نرم افزار انبار جهت ثبت ورود و خروج کالاها و نگهداری اطلاعات انبار ها استفاده می شود . این کلیت نرم افزار انبار می باشد اما تنها دارا بودن این موارد دلیلی بر نام گذاری یک سیستم بعنوان نرم افزار انبار نمی باشد . در این نوشته قصد داریم یک بررسی کلی به الزامات و خصوصیتهای سیستم انبار داشته باشیم . در واقع یک نرم افزار مالی مناسب در بخش انبار ، دارای چه آیتم هایی می باشد .

نرم افزار انبار در نگاه اول باید دارای فرمهای اطلاعات پایه متنوع و وسیعی باشد زیرا کار انبار داری نیاز به ثبت و نگهداری جزئیات کالاها ، محلهای فیزیکی کالا ها و در نگاه پیشرفته تر نیاز به ریز سیستم ردیابی می باشد .

جزئیات کالاها خیلی فراتز از کد کالا ، عنوان کالا و واحد سنجش کالا می باشد . هر کالا دارای مشخصات فنی ای می باشد که برای استفاده کننده کالا با اهمیت می باشد ، پس برای هر کالا باید امکان ثبت مشخصات فنی اعم از مشخصات ظاهری ، برچسب کالاها و بارکد کالا موجود باشد .

گاها استفاده کننده از کالا ها ، برای درخواست ، هم کالای اصلی و هم کالای مشابه را درخواست می نمایند . این زمانی اتفاق میفتد که کالایی بعلت عدم موجودی ، نیاز به استفاده از کالای مشابه باشد . پس باید این امکان وجود داشته باشد که هنگام معرفی کالا ها بتوان کالاهای مشابه را تعیین نمود که در زمان عملیات ارسال کالا قابل استفاده باشد . همچنین ممکن است استفاده کننده و درخواست کننده کالا ، ضرروی بداند که کالا از تامین کننده خاصی دریافت شود . در اینصورت باید بتوان در معرفی کالا تامین کنندگان اصلی کالا را معرفی نمود .

معمولا در انبارها ما با قفسه ها ، کشوها و طبقه بندی.های اینگونه مواجه هستیم . حال اگر انبار دار بتواند در هنگام معرفی کالا ، فضای اختصاصی به کالا را نیز تعریف کند هم برای کسی که کالاها را در انبار قرار میدهد و هم برای کسی که کالاها را برای درخواست کنندگان یا استفاده کنندگان می آورد ، منجر به سهولت و سرعت کار می شود .

اگر سیستمی بتواند جزئیات بیشتری برای ثبت کالاها در اختبار کاربران قرار دهد ، هم کاربری آسان تری را شاهد خواهیم بود ، هم گزارشات دقیق تر .

حال سراغ عملیات ها و پردازشهای سیستم انبار می رویم . یک سیستم انبار نباید دارای فرمهای ثابت انبار باشد . مثلا دارای خرید ، فروش ، مصرف و … باشد . این فرمها باید توسط کاربر قابل تعریف باشد هر چند که میتواند بصورت استاندارد یکسری از این فرمها موجود باشد .

تنوع عملیاتها در شرکتها این الزام را به وجود می آورد که شرکت بتواند انبار فرم انبار را تعریف کند . علاوه بر تعریف انواع فرم باید امکان تعریف فرمتهای چاپ مجزا برای هر فرم تعبیه شده باشد . همچنین امکان تعریف الگو و قالب اسناد حسابداری برای هر نوع از فرمهای انبار .

فرمهای انبار باید دو حالته تعریف شود . تعدادی و ریالی زیرا اکثر شرکتها انباردار تنها اطلاعات را تعدادی ثبت می نماید و ریالی کردن با حسابداری می باشد . پس باید بتوان انبار دار را در سطح ثبت اطلاعات تعدادی تعریف نمود و دسترسی.های بالاتر را برای حسابداری تعیین نمود .

وجود انبارگردانی چند مرحله ای در هر سیستم انباری ضروری می باشد یعنی امکان انبارگردانی تک شمارشی ، دو شمارشی و سه شمارشی . علاوه بر این امکان باید بتوان شروط نمایش کالاها در هر یک از دفعات شمارش را تعیین نمود مثلا در شمارش دوم کالاهای مغایرت دار شمارش اول و موجودی بیاید یا تمامی کالاها.

در انبارگردانی نباید نوع سند توسط سیستم انتخاب شود و باید کاربر بتواند نوع سند برای اضافات و کسری ها را انتخاب نماید و وجود گزارشات کامل مغایرتی بین دفعات مختلف شمارشی نیز از الزامات بخش انبار گردانی سیستم می باشد .

بستن انبارها در سیستم نباید دشوار و یا پیچیده باشد زیرا عملیات خاصی نمی باشد و باید امکان برگشت از عملیات نیز موجود باشد و بستن انبارها در مرحله ای تعدادی نباید دخالتی در ریالی کردن انبار داشته باشد .

در نهایت وجود انواع گزارشات کاردکسی ، گزارشات گردش کلی ، ریز عملیاتها و گزارشات مغایرتی از الزامات یک سیستم انبار می باشد