نگهداري نرم افزار

اصول استفاده و نگهداری سیستم مالی

نرم افزار حسابداری بعلت نوع اطلاعات ثبت شده، نیاز‌به رعایت اصولی دراستفاده ونگهداری می باشد که عدم‌رعایت آنها هزینه‌های بالای مالی و انسانی رابه مجموعه تحمیل خواهد کرد.
این اصول مربوط به‌نرم افزار خاصی نمی‌باشد و شما هر نرم‌افزاری داشته باشید باید این اصول را در نظر بگیرید ودر صورت امکان شرابط اجرای آن‌را فراهم نمائید .
اولین اصل تعریف صحیح کاربران و دسترسی های هر کاربر می باشد .
عملیاتهای حسابداری بنام کاربر انجام دهنده ثبت می شود و برای پیگیری ها آتی استفاده می شود . لذا باید کاربران صحیح تعریف شوند ، هر کاربر با رمز صحیح خود از سیستم استفاده نماید و دسترسی به تمام آیتم های نرم افزار نداشته باشد و سطوح اداری در آن رعایت شده باشد .
هر کاربر نهایت متصدی دو نرم افزار باشد به این معنی که برای سیستم حسابداری و انبار و فروش ما باید حداقل 2 کاربر داشته باشیم .
اصل بعدی اینکه ورود اطلاعات پایه در هر نرم افزار ، به یک کاربر داده شود و نه تمامی کاربران .
در اینصورت اطلاعات پایه تکراری مانند اشخاص معرفی شده تکراری یا کدینگ تکراری نخواهیم داشت .
اصل دیگر پرهیز از تغییرات در اطلاعات پایه می باشد . سعی کنید اطلاعات پایه ثبت شده را دیگر تغییر ندهید زیرا این اطلاعات حتما در گزارشات چاپ گرفته شدند و تغییر آنها منجر به بی اعتباری گزارشات می شود .
اصل بعدی استفاده از کدینگ معنی دار در بخشهای مختلف می باشد . غیر از کدینگ گروه و کل و معین که بنا به الزامات حسابداری تعریف می شود ، برای حسابهای تفصیلی سعی شود از کدهای معنی دار استفاده شود . مثلا اشخاص با کد یک شروع شود .
در کالاها هم کدینگ معنی دار خیلی استفاده دارد . مثلا قطعات با 2 شروع شده ، عدد بعدی نشان دهنده قطعات اصلی یا فرعی باشد ، عدد بعدی نشانه داخلی یا خارجی بودنش باشه و ….
اصل کنترل را نیز در سیستم رعایت کنید ، عملیات های ثبت شده در سیستم حتما توسط کاربری بصورت روزانه یا هفتگی بررسی و کنترل شود .
اصل پشتیبان گیری (بکاپ) از سیستم را به صورت منظم اجرا نمائید و بکاپ های گرفته شده را بر روی CD رایت نمائید زیرا سایر وسایل امکان امکان آسیب ویروسی دارد .
تا زمانی که از تمامی اطلاعات و عملیاتهای انجام شده مطمئن نشدید اقدام به بستن سال در هیچ سیستمی نکنید . اگر سیستم انبار نیاز به موجودی برای شروع دارد ، یک موجودی فرضی ثبت نمائید اما بدون بررسی اقدام به بستن انبار نکنید .
در حسابداری هم چون اکثر نرم افزارها دارای امکان گزارش از سال تا سال دارد ، نیاز به عجله ای در بستن سال نمی باشد .
برای گزارش گیری سعی شود برای یک اطلاعات خاص ، تمامی کاربران از یک گزارش مشخص استفاده نمایند . پراکندگی گزارشات و قالب های چاپ منجر به سردرگمی برای کنترل می شود .
همچنین از شرکت سازنده نرم افزار بخواهید برای اطلاعات متنوع یک گزارش جامع در اختیار شما قراردهد زیرا استفاده از گزارش جامع سریع تر نیازهای مجموعه را تامین خواهد کرد .
در صورت امکان روزانه گزارشی از فعالیت کاربران خود داشته باشید ، تعداد ثبت ها ، اصلاح ها و حذف ها
از ثبت اسناد حسابداری مربوط به زیر سیستم ها ، بصورت دستی در سیستم حسابداری خودداری نمائید ، مانند ثبت سند حسابداری دریافت چک در حسابداری ، بدون ثبت در خزانه داری
این اشکال اکثرا در سیستم فروش اتفاق میفتد که مراودات با مشتریان تحت حسابهای مختلف صورت میگیرد در حالی که سیستم فروش تنها دارای صدور فاکتور می باشد . با این حال سعی کنید سیستمی را انتخاب کنید که امکان ثبت این رویدادها در خود سیستم فروش را دشته باشد .

