حسابداری تولیدی

پکیج تولیدی و کارخانجات
یک واحد تولیدی مجموعه ای از بخش های مختلف اداری ، مالی و تولید می باشد که نیاز گسترده نرم افزاری دارد . به جرات می توان گفت کارخانجات نیاز به گونه ای از ERP دارند که با بخش های مختلف نرم افزاری بتواند نیازهای واحد های تولیدی را تامین نماید .
پکیج تولیدی افرا سیستم میهن دارای نرم افزارهای اصلی مالی ، تولیدی و اداری می باشد که بطور معمول در اکثر فعالان بخش تولیدی در حال اجرا می باشد .
نرم افزارهای اصلی : حسابداری – انبار – فروش – خزانه داری – منابع انسانی و حقوق دستمزد – بسته تولید (برنامه ریزی و کنترل تولید ، کنترل کیفی ) – بهای تمام شده
نرم افزار های فرعی :  دارائی ثابت – تدارکات
سایر نرم افزارهای عمومی که در تمامی بسته های نرم افزار امکان انتخاب وجود دارد شامل : اتوماسیون اداری – آرشیو الکترونیکی و فرم ساز می باشد .

اطلاعات پایه
اطلاعات پایه در سیستم حسابداری شامل یکسری اطلاعات اشخاص و کدینگ حسابداری می باشد . دراین سیستم کدینگ حسابها تا شش سطح می باشد که به ترتیب سطح گروه ، کل ، معین و سه سطح تفصیلی (سطح چهارم ، سطح پنجم و سطح ششم)
انواع گروه حسابها شامل ترازنامه ای ، سود و زیانی ، انتظامی و حسابهای رابط می باشد .
انواع تفصیل شامل : اشخاص ، شرکتها ، مراکز هزینه ، پروژه ، حسابهای جاری ، کالا ، گروه کالا ، گروه مشتری می باشد که کاربر می تواند انوع تفصیل دیگر اضافه نماید.
بنابه نیاز خریدار این سیستم می‌تواند طول کدینگ را از ابتدا به دلخواه تعریف کرد و طول کدینگ گروه ، کل ، معین و تفصیلی را تعیین کرده و دیگر قابل تغییر نمی‌باشد .
سطوح سیستم تا معین اجباری می باشد ولی سه سطح دیگر اختیاری می باشد بطوری که میتوان برای یک معین فقط سطح چهارم ارتباط داد ولی برای معین دیگر فقط سطح ششم یا پنجم و ششم باهم.
علت جدا سازی سطوح تفصیلی امکان ثبت جزئیات حساب معین می‌باشد بطور مثال حساب موجودی نزد بانک با تفصیل حساب بانک کامل می شود و نیاز به سایر سطوح ندارد ولی حسابی مثال حساب هزینه ای می تواند با ارتباط در سطح چهارم ، پنجم و ششم بصورت جزئی تر تفکیک شود.

اسناد و عملیات اسناد
اسناد حسابداری در این سیستم دارای 4 مرحله ثبتی و 4 نوع سند پیش فرض و تعداد نامحدود نوع سند دلخواه می‌باشد و بنابه سیستم های خریداری شده دارای انواع سند سیستمی : مثال سند هائی که از انبار ، فروش ، خزانه داری به حسابداری ارسال می شود .
در مورد 4 مرحله ثبت می توان به ثبت یادداشت ، ثبت موقت ، بررسی شده و دائم اشاره کرد. سند یادداشت فقط جنبه ثبتی دارد و در هیچ گزارشی نمی آید و از مرحله ثبت موقت به بالا در تمامی گزارشات نمایش داده می شود.
سایر مراحل بجز دائم قابل حذف و بازگشت می باشد و اسناد پس از دائم شدن تنها توسط مدیر سیستم قابل اصلاح می‌باشد.
در مورد 4 نوع سند پیش فرض می‌توان به سند عمومی ، افتتاحیه ، سند بستن حسابها و اختتامیه اشاره کرد که بجز سند عمومی تماما توسط خود سیستم بصورت اتوماتیک صادر می شود.
بستن حسابها شامل بستن حسابهای موقت و دائم نیز از عملیاتهای اسناد می باشد. کلیه این عملیاتها براحتی و تنها توسط تعیین چند حساب انجام می‌شود و شما براحتی می‌توانید این عملیاتها را انجام دهید.
آماده سازی دفاتر کل و معین بخش دیگر عملیاتهای حسابداری می باشد که این نیز براحتی توسط سیستم قابل انجام و آماده سازی می‌باشد.

