بسته نرم افزاری شرکتی
افرا سیستم میهن دارای 16 نرم افزار مالی اداری می باشد که دارای حجم بالایی از فرم ها و اطلاعات می باشد و طبیعتا شرکت ها ملزم به استفاده از تمامی این نرم افزار ها نمی باشند .
ما با استفاده از تجربیات و پروژه های اجرا شده اقدام به دسته بندی نرم افزار ها بر اساس نیاز شرکت ها نموده ایم . این بسته های نرم افزاری شامل نرم افزار های اصلی در گونه های مختلف شرکتها می باشد .
پکیج شرکتی مخصوص شرکتهای غیر تولیدی که به فعالیت خرید و فروش می پردازند می باشد . این پکیج شامل چند نرم افزار اصلی و فرعی می باشد .
نرم افزارهای اصلی : حسابداری – انبار – فروش
نرم افزار های فرعی : خزانه داری – حقوق دستمزد – تدارکات
سایر نرم افزارهای عمومی که در تمامی بسته های نرم افزار امکان انتخاب وجود دارد شامل : اتوماسیون اداری – آرشیو الکترونیکی و فرم ساز می باشد .
حسابداری
انبار
فروش
اطلاعات پایه
اطلاعات پایه در سیستم حسابداری شامل یکسری اطلاعات اشخاص و کدینگ حسابداری می باشد . دراین سیستم کدینگ حسابها تا شش سطح می باشد که به ترتیب سطح گروه ، کل ، معین و سه سطح تفصیلی (سطح چهارم ، سطح پنجم و سطح ششم)
انواع گروه حسابها شامل ترازنامه ای ، سود و زیانی ، انتظامی و حسابهای رابط می باشد .
انواع تفصیل شامل : اشخاص ، شرکتها ، مراکز هزینه ، پروژه ، حسابهای جاری ، کالا ، گروه کالا ، گروه مشتری می باشد که کاربر می تواند انوع تفصیل دیگر اضافه نماید.
بنابه نیاز خریدار این سیستم میتواند طول کدینگ را از ابتدا به دلخواه تعریف کرد و طول کدینگ گروه ، کل ، معین و تفصیلی را تعیین کرده و دیگر قابل تغییر نمی‌باشد .
سطوح سیستم تا معین اجباری می باشد ولی سه سطح دیگر اختیاری می باشد بطوری که میتوان برای یک معین فقط سطح چهارم ارتباط داد ولی برای معین دیگر فقط سطح ششم یا پنجم و ششم باهم.
علت جدا سازی سطوح تفصیلی امکان ثبت جزئیات حساب معین می‌باشد بطور مثال حساب موجودی نزد بانک با تفصیل حساب بانک کامل می شود و نیاز به سایر سطوح ندارد ولی حسابی مثال حساب هزینه ای می تواند با ارتباط در سطح چهارم ، پنجم و ششم بصورت جزئی تر تفکیک شود.
اسناد و عملیات اسناد
اسناد حسابداری در این سیستم دارای 4 مرحله ثبتی و 4 نوع سند پیش فرض و تعداد نامحدود نوع سند دلخواه می‌باشد و بنابه سیستم های خریداری شده دارای انواع سند سیستمی : مثال سند هائی که از انبار ، فروش ، خزانه داری به حسابداری ارسال می شود .
در مورد 4 مرحله ثبت می توان به ثبت یادداشت ، ثبت موقت ، بررسی شده و دائم اشاره کرد. سند یادداشت فقط جنبه ثبتی دارد و در هیچ گزارشی نمی آید و از مرحله ثبت موقت به بالا در تمامی گزارشات نمایش داده می شود.
سایر مراحل بجز دائم قابل حذف و بازگشت می باشد و اسناد پس از دائم شدن تنها توسط مدیر سیستم قابل اصلاح می‌باشد.
در مورد 4 نوع سند پیش فرض میتوان به سند عمومی ، افتتاحیه ، سند بستن حسابها و اختتامیه اشاره کرد که بجز سند عمومی تماما توسط خود سیستم بصورت اتوماتیک صادر می شود.