مقايسه

مقایسه سیستم حسابداری افرا (دو)

در ادامه گفتارهای مقایسه سیستم حسابداری افرا با سیستم‌های حسابداری رایج به موارد ذیل اشاره خواهیم کرد .

تا اینجا امکانات عمومی سیستم افرا را مقایسه نمودیم . امکاناتی مانند فرمهای ورود اطلاعات پایه حسابدرای ، عملیات سند حسابداری و گزارشات

حال سراغ سایر مزایا سیستم حسابداری افرا می رویم . در عموم سیستم های مالی ، سال مالی بصورت عدد ثابت تعریف می شود ، مانند سال مالی 99 ، 98 و …

در بعضی شرکتها ما دوره های مالی بصورت تاریخی داریم ، مثال سال مالی از 10/10 هر سال شروع و 10/10 سال بعد ادامه پیدا میکند .

در سیستم افرا برخلاف یکسری نرم افزارها ، شما دوره های مالی را بصورت تاریخ و عدد همزمان وارد می نمائید . مثال دوره مالی 98 از 10/10/98 لغایت 10/10/99

در این حالت شما این امکان را دارید که دوره مالی را چند ماهه هم ببندید . معمولا این زمانی اتفاق میفتد که قرار است سال مالی شرکت تغییر کند یا تغییرات اساسنامه اتفاق میفتد .

تفاوت دیگری که سیستم افرا نسبت به سایر سیستم ها دارد وجود سیستم حسابداری تعدادی ، ارزی و چند سطحی می باشد .

سیستم حسابداری تعدادی در جایی استفاده می شود که شما سیستم انبار نداشته یا تمایل به خرید سیستم انبار ندارید اما می خواهید اطلاعات تعداد کالای خریداری یا فروش رفته را در گزارشات حسابداری مشاهده نمائید . نرم افزار افرا این امکان را به شما می دهد تا در حسابهای معین دلخواه بتوانید امکان تعدادی را اضافه نمائید و در اسناد حسابداری ثبت نمائید تا در گزارشات حسابداری قابل استفاده باشد .

سیستم حسابداری ارزی هم برای ثبت و نگهداری اطلاعات مربوط به مراودات ارزی می باشد که در سیستم افرا این امکان به شما داده می شود که بتوانید انواع ارز و نرخ تبدیل را وارد کرده ، در اسناد حسابداری ثبت نمائید و در گزارشات مشاهده کنید .

حسابدرای چند سطحی به چه معنی می باشد . شما اگر یک شرکت بزرگ باشید که دارای چندین شعبه یا پروژه بوده و هر کدام از اینها دارای بخش های مختلف باشد و یا شما دارای قراردادهای متنوع باشید و در هر قرارداد بخشهای مختلفی وجود داشته باشد ، برای اینکه بتوانید اطلاعات مربوط به عملیاتهای مالی به ریز این پروژه های و یا قراردادها ثبت نمائید ، نیاز به سیستم حسابداری چند سطحی دارید .

در سیستم حسابداری چند سطحی شما میتوانید از چندین تفصیلی برای ثبت اطلاعات تکمیلی استفاده کنید . مثلا یک هزینه در یک پروژه و واحد مشخصی به این گونه ثبت شود : هزینه — پروژه الف — واحد مالی و به همین صورت نیز در گزارشات قابل نمایش می باشد

اعمال محدوده دسترسی نیز یکی از امکانات خاص نرم افزار افرا می باشد . محدوده دسترسی به این معنی که کاربران در فرمهای مختلف دارای محدودیت نسبت به اسناد سایر کابران می باشد . مثال شخص الف بتواند اسناد چه اشخاصی را مشاهده نماید ، کدام را بتواند اصلاح کند و کدام را حذف

ویژگی دیگر نرم افزار افرا را میتوان ثبت فعالیت کاربران دانست . شما در سیستم افرا می توانید برای تمامی فرمها امکان ثبت فعالیت کاربران را داشته باشید . این فعالیت ها شامل حذف ، ایجاد و اصلاح رکوردها می باشد .

مراحل اجرا نرم افزار مالي

مراحل اجرایی در نرم افزارهای مالی (حسابدرای)

نرم افزارهای مالی صرف نظر از شرکت سازنده و طراحان نرم افزار ، دارای اصول و ساختار منظمی هستند که این اصول باعث می شود کاربران ارتباط بهتری در نرم افزارهای مالی داشته باشند .

این اصول حاصل سالها ارائه نرم افزار و استانداردهای حسابداری می باشد و شما با دانستن این اصول می توانید از هر نرم افزار مالی استفاده مفید داشته باشید .

یکی از این اصول مراحل اجرا و استقرار سیستم هاست . در این مقاله سعی داریم مراحل عمومی اجرای سیستم حسابداری در نرم افزارهای مختلف را بیان نمائیم .