گزارشات حسابداری
گزارشات این سیستم شامل یکسری گزارشات آماده شامل تراز و دفاتر در تمامی سطوح (گروه-کل-معین و تفصیلی) بوده که بصورت ساده و ترکیبی می باشد.
گزارشات تحلیلی ، تجزیه سنی و سالانه و یکسری گزارشات قابل طراحی و انتخابی نیز از گزارشات آماده سیستم می باشد.
گزارشات حسابداری بجز گزارشات اصلی، نیازمند فن حسابداری می باشد. در واقع یک کاربر آشنا به سیستم میتواند در فرم تراز افرا ، انواع گزارشات را در سیستم مشاهده نماید.
در این نرم افزار قصد این نبوده که با گسترش عناوین گزارشات باعث سردرگمی کاربران شویم. مثلا اگر بخواهیم تک تک ترازها را در گزارشات مجزا بیاوریم. اما در یک فرم تمامی گزارشات تراز و دفاتر را میتوانید دریافت نمایید.

سوالات متداول سیستم حسابداری

Q. آیا سیستم حسابداری افرا قابلیت اجرا در انواع شرکت (پیمانکاری-خدماتی-تولیدی) را دارد؟
A. بله . در واقع سیستم های حسابداری وابسته به کدینگ حسابها می‌باشد. اگر نرم افزار در کدینگ محدودیتی نداشته باشد امکان اجرای انواع حسابداری وجود دارد. سیستم کدینگ افرا با قابلیت چند سطحی و ارزی-تعدادی می‌تواند نیاز انواع مجموعه ها پوشش دهد.

Q. آیا سیستم حسابداری قابلیت اجرا در فروشگاهها یا کسبه را دارد؟
A. با توجه به نوع کار فروشگاهها و کسبه و نوع گزارشات مورد نیاز، پیشنهاد می‌شود از نسخه فروشگاهی استفاده نمایند زیرا سیستم حسابداری نیاز به ثبت دوبل و کاربر آشنا به حسابداری دارد.

سیستم انبار

معرفی اطلاعات پایه (کالاها ، انبارها ، طبقات حساب)
در این سیستم می توان کالاها را با کدینگ (طول کد کالا در تعریف اولیه سیستم) و اطلاعات تکمیلی مورد نیاز تعریف و در طبقات حساب مختلف قرار داد . علت جدا سازی کالا به انبار و طبقه حساب جهت محاسبه قیمت تمام شده می باشد بطوری که هر شرکت می تواند بنا به نوع نصب سیستم قیمت تمام شده کالا را در هر انبار جداگانه بدست بیاورد و یا بطور کلی در موسسه محاسبه نماید (طبقه حساب)
انبارها در این سیستم می توانند به چند صورت عادی ، ضایعاتی ، نیمه ساخته و سایر تعریف شود
طبقه حساب دارای اطلاعاتی از قیبل نوع قیمت گذاری (FIFO – LIFO و میانگین متحرک) و انواع حساب معین جهت صدور سند انواع سند می باشد

عملیاتهای اسناد (وارده ، صادره) ، قیمت گذاری اسناد و حسابداری انبار
در این سیستم اسناد به 2 دسته بندی کلی و 50 دسته بندی کوچک تر تقسیم می شود تا کاربر بتواند با انتخاب انواع سند مختلف هم گزارشات و هم اسناد حسابداری خود را انحصاری تر نماید . هر کدام از اسناد انبار دارای قالب چاپی منحصر بوده که کاملا قابل طراحی و اصلاح می باشد – امکان دستی یا اتوماتیک کردن نحوه شماره گذاری برای تمامی انواع سند وجود دارد در زیر تعدادی از زیر مجموعه اسناد اشاره شده
وارده ( خرید داخلی ، خرید خارجی ، دریافت از تولید ، دریافت از پروژه ، دریافت امانی ، رسیدهای برگشت از مصرف-فروش-پروژه و ….) و صادره(مصرف مرکز ، مصرف پروژه ، برگشت از خرید ، تحویل فروش ، ارسال امانی ، ارسال به تولید ، ارسال به پروژه و …..) البته کاربران می توانند بنا به نیاز انواع سند جدید تعریف و استفاده نمایند و می توانیم برای هر نوع سند انبار مبنایی در نظر بگیریم مثال اگر ما سند خریدی ثبت کرده و بعدا بخواهیم سند برگشت از خرید بزنیم دوباره نیاز به ورود تمامی اطلاعات نیست و از طریق سند مبنا تمامی اطلاعات درج می شود . اینکار باعث پایین آوردن احتمال خطا می شود
اسنادی مانند خرید ، دریافت از تولید و از این قبیل اسناد توسط خود کاربر قیمت گذاری می شود ولی در مورد سایر اسناد مانند مصرف مرکز ، تحویل فروش و اسنادی از این قبیل ، سیستم از طریق نوع طبقه حساب کالا محاسبات را انجام می دهد بعد از قیمت گذاری اسناد و انتخاب حسابهای معین سند انبار می توان سند حسابداری را برای اسناد بصورت تک تک یا تجمیعی صادر نمود

