اطلاعات پایه
اطلاعات پایه در سیستم حسابداری شامل یکسری اطلاعات اشخاص و کدینگ حسابداری می باشد . دراین سیستم کدینگ حسابها تا شش سطح می باشد که به ترتیب سطح گروه ، کل ، معین و سه سطح تفصیلی (سطح چهارم ، سطح پنجم و سطح ششم)
انواع گروه حسابها شامل ترازنامه ای ، سود و زیانی ، انتظامی و حسابهای رابط می باشد .
انواع تفصیل شامل : اشخاص ، شرکتها ، مراکز هزینه ، پروژه ، حسابهای جاری ، کالا ، گروه کالا ، گروه مشتری می باشد که کاربر می تواند انوع تفصیل دیگر اضافه نماید.
بنابه نیاز خریدار این سیستم می‌تواند طول کدینگ را از ابتدا به دلخواه تعریف کرد و طول کدینگ گروه ، کل ، معین و تفصیلی را تعیین کرده و دیگر قابل تغییر نمی‌باشد .
سطوح سیستم تا معین اجباری می باشد ولی سه سطح دیگر اختیاری می باشد بطوری که میتوان برای یک معین فقط سطح چهارم ارتباط داد ولی برای معین دیگر فقط سطح ششم یا پنجم و ششم باهم.
علت جدا سازی سطوح تفصیلی امکان ثبت جزئیات حساب معین می‌باشد بطور مثال حساب موجودی نزد بانک با تفصیل حساب بانک کامل می شود و نیاز به سایر سطوح ندارد ولی حسابی مثال حساب هزینه ای می تواند با ارتباط در سطح چهارم ، پنجم و ششم بصورت جزئی تر تفکیک شود.

اسناد و عملیات اسناد
اسناد حسابداری در این سیستم دارای 4 مرحله ثبتی و 4 نوع سند پیش فرض و تعداد نامحدود نوع سند دلخواه می‌باشد و بنابه سیستم های خریداری شده دارای انواع سند سیستمی : مثال سند هائی که از انبار ، فروش ، خزانه داری به حسابداری ارسال می شود .
در مورد 4 مرحله ثبت می توان به ثبت یادداشت ، ثبت موقت ، بررسی شده و دائم اشاره کرد. سند یادداشت فقط جنبه ثبتی دارد و در هیچ گزارشی نمی آید و از مرحله ثبت موقت به بالا در تمامی گزارشات نمایش داده می شود.
سایر مراحل بجز دائم قابل حذف و بازگشت می باشد و اسناد پس از دائم شدن تنها توسط مدیر سیستم قابل اصلاح می‌باشد.
در مورد 4 نوع سند پیش فرض می‌توان به سند عمومی ، افتتاحیه ، سند بستن حسابها و اختتامیه اشاره کرد که بجز سند عمومی تماما توسط خود سیستم بصورت اتوماتیک صادر می شود.
بستن حسابها شامل بستن حسابهای موقت و دائم نیز از عملیاتهای اسناد می باشد. کلیه این عملیاتها براحتی و تنها توسط تعیین چند حساب انجام می‌شود و شما براحتی می‌توانید این عملیاتها را انجام دهید.
آماده سازی دفاتر کل و معین بخش دیگر عملیاتهای حسابداری می باشد که این نیز براحتی توسط سیستم قابل انجام و آماده سازی می‌باشد.

گزارشات حسابداری
گزارشات این سیستم شامل یکسری گزارشات آماده شامل تراز و دفاتر در تمامی سطوح (گروه-کل-معین و تفصیلی) بوده که بصورت ساده و ترکیبی می باشد.
گزارشات تحلیلی ، تجزیه سنی و سالانه و یکسری گزارشات قابل طراحی و انتخابی نیز از گزارشات آماده سیستم می باشد.
گزارشات حسابداری بجز گزارشات اصلی، نیازمند فن حسابداری می باشد. در واقع یک کاربر آشنا به سیستم میتواند در فرم تراز افرا ، انواع گزارشات را در سیستم مشاهده نماید.
در این نرم افزار قصد این نبوده که با گسترش عناوین گزارشات باعث سردرگمی کاربران شویم. مثلا اگر بخواهیم تک تک ترازها را در گزارشات مجزا بیاوریم. اما در یک فرم تمامی گزارشات تراز و دفاتر را میتوانید دریافت نمایید.

سوالات متداول سیستم حسابداری

Q. آیا سیستم حسابداری افرا قابلیت اجرا در انواع شرکت (پیمانکاری-خدماتی-تولیدی) را دارد؟
A. بله . در واقع سیستم های حسابداری وابسته به کدینگ حسابها می‌باشد. اگر نرم افزار در کدینگ محدودیتی نداشته باشد امکان اجرای انواع حسابداری وجود دارد. سیستم کدینگ افرا با قابلیت چند سطحی و ارزی-تعدادی می‌تواند نیاز انواع مجموعه ها پوشش دهد.

Q. آیا سیستم حسابداری قابلیت اجرا در فروشگاهها یا کسبه را دارد؟
A. با توجه به نوع کار فروشگاهها و کسبه و نوع گزارشات مورد نیاز، پیشنهاد می‌شود از نسخه فروشگاهی استفاده نمایند زیرا سیستم حسابداری نیاز به ثبت دوبل و کاربر آشنا به حسابداری دارد.