در سیستم حسابداری ابتدایی ترین مرحله ، معرفی دوره.های مالی یا سالهای مالی می باشد . هیچ نرم افزاری وجود ندارید که قسمتی برای سال مالی نداشته باشد .

این مورد در بعضی سیستم ها توسط نرم افزار اتوماتیک تعریف می شود و در بعضی دیگر دستی توسط کاربر .

در بعضی نرم افزار سال مالی بصورت تعریف بازه تاریخی می باشد یعنی کاربر می تواند سال مالی خود را از تاریخ خاصی مشخص و تاریخ پایان آن را نیز تعیین نماید .

مرحله بعد تعریف کدینگ حسابها می باشد که دارای 4 مرحله معرفی حسابهای گروه ، کل ، معین و تفصیلی می باشد که به ترتیب از معرفی حسابهای گروه ، سپس حسابهای کل و بعد حساب معین و در نهایت حسابهای تفصیلی می باشد .

نرم افزار مالی مناسب را میتوان نرم افزاری دانست که تمامی بخشهای کدینگ آن قابل تعریف و ویرایش باشد .

مرحله سوم از اجرای سیستم حسابداری ، صدور اسناد حسابداری می باشد . در واقع وقتی کدینگ حسابها تعریف شده و سال مالی نیز تعیین شده باشد ، دیگر مرحله الزامی ای نباید وجود داشته باشد .

مرحله چهارم که در بازه.های مختلف اتفاق میفتند بررسی و قطعی کردن اسناد می باشد . اسناد پس از ثبت در بازه.های مختلف باید توسط مدیران بالاتر بررسی و دائم گردد .

مرحله پنجم اجرای سیستم حسابداری بستن حسابها می باشد که شامل دو بخش حسابهای سود و زیانی و حسابهای ترازنامه ای می باشد .

یک حسابدار باید قبل از بستن حسابهای سود و زیانی ، ابتداعا سود و زیان جاری را به سنواتی منتقل کرده و تعدیلات سنواتی را ثبت نماید .

پس از بستن حسابهای سود و زیانی ، مانده حساب سود و زیان جاری صفر شده و سیستم آماده بستن حسابها و انتقال مانده ها به سال بعد می باشد که توسط صدور سند اختتامیه و صدور سند افتتاحیه انجام می شود .

مرحله نهایی چاپ گروهی اسناد حسابداری است . نرم افزار باید امکان چاپ گروهی اسناد از بازه.های مختلف را دارا باشد .

سيستم فروش

مشخصات سیستم فروش مناسب

سیستم فروش در نگاه اولیه شاید چیزی جز صدور فاکتور و گزارشات آن نباشد اما بعد از نگاه عمیق تر خواهیم دریافت که یک سیستم فروش می بایست ابزارها و خصوصیاتی را داشته باشد که در صورت فقدان آنها شرکت دچار سردرگمی خواهد شد و عملا قسمت فروش شرکت از سایر بخش ها ضعیف تر نشان داده می شود . این آیتمها و خصوصیات از الزامات یک نرم افزار مالی مناسب می باشد

اگر بخواهیم سیستم فروش عملکرد مناسبی را داشته باشد ، باید اطلاعات پایه کاملتری در سیستم ثبت شده و در عملیاتها نیز این اطلاعات به درستی پردازش شود .

یک فرآیند فروش در ابتدا تنها شامل مشخصات مشتری است اما مشخصات بیشتری نیز برای یک عملیات فروش نیاز می باشد . اطلاعاتی مانند اینکه فروش از کدام شعبه شرکت انجام شده ، نوع فروش نقدی بوده یا شرایط ، محل تحویل کالا به مشتری و  مشخصات واسط فروش

پس نرم افزار فروش باید فرمهایی برای تعریف تمامی اطلاعات فوق را داشته باشد و بتواند بر اساس این اطلاعات پردازشهایی را انجام دهد و گزارشات تفکیکی ارائه نماید .

منظور از پردازشهای سیستم فروش موضوعاتی مانند عوامل موثر بر فروش (مثلا تخفیف ، کرایه حمل ، مالیات و …) می باشد . شاید در یک شرکت برای فروش در شعبه ای تخفیف 10 درصدی و در شعبه دیگر تخفیف 5 درصدی در نظر گرفته شده باشد . پس باید بتوان از مراکز فروشی که تعریف کرده ایم در محاسبات تخفیف استفاده نمائیم .

بخش دیگری از پردازشهای سیستم فروش محاسبه پورسانت واسطه.های فروش می باشد . فرض در شرکتی فروش در محل شرکت و محل کارخانه دارای پورسانت.های متفاوتی باشد . در این صورت باید امکان استفاده از اطلاعات محل تحویل در محاسبات پورسانت الزامی می باشد .