بستن حسابها شامل بستن حسابهای موقت و دائم نیز از عملیاتهای اسناد می باشد. کلیه این عملیاتها براحتی و تنها توسط تعیین چند حساب انجام می‌شود و شما براحتی میتوانید این عملیاتها را انجام دهید.
آماده سازی دفاتر کل و معین بخش دیگر عملیاتهای حسابداری می باشد که این نیز براحتی توسط سیستم قابل انجام و آماده سازی می‌باشد.
گزارشات حسابداری
گزارشات این سیستم شامل یکسری گزارشات آماده شامل تراز و دفاتر در تمامی سطوح (گروه-کل-معین و تفصیلی) بوده که بصورت ساده و ترکیبی می باشد.
گزارشات تحلیلی ، تجزیه سنی و سالانه و یکسری گزارشات قابل طراحی و انتخابی نیز از گزارشات آماده سیستم می باشد.
گزارشات حسابداری بجز گزارشات اصلی، نیازمند فن حسابداری می باشد. در واقع یک کاربر آشنا به سیستم میتواند در فرم تراز افرا ، انواع گزارشات را در سیستم مشاهده نماید.
در این نرم افزار قصد این نبوده که با گسترش عناوین گزارشات باعث سردرگمی کاربران شویم. مثلا اگر بخواهیم تک تک ترازها را در گزارشات مجزا بیاوریم. اما در یک فرم تمامی گزارشات تراز و دفاتر را میتوانید دریافت نمایید.
معرفی اطلاعات پایه (کالاها ، انبارها ، طبقات حساب)
در این سیستم می توان کالاها را با کدینگ (طول کد کالا در تعریف اولیه سیستم) و اطلاعات تکمیلی مورد نیاز تعریف و در طبقات حساب مختلف قرار داد . علت جدا سازی کالا به انبار و طبقه حساب جهت محاسبه قیمت تمام شده می باشد بطوری که هر شرکت می تواند بنا به نوع نصب سیستم قیمت تمام شده کالا را در هر انبار جداگانه بدست بیاورد و یا بطور کلی در موسسه محاسبه نماید (طبقه حساب)
انبارها در این سیستم می توانند به چند صورت عادی ، ضایعاتی ، نیمه ساخته و سایر تعریف شود
طبقه حساب دارای اطلاعاتی از قیبل نوع قیمت گذاری (FIFO – LIFO و میانگین متحرک) و انواع حساب معین جهت صدور سند انواع سند می باشد
عملیاتهای اسناد (وارده ، صادره) ، قیمت گذاری اسناد و حسابداری انبار
در این سیستم اسناد به 2 دسته بندی کلی و 50 دسته بندی کوچک تر تقسیم می شود تا کاربر بتواند با انتخاب انواع سند مختلف هم گزارشات و هم اسناد حسابداری خود را انحصاری تر نماید . هر کدام از اسناد انبار دارای قالب چاپی منحصر بوده که کاملا قابل طراحی و اصلاح می باشد – امکان دستی یا اتوماتیک کردن نحوه شماره گذاری برای تمامی انواع سند وجود دارد در زیر تعدادی از زیر مجموعه اسناد اشاره شده
وارده ( خرید داخلی ، خرید خارجی ، دریافت از تولید ، دریافت از پروژه ، دریافت امانی ، رسیدهای برگشت از مصرف-فروش-پروژه و ….) و صادره(مصرف مرکز ، مصرف پروژه ، برگشت از خرید ، تحویل فروش ، ارسال امانی ، ارسال به تولید ، ارسال به پروژه و …..) البته کاربران می توانند بنا به نیاز انواع سند جدید تعریف و استفاده نمایند و می توانیم برای هر نوع سند انبار مبنایی در نظر بگیریم مثال اگر ما سند خریدی ثبت کرده و بعدا بخواهیم سند برگشت از خرید بزنیم دوباره نیاز به ورود تمامی اطلاعات نیست و از طریق سند مبنا تمامی اطلاعات درج می شود . اینکار باعث پایین آوردن احتمال خطا می شود
اسنادی مانند خرید ، دریافت از تولید و از این قبیل اسناد توسط خود کاربر قیمت گذاری می شود ولی در مورد سایر اسناد مانند مصرف مرکز ، تحویل فروش و اسنادی از این قبیل ، سیستم از طریق نوع طبقه حساب کالا محاسبات را انجام می دهد بعد از قیمت گذاری اسناد و انتخاب حسابهای معین سند انبار می توان سند حسابداری را برای اسناد بصورت تک تک یا تجمیعی صادر نمود
گزارشات
گزارشات این سیستم نیز شامل یکسری گزارشات آماده از قبیل گزارشات کنترلی — ریز اسناد به تفکیک طرف مقابل سند ، انبار و طبقه حساب — موجودی کالا در انبار یا طبقه حساب ( در بازه های زمانی دلخواه ) می باشد . سایر گزارشات قابل طراحی نیز در این سیستم وجود دارد که کاربر می توان به دلخواه آنها را طراحی نماید .