گزارشات
گزارشات این سیستم نیز شامل یکسری گزارشات آماده از قبیل گزارشات کنترلی — ریز اسناد به تفکیک طرف مقابل سند ، انبار و طبقه حساب — موجودی کالا در انبار یا طبقه حساب ( در بازه های زمانی دلخواه ) می باشد . سایر گزارشات قابل طراحی نیز در این سیستم وجود دارد که کاربر می توان به دلخواه آنها را طراحی نماید .

اطلاعات اولیه (مشتریان ، مراکز فروش ، واسطه فروش ، عوامل فروش)
در این سیستم ما می توانیم مشتریان را تعریف و گروهبندی کرد ، مراکز فروش را تعریف و تفکیک کرد ، واسطه های فروش را تعریف و محاسبه پورسانت نموده و تفکیک کرد ، عوامل فروش مانند تخفیف ، مالیات و از این قبیل را تعریف و روش محاسبه داد و بنا به این اطلاعات پایه اسناد فروش را تفکیک و گزارش گیری کرد
این سیستم کاملا با سیستم انبار در ارتباط می باشد بطوری که موجودی کالاها از انبار خوانده می شود و امکان صدور فاکتور یا پیش فاکتور بدون موجودی امکان پذیر نمی باشد

عملیاتهای اسناد فروش و حسابداری فروش
اسناد فروش در این سیستم شامل قرارداد فروش ، درخواست فروش ، پیش فاکتور ، حواله فروش ، فاکتور فروش می باشد که کاربران می توانند بنا به نیاز انواع سند جدید تعریف و استفاده نمایند .
توسط تعریفات اولیه سیستم می توان یک روال اداری بین هر کدام تا صدور فاکتور برقرار کرد. مثال ما می توانیم بر مبنای پیش فاکتور مشتری قرارداد بسته ، بر مبنای قرارداد فاکتور صادر کرد و یا بر مبنای پیش فاکتور ، فاکتور صادر کرد .
در صورت استفاده از سیستم بصورت مبنا دار نیاز به ورود اطلاعات در هر قسمت نیست و تمامی اطلاعات از اولین سند مبنا دریافت و تا آخر ادامه پیدا می کند و امکان اشکال در ورود اطلاعات به حداقل می رسد .
در این سیستم سند اعلامیه قیمت نیز وجود دارد که می توان با تعریف اعلامیه های قیمت و شرایط آن دیگر نیازی به ورود اطلاعات قیمت در هیچ قسمتی نداشته باشیم
هر کدام از اسناد فروش دارای 3 قالب پرینت متفاوت و منحصر می باشد که هر کدام دارای قابلیت طراحی و سفارشی کردن دارد
امکان دستی یا اتوماتیک کردن نحوه شماره گذاری برای تمامی انواع سند وجود دارد
در این سیستم می توان برای تمامی اسناد فروش سند حسابداری بصورت تک تک یا تجمیعی صادر نمود . شرح آرتیکهای سند و انواع حسابها کاملا توسط کاربر قابل تعریف می باشد

گزارشات
گزارشات این سیستم نیز شامل یکسری گزارشات آماده شامل گزارشات فروش مشتری ، مرکز فروش ، کالا ، واسطه و گروهبندی مشتریان و سایر گزارشات قابل طراحی می باشد

اطلاعات پایه (معرفی بانکها – حسابهای بانکی – دسته چک – صندوق )
اطلاعات اولیه این سیستم شامل معرفی انواع بانک ، حساب بانکی و امضاهای مجاز ، انواع قالب دسته چک جهت پرینت چک ، تعریف قالبهای دیسکت جهت مغایرت گیری بانک و صورتحساب تمامی بانکها و تعریف صندوق ها می باشد
امکان تعریف کدینگ مجزا برای هر بانک و هر عملیات بانکی از سایر امکانات سیستم می باشد

