نرم افزار اتوماسیون اداری افرا به 3 بخش تقسیم می شود :

1. اطلاعات پایه (طبقه بندی ها – پرونده ها – اندیکاتورها و الگوهای متن)
2. مکاتبات
3. گزارشات

اطلاعات پایه (طبقه بندی ها – پرونده ها – اندیکاتورها و الگوهای متن )
اطلاعات پایه این سیستم شامل معرفی انواع طبقه بندی موضوعی نامه ها – پرونده های مکاتبات – انواع اندیکاتور برای کاربران و الگوهای آماده جهت انواع مکاتبات می باشد

مکاتبات
در این سیستم انواع مکاتبات به سه حالت داخلی (ورود به سازمان) – خارجی (صادره از سازمان) و درون سازمانی (بین واحدهای سازمان) تقسیم شده است .
امکان ثبت مشخصات نامه (شخص – شرکت – متن نامه – شماره و تاریخ نامه ) ، تعیین پرونده ، تعیین طبقه بندی موضوعی نامه ، ارجاع و مراحل نامه ، تعیین نامه های مرتبط ، ثبت پیوستهای نامه ، بایگانی و برچسب های دلخواه بصورت طبقه بندی از امکانات تمامی انواع مکاتبات می باشد .
تعیین کاربران جایگزین و پیگیری کننده برای مکاتیات ، تعیین حقوق دسترسی کاربران به مکاتبات و ارجاعات یکدیگر و تعیین قرارها و یادآوری ها نیز در سیستم فراهم شده است
قابلیت افزودن تمامی فرمتهای اسنادی اعم از آفیس ، پست های الکترونیکی ، فکس و غیره بعنوان متن یا پیوست نامه از امکانات دیگر سیستم برای تمامی مکاتبات می باشد .
امکان تعریف پارامترها دلخواه مانند سطوح محرمانگی ، انواع ارسال و دریافت مکاتبات و تعیین مقدارهای پیش فرض و ثبت مقدار این پارامترها برای مکاتبات از امکانات این سیستم می باشد .

گزارشات
امکان جستجو و گزارش لیستی از تمامی پارامترهای مکاتبات (شخص – شرکت – موضوع نامه – پرونده – سایر پارامترهای کاربر) ، امکان گزارش از آخرین فرآیند نامه ها و امکان گزارش فراوانی نامه ها ، گزارشات مدیریتی از انواع دسته بندی و طبقه بندی موضوعی نامه ها و سنجش پاسخگوئی کاربران به این مکاتبات از امکانات گزارشی سیستم می باشد .