از دیگر پردازشهای سیستم فروش می توان به اعلامیههای قیمت اشاره کرد . این امکان که شرکتی بتواند برای مراکز فروش مختلف خود و یا شرایط فروش نقدی و غیره ، بتواند قیمتهای مختلفی را تعریف نماید یک موضوع طبیعی و غیر قابل اجتناب می باشد .

تا اینجا مشاهده کردید که یک سیستم فروش نیاز به اطلاعات پایه متنوعی دارد که علاوه بر گزارشات باید در پردازشهای سیستم نیز شرکت داشته باشد .

بخش الزامی دیگر در سیستم فروش ، وجود مراحل فروش می باشد . همواره شرکتها دارای فروش چند مرحله ای می باشند . فرآیند فروش ممکن است از قرارداد به پیش فاکتور و فاکتور منتهی شود و یا از پیش فاکتور به فاکتور و غیره .

در این صورت باید سیستم فروش ما امکان چند مرحله ای نمودن فرآیند ها را داشته باشند . این امکان شامل ارجاعات به فرمهای اولیه و کنترل مقادیر می باشد .

ارجاعات به این معنی که نیاز نباشد در هر فرمی مجدد اطلاعات وارد گردد و بتوان از اطلاعات در فرمهای قبلی استفاده نمود و کنترل مقادیر به این معنی که اگر قرارداد با 1000 عدد منعقد شده باشد ، سیستم اجازه فروش مازاد از این مقدار را ندهد .

سایر بخشهای مربوط به عملیات فروش عبارتند از اعلامیه.های قیمت ، ثبت مراودات مالی مشتریان و صدور اصلاحیه و متمم ها

در قسمت گزارشات نیز ، ما تنوع گزارشات و فرمهای چاپی روبرو هستیم که مهمترین آنها گزارشات قانونی می باشد . همچنین گزارشات در تمامی سطوح اطلاعات پایه نیز الزامی می باشد مانند گزارش مراکز فروش ، گزارشات انواع نحوه فروش

همچنین گزارشات مقایسه ای و نموداری نیز در سیستم فروش بسیار بااهمیت می باشد .

سيستم انبار

نرم افزار مناسب برای انبار داری

نرم افزار انبار جهت ثبت ورود و خروج کالاها و نگهداری اطلاعات انبار ها استفاده می شود . این کلیت نرم افزار انبار می باشد اما تنها دارا بودن این موارد دلیلی بر نام گذاری یک سیستم بعنوان نرم افزار انبار نمی باشد . در این نوشته قصد داریم یک بررسی کلی به الزامات و خصوصیتهای سیستم انبار داشته باشیم . در واقع یک نرم افزار مالی مناسب در بخش انبار ، دارای چه آیتم هایی می باشد .

نرم افزار انبار در نگاه اول باید دارای فرمهای اطلاعات پایه متنوع و وسیعی باشد زیرا کار انبار داری نیاز به ثبت و نگهداری جزئیات کالاها ، محلهای فیزیکی کالا ها و در نگاه پیشرفته تر نیاز به ریز سیستم ردیابی می باشد .

جزئیات کالاها خیلی فراتز از کد کالا ، عنوان کالا و واحد سنجش کالا می باشد . هر کالا دارای مشخصات فنی ای می باشد که برای استفاده کننده کالا با اهمیت می باشد ، پس برای هر کالا باید امکان ثبت مشخصات فنی اعم از مشخصات ظاهری ، برچسب کالاها و بارکد کالا موجود باشد .

گاها استفاده کننده از کالا ها ، برای درخواست ، هم کالای اصلی و هم کالای مشابه را درخواست می نمایند . این زمانی اتفاق میفتد که کالایی بعلت عدم موجودی ، نیاز به استفاده از کالای مشابه باشد . پس باید این امکان وجود داشته باشد که هنگام معرفی کالا ها بتوان کالاهای مشابه را تعیین نمود که در زمان عملیات ارسال کالا قابل استفاده باشد . همچنین ممکن است استفاده کننده و درخواست کننده کالا ، ضرروی بداند که کالا از تامین کننده خاصی دریافت شود . در اینصورت باید بتوان در معرفی کالا تامین کنندگان اصلی کالا را معرفی نمود .

معمولا در انبارها ما با قفسه ها ، کشوها و طبقه بندی.های اینگونه مواجه هستیم . حال اگر انبار دار بتواند در هنگام معرفی کالا ، فضای اختصاصی به کالا را نیز تعریف کند هم برای کسی که کالاها را در انبار قرار میدهد و هم برای کسی که کالاها را برای درخواست کنندگان یا استفاده کنندگان می آورد ، منجر به سهولت و سرعت کار می شود .

اگر سیستمی بتواند جزئیات بیشتری برای ثبت کالاها در اختبار کاربران قرار دهد ، هم کاربری آسان تری را شاهد خواهیم بود ، هم گزارشات دقیق تر .

حال سراغ عملیات ها و پردازشهای سیستم انبار می رویم . یک سیستم انبار نباید دارای فرمهای ثابت انبار باشد . مثلا دارای خرید ، فروش ، مصرف و … باشد . این فرمها باید توسط کاربر قابل تعریف باشد هر چند که میتواند بصورت استاندارد یکسری از این فرمها موجود باشد .

تنوع عملیاتها در شرکتها این الزام را به وجود می آورد که شرکت بتواند انبار فرم انبار را تعریف کند . علاوه بر تعریف انواع فرم باید امکان تعریف فرمتهای چاپ مجزا برای هر فرم تعبیه شده باشد . همچنین امکان تعریف الگو و قالب اسناد حسابداری برای هر نوع از فرمهای انبار .

فرمهای انبار باید دو حالته تعریف شود . تعدادی و ریالی زیرا اکثر شرکتها انباردار تنها اطلاعات را تعدادی ثبت می نماید و ریالی کردن با حسابداری می باشد . پس باید بتوان انبار دار را در سطح ثبت اطلاعات تعدادی تعریف نمود و دسترسی.های بالاتر را برای حسابداری تعیین نمود .

وجود انبارگردانی چند مرحله ای در هر سیستم انباری ضروری می باشد یعنی امکان انبارگردانی تک شمارشی ، دو شمارشی و سه شمارشی . علاوه بر این امکان باید بتوان شروط نمایش کالاها در هر یک از دفعات شمارش را تعیین نمود مثلا در شمارش دوم کالاهای مغایرت دار شمارش اول و موجودی بیاید یا تمامی کالاها.

در انبارگردانی نباید نوع سند توسط سیستم انتخاب شود و باید کاربر بتواند نوع سند برای اضافات و کسری ها را انتخاب نماید و وجود گزارشات کامل مغایرتی بین دفعات مختلف شمارشی نیز از الزامات بخش انبار گردانی سیستم می باشد .

بستن انبارها در سیستم نباید دشوار و یا پیچیده باشد زیرا عملیات خاصی نمی باشد و باید امکان برگشت از عملیات نیز موجود باشد و بستن انبارها در مرحله ای تعدادی نباید دخالتی در ریالی کردن انبار داشته باشد .

در نهایت وجود انواع گزارشات کاردکسی ، گزارشات گردش کلی ، ریز عملیاتها و گزارشات مغایرتی از الزامات یک سیستم انبار می باشد

مقايسه سيستم حسابداري

مقایسه سیستم حسابداری افرا (یک)

در این سری از گفتارها قصد داریم سیستم حسابداری افرا را با سیستم‌های حسابداری رایج و پر استفاده بازار مقایسه نمائیم .
ابتدا به ویژگیهای عمومی سیستم حسابداری افرا می پردازیم :

همانطور که در مقالات قبلی اشاره شد هر سیستم مالی دارای یکسری ویژگی و خصوصیات الزامی می باشد تا بتواند مورد استقبال کاربران قرار گیرد .

در سیستم حسابداری افرا نیز مانند تمامی سیستم‌های حسابداری یکسری فرم ها جهت ثبت اطلاعات پایه وجود دارد . فرمهای تعریف کدینگ حسابها از سطح گروه تا سطح تفصیلی در سیستم افرا موجود می باشد . همچنین امکان تعریف اشخاص ، شرکتها ، حسابهای جاری ، مراکز هزینه و پروژه ها بصورت عمومی نیز وجود دارد . بصورت عمومی یعنی در تمامی زیر سیستم ها قابل استفاده می باشد . در واقع وقتی اطلاعاتی بصورت عمومی تعریف میشود مانند مراکز هزینه ، در سایر سیستم ها نیز قابل استفاده می باشد .
بخش دیگر امکان ثبت اسناد همراه لیست و پرینت اسناد نیز از بخشهای اصلی نرم افزار می باشد باـاین تفاوت که در سیستم افرا یکسری آیتمهای متفاوت وجود دارد . وجود شماره سند ، عطف (مسلسلی) و شماره فرعی یکی از این موارد می باشد .
در واقع اسناد باـشماره عطف ثابت در سیستم ثبت شده و میتوانند در بازه‌های مختلف توسط شماره گذاری اسناد حسابداری مجدد سورت شود تا زمانی که اسناد دائم گردد و دیگر شماره اسناد قابل تغییر نمی باشد . در هر صورت شماره عطف تغییر نمیکند و می تواند مبنای پیگیری قرار گیرد . شماره فرعی هم یک شماره دلخواه جهت پیگیری‌های آتی می باشد : مانند شماره قرارداد
یکی از ویژگی خاص افرا در تمامی فرمهای اطلاعات پایه و صدور سند ، امکان دریافت اطلاعات از انواع فایلهای اکسل ، اکسس و سایر فایلهای بانک اطلاعاتی می باشد . بر خلاف یکسری نرم افزار ها که نیاز به فرمت مشخص و خاص برای دریافت اطلاعات می باشند ، سیستم افرا هیچ گونه قالب و فرمت مشخصی ندارد و هرگونه فایلی باـتوجه به ستونهای اطلاعات قابل دریافت می باشد .
علاوه بر امکان دریافت انواع فایل ، امکان ورود اطلاعات خاصی از فایل را می توان ویژگی دیگر نرم افزار دانست . مثلا شما در یک سند حسابداری می توانند تنها شرح ردیف ها را از فایل اکسل دریافت نمائید و سایر اطلاعات را بعدا وارد نمائید .
یکی دیگر از ویژگی خاص نرم افزار امکان تکثیر اطلاعات در داخل تمامی فرمها می باشد . صرف نظر از نوع فرم و نوع اطلاعات شما در نرم افزار افرا بر خلاف سایر نرم افزارها ، در تمامی فرم ها می توانید باـانتخاب ردیف ها ، آنها را تکثیر نمائید . مثال آن را می تواند کپی ردیفهای یک سند به سند دیگر می باشد .
مطمئنا برای شما اتفاق میفتند که بخواهید جمع ارقام را در چند ردیف مشاهده نمائید . این یکی از ویژگی سیستم افرا می باشد . در این حالت شما صرف نظر از نوع فرم می توانید باـانتخاب ردیف ها ، جمع ارقام ستونها را مشاهده نمائید مثلا در سند حسابداری جمع بدهکار و بستانکار چند ردیف را مشاهده نمائید .
سایر بخشهای ضروری سیستم حسابداری شامل گزارشات دفاتر ، عملیاتهای پایان سال (بستن حسابهای سود و زیانی و حسابهای ترازنامه ای) نیز در نرم افزار افرا موجود می باشد .

ساختار سيستم حسابداري

ساختار متداول نرم افزارهای مالی

بطور کلی می توان برای هر نرم افزار تخصصی ، ساختارهای متداول و استانداردی را در نظر گرفت . در واقع طراحان نرم افزارها ملزم به رعایت استانداردها و ساختارهای متداول در هر رشته تخصصی می باشند تا بتوانند به زبان مشترک برسند زیرا این زبان مشترک کاربری نرم افزار را آسان می کند .
در نرم افزار مالی این استاندارد ها از عرف و استانداردهای رایج حسابداری ریشه میگیرد .
استانداردهای حسابداری توسط مراجع ذیصلاح و پس از مراحلی به تائید می رسد اما عرف حسابداری ناشی از گزارشات قانونی و مدیریتی می باشد . در واقع تمام حسابداران می دانند چه گزارشاتی را در چه بازه هایی برای مراجع قانونی بیمه و مالیات ارسال نمایند .
با توجه به این عرف و استانداردها می توان ساختارهایی را برای هر نرم افزار حسابداری و مالی در نظر گرفت :
1 – وجود فرمهایی برای تعریف اطلاعات پایه در هر سیستم مانند اطلاعات پایه حسابداری (کدینگ حسابها) اطلاعات پایه انبار (کدینگ کالاها) اطلاعات پایه دارائی ثابت (لیست اموال و گروههای دارائی) اطلاعات پایه خزانه داری (معرفی بانکهای و شعب ، صندوق و تنخواه ها)
2 – وجود فرمهایی برای ثبت رویدادها و عملیات ها مانند فرم صدور سند حسابداری (در حسابداری) فرم رسید و حواله انبار (در سیستم انبار) فرم دریافت و پرداخت (در خزانه داری) فرم عملیاتهای دارائی مانند تعمیرات – افزایش و کاهش قیمت
3 – وجود فرمهای کنترل یا محاسباتی اطلاعات مانند بررسی اسناد در حسابداری – بررسی حواله و رسید در انبار – قیمت گذاری حواله های انبار – مغایرت بانکی خزانه داری – محاسبه استهلاک دارائی ثابت
4 – فرمهای ثبت رویدادهای مالی در زیر سیستم ها مانند ارسال سند حسابداری رسید و حواله انبار – ارسال سند حسابداری دریافت و پرداخت خزانه داری – ارسال سند عملیاتهای دارائی
5 – آیتم گزارشات ساده : مانند گزارشات تراز در حسابداری – گزارشات کاردکس انبار – گزارشات استهلاک دارائی ها – گزارشات وضعیت حسابهای خزانه داری
6 – گزارشات پیشرفته : مانند گزارشات تجزیه سنی ، تحلیلی و مقایسه ای حسابداری – گزارشات انحراف و مغایرت انبار – گزارشات مغایرت بانکی خزانه داری

الزامات سيستم حسابداري

الزامات یک سیستم حسابداری

وقتی صحبت از یک سیستم حسابداری می شود باید بدانیم یکسری موارد برای هر سیستم مالی الزامی می باشد زیرا این موارد نیاز هر حسابدار و شرکتی می باشد و تا زمانی که از وجود این آیتم ها در یک نرم افزار اطمینان پیدا نکرده اید نباید اقدام به خرید یا انتخاب نرم افزار کنید .
الزمات اولیه هر سیستم مالی در بخش حسابداری وجود آیتمهایی می باشد که برای انجام یک فرآیند مالی ضروری می باشد . می توان بطور خلاصه بعضی از این آیتمهای ضروری را به شرح ذیل برشمرد :
آیتمی برای تعریف کدینگ حسابداری : نرم افزار نباید دارای کدینگ قفل شده باشد !
فرم صدور سند حسابداری با امکان جستجو و لیست اسناد
آیتم جهت بستن حسابها شامل حسابهای سود و زیانی ، اختتامیه و افتتاحیه
فرم صدور دفاتر بصورت ماهیانه : برای شرکتهایی که نرم افزار را به دارائی معرفی نموده اند و گزارشات سه ماهه ارائه می نمایند این امکان وجود دارد که دفاتر خود را ماهیانه ثبت نمایند . پس باید فرمی برای صدور ماهیانه این گزارشات وجود داشته باشد .
بخشی دیگر از این الزامات مربوط به الزامات قانونی و گزارشات قانونی می باشد مانند گزارش دفاتر کل و روزنامه برای ثبت دفاتر قانونی
قسمتی الزامات داخلی می باشد مانند گزارش حساب اشخاص ، گزارشات تراز حسابها با امکان مقایسه و گزارش در بازه های مختلف تاریخی
یکسری از الزامات مربوطه به الزامات کاربری می باشد . امکان تعریف کاربران مختلف و تعیین محدودیت دسترسی به آیتم های برنامه و گزارشات
سایر الزامات نیز به شرح ذیل می باشد :
مربوط به آی تی : دسترسی آسان به بانک اطلاعاتی با پتشیبان گیری اتوماتیک و مطمئن ، آسودگی راه اندازی بر روی سیستم کاربران
مربوط به مدیریت شرکتها : گزارش تحلیلی ، تجزیه سنی ، مقایسه ای و یا امکان ارسال اطلاعات بصورت فایلهای قابل پردازش

مفاهيم حسابداري

مفاهیم مورد نیاز در سیستم مالی

هر رشته تخصصی دارای مفاهیم و اصطلاحات رایجی می باشد که برای استفاده کنندگان و مراجعین به این رشته‌های تخصصی دانستن این اصطلاحات الزامی می باشد .

در بخش نرم افزارهای مالی با دو دسته از اصطلاحات ما طرف هستیم . اصطلاحات حسابداری و اصطلاحات نرم افزاری

ما قصد داریم شما را با مهمترین اصطلاحات مشترک بین حسابداری و نرم افزار آشنا نمائیم . در پست‌های آتی مفاهیم سایر سیستم ها نیز قرار خواهد گرفت .

زبان برنامه نویسی : محیطی که نرم افزار در آن طراحی شده . معروف ترین ها : .Net و Delphi و FoxPro

بانک اطلاعاتی : نرم افزاری که اطلاعات ثبت شده در نرم افزار را نگهداری می کند . معروف ترین ها : Sql Server و Oracle

زیر سیستم : بخشهای مختلف یک نرم افزار مالی مانند : حسابداری – انبار – فروش

یکپارچگی نرم افزار : وجود ارتباط بین بخشهای مختلف نرم افزار مالی بصورتی که نیاز به ورود اطلاعات جداگانه در دو زیر سیستم نباشد

کدینگ حسابها : نرم افزارهای حسابداری بر اساس عرف حسابداری ، حسابهای گروه – کل – معین و تفصیلی را با اعدادی مشخص میکنند که این اعداد تا سطح معین دارای قانون مشخص می باشد . به این صورت که سطح پایین تر ، کد سطح بالاتر را در کد خود دارا می باشد . مثلا اگر حساب دارائی ها عدد 1 باشد و زیر مجموعه آن موجودی نقد و بانک باشد باید کد 1 را در ابتدا داشته باشد مثلا 11 باشد . البته در تفصیلی ، نرم افزارها یکسری دارای کد با همین روش می باشند یعنی تفصیلی حاصل کدهای گروه – کل و معین می باشد ولی یکسری کد های تفصیلی وابستگی به کدهای بالاتر ندارد و می تواند دارای اصولی مثلا اشخاص همگی با 1 شروع شود باشد .

تفصیلی شناور و یکتا : اگر کد حساب تفصیلی حاصل کدهای سطوح بالاتر باشد این تفصیلی یکتا می باشد . مثلا در حساب دارائی (1) با کل موجودی نقد و بانک (11) و حساب معین تنخواه گردان (1104) اگر تفصیلی شخص الف باشد به این صورت می شود 11040001

اما اگر حساب تفصیلی دارای کد مجزایی باشد این کد شناور می باشد . مثلا شخص الف : 10001

مرکز هزینه : بخشهای مختلف یک شرکت که دارای هزینه بوده و نیاز به تفکیک داشته باشند . مثلا مرکز هزینه مالی – اداری

سطوح تفصیلی : در نرم افزارهای قدیمی تر ما تنها یک حساب تفصیلی داشتیم . اما گستردگی گزارشات و فعالیتهای شرکتها این نیاز را ایجاد کرد که بتوان برای یک ردیف حسابداری جزئیات بیشتری ثبت گردد . مثلا اگر یک شرکت که دارای پروژه‌های مختلف بوده و هر پروژه دارای مراکز هزینه باشد در حساب هزینه می توانند هم پروژه را انتخاب نماید ، هم مرکز هزینه . به این صورت گزارشات با جزئیات بیشتری آماده می شود

شماره سند و عطف : یک سند شامل دو شماره می باشد . یک شماره مسلسلی که عطف نام دارد و یک شماره سند که باید حتما با تاریخ مرتب باشد . شماره عطف مبنای بایگانی می باشد زیرا همواره ثابت می باشد . اما شماره سند بعلت جابجایی اسناد نیاز داره هر دفعه با تاریخ مرتب شود و مدوام تغییر می نماید . اما آن چیزی که برای گزارشات معتبر می باشد شماره سند می باشد

بستن حسابها : به مجموعه عملیاتهای پایان سال گفته می شود که شامل بستن حسابهای سود و زیانی و در نهایت حسابهای ترازنامه ای می باشد .

تراز و دفاتر حسابها : تراز ما حصل ثبتهای حسابداری در سطوح مختلف حسابها می باشد . مانند تراز کل که ماحصل جمع ثبتهای بدهکار و بستانکار حسابهای مختلف می باشد و در نهایت مانده هر حساب . دفاتر حسابها گزارش ریز تمامی ثبتهای حسابداری در هر سطحی می باشد . مانند دفتر حساب تنخواه گردان که گزارش ریز اسناد ثبت شده در حساب تنخواه گردان می باشد

سطوح ثبت : اسناد حسابداری در مراحل مختلف مورد ثبت و بازبینی قرار می گیرند . بعضی وقتها نیاز داریم اسناد ثبت شده توسط یک کاربر بعلت الزام بررسی ، در گزارشات شرکت نکند . اکثرا نرم افزار ها دارای چندین مرحله برای ثبت می باشند . مثلا قبت اولیه یا یادداشت که در گزارشات شرکت نمیکند و نیاز به بازبینی برای ثبت نهایی می باشد . ثبت موقت که در گزارشات شرکت می کند ولی همچنان قابل تغییر می باشد . ثبت بررسی که در گزارشات شرکت میکند و تنها توسط سرپرست سیستم قابل تغییر می باشد . ثبت دائم که دیگر قابل تغییر نمی باشد و اطلاعات نهایی می باشد .

1-1-300x175 (1)

نرم افزار های مالی در رشد کسب و کار

با یک نرم افزار حسابداری یا نرم‌افزار مالی مناسب می‌توان سرمایه‌گذاری و نیاز نقدی شرکت را به خوبی مدیریت و نظارت کرد. حسابداری یکی از مهم‌ترین توابع هر شرکتی محسوب می‌شود. در واقع زبان کسب و کار علم حسابداری و فرآیند آن در شرکت ها می باشد .
ثبت فعالیت ها در نرم افزار مالی و دریافت گزارش ها می‌تواند به شما در فهم نقاط قوت و ضعف کسب و کارتان یاری رساند زیرا تهیه گزارش فعلی شرکت و چشم انداز آینده ، بصورت دستی و غیر سیستمی کاری سخت و پر هزینه می باشد .
نرم افزار‌های مالی می توانند در مدت زمان کمی تمام اطلاعات را پردازش نماید و گزارشات متنوعی ارائه نماید . سرعت ارائه گزارشات باعث می شود تا تصمیمات سریع و به موقع گرفته شود .

در یک نرم افزار مالی از طریق امکانات و ابزارهایی که فراهم شده میتوان براحتی کار چند ساعته را در مدت کمی و با دقت بالا انجام داد .

بطور مثال اگر بخواهیم شخصی را برای محاسبه حقوق بصورت غیر سیستمی در نظر بگیریم ، با توجه به عوامل حقوقی متنوع ، گزارشات متنوع و فایلهای قانونی ، وقت بالایی از شرکت را اتلاف می نماید .

در حالی که اگر همان شخص از طریق نرم افزار این کار را انجام دهد میتواند بازده بهتری داشته و امور بیشتری را انجام دهد و فعالیت شرکت دچار وقفه نگردد .