایت شده باشد .
هر کاربر نهایت متصدی دو نرم افزار باشد به این معنی که برای سیستم حسابداری و انبار و فروش ما باید حداقل 2 کاربر داشته باشیم .
اصل بعدی اینکه ورود اطلاعات پایه در هر نرم افزار ، به یک کاربر داده شود و نه تمامی کاربران .
در اینصورت اطلاعات پایه تکراری مانند اشخاص معرفی شده تکراری یا کدینگ تکراری نخواهیم داشت .
اصل دیگر پرهیز از تغییرات در اطلاعات پایه می باشد . سعی کنید اطلاعات پایه ثبت شده را دیگر تغییر ندهید زیرا این اطلاعات حتما در گزارشات چاپ گرفته شدند و تغییر آنها منجر به بی اعتباری گزارشات می شود .
اصل بعدی استفاده از کدینگ معنی دار در بخشهای مختلف می باشد . غیر از کدینگ گروه و کل و معین که بنا به الزامات حسابداری تعریف می شود ، برای حسابهای تفصیلی سعی شود از کدهای معنی دار استفاده شود . مثلا اشخاص با کد یک شروع شود .
در کالاها هم کدینگ معنی دار خیلی استفاده دارد . مثلا قطعات با 2 شروع شده ، عدد بعدی نشان دهنده قطعات اصلی یا فرعی باشد ، عدد بعدی نشانه داخلی یا خارجی بودنش باشه و ….
اصل کنترل را نیز در سیستم رعایت کنید ، عملیات های ثبت شده در سیستم حتما توسط کاربری بصورت روزانه یا هفتگی بررسی و کنترل شود .
اصل پشتیبان گیری (بکاپ) از سیستم را به صورت منظم اجرا نمائید و بکاپ های گرفته شده را بر روی CD رایت نمائید زیرا سایر وسایل امکان امکان آسیب ویروسی دارد .
تا زمانی که از تمامی اطلاعات و عملیاتهای انجام شده مطمئن نشدید اقدام به بستن سال در هیچ سیستمی نکنید . اگر سیستم انبار نیاز به موجودی برای شروع دارد ، یک موجودی فرضی ثبت نمائید اما بدون بررسی اقدام به بستن انبار نکنید .
در حسابداری هم چون اکثر نرم افزارها دارای امکان گزارش از سال تا سال دارد ، نیاز به عجله ای در بستن سال نمی باشد .
برای گزارش گیری سعی شود برای یک اطلاعات خاص ، تمامی کاربران از یک گزارش مشخص استفاده نمایند . پراکندگی گزارشات و قالب های چاپ منجر به سردرگمی برای کنترل می شود .
همچنین از شرکت سازنده نرم افزار بخواهید برای اطلاعات متنوع یک گزارش جامع در اختیار شما قراردهد زیرا استفاده از گزارش جامع سریع تر نیازهای مجموعه را تامین خواهد کرد .
در صورت امکان روزانه گزارشی از فعالیت کاربران خود داشته باشید ، تعداد ثبت ها ، اصلاح ها و حذف ها
از ثبت اسناد حسابداری مربوط به زیر سیستم ها ، بصورت دستی در سیستم حسابداری خودداری نمائید ، مانند ثبت سند حسابداری دریافت چک در حسابداری ، بدون ثبت در خزانه داری
این اشکال اکثرا در سیستم فروش اتفاق میفتد که مراودات با مشتریان تحت حسابهای مختلف صورت میگیرد در حالی که سیستم فروش تنها دارای صدور فاکتور می باشد . با این حال سعی کنید سیستمی را انتخاب کنید که امکان ثبت این رویدادها در خود سیستم فروش را دشته باشد .
این اصول مربوط به‌نرم افزار خاصی نمی‌باشد و شما هر نرم‌افزاری داشته باشید باید این اصول را در نظر بگیرید ودر صورت امکان شرابط اجرای آن‌را فراهم نمائید .
اولین اصل تعریف صحیح کاربران و دسترسی های هر کاربر می باشد .
عملیاتهای حسابداری بنام کاربر انجام دهنده ثبت می شود و برای پیگیری ها آتی استفاده می شود . لذا باید کاربران صحیح تعریف شوند ، هر کاربر با رمز صحیح خود از سیستم استفاده نماید و دسترسی به تمام آیتم های نرم افزار نداشته باشد و سطوح اداری در آن رعایت شده باشد .
هر کاربر نهایت متصدی دو نرم افزار باشد به این معنی که برای سیستم حسابداری و انبار و فروش ما باید حداقل 2 کاربر داشته باشیم .
اصل بعدی اینکه ورود اطلاعات پایه در هر نرم افزار ، به یک کاربر داده شود و نه تمامی کاربران .
در اینصورت اطلاعات پایه تکراری مانند اشخاص معرفی شده تکراری یا کدینگ تکراری نخواهیم داشت .
اصل دیگر پرهیز از تغییرات در اطلاعات پایه می باشد . سعی کنید اطلاعات پایه ثبت شده را دیگر تغییر ندهید زیرا این اطلاعات حتما در گزارشات چاپ گرفته شدند و تغییر آنها منجر به بی اعتباری گزارشات می شود .
اصل بعدی استفاده از کدینگ معنی دار در بخشهای مختلف می باشد . غیر از کدینگ گروه و کل و معین که بنا به الزامات حسابداری تعریف می شود ، برای حسابهای تفصیلی سعی شود از کدهای معنی دار استفاده شود . مثلا اشخاص با کد یک شروع شود .
در کالاها هم کدینگ معنی دار خیلی استفاده دارد . مثلا قطعات با 2 شروع شده ، عدد بعدی نشان دهنده قطعات اصلی یا فرعی باشد ، عدد بعدی نشانه داخلی یا خارجی بودنش باشه و ….
اصل کنترل را نیز در سیستم رعایت کنید ، عملیات های ثبت شده در سیستم حتما توسط کاربری بصورت روزانه یا هفتگی بررسی و کنترل شود .
اصل پشتیبان گیری (بکاپ) از سیستم را به صورت منظم اجرا نمائید و بکاپ های گرفته شده را بر روی CD رایت نمائید زیرا سایر وسایل امکان امکان آسیب ویروسی دارد .
تا زمانی که از تمامی اطلاعات و عملیاتهای انجام شده مطمئن نشدید اقدام به بستن سال در هیچ سیستمی نکنید . اگر سیستم انبار نیاز به موجودی برای شروع دارد ، یک موجودی فرضی ثبت نمائید اما بدون بررسی اقدام به بستن انبار نکنید .
در حسابداری هم چون اکثر نرم افزارها دارای امکان گزارش از سال تا سال دارد ، نیاز به عجله ای در بستن سال نمی باشد .
برای گزارش گیری سعی شود برای یک اطلاعات خاص ، تمامی کاربران از یک گزارش مشخص استفاده نمایند . پراکندگی گزارشات و قالب های چاپ منجر به سردرگمی برای کنترل می شود .
همچنین از شرکت سازنده نرم افزار بخواهید برای اطلاعات متنوع یک گزارش جامع در اختیار شما قراردهد زیرا استفاده از گزارش جامع سریع تر نیازهای مجموعه را تامین خواهد کرد .
در صورت امکان روزانه گزارشی از فعالیت کاربران خود داشته باشید ، تعداد ثبت ها ، اصلاح ها و حذف ها
از ثبت اسناد حسابداری مربوط به زیر سیستم ها ، بصورت دستی در سیستم حسابداری خودداری نمائید ، مانند ثبت سند حسابداری دریافت چک در حسابداری ، بدون ثبت در خزانه داری
این اشکال اکثرا در سیستم فروش اتفاق میفتد که مراودات با مشتریان تحت حسابهای مختلف صورت میگیرد در حالی که سیستم فروش تنها دارای صدور فاکتور می باشد . با این حال سعی کنید سیستمی را انتخاب کنید که امکان ثبت این رویدادها در خود سیستم فروش را دشته باشد .