عملیات خزانه داری (دریافت – پرداخت) و حسابداری خزانه داری
عملیات خزانه داری در این سیستم به دو صورت کلی دریافت و پرداخت می باشد که برای هر دو صورت بانک و صندوق قابل اجرا بوده که خود به انواع سند مختلف تقسیم می شود
دریافت (دریافت وجه نقد ، دریافت چک ، دریافت سفته ، اسناد تضمینی ، تسهیلات ، ضمانت نامه) پرداخت (پرداخت وجه نقد ، پرداخت چک ، پرداخت سفته ، اسناد تضمینی ، تسهیلات ، ضمانت نامه)
سایر عملیتهای کلی مانند واگذاری ، وصول ، واخواست و حقوق کردن اسناد نیز در این سیستم وجود دارد که توسط کاربران قابل تنظیم و تعریف می باشد
تمامی عملیاتهای این سیستم می تواند به عنوان سندی در سیستم حسابداری ثبت گردد
هر کدام از انواع سند دارای قالب چاپ منحصر و قابل طراحی می باشد و امکان دستی یا اتوماتیک کردن نحوه شماره گذاری برای تمامی انواع سند وجود دارد
برای هر کدام از عملیاتهای خزانه داری در سیستم خزانه قالب سندی تعریف شده که قابل تغییر و اصلاح می باشد . سند حسابداری برای تمامی عملیاتهای چک ، وجوه نقد و اسناد تضمینی چه بانک و چه صندوق قابل صدور ، پیگیری و اصلاح می باشد

گزارشات
در این سیستم انواع گزارشات موجودی بانک و صندوق به تفکیک و کلی بصورت پیش فرض و قابل طراحی وجود دارد . سایر گزارشات اعم از صورتحساب بانکی و ریز اسناد نیز در این سیستم تعبیه شده است . در این سیستم هم امکان تعریف گزارشات دلخواه و قابل طراحی وجود دارد

اطلاعات اولیه
از امکانات این سیستم می توان به :
اطلاعات پایه سازمان : معرفی ساختار سازمانی ، گروه و پایه های حقوقی و مقادیر آنها و شرایط احراز شغل ، معرفی انواع استخدام
اطلاعات پرسنل : معرفی پرسنل : ثبت و نگهداری اطلاعات پرسنلی شامل اطلاعات شخصی ، فرزندان ، تحصیلات ، دوره های آموزشی
اطلاعات پایه حقوقی : جداول ریالی ، عوامل حقوقی و فرمول محاسبه
اشاره کرد

عملیاتهای کارگزینی و اداری
عملیات کارگزینی شامل : ثبت و نگهداری انواع احکام کارگزینی انفرادی و گروهی شامل استخدام – تغییر حقوق و پایان کار به همراه پرینت حکم کارگزینی
قابلیت های سیستم شامل : ثبت و تعریف مراحل مرخصی ، ثبت و تعریف مراحل وام و تهیه نامه های اداری پرسنل اعم از اشتغال به کار ، کسر از حقوق – ثبت و محاسبه حکم حقوقی پرسنل می باشد

گزارشات
گزارشات این سیستم شامل گزارشات اطلاعات کامل پرسنل ، احکام حقوقی و کارگزینی و انواع گزارشات قابل طراحی می باشد

اطلاعات اولیه
از امکانات این سیستم می توان به معرفی عوامل حقوقی ، تعریف روش محاسبه هر کدام از عوامل حتی بیمه و مالیات ، معرفی شعب بیمه و کد کارگاههای مختلف ، معرفی شعب مالیات ، معرفی شعب پرداخت حقوق و تعریف دیسکت مربوط به همان نوع بانک ، معرفی انواع وام – مرخصی و ….. اشاره کرد
هر شخص در این سیستم دارای یک مرکز هزینه و پروژه می باشد که تمامی اسناد حقوق در همان مرکز هزینه و پروژه سند می خورد

عملیاتهای حقوق و حسابداری حقوق
محاسبه حقوق در این سیستم بر مبنای حکم اشخاص ، فرمولهای محاسباتی و اطلاعات ماهانه می باشد که تمامی موارد توسط خود کاربر قابل تعریف و انحصاری کردن سیستم حقوق می باشد
عوامل حکم اشخاص شامل حقوق پایه ، حق مسکن و … تماما توسط خود کاربر قابل تعریف ، اضافه و یا کم کردن می باشد بنابر این ما می توانیم براحتی برای انواع استخدام (ساعتی – قراردادی -….) عوامل دلخواه را تعریف و مقدایر حکم حقوقی اشخاص را برای همان عوامل وارد نمائیم
فرمولهای محاسباتی تماما توسط خود کاربر قابل تعریف ، حذف و یا اضافه کردن می باشد بطوری که ما براحتی می توان نحوه محاسبه اضافه کاری ، شبکاری و حتی حقوق پایه را تعریف نمائیم (البته سیستم بصورت پیش فرض اولیه دارای یکسری فرمول محاسباتی و عوامل عمومی می باشد)
اطلاعات ماهانه شامل ثبت و نگهداری اطلاعات کارکردی (کارکرد ماه – مرخصی – غیبت – …. ) و وجوه نقد و غیر نقد ماهانه (پاداش – وام – مساعده – …. ) می باشد
البته محاسبه حقوق تنها شامل حقوق ماهانه نمی باشد ، محاسباتی از قبیل محاسبه عیدی ، سنوات ، بازخرید مرخصی و … نیز توسط این سیستم انجام می شود .
بعد از محاسبه حقوق می توان با تعاریف ساده قالب سند حقوق را برای سیستم تعریف کرده تا سیستم بتواند از روی محاسبات حقوق سند حقوق اعم از سند حقوق ماهانه ، عیدی ، سنوات ، بازخرید مرخصی و … را صادر کرد