اطلاعات اولیه (مشتریان ، مراکز فروش ، واسطه فروش ، عوامل فروش)
در این سیستم ما می توانیم مشتریان را تعریف و گروهبندی کرد ، مراکز فروش را تعریف و تفکیک کرد ، واسطه های فروش را تعریف و محاسبه پورسانت نموده و تفکیک کرد ، عوامل فروش مانند تخفیف ، مالیات و از این قبیل را تعریف و روش محاسبه داد و بنا به این اطلاعات پایه اسناد فروش را تفکیک و گزارش گیری کرد
این سیستم کاملا با سیستم انبار در ارتباط می باشد بطوری که موجودی کالاها از انبار خوانده می شود و امکان صدور فاکتور یا پیش فاکتور بدون موجودی امکان پذیر نمی باشد
عملیاتهای اسناد فروش و حسابداری فروش
اسناد فروش در این سیستم شامل قرارداد فروش ، درخواست فروش ، پیش فاکتور ، حواله فروش ، فاکتور فروش می باشد که کاربران می توانند بنا به نیاز انواع سند جدید تعریف و استفاده نمایند .
توسط تعریفات اولیه سیستم می توان یک روال اداری بین هر کدام تا صدور فاکتور برقرار کرد. مثال ما می توانیم بر مبنای پیش فاکتور مشتری قرارداد بسته ، بر مبنای قرارداد فاکتور صادر کرد و یا بر مبنای پیش فاکتور ، فاکتور صادر کرد .
در صورت استفاده از سیستم بصورت مبنا دار نیاز به ورود اطلاعات در هر قسمت نیست و تمامی اطلاعات از اولین سند مبنا دریافت و تا آخر ادامه پیدا می کند و امکان اشکال در ورود اطلاعات به حداقل می رسد .
در این سیستم سند اعلامیه قیمت نیز وجود دارد که می توان با تعریف اعلامیه های قیمت و شرایط آن دیگر نیازی به ورود اطلاعات قیمت در هیچ قسمتی نداشته باشیم
هر کدام از اسناد فروش دارای 3 قالب پرینت متفاوت و منحصر می باشد که هر کدام دارای قابلیت طراحی و سفارشی کردن دارد
امکان دستی یا اتوماتیک کردن نحوه شماره گذاری برای تمامی انواع سند وجود دارد
در این سیستم می توان برای تمامی اسناد فروش سند حسابداری بصورت تک تک یا تجمیعی صادر نمود . شرح آرتیکهای سند و انواع حسابها کاملا توسط کاربر قابل تعریف می باشد
گزارشات
گزارشات این سیستم نیز شامل یکسری گزارشات آماده شامل گزارشات فروش مشتری ، مرکز فروش ، کالا ، واسطه و گروهبندی مشتریان و سایر گزارشات قابل طراحی می باشد