مشخصات سیستم فروش مناسب

سیستم فروش در نگاه اولیه شاید چیزی جز صدور فاکتور و گزارشات آن نباشد اما بعد از نگاه عمیق تر خواهیم دریافت که یک سیستم فروش می بایست ابزارها و خصوصیاتی را داشته باشد که در صورت فقدان آنها شرکت دچار سردرگمی خواهد شد و عملا قسمت فروش شرکت از سایر بخش ها ضعیف تر نشان داده می شود . این آیتمها و خصوصیات از الزامات یک نرم افزار مالی مناسب می باشد

اگر بخواهیم سیستم فروش عملکرد مناسبی را داشته باشد ، باید اطلاعات پایه کاملتری در سیستم ثبت شده و در عملیاتها نیز این اطلاعات به درستی پردازش شود .

یک فرآیند فروش در ابتدا تنها شامل مشخصات مشتری است اما مشخصات بیشتری نیز برای یک عملیات فروش نیاز می باشد . اطلاعاتی مانند اینکه فروش از کدام شعبه شرکت انجام شده ، نوع فروش نقدی بوده یا شرایط ، محل تحویل کالا به مشتری و مشخصات واسط فروش

پس نرم افزار فروش باید فرمهایی برای تعریف تمامی اطلاعات فوق را داشته باشد و بتواند بر اساس این اطلاعات پردازشهایی را انجام دهد و گزارشات تفکیکی ارائه نماید .

منظور از پردازشهای سیستم فروش موضوعاتی مانند عوامل موثر بر فروش (مثلا تخفیف ، کرایه حمل ، مالیات و …) می باشد . شاید در یک شرکت برای فروش در شعبه ای تخفیف 10 درصدی و در شعبه دیگر تخفیف 5 درصدی در نظر گرفته شده باشد . پس باید بتوان از مراکز فروشی که تعریف کرده ایم در محاسبات تخفیف استفاده نمائیم .

بخش دیگری از پردازشهای سیستم فروش محاسبه پورسانت واسطه.های فروش می باشد . فرض در شرکتی فروش در محل شرکت و محل کارخانه دارای پورسانت.های متفاوتی باشد . در این صورت باید امکان استفاده از اطلاعات محل تحویل در محاسبات پورسانت الزامی می باشد .

از دیگر پردازشهای سیستم فروش می توان به اعلامیههای قیمت اشاره کرد . این امکان که شرکتی بتواند برای مراکز فروش مختلف خود و یا شرایط فروش نقدی و غیره ، بتواند قیمتهای مختلفی را تعریف نماید یک موضوع طبیعی و غیر قابل اجتناب می باشد .

تا اینجا مشاهده کردید که یک سیستم فروش نیاز به اطلاعات پایه متنوعی دارد که علاوه بر گزارشات باید در پردازشهای سیستم نیز شرکت داشته باشد .

بخش الزامی دیگر در سیستم فروش ، وجود مراحل فروش می باشد . همواره شرکتها دارای فروش چند مرحله ای می باشند . فرآیند فروش ممکن است از قرارداد به پیش فاکتور و فاکتور منتهی شود و یا از پیش فاکتور به فاکتور و غیره .

در این صورت باید سیستم فروش ما امکان چند مرحله ای نمودن فرآیند ها را داشته باشند . این امکان شامل ارجاعات به فرمهای اولیه و کنترل مقادیر می باشد .

ارجاعات به این معنی که نیاز نباشد در هر فرمی مجدد اطلاعات وارد گردد و بتوان از اطلاعات در فرمهای قبلی استفاده نمود و کنترل مقادیر به این معنی که اگر قرارداد با 1000 عدد منعقد شده باشد ، سیستم اجازه فروش مازاد از این مقدار را ندهد .

سایر بخشهای مربوط به عملیات فروش عبارتند از اعلامیه.های قیمت ، ثبت مراودات مالی مشتریان و صدور اصلاحیه و متمم ها

در قسمت گزارشات نیز ، ما تنوع گزارشات و فرمهای چاپی روبرو هستیم که مهمترین آنها گزارشات قانونی می باشد . همچنین گزارشات در تمامی سطوح اطلاعات پایه نیز الزامی می باشد مانند گزارش مراکز فروش ، گزارشات انواع نحوه فروش

همچنین گزارشات مقایسه ای و نموداری نیز در سیستم فروش بسیار بااهمیت می باشد.