گزارشات
گزارشات این سیستم شامل گزارشات فیش حقوقی ، لیست بیمه ، مالیات ، لیست حقوق ، لیست پرداخت حقوق و انواع گزارشات قابل طراحی می باشد
دیسکت بیمه ، دیسکت پرداخت حقوق نیز در این سیستم توسط خود سیستم تعریف و بنا به فرمت سازمان مربوطه آماده می گردد و دیگر نیاز به نرم افزار دیگر نمی باشد

* مهندسی تولید : تمامی اطلاعات اعم از فرمول ساخت کالاها ، مراحل تولید و اطلاعات ماشین آلات در این سیستم ثبت و نگهداری می شود .
– امکان گزارش گیری از مواد در محصولات – محصولات و دستگاهای تولیدی – فرآیندهای تولید و شاخصه های مواد و محصولات در تولید
* برنامه ریزی تولید : امکان ثبت سفارشات تولید شامل نیازهای فروش ، نیازهای واحد تولید و انبار بر اساس نقطه سفارش – شناسایی مواد و نیمه ساخته ها و ثبت درخواست های کالا از انبار –
برنامه ریزی و زمان بندی سفارشات تولید – ثبت درخواستهای مکمل تولید
– امکان گزارش گیری از برنامه های تولید و آخرین وضعیت اعم از سفارشات واحد فروش و برنامه سالیانه – مقدار کالای درخواستی و ارسالی – مواد و نیمه ساخته مورد نیاز در مراکز
* کنترل تولید : امکان کنترل بر فرآیندهای تولید از سفارش تا تحویل کالا شامل ثبت عملکرد تولید – پرسنل تولید – کارکرد ماشین آلات – ثبت توقفات ، تاخیر و زمان واقعی تولید – ثبت ضایعات
امکان ثبت اسناد انبار در چرخه تولید و کنترل مراحل کار
– امکان گزارش گیری از سفارشات باز ، عملکرد پرسنل تولید – کارکرد ماشین آلات و تحویلی ها به انبار – تولیدات مراکز تولیدی – ظرفیت آزاد و استفاده شده دستگاههای تولیدی
– مقایسه عملکرد و برنامه ریزی تولید ، گزارش اقلام تولید شامل موجودی اولیه ، تولید شده و در راه
* کنترل کیفی : امکان معرفی آزمایشگاهها ، انواع آزمایشات برای مواد ، نیمه ساخته و محصول – استانداردها و مدارک – معرفی پارامترها و مقادیر آزمایشگاهها – درخواستهای آزمایش
– امکان گزارش گیری از نتایج آزمایشات کالاها و شرکتها – اقلام تائید شده و رد شده – عملکرد پرسنل کنترل کیفی – وضعیت درخواستهای آزمایش و اقلام رسید شده در انبار
* تعمیرات نگهداری : امکان معرفی دستگاههای تولید و قطعات – معرفی سرویس های دستگاهها – صدور دستور کار و امکات تعمیرات داخلی و خارجی – معرفی خطاها و عیوب دستگاهها و راه حلها
ثبت درخواست قطعات و مواد مصرفی جهت تعمیرات – زمان بندی سرویس های پیشگیرانه ، اضطراری – ثبت مدارک دستگاهها و اطلاعات فنی
– امکان گزارش گیری از دستور کارها و آخرین وضعیت – عملکرد پرسنل تعمیرات – هزینه های تعمیرات – کارهای ماهانه ، سالیانه ، فوری ، اضطراری و پیشگیرانه – گزارش تعمیرات شامل تعداد و تاریخچه تعمیرات
گزارش ارزیابی تعمیرات و سرویس های انجام شده