هر رشته تخصصی دارای مفاهیم و اصطلاحات رایجی می باشد که برای استفاده کنندگان و مراجعین به این رشته‌های تخصصی دانستن این اصطلاحات الزامی می باشد .

در بخش نرم افزارهای مالی با دو دسته از اصطلاحات ما طرف هستیم . اصطلاحات حسابداری و اصطلاحات نرم افزاری

ما قصد داریم شما را با مهمترین اصطلاحات مشترک بین حسابداری و نرم افزار آشنا نمائیم . در پست‌های آتی مفاهیم سایر سیستم ها نیز قرار خواهد گرفت .

زبان برنامه نویسی : محیطی که نرم افزار در آن طراحی شده . معروف ترین ها : .Net و Delphi و FoxPro

بانک اطلاعاتی : نرم افزاری که اطلاعات ثبت شده در نرم افزار را نگهداری می کند . معروف ترین ها : Sql Server و Oracle

زیر سیستم : بخشهای مختلف یک نرم افزار مالی مانند : حسابداری – انبار – فروش

یکپارچگی نرم افزار : وجود ارتباط بین بخشهای مختلف نرم افزار مالی بصورتی که نیاز به ورود اطلاعات جداگانه در دو زیر سیستم نباشد

کدینگ حسابها : نرم افزارهای حسابداری بر اساس عرف حسابداری ، حسابهای گروه – کل – معین و تفصیلی را با اعدادی مشخص میکنند که این اعداد تا سطح معین دارای قانون مشخص می باشد . به این صورت که سطح پایین تر ، کد سطح بالاتر را در کد خود دارا می باشد . مثلا اگر حساب دارائی ها عدد 1 باشد و زیر مجموعه آن موجودی نقد و بانک باشد باید کد 1 را در ابتدا داشته باشد مثلا 11 باشد . البته در تفصیلی ، نرم افزارها یکسری دارای کد با همین روش می باشند یعنی تفصیلی حاصل کدهای گروه – کل و معین می باشد ولی یکسری کد های تفصیلی وابستگی به کدهای بالاتر ندارد و می تواند دارای اصولی مثلا اشخاص همگی با 1 شروع شود باشد .

تفصیلی شناور و یکتا : اگر کد حساب تفصیلی حاصل کدهای سطوح بالاتر باشد این تفصیلی یکتا می باشد . مثلا در حساب دارائی (1) با کل موجودی نقد و بانک (11) و حساب معین تنخواه گردان (1104) اگر تفصیلی شخص الف باشد به این صورت می شود 11040001

اما اگر حساب تفصیلی دارای کد مجزایی باشد این کد شناور می باشد . مثلا شخص الف : 10001

مرکز هزینه : بخشهای مختلف یک شرکت که دارای هزینه بوده و نیاز به تفکیک داشته باشند . مثلا مرکز هزینه مالی – اداری

سطوح تفصیلی : در نرم افزارهای قدیمی تر ما تنها یک حساب تفصیلی داشتیم . اما گستردگی گزارشات و فعالیتهای شرکتها این نیاز را ایجاد کرد که بتوان برای یک ردیف حسابداری جزئیات بیشتری ثبت گردد . مثلا اگر یک شرکت که دارای پروژه‌های مختلف بوده و هر پروژه دارای مراکز هزینه باشد در حساب هزینه می توانند هم پروژه را انتخاب نماید ، هم مرکز هزینه . به این صورت گزارشات با جزئیات بیشتری آماده می شود

شماره سند و عطف : یک سند شامل دو شماره می باشد . یک شماره مسلسلی که عطف نام دارد و یک شماره سند که باید حتما با تاریخ مرتب باشد . شماره عطف مبنای بایگانی می باشد زیرا همواره ثابت می باشد . اما شماره سند بعلت جابجایی اسناد نیاز داره هر دفعه با تاریخ مرتب شود و مدوام تغییر می نماید . اما آن چیزی که برای گزارشات معتبر می باشد شماره سند می باشد

بستن حسابها : به مجموعه عملیاتهای پایان سال گفته می شود که شامل بستن حسابهای سود و زیانی و در نهایت حسابهای ترازنامه ای می باشد .

تراز و دفاتر حسابها : تراز ما حصل ثبتهای حسابداری در سطوح مختلف حسابها می باشد . مانند تراز کل که ماحصل جمع ثبتهای بدهکار و بستانکار حسابهای مختلف می باشد و در نهایت مانده هر حساب . دفاتر حسابها گزارش ریز تمامی ثبتهای حسابداری در هر سطحی می باشد . مانند دفتر حساب تنخواه گردان که گزارش ریز اسناد ثبت شده در حساب تنخواه گردان می باشد

سطوح ثبت : اسناد حسابداری در مراحل مختلف مورد ثبت و بازبینی قرار می گیرند . بعضی وقتها نیاز داریم اسناد ثبت شده توسط یک کاربر بعلت الزام بررسی ، در گزارشات شرکت نکند . اکثرا نرم افزار ها دارای چندین مرحله برای ثبت می باشند . مثلا قبت اولیه یا یادداشت که در گزارشات شرکت نمیکند و نیاز به بازبینی برای ثبت نهایی می باشد . ثبت موقت که در گزارشات شرکت می کند ولی همچنان قابل تغییر می باشد . ثبت بررسی که در گزارشات شرکت میکند و تنها توسط سرپرست سیستم قابل تغییر می باشد . ثبت دائم که دیگر قابل تغییر نمی باشد و اطلاعات نهایی می باشد .

نوشتن نظر