دفتر کل حسابداری به عنوان ستون فقرات سیستم حسابداری شرکت عمل می کند و معاملات مالی را با دقت ثبت و طبقه بندی می کند به همین منظور درک پیچیدگی های یک دفتر کل برای مدیریت مالی موثر سازمان بسیار مهم می باشد .

اهمیت دفتر کل فراتر از نقش آن به عنوان یک فضای ذخیرع سازی برای تراکنش ها می باشد و نقش محوری در تصمیم گیری آگاهانه در خصوص رسیدن به اهداف پی روی سازمان ایفا می کند و انطباق با استانداردهای نظارتی را تضمین می کند . با این حال ، سیستم ‌های دفتر کل سنتی چالش ‌هایی را ایجاد می ‌کنند ، به ویژه در نگهداری سوابق دستی که منجر به خطاها و ناکارآمدی ‌های آن ها می‌ گردد .

در این مقاله به طور جامع دفتر کل در حسابداری را بررسی می کنیم و به عملکرد ، مزایا و چالش های مرتبط با سیستم های سنتی می پردازیم . همچنین به تأثیر تحول ‌آفرین پیشرفت ‌های فناوری ، مانند اتوماسیون ، هوش مصنوعی ، بر مدیریت دفتر کل حسابداری خواهیم پرداخت . در ادامه مقاله با افرا سیستم میهن همراه باشید .

دفتر کل چیست؟

دفتر کل که جزء لاینفک و جدا نشدنی از فرآیند حسابداری یک شرکت است که تراکنش های مالی را با دقت ثبت می کند و از شفافیت ، دقت و انطباق اسناد و مدارک مالی سازمان اطمینان حاصل می کند. همچنین به عنوان ستون فقرات مالی سازمان ، از مدیریت قوی ، تهیه بیانیه و پایبندی به استانداردها پشتیبانی می کند و نقشی حیاتی در زیرساخت های مالی ایفا می سازد .

دفتر کل چگونه کار می کند؟

دفتر کل به عنوان یک رکورد جامع از تراکنش های انجام شده از طریق روش حسابداری دو ورودی عمل می کند ، که در آن هر تراکنش بر دو حساب تأثیر می گذارد : جایی که یک حساب بدهکار می شود و حساب دیگر بستانکار می شود . این روش به این اصل پایبند است که مبلغ کل بدهکاری باید همیشه با کل اعتبار مطابقت داشته باشد و جنبه اساسی حسابداری مدرن را تشکیل می دهد . بدهی و اعتبار زبان حسابداری است ، آنها سمت چپ و راست یک معامله را نشان می دهند و تعادل مالی را در دفتر کل شکل می دهند .

دارایی ها = بدهی ها + حقوق صاحبان سهام

این معادله اساسی حسابداری است که پایه اصلی سیستم دو ورودی را در بر می گیرد . عدم تطابق بین دارایی های ثبت شده و مجموع حقوق صاحبان سهام و بدهی ها نشان دهنده ناهنجاری در سیستم مالی و حسابداری سازمان می باشد و نیاز به اصلاحات دارد .

درخشش سیستم دو ورودی ، در مکانیزم خود تعادلی آن نهفته است که به عنوان یک سیستم چک کننده و متعادل کننده برای کاهش خطاها و حفظ یکپارچگی داده های مالی عمل می کند .

معاملات چگونه در دفتر کل ثبت می شود ؟

معاملات با استفاده از سیستم حسابداری ” دوبار ثبت ” در دفتر کل ثبت می شوند .

برای ایجاد یک دفتر کل با استفاده از رویکرد حسابداری دو ورودی ، تراکنش ها باید در حداقل دو حساب دفتر ثبت شوند ، که یک ورودی به شکل T با ستون هایی برای بدهی ها و اعتبارات تشکیل می دهد . در زیر مراحل ایجاد حساب های دفتر کل آورده شده است :

جمع آوری داده ها :

سازمان ‌ها باید اسناد منبع ضروری ، از جمله صورت ‌حساب‌ های بانکی و کارت اعتباری ، سوابق محل فروش ، فاکتورها ، رسید ها و موارد دیگر را جمع ‌آوری کنند تا تمام داده‌ های لازم را جمع ‌آوری و ثبت نمایند .

مطلب ثبت شده در دفتر:

تراکنش ‌های مالی در دفاتر ثبت می ‌شوند و هر دو جنبه بدهی و اعتباری را طبق سیستم حسابداری دوبار ثبت می ‌کنند . هر ورودی شامل تاریخ ، حساب‌ های تحت ‌تاثیر ، مبالغ بدهکار یا بستانکار شده و توضیح مختصری می باشد . این ورودی ‌ها به ‌عنوان ثبت زمانی رویدادهای مالی عمل می‌ کنند .

طبقه بندی داده ها :

پس از ثبت ، معاملات به حساب های خاصی مانند دارایی ها ، بدهی ها ، حقوق صاحبان سهام ، درآمدها و هزینه ها طبقه بندی می شوند که این طبقه بندی سیستماتیک داده های سازمان یافته را برای بازیابی و تجزیه و تحلیل آسان در دسترس کارشناسان مالی و مدیران قرار می دهد .

ارسال کردن :

شامل انتقال تمام اطلاعات از ورودی های دفتر به حساب های مربوطه در دفتر کل است . هر ورودی دردفتر شامل شماره حساب ، تاریخ ، مبلغ و شرح ورودی می باشد .

ارسال ، همه تراکنش ‌های فردی را در داده ‌های جامع ادغام می ‌کند که یک نمای کلی از فعالیت و موجودی هر حساب ارائه می دهد و تضمین می کند که دفتر کل به روز می ماند .

آماده سازی تراز آزمایشی :

تراز آزمایشی سندی است که تمام حساب ‌های دفتر کل و مانده بدهی یا اعتبار مربوط به آنها را در یک لحظه معینی از زمان نشان می ‌دهد . آماده سازی تراز آزمایشی شامل اطمینان از این امر می باشد که تمام ورودی های بدهکار و اعتباری برای هر حساب برای اطمینان از موجودی حساب و ثبت شده اند . هر گونه ناهماهنگی در تراز آزمایشی ممکن است نشان دهنده خطا در دفاتر ثبت یا ارسال باشد و نیاز به بررسی و اصلاح جامع را برانگیزد.

تطبیق حساب :

فرآیند تطبیق دفتر کل برای اطمینان از صحت داده های مالی حیاتی می باشد و شامل مقایسه مانده حساب های دفتر کل با صورت های خارجی یا سوابق مستقل مانند صورت حساب بانکی یا کارت اعتباری و صورت وام است . هدف از فرآیند تطبیق شناسایی هر گونه اختلافی است که ممکن است وجود داشته باشد . مغایرت ‌هایی که در طول فرآیند تطبیق با آن ‌ها مواجه می ‌شوند ممکن است شامل تراکنش‌ های گمشده ، تغییرات در ارزش تراکنش ‌ها یا ورودی‌ های ثبت ‌شده در حسابی اشتباه باشد . به همین علت سازمان ‌ها باید به ‌عنوان بخشی از فرآیند تطبیق ، این تفاوت ‌ها را با دقت تحلیل کنند .

تنظیم ورودی های دفاتر ثبت  :

تعدیل و تنظیم ورودیهای دفاتر ثبت برای مستند سازی اصلاحات موقت در سوابق مالی ، مانند هزینه های تعهدی استفاده می شود . همچنین در اصلاح هر گونه خطای کشف شده در طول فرآیند تطبیق نقش دارند . هدف اصلی این تعدیل ها تضمین این امر می باشد که دفتر کل به طور دقیق وضعیت و عملکرد مالی شرکت را به صورت آنی و لحظه ای منعکس می کند.

تهیه صورتهای مالی و گزارشات :

هنگامی که تمام معاملات ثبت ، طبقه بندی ، ارسال و تطبیق داده شدند ، دفتر کل مبنایی را برای تهیه صورت های مالی کلیدی ( صورت سود و زیان ، ترازنامه ، صورت جریان وجوه نقد ) تضمین انطباق و اطلاع رسانی تشکیل می دهد .

انواع حساب های دفتر کل :

در دفتر کل ، حساب ها به طور سیستماتیک برای ردیابی و مدیریت داده های مالی طبقه بندی می شوند . انواع اصلی حساب ها در دفتر کل عبارتند از :

حساب های دارایی :

حساب های دارایی نشان دهنده منابع متعلق به شرکت ، با ارزش اقتصادی است . این حساب ‌ها دارایی ‌های متعلق به شرکت را ثبت می ‌کنند ، وقتی دارایی ‌ها وارد می ‌شوند بدهکار می‌ شوند و هنگام خروج آن ‌ها بستانکار می ‌شوند . مثال های آن عبارتند از :

حساب های دریافتنی

پول نقد

سرمایه گذاری ها

اموال و تجهیزات

هزینه های پیش پرداخت

دارایی های نامشهود

یادداشت های دریافتی

املاکاا

حساب های بدهی :

حساب های بدهی نشان دهنده تعهدات یا بدهی هایی است که یک شرکت دارد . این حساب‌ ها بدهی ‌های شرکت را ثبت می‌ کنند ، زمانی که بدهی بیشتری ایجاد می ‌شود بستانکار می ‌شوند و هنگام پرداخت ‌ها بدهکار می ‌شوند . برخی از این حساب های بدهی عبارتند از :

حساب های پرداختی

اوراق بهادار

هزینه های تعهدی

سپرده های مشتری

وام های قابل پرداخت

درآمد معوق

اوراق قرضه قابل پرداخت

مسئولیت گارانتی

مالیات بر درآمد قابل پرداخت

سود قابل پرداخت

حساب های حقوق صاحبان سهام :

حساب های حقوق صاحبان سهام دیدگاه هایی را در مورد منافع مالکیت سهامداران ارائه می دهد . حساب های حقوق صاحبان سهام معمولا شامل سهام ، سود انباشته و سرمایه پرداخت شده اضافی می شود . حقوق صاحبان سهام با کسر بدهی ها از دارایی ها تعیین می شود . مثال های آن عبارتند از :

منابع مشترک

سود انباشته

سهام خزانه داری

سهم ممتاز

اندوختن درآمدهای جامع دیگر

سود سهام قابل پرداخت

سرمایه مشارکتی

سود هر سهم

گزینه های سهام

حساب های درآمد عملیاتی :

این حساب ‌ها درآمد حاصل از عملیات اولیه شرکت ، مانند هزینه‌ های فروش یا خدمات را جمع‌ آوری می‌ کنند . حساب‌های درآمد دیدگاه هایی درباره فعالیت ‌هایی که باعث افزایش درآمد می ‌شوند ، ارائه می دهند . مثال های آن عبارتند از :

درآمدهای هزینه خدمات

فروش محصول

درآمد اشتراک

هزینه های صدور مجوز

درآمد کمیسیون

درآمد حق امتیاز از فعالیت های تجاری اصلی

هزینه های مشاوره

هزینه های فرانشیز

حساب هزینه های عملیاتی :

این حساب ها تمام هزینه های انجام شده در طول عملیات های سازمان را ثبت می کنند که شامل حقوق ، اجاره ، آب و برق ، استهلاک و سایر هزینه های عملیاتی می شود . مثال های آن عبارتند از :

حقوق و دستمزد

اجاره

خدمات رفاهی

تبلیغات

بهای تمام شده کالای فروخته شده

استهلاک

بیمه

نگهداری و تعمیرات

لوازم اداری

مخارج سفر

حساب های درآمد غیر عملیاتی :

حساب‌ های درآمد غیر عملیاتی درآمد غیر مرتبط با عملیات اصلی تجاری ، مانند سود حاصل از فروش دارایی ‌ها یا درآمد بهره را ثبت می ‌کنند . مثال های آن عبارتند از:

سود حاصل از فروش دارایی

درآمد بهره

درآمد حاصل از سود سهام

درآمد حق امتیاز

بازیابی بیمه

فروش سرمایه گذاری

سود دفع دارایی

سود تبدیل ارز

درآمد اجاره

حساب های هزینه غیر عملیاتی :

این حساب‌ ها هزینه‌ هایی را پوشش می‌ دهند که به عملیات اصلی مرتبط نیستند ، مانند پرداخت ‌های وام ها یا زیان‌های ناشی از فعالیت‌هایی مانند تجدید ساختار یا هزینه‌های موجودی منسوخ. مثال شامل

هزینه وام

زیان در دفع دارایی

هزینه های تجدید ساختار

هزینه های کاهش ارزش

زیان ارز

بازنویسی ها

هزینه های ترک دارایی

هزینه های غیر معمول یا نادر

در شرکت افرا سیستم میهن کارشناسان مالی و برنامه نویسی سازمان ، با بررسی اکثر برنامه های داخلی و خارجی مدیریت مالی و حسابداری ، بهترین برنامه حسابداری را برای مدیران کسب و کار طراحی و توسعه داده اند . رابط کاربری برنامه حسابداری افرا به نحوی طراحی و توسعه داده شده است تا عزیزانی که تا به امروز تجربه و  تخصصی در برنامه های مالی و حسابداری نداشته اند نیز بتوانند به راحتی از طریق فیلم های آموزشی قرار گرفته شده بر روی سایت آپارات ( ورود به کانال آپارات افرا سیستم میهن ) و سایت مجموعه افرا سیستم میهن ، مدیریت مالی کسب و کار خود را به بهترین روش انجام دهند  .
در صورتی که هرگونه چالشی از انتخاب برنامه حسابداری متناسب با کسب و کار خود یا نحوه کار با برنامه داشته باشید . کارشناسان افرا سیستم میهن به صورت رایگان گام به گام در کنار شما خواهند بود ؛ برای تماس و مشاوره رایگان با کارشناسان افرا سیستم میهن می توانید ( اینجا ) را کلیک کنید .
نکته : در انتخاب برنامه حسابداری متناسب کسب و کار برنامه هایی را در نظر داشته باشید که قبل از خرید برنامه به شما ورژن تستی آن را ارائه دهند تا از امکانات برنامه و بهینه بودن رابط کاربری را اطمینان حاصل نمایید .
در شرکت افرا سیستم میهن مفتخریم تا قبل از اقدام به خرید شما عزیزان برای تهیه برنامه حسابداری ” نسخه رایگان و بدون محدودیت ” برنامه حسابداری افرا را به صورت تست در اختیار شما قرار دهیم .
برای دریافت این نسخه می توانید ( اینجا ) را کلیک بفرمایید